e-mail (Basis): Verzenden, beantwoorden, afdrukken, afbeeldingen toevoegen

Ga voor meer handige instructievideo's naar TaxDome Academy, onze gratis online naaf voor
Bekijk en leer alles wat u moet weten over TaxDome.

U hoeft uw Gmail of een app van derden niet te gebruiken terwijl u werkt: TaxDome biedt zijn eigen veilige geïntegreerde e-mail. Synchroniseer je e-mail account met TaxDome om al je TaxDome business op één plek te bewaren en je heen-en-weergeloop met klanten te verbeteren.

Hier behandeld:

Verzenden e-mails

e-mail kan worden verzonden door een bedrijfseigenaar, een beheerder of een teamlid met toegang tot de account of toegangsrechten om alle accounts te bekijken.

Er zijn verschillende manieren om e-mail te versturen:

e-mail versturen met de knop Nieuw

Om e-mail te versturen vanaf elke pagina van uw portaal, klikt u op Nieuw linksboven, selecteert u e-mail in het uitschuifmenu, kies een account, contactpersoon of e-mail adressen die eraan gekoppeld zijn en schrijf de e-mail. Dat is alles! Klik op Verzenden.

Zie hieronder voor meer informatie over onze berichtfuncties.

tip

Let op! 

  • Als je een account e-mail (account shortcodes modus), ontvangen alle gekoppelde contactpersonen dezelfde kopie met cc.
  • Als u e-mail contactpersonen (contact shortcodes modus), ontvangen ze allemaal een individuele e-mails. U kunt echter specifieke e-mail adressen kiezen om een e-mail te ontvangen.

e-mail in bulk verzenden vanuit de lijst met accounts

Soms moet je dezelfde e-mail naar veel klanten sturen, bijvoorbeeld om iedereen te laten weten dat er een deadline aankomt of update.

Als u een e-mail in bulk wilt verzenden, gaat u naar de pagina Accounts > klanten in het menu aan de linkerkant van uw zijbalk, selecteert u de selectievakjes naast de gewenste accounts, klikt u op @Verstuur e-mail en schrijft u de e-mail of selecteert u een sjabloon. Dat is het! Klik op Verzenden.

De e-mail wordt verzonden naar alle contactpersonen die zijn gekoppeld aan de geselecteerde accounts.

Hieronder vind je wat je moet doen in elke genummerde zone sectie:

1. Sjabloon: Klik op en selecteer een van de e-mail sjablonen die je hebt gemaakt in het vervolgkeuzemenu. e-mail sjablonen zijn vooral handig voor berichten die je vaak verstuurt naar klanten.

2. Modus: Selecteer de modus Contacten of Accounts om dynamische gegevens aan je bericht te kunnen toevoegen, zoals de naam van de e-mail ontvanger of de datum. Voor meer informatie over shortcodesga hier naartoe.

3. Van: Je kunt een e-mail versturen namens een ander teamlid door zijn naam te selecteren in het veld Van .

tip

Let op! Het teamlid moet in zijn accountinstellingen op TaxDome hebben ingeschakeld dat anderen mogen verzenden vanaf mijn e-mail.

4. Naar: Afhankelijk van de modus die je hebt gekozen, kun je accounts of individuele contactpersonen als ontvangers selecteren.

5. Onderwerp: Dit wordt automatisch ingevuld als je een sjabloon gebruikt.

6. shortcode toevoegen: Voeg dynamische gegevens toe om je berichten te individualiseren. Afhankelijk van de modus die je hebt gekozen, kun je verschillende soorten shortcodeswaaronder die op basis van aangepaste velden. Shortcodes kunnen worden toegevoegd aan zowel de onderwerpregel als de hoofdtekst van het e-mail. Voor meer informatie over shortcodesga hierheen.

7. Bericht: Dit wordt automatisch ingevuld als je een sjabloon gebruikt.

8. Bestand bijvoegen: Zie hieronder voor meer informatie over deze functie.

9. Plan e-mail: Plan wanneer de e-mail uit moet gaan. Klik hier voor meer informatie.

10. Voorbeeld naar mij verzenden: Klik op om te zien hoe je bericht eruit zal zien voordat je op verzenden klikt.

11. Verzenden: Stuur de e-mail naar alle geselecteerde accounts/contactpersonen.

En er is meer:

  • Gebruik tags om een lijst met accounts te filteren op specifieke ontvangers. Bijvoorbeeld, payroll klanten moet misschien andere e-mails ontvangen dan corporate klanten.
  • e-mail wordt verzonden vanaf het e-mail account dat je hebt gesynchroniseerd met TaxDome; je ziet het ook in het e-mail sectie in het tabblad Verzonden van het profiel van elke ontvanger.
  • Er kunnen slechts 400 e-mails per dag worden verzonden. Als er meer ontvangers zijn geselecteerd, splitst TaxDome de wachtrij op en worden er 400 tegelijk verzonden. Je ontvangt een melding hoeveel dagen het zal duren om ze allemaal te versturen.
  • klanten kunnen de andere ontvangers niet zien in de velden Aan of CC .

e-mail versturen naar klanten via Automatisering

Kijk hier voor meer informatie.

Hoe weet ik dat een klant een e-mail heeft verzonden?

