Team beheren (Basis): Toegang account
Ga voor meer handige instructievideo's naar TaxDome Academy, onze gratis online naaf voor
Bekijk en leer alles wat u moet weten over TaxDome.
There are so many options to grant employees access to accounts. You can grant them default access to all accounts, assign them to only selected accounts, assign them to accounts at specific job stages by using our pipeline automation, and more.
Hier behandeld:
- Account access, explained
- Default account access, explained
- Giving an employee access
- De accounts van een werknemer bekijken
- Accountstatistieken van werknemers bekijken
- Toegang van werknemers tot een account verwijderen
- Wie kan werknemers toegang verlenen tot een account
Account access, explained
At least one team member should have access to the client account. When the team members is assigned, they can do all these:
- Bekijk de accountgegevens
- Bekijk en download klant documenten
- Alle chatgesprekken voor de aan hen toegewezen accounts bekijken en erop reageren
- View all SMS threads for their assigned accounts and send SMS
- Alle e-mails van het bedrijf bekijken voor de aan hen toegewezen accounts en hierop reageren
- Alle bedrijfsnotities voor de aan hen toegewezen accounts bekijken en nieuwe notities aanmaken
- De tijdregistraties van het bedrijf bekijken voor de aan hen toegewezen accounts en nieuwe tijdregistraties aanmaken
- Alle taken van het bedrijf voor de aan hen toegewezen accounts bekijken
- Taken aanmaken voor toegewezen accounts
- Contacten bekijken die zijn gekoppeld aan hun toegewezen accounts
Om een idee te krijgen van wat een werknemer kan doen, ga je naar een alleen-lezen weergave van hun portaal.
Firm members assigned to the account also receive notifications about all account activity.
Opmerking: Teamleden kunnen aan accounts worden toegewezen zonder meldingen te ontvangen. Hier vind je meer informatie over Accountvolgers.
Default account access, explained
Default account access means that a team member is automatically assigned to all newly created accounts.
A firm owner has default account access. However, it's possible to give default account access to any team members.
Standaard accounttoegang instellen voor een teamlid:
Ga naar Instellingen > Bedrijfsinstellingen in de linker menubalk. Zoek naar de standaardaccounttoegang sectie, selecteer een of meer teamleden in de lijst en klik vervolgens op OPSLAAN.
Giving an employee access
Er zijn verschillende manieren om een werknemer toegang te geven tot een account:
- Door ze in te stellen met standaard accounttoegang
- Tijdens het aanmaken van een nieuwe account
- Door een bestaande account op elk moment te bewerken
- Door op elk moment de functie voor teamtoegang beheren te gebruiken
- Assigning team members while importing
- Door een pijplijn automatisering te gebruiken
- By giving them an access right to view all accounts
Giving access to a specific account
To give an employee access to a new account, select their name while creating the account.
Een werknemer toegang geven tot een bestaande account:
1. Ga naar klanten > Accounts in de linker menubalk en klik op de naam klantin de lijst. Je kunt de klant ook direct vinden door op elke pagina naar het menu aan de linkerkant van de zijbalk te gaan en hun naam in het zoekveld in te voeren.
2. Ga naar Info sectie en klik op de link Bewerken rechts van Accountgegevens. Voeg medewerkers die je toegang wilt geven tot de account toe in het veld Teamleden. Aan elke account moet minstens één teamlid worden toegewezen. Standaard wordt accounttoegang gegeven aan de bedrijfseigenaar.
3. Klik op de knop Doorgaan en vervolgens op Opslaan.
Managing team access in bulk
Ga voor meer handige instructievideo's naar TaxDome Academy, onze gratis online naaf voor
Bekijk en leer alles wat u moet weten over TaxDome.
Om werknemers aan veel verschillende accounts tegelijk toe te wijzen:
1. Ga naar klanten > Accounts in de linker menubalk en schakel de selectievakjes in naast de accounts die je aan medewerkers wilt toewijzen. Om alle rekeningen te selecteren, klikt u op het bovenste selectievakje.
2. Klik op Team beheren.
3. Je ziet een lijst met de teamleden van het bedrijf. Selecteer voor elk teamlid een van de volgende opties:
- Niets doen: Het teamlid zal niet worden toegewezen aan de accounts; als het teamlid echter al is toegewezen aan accounts, zal hij of zij aan die accounts toegewezen blijven.
- Aan alle toewijzen: Het teamlid wordt toegewezen aan alle geselecteerde accounts.
- Verwijderen uit alle: Het teamlid zal niet langer worden toegewezen aan een van de geselecteerde accounts.
4. Klik op ASSIGN.
Assigning team members while importing
Importing client accounts gives you two options for assigning team members:
- Define which team members should be assigned to every account - to do so, you need to include team members in your spreadsheet.
- Assign team members during import -- this way, you will be able to assign the same team members to all imported clients.
Include team members in your spreadsheet
This method is a huge time-saver as you can assign different team members to different accounts.
1. While preparing a CSV file for importing, add the Team members column and include the appropriate team members. If you want several team members to be assigned to one account separate names by comma.
2. Start the import process. On the second step of importing (map accounts), the Team members column of your CSV will be automatically mapped with TaxDome property.
If not, please check the naming of your column in the spreadsheet and start the import again.
That's it! When the import is completed, you will have your team members assigned to specified accounts.
Attention! Please check the team members' names twice. If there is a non-existent employee in the spreadsheet the corresponding account will not be created.
Assign team members during import
If you don't want to add team members to your spreadsheet, you still can assign them to accounts while you import. To do so:
Start the import process. On the third step of importing (settings), select the team members you want to assign to the accounts you are moving to TaxDome.
Note! The team members you select will be assigned to all imported accounts, so if you want to use different team members for different accounts, it's better either to include team members in your spreadsheet or change the assignees in bulk after the import is completed.
Giving employees temporary account access via pipeline automation
Ga voor meer handige instructievideo's naar TaxDome Academy, onze gratis online naaf voor
Bekijk en leer alles wat u moet weten over TaxDome.
Voor tijdelijk personeel kun je ervoor kiezen om beperkte toegang tot accounts te verlenen. Een tijdelijke medewerker kan bijvoorbeeld toegang nodig hebben tot een document dat is geüpload naar een account, maar alleen tijdens een specifieke fase van het werkproces.
Dit