Handtekeningen (Basis): E-handtekeningen van Klanten aanvragen

Vraag om e-handtekeningen, zodat klanten voorbereide documenten en formulieren kan ondertekenen vanaf hun TaxDome portaal . Geef aan waar u handtekeningen wilt, voeg velden in voor een belastingbetaler en zijn/haar echtgeno(o)t(e), voeg kennisgebaseerde verificatie (KBA) toe, schakel herinneringen in, en nog veel meer!

Hier behandeld:

Ga voor meer nuttige instructievideo's naar TaxDome Academy, onze gratis online hub om te bekijken en alles te leren wat u over TaxDome moet weten.

Hoe vraag je een e-handtekening aan van een klant

Wat je moet weten:

  • Het elektronisch ondertekenen van voorbereide documenten en formulieren is hetzelfde als ze met de hand ondertekenen. 
  • Upload voorbereide documenten in een map met Klant kan bekijken toegang zodat je klanten elektronisch kan ondertekenen. 
  • Een klant kan niet e-handtekenen zonder toegang te hebben tot portaal , dus zorg ervoor dat ze zijn uitgenodigd om hun TaxDome portaal te gebruiken. 
  • Om een klant te kunnen aanmelden, Inloggen moet voor hun e-mail -adres zijn ingeschakeld in de Contacten van hun account.
  • Zoals elk ondertekend document is het document definitief en kan het niet meer worden gewijzigd zodra een klant het elektronisch heeft ondertekend.
tip

Tip: Vraag e-handtekeningen aan vanuit de Windows App. Leer hier hoe.

1. Ga in het account naar Documenten, klik op de drie puntjes uiterst rechts van de PDF en klik vervolgens op Verzoek Handtekening in het pull-down menu.

2. Kies de ondertekenaar handmatig in de vervolgkeuzelijst Ondertekenaar kiezen of pas een sjabloon voor handtekeningen toe.

3. Voeg zoveel velden voor elektronische handtekeningen toe als nodig zijn voor elke ondertekenaar.

4. Klik opVerzenden. Het document gaat naar alle klanten die moeten ondertekenen en wordt zichtbaar in hun Documenten tabblad in de Handtekeningen sectie; zowel u als alle accountgebruikers met Inloggen ingeschakeld zien het.

Plus, er zijn meer functies. Hieronder, zie de details voor de genummerde velden:

1. Sjabloon: Als u handtekeningensjablonen hebt gemaakt om tijd te besparen bij vaak gebruikte formulieren, selecteer er dan een.

2. Kies ondertekenaar: Voeg handtekeningvelden toe voor de TaxDome gebruiker die moet ondertekenen.

  • Om een veld toe te voegen selecteert u de contactnaam van de accountgebruiker.
  • Om een veld voor een bedrijfsvertegenwoordiger toe te voegen, selecteert u de optie Mij (zie details hieronder).
  • Om een veld voor een extra ondertekenaar toe te voegen, zoals een echtgenoot, selecteert u de contactnaam van de gebruiker (zie onderstaande details).

3. 3. Bewerk ondertekenaars: Ondertekenaars worden in dezelfde volgorde vermeld als de gekoppelde contactpersonen in Accountdetails. Om de volgorde te wijzigen, klikt u op Ondertekenaars bewerken. U kunt ook de standaardvolgorde wijzigen.  

4. Handtekening velden: 

  • Handtekening: Gebruik dit voor een e-handtekening van een kantoorvertegenwoordiger of klant . Het bevat de handtekening, de datum en het tijdstip van ondertekening. 
  • Initialen: Gebruik dit overal waar u de initialen van de vertegenwoordiger of klant nodig hebt.
  • Datum ondertekend: De datum vult dit veld en alle handtekeningvelden wanneer een klant ondertekent. De datum verschijnt in de velden voor bedrijfsvertegenwoordigers wanneer de documenten worden verzonden naar klanten. De datum kan niet worden bewerkt. 
  • Tekst: Verzoek om of voeg extra informatie toe.
    • Vraag om een BSN, een meisjesnaam van de moeder of andere aanvullende gegevens. Plaats het veld waar u het wilt hebben en klik dan om het te bewerken.
    • Een kantoorvertegenwoordiger kan ook tekstvelden gebruiken om info toe te voegen. Plaats het vooringevulde veld waar u wilt, klik er dan op om het te bewerken.

