Voorstellen (Basis): Sjablonen maken en toepassen

Voorstel-sjablonen worden gebruikt om de reikwijdte van een opdracht tussen jouw bedrijf en een klant te definiëren. Maak zoveel voorstel-sjablonen voor verschillende doeleinden (boekhouding, belastingvoorbereiding voor één jaar, audit, vertegenwoordiging, financiële analyse, opschoning, payroll, etc.) als je nodig hebt.

Hier behandeld:

• Sjablonen voor voorstellen maken
• Voorstelsjablonen toevoegen vanuit de Marketplace
• Voorstelsjablonen toepassen
• Voorstellen verzenden via automatisering
• Sjablonen voor voorstellen bewerken
• Sjablonen voor voorstellen dupliceren
• Voorstelsjablonen verwijderen

Sjablonen voor voorstellen maken

A proposal template can be created by a firm owner, an admin or any team member who has manage templates access rights. It’s helpful to design templates in advance so that you have them ready to go or to further customize.

Om een voorstelsjabloon te maken, ga je naar Sjablonen >Firmasjablonen in de linker menubalk, selecteer je Voorstellen & EL's en klik je vervolgens op Sjabloon maken.

Of ga naar de pagina voor het maken van sjablonen door de automatisering Verzend voorstel toe te voegen tijdens het bewerken van een pijplijn en klik vervolgens op Nieuwe sjabloon.

Elk voorstel bestaat uit verschillende secties, elk op een aparte pagina. Je hebt de mogelijkheid om aan te passen welke secties de voorstel-sjabloon zal bevatten en wat er in elke sectie zal staan:

• Algemeen
• Introductie & Voorwaarden
• Diensten & facturen
• Betaling

Tip! Hoewel uw diensten, facturering en betalingsopties maatwerk kunnen vereisen voor elke klant, is het hebben van een algemene voorstelsjabloon met ingevulde pagina's Introductie en Voorwaarden een praktische aanpak. Zo kunt u ze snel invoegen wanneer u een voorstel opstelt.

Algemeen

Hier kun je je voorstel aanpassen door stappen te kiezen om op te nemen. Je kunt bijvoorbeeld informatie over je bedrijf, contractuele overeenkomsten, facturen voor geleverde diensten, etc. toevoegen. 

Ontdek alle genummerde instellingen:

1. Template name: the title of your proposal template (clients can't see it).

2. Team member: the team member who will receive the payment associated with a proposal.

3. Name: the title of this proposal (clients will see it).

4. Steps: toggle on and off steps to be included in the proposal. Each step appears as a page in the proposal. Once selected, you can customize them. 

5. Custom message in email: your client always receives an automatically generated email with a link for viewing and signing this proposal. Toggle on if you want to include a custom message in this email.

6, 8. Shortcodes: to individualize the message, apply shortcodes to include account name, next year's date and other dynamic data.

7. Reminders: toggle on to enable sending automatic reminders for pending proposal. Learn more about reminders.

Als je klaar bent, klik je op de knop Volgende om door te gaan naar de volgende sectie.

Introductie & Voorwaarden

Deze twee stappen zijn vergelijkbaar, dus we zullen ze samen behandelen. 

De introductiepagina is de plek waar je jezelf kunt voorstellen. Leg aan je klanten uit wie je bent, welke diensten je levert, de waarde die je biedt en alle andere informatie die je wilt delen. Voeg afbeeldingen en video's toe om je zelfpresentatie te laten schitteren. 

Op de pagina Voorwaarden kunt u uw opdrachtbevestiging of contract plaatsen waarin de voorwaarden van de relatie tussen uw bedrijf en de klant worden beschreven. 

Zoek alle genummerde instellingen uit (ze zijn vergelijkbaar voor beide stappen):

1. Titel: hernoem deze sectie om beter aan te sluiten bij je branding of de specifieke inhoud die je opneemt (klanten zal deze zien).
2. Tekstgedeelte: bewerk hier je inleiding, voeg een logo toe, upload afbeeldingen vanaf je computer en voeg indien nodig video toe.
3. Add Shortcode: to individualize the text, apply shortcodes to include dynamic data, such as account name or date.

Diensten & facturen

Je kunt een eenmalige of terugkerende factuur meesturen met het voorstel, de klant vragen om een aanbetaling bij aanvaarding of het voorstel alleen met een lijst van diensten sturen. Je kunt ook op elk later moment een factuur sturen.

Hier zijn alle beschikbare instellingen:

1. Factureer of stuur alleen een prijslijst: 

• Factuur toevoegen of aanbetaling vragen: stuur een factuur mee met het voorstel of vraag de klant om een aanbetaling bij aanvaarding, of selecteer 
• Stuur een lijst met diensten zonder factuur: stuur je klant een lijst met je diensten zonder een factuur te sturen.

2. Factuurtype: selecteer of je een eenmalige of terugkerende factuur wilt maken voor dit voorstel.

3. Invoice template: click and select one of your one-time or recurring invoice templates from the pull-down menu.

4. Factuur uitreiken: selecteer wanneer de factuur wordt uitgereikt, bij aanvaarding van het voorstel of op een specifieke datum. Als een specifieke datum is gekozen, moet je deze selecteren.

5. Omschrijving: voeg een omschrijving toe van wat er op de factuur staat (optioneel).

6. Regelitems: specificeer de uitgevoerde diensten en eventuele toegepaste kortingen.

• Regelitem: klik op Regelitem en selecteer een bestaande dienst of maak een nieuwe. Vul het veld Tarief in, stel het aantal diensten en de belasting in (meer over belastingtarieven op facturen) en typ de Omschrijving (optioneel).
• Korting: om de verlaagde prijs op de factuur weer te geven, klik je op Korting en vul je vervolgens het veld Tarief in. Het bedrag wordt van het totaal afgetrokken.

7. Samenvatting:

• Subtotaal: dit is de som van de bedragen voor de geleverde diensten, vóór belastingen.
• Belastingtarief: zodra er omzetbelasting is toegevoegd, wordt dit weergegeven in het totaal (meer over omzetbelasting).

8. Nog een factuur toevoegen: klik om meer facturen te laten maken. 

Betaling

Als je ervoor hebt gekozen om facturen met je voorstel mee te sturen, moet je ook beslissen hoe je betaald wilt worden. 

Ontdek alle genummerde instellingen:

1. Betalingsmethode: dit is hoe je wilt dat je facturen worden betaald (per creditcard, bankafschrijving of beide). We ondersteunen een aantal betalingsmethoden.

2. Betalingsautorisatie: selecteer of u wilt dat de betalingen worden geautoriseerd en vervolgens automatisch worden uitgevoerd of niet.

• Automatische betaling: klant accepteert de voorwaarden, autoriseert eenmalige betaling en volgende betalingen gebeuren automatisch. Beschikbaar voor Stripe alleen.

• Handmatige betaling van facturen: klant zal elke factuur handmatig moeten betalen. Beschikbaar voor Stripe en CPACharge.

3. Sla sjabloon op: klik om de sjabloon op te slaan en terug te gaan naar de sjabloonlijst.

Voorstelsjablonen toevoegen vanuit de Marketplace

You can download ready-made proposal templates with the best practices. To add a proposal template from the Marketplace:

1. Ga naar Sjablonen > Marketplace in de linker menubalk en open het tabblad Voorstellen & EL's.

2. Klik op Gratis ophalen op de sjabloon die u wilt toevoegen of klik op de prijs en ga verder met de betaling als het een betaalde sjabloon is.

3. Ga naar Sjablonen > Firmasjablonen, open het tabblad Voorstellen & EL's en klik op de naam van de voorstel-sjabloon om te beginnen met bewerken. Zorg ervoor dat je informatie over je bedrijf invoegt op alle plaatsen waar dat nodig is.

Voorstelsjablonen toepassen

Als je eenmaal een sjabloon hebt gemaakt, kun je deze gebruiken om sneller nieuwe voorstellen te maken. Zo doe je dat:

1. Maak een nieuw voorstel door linksboven op Nieuw te klikken en Voorstel te selecteren of door een of meer ontvangers in je Accountslijst te selecteren en vervolgens op Voorstel verzenden te klikken.

2. Klik in het veld Sjabloon en selecteer een voorstel in het vervolgkeuzemenu.

3. Doorloop de stappen van het voorstel en maak indien nodig wijzigingen.

Opmerking: Wijzigingen die je aanbrengt in het voorstel veranderen niets aan de geselecteerde sjabloon.

Sjablonen voor voorstellen bewerken

Volg deze stappen om wijzigingen aan te brengen in een voorstel-sjabloon:

1. Ga naar Sjablonen > Firmasjablonen in de linker menubalk, open het tabblad Voorstellen & EL's en klik vervolgens op de naam van de voorstelsjabloon.

2. Doorloop de stappen van het voorstel en breng indien nodig wijzigingen aan.

Opmerking: De wijzigingen die je aanbrengt in een voorstelsjabloon worden niet weergegeven in de voorstellen die al zijn gemaakt met die sjabloon.

Sjablonen voor voorstellen dupliceren

Maak nieuwe voorstelsjablonen op basis van bestaande sjablonen: klik op de drie puntjes uiterst rechts van de naam van de voorstelsjabloon en selecteer Dupliceren. De kopie van de sjabloon wordt opgeslagen met het juiste achtervoegsel (bijvoorbeeld Voorstel (2)).

Voorstelsjablonen verwijderen

Om een voorstelsjabloon volledig te verwijderen, ga je naar Sjablonen >Firmasjablonen in de linker menubalk en open je het tabblad Voorstellen & EL's . Klik op de drie puntjes uiterst rechts van de naam van de voorstelsjabloon. Klik op de drie puntjes uiterst rechts van de naam van de voorstelsjabloon, klik op Verwijderen en bevestig vervolgens door op Verwijderen te klikken in het pop-upvenster Bevestiging verwijderen .