Telkens wanneer een klant een nieuwe e-mail naar je bedrijf stuurt of antwoordt op een bestaande chat thread, ontvangen teamleden die toegang hebben tot hun account een melding in hun Inbox+ . Als ze antwoorden op een thread of als er een nieuwe e-mail is in een thread, worden de meldingen bijgewerkt en komt alles wat nieuw is bovenaan te staan. Als de thread is gearchiveerd, wordt deze verplaatst van de items Te doen. Klik op Ga naar.... om de meest recente e-mail te bekijken en erop te reageren.

Om toegang te krijgen tot een klant-specifieke inbox, gaat u naar Accounts > klanten in het menu aan de linkerkant, klikt u op de accountnaam klant en navigeert u naar het e-mail tabblad. Als er ongelezen e-mails zijn van de klant, wordt er een melding weergegeven in het e-mail tabblad.

Alle verzonden e-mails worden opgeslagen in het tabblad Verzonden .

e-mails worden automatisch in een thread geplaatst om rommel te voorkomen. Als u een gesprek wilt bekijken, klikt u op de onderwerpregel e-mail om alle reacties te bekijken.

Beantwoorden e-mails

Om te reageren op een e-mail:

  1. Klik op e-mail om het uit te vouwen en klik vervolgens op het grijsgroene gesprekspictogram aan de rechterkant.
  2. Klik in het veld Aan om extra ontvangers toe te voegen.
  3. Schrijf de e-mail. Je kunt tekstopmaak, emoji, opsommingstekens, genummerde lijsten en meer gebruiken.
  4. Klik op VERZENDEN.

Bijlagen toevoegen

tip

Opmerking: Als u meer dan één account als ontvanger hebt geselecteerd, kunt u geen bestanden toevoegen vanaf TaxDome, omdat uw documentopslag accountspecifiek is.

Er zijn twee opties voor het bijvoegen van bestanden bij e-mails verzonden vanaf TaxDome:

  • Als u bestanden vanaf uw computer wilt toevoegen, klikt u op Bestand bijvoegen, selecteert u Vanaf mijn computer en zoekt u het bestand dat u wilt uploaden. Lees welke bestandstypen worden geaccepteerd.
  • Om bestanden toe te voegen van TaxDomeklik Bestand bijvoegenkiezen Van TaxDomeKlik op de map en kies de bestanden. Voeg bestanden toe die al zijn geüpload naar TaxDome vanuit mappen op het hoogste niveau met klant kunnen bekijken en en klant kan bekijken en bewerken toegang.

tip

Opmerking: Als je een bericht met een bestand van TaxDome naar een ontvanger stuurt die geen TaxDome gebruiker is, dan heeft hij/zij geen login nodig om toegang te krijgen. Om het bestand veilig te houden, geef je de koppeling een vervaldatum. Meer informatie over de beveiliging vane-mail bijlagen.

Afbeeldingen toevoegen aan e-mails

U kunt afbeeldingen verzenden in e-mails vanaf uw apparaat of vanaf een andere website. Gebruik een van de beschikbare opties bij het maken van een nieuwe e-mail:

  • Upload een afbeelding vanaf uw apparaat met de knop 📎 Afbeelding bijvoegen of toevoegen
  • Plak een afbeelding van het klembord van de browser rechtstreeks in het tekstveld e-mail
  • Plak een afbeelding van het web in het tekstveld e-mail

Manieren om afbeeldingen toe te voegen die niet worden ondersteund:

  • Sleep een afbeelding naar het tekstveld e-mail .
  • Plak een bestand met de afbeelding in het e-mail tekstveld van je apparaat.

Filteren/zoeken e-mail

Zodat je niet verdwaalt in de stapel e-mails, kun je kiezen welke e-mail threads worden weergegeven:

  • Alle: Als u deze optie selecteert, worden de threads tussen alle teamleden met gesynchroniseerde e-mails en de klant weergegeven.
  • Mijn: Als je deze optie selecteert, worden alleen threads tussen jou en de klant weergegeven (verzonden naar je e-mail die je hebt gesynchroniseerd met je TD-account).

Je kunt ook naar een specifiek bericht zoeken. Typ hiervoor een trefwoord in het zoekveld en klik vervolgens openter op uw toetsenbord. Zoek naar een e-mail met behulp van de klant's naam of een trefwoord uit de e-mail's onderwerpregel of hoofdtekst.

Klik op de x om het zoekveld te wissen.

tip

Let op! Als je bepaalde threads op e-mail niet kunt vinden, zijn ze mogelijk gedempt. Lees meer over gemute threads.

Draad afdrukken e-mail

Om een specifieke draad af te drukken, klikt u op de drie puntjes uiterst rechts van de draad e-mail en selecteert u Afdrukken. Uw browser biedt u de mogelijkheid om de draad e-mail af te drukken.

Bijlagen rechtstreeks opslaan in klant documenten

Ga hierheen voor meer informatie over het opslaan in een standaardmap op klant .

tip

Tip: Kijk op TaxDome Academy voor leuke, uitgebreide cursussen om een TaxDome superster te worden!

Heeft dit je vraag beantwoord? Bedankt voor de feedback Er is een probleem opgetreden bij het indienen van je feedback. Probeer het later nog eens.

Nog hulp nodig? Neem contact met ons op Neem contact met ons op

Verwante artikelen