5. Herinneringen: Zet ze op als u een e-mail melding wilt laten sturen naar de klant wanneer ze niet op tijd tekenen (meer details hieronder).

6. Eis KBA: Dit is alleen beschikbaar voor Amerikaanse klanten en bedrijven (voor meer details, zie hier).

7. Verzenden: Klik hier wanneer het document klaar is om ondertekend te worden.

8. Opslaan: Sla uw wijzigingen op zonder het document te verzenden: Toegevoegde velden blijven behouden en het document is zichtbaar in het tabblad Documenten in de Handtekeningen sectie. U kunt het document nog steeds bekijken en velden toevoegen of verwijderen. Het document is niet zichtbaar voor de klant totdat u op Verzenden drukt.

E-handtekeningen aanvragen voor een gehuwd paar of een paar met een samenlevingscontract

Volgens de belastingregels moeten echtgenoten die een gehuwd-familiebelasting aangifte invullen, beiden ondertekenen. 

Uw stappen voor het aanvragen van e-handtekeningen van een gehuwd paar of een paar met een samenlevingscontract

  • Zorg ervoor dat u de contactpersoon van de echtgenoot aan de rekening van de belastingbetaler hebt gekoppeld. (Voor meer informatie over het instellen van accounts en contactpersonen op TaxDome, gaat u hier).
  • Zorg ervoor dat zowel de belastingplichtige als de echtgenoot toegang hebben tot de rekening ( portaal ).
  • Inloggen moet aan staan voor hun beider e-mail adressen in de Contacten van hun account sectie.

Uw stappen om E-handtekeningen aan te vragen van een gehuwd paar of een paar met een samenlevingscontract

1. Gebruik Verzoek handtekening net zoals wanneer u één persoon nodig hebt om te tekenen (zie hierboven). Voeg velden toe voor de belastingplichtige en selecteer vervolgens de naam van de echtgenoot in de vervolgkeuzelijst Choose signer .

2. Voeg velden toe voor de echtgeno(o)t(e) om te e-ondertekenen. Voor de duidelijkheid wordt voor elk veld van een ondertekenaar een andere kleur gebruikt.

3. Klik op Verzenden om het document naar beide echtgenoten te sturen.

Wat gebeurt er als je e-handtekeningen vraagt van een gehuwd paar of een paar met een samenlevingscontract?

  • De belastingplichtige en de echtgeno(o)t(e) ontvangen een e-mail met een unieke link naar het document dat in afwachting is van elektronische ondertekening.
  • Zij zien dat het document in afwachting is van e-handtekening.
  • Zij zien alle velden die aan het document zijn toegevoegd, maar kunnen alleen hun eigen velden ondertekenen.
  • U ontvangt een bericht wanneer elke echtgenoot het document ondertekent; daaruit blijkt of de andere echtgenoot al dan niet heeft ondertekend.
  • Zodra iemand een document heeft ondertekend, kan het handtekeningveld niet meer worden bewerkt.
  • Een document wordt gemarkeerd als Ondertekend zodra beide echtgenoten het hebben ondertekend.
  • Als iemand de KBA niet haalt of weigert te tekenen, moet u het voorbereide document uploaden en beide e-handtekeningen opnieuw aanvragen.

De elektronische handtekening van een bedrijfsvertegenwoordiger  toevoegen

De meeste documenten moeten door een of meer belastingverwerkers worden ondertekend. Als meerdere bedrijfsvertegenwoordigers moeten tekenen, voeg dan velden voor hen toe en vermeld de naam van elk teamlid.

Wanneer u een e-handtekening aanvraagt van een teamlid, selecteert u de optie Mij in de keuzelijst Ondertekenaar kiezen. De beschikbare velden:

  • Handtekening: Standaard verschijnt uw naam, maar u kunt deze wijzigen. Indien u meer handtekeningvelden nodig heeft voor firmavertegenwoordigers, voeg er dan meer toe en bewerk dan de namen. 
  • Voorletters: Standaard verschijnen de initialen van uw naam, maar u kunt ze wijzigen.
  • Datum: Deze wordt automatisch ingevuld wanneer het document naar de klant wordt gestuurd.
  • Tekst: Voeg de naam van uw bedrijf, adres of andere noodzakelijke gegevens toe.

