Eenmalige facturen (Basis): Sjablonen maken en toepassen
Onze sjablonen worden gebruikt om routineprocedures te automatiseren en veel tijd te besparen. Hier laten we je zien hoe je proactief of tijdens het maken van een pijplijn een Factuursjabloon kunt maken, zodat je deze kunt toepassen als automatisering.
Hier behandeld:
- maken Factuursjablonen
- Factuursjablonen gebruiken in automatiseringen
- Toepassen Factuursjablonen
- Bewerken Factuursjablonen
- Dupliceren Factuursjablonen
- verwijderen Factuursjablonen
maken Factuursjablonen
Een Factuursjabloon kan worden aangemaakt door een bedrijfseigenaar, admin of teamlid met toegangsrechten om sjablonen te beheren.
Om een Factuursjabloon te maken, ga naar Sjablonen >Firmasjablonen in de linker menubalk en vervolgens naar Facturen. Klik vervolgens op Sjabloon maken.
Of ga naar deze pagina door de automatiseringFactuur maken toe te voegen tijdens het maken of bewerken van een pijplijn en klik vervolgens op Nieuw sjabloon.
Hieronder vindt u meer informatie over alle opties (1-15) die u hebt in het venster Factuursjabloon maken:
1. Naam sjabloon: Dit is wat je te zien krijgt wanneer je de sjabloon selecteert.
2. Beschrijving: Voeg een beschrijving toe voor wat er op de factuur staat (optioneel).
3. Add shortcode: Include dynamic data to individualize your invoices. You can use account shortcodes based on custom fields, as well as date shortcodes. Here's more on shortcodes.
4. Kies een betaalmethode: Selecteer de betaalmethode die je wilt dat de klant gebruikt. (Meer over het selecteren van een standaard betalingsprovider).
5. QuickBooks-instellingen: Selecteer Locatie voor de factuur die naar QuickBooks moet worden verzonden. klanten ziet dit veld niet.
6. Stuur e-mail naar klant wanneer factuur is aangemaakt: Schakel dit in en voeg een aangepast bericht toe als je wilt dat de klant een melding krijgt via e-mail over een factuur. Anders ontvangen ze alleen een melding binnen hun portaal.
- Lijnitem: Om een regelitem toe te voegen, klik je op de knop Regelitem en selecteer je een dienst of maak je een nieuwe. Vul het veld Tarief in, stel de hoeveelheid in voor de dienst (QTY) en bepaal of elk regelitem belastbaar is. Selecteer Klasse die naar QuickBooks moet worden verzonden (klanten ziet dit veld niet).
- Korting: Om een regel toe te voegen, klik je op de knop Korting en vul je vervolgens het veld Tarief in. Het bedrag wordt van het totaal afgetrokken.
11. Belasting: Hiermee wordt de belasting automatisch toegevoegd aan de factuur. Zodra de btw is toegevoegd, zie je dat terug in het totaal. (Hier vind je meer informatie over belastingtarieven op facturen).
12. Kopiëren: Klik op het pictogram om een kopie van het regelitem te maken.
13. Samenvatting: Dit is de sectie met het subtotaal, het belastingtarief en -bedrag en het totaal.
14. Belastingtarief: Zodra er omzetbelasting is toegevoegd, wordt dit weergegeven in het totaal (meer over standaard belastingtarieven).
15. Opslaan & Afsluiten, Opslaan en Annuleren: Klik op Opslaan & Afsluiten om de sjabloon op te slaan en terug te gaan naar de sjabloonlijst, Opslaan om uw wijzigingen te behouden en verder te gaan met het bewerken van de sjabloon of Annuleren om af te sluiten zonder op te slaan.
Toepassen Factuursjablonen
Factuursjablonen kan worden gebruikt bij het maken van facturen, voorstellen of offertesjablonen of bij het instellen van de pijplijn automatisering.
Dit is hoe:
1. Maak een nieuwe factuur of voeg een factuur toe aan het voorstel.
2. Klik op de Factuursjabloon lijst om deze uit te vouwen en selecteer vervolgens een sjabloon.
3. Ga verder met het instellen van de factuur. Je kunt nu wijzigingen aanbrengen in het bedrag, het belastingtarief, enz.
Opmerking: wijzigingen die je aanbrengt op een factuur hebben geen invloed op de sjabloon.
Bewerken Factuursjablonen
Voer de volgende stappen uit om wijzigingen aan te brengen in een Factuursjabloon:
1. Ga naar Sjablonen > Firmasjablonen in de linker menubalk en selecteer vervolgens Facturen. Klik vervolgens op de naam Factuursjabloon in de lijst.
2. Breng wijzigingen aan op Factuursjabloon en klik vervolgens op Opslaan en afsluiten.
Dupliceren Factuursjablonen
Om een nieuwe Factuursjabloon te maken van een bestaande, klik je op de puntjes uiterst rechts van de Factuursjabloon en selecteer je Duplicate in het vervolgkeuzemenu. De Factuursjabloon kopie wordt opgeslagen met een achtervoegsel (bijv. Formulier1040 (2)).
verwijderen Factuursjablonen
Om een Factuursjabloon volledig te verwijderen, klikt u op de drie puntjes uiterst rechts van de naam Factuursjabloon , selecteert u Verwijderen in het vervolgkeuzemenu en klikt u nogmaals op Verwijderen om te bevestigen.