Tips:

  • Als u uw naam of initialen wilt wijzigen, klikt u erop en bewerkt u het veld.
  • Als een handtekeningveld is toegevoegd voor een kantoorvertegenwoordiger, maar het document is nog niet verzonden naar de klant, kan het veld worden bewerkt of verwijderd door elk teamlid met toegang tot de klant accountdocumenten.
  • Zodra u het document naar de klant stuurt, wordt het document geacht door uw onderneming te zijn ondertekend, en de klant kan dit zien.
  • Als er handtekeningvelden voor bedrijfsvertegenwoordigers zijn toegevoegd, maar het document is nog niet ondertekend door de klant , hebt u nog tijd om het verzoek om een e-handtekening te annuleren.
  • Op audit trail van het document staat wie de handtekening van elke vertegenwoordiger op het document heeft gezet.

Klanten Eraan Herinneren Om Documenten Elektronisch Te Ondertekenen

Telkens wanneer u een document verstuurt voor elektronische ondertekening, wordt een melding verzonden. Gebruikers die aan het account zijn gekoppeld en die de optie Op de hoogte stellen hebben ingeschakeld, ontvangen deze kennisgeving. U kunt controleren welke gebruikers Op de hoogte stellen hebben ingeschakeld door naar het tabblad Info van een account te gaan en het gedeelte Contacten te bekijken.

In het geval dat ontvangers te veel tijd nemen om te reageren, of als ze het vergeten, kunt u...

Handmatige Herinneringen (Opnieuw versturen)

Om een kennisgeving waarin om een e-handtekening wordt gevraagd opnieuw te verzenden, klikt u op de drie puntjes rechts van het document in de lijst Handtekeningen en selecteert u vervolgens Opnieuw verzenden.

Wat gebeurt er:

  • Er wordt een aanvullend e-mailbericht naar de klant gestuurd.
  • Een melding over het document in afwachting van e-handtekening wordt verplaatst naar de top van de klant's To-Do lijst.

Automatische Herinneringen

Klanten ontvangen een e-mailbericht wanneer u hen een document stuurt om elektronisch te ondertekenen.

Wanneer uHerinneringen inschakelt tijdens het aanvragen van een e-handtekening, worden extra e-mails verstuurd naar de klant wanneer zij het document niet tijdig e-handtekenen. De optie Herinneringen kan op elk moment worden in- en uitgeschakeld door het document te openen dat nog ondertekend moet worden (zelfs als het al door een van de ondertekenaars is ondertekend). Vergeet niet op Opslaan te klikken wanneer u wijzigingen aanbrengt in de instellingen voor Herinneringen.

Zodra u Herinneringen inschakelt, maakt u uw selecties:

  • Inactiviteitsdrempel, dagen: Stel in dat de herinnering na x aantal dagen uitgaat als het document niet volledig is e-ondertekend. Standaard wordt drie dagen nadat een e-handtekening is aangevraagd een herinnering verstuurd.
  • Beperk tot: Stel het aantal herinneringen in dat naar de klant gaat. Standaard ontvangt de klant slechts één herinneringsmail.

Herinneringen stoppen wanneer...

  • ...het ingestelde aantal herinneringen is verstuurd.
  • ...het document volledig is ondertekend.

Wat Uw Klant Ziet Wanneer U om een Elektronische Handtekening Vraagt

Een klant bekijkt en ondertekent een document door te gaan naar Documenten, dan Handtekeningen op hun klant portaal , door te klikken op de link in hun e-mail kennisgeving of door te klikken op de kennisgeving op hun dashboard.

Gebruikers van een account zien een document dat in afwachting is van een e-handtekening door naar Documenten te gaan en vervolgens het tabblad Handtekeningen te openen. Hier verschijnen de e-mailadressen van alle gebruikers van het account.

Wanneer u een e-handtekening aanvraagt van meer dan één gebruiker van een account (bijvoorbeeld echtgenoten), ziet de gebruiker die ondertekent alleen zijn velden voor de e-handtekening. Het document blijft In afwachting van e-handtekening in het subtabblad Handtekeningen staan totdat beide partijen de e-handtekening hebben gezet.

Als u TaxDome van de kant van de klant wilt zien, ga dan naar een alleen-lezen weergave.

Heeft dit uw vraag beantwoord? Dank u voor de feedback. Er is een probleem opgetreden bij het verzenden van uw feedback. Probeer het later nog eens.

Nog hulp nodig? Neem contact met ons op Contacteer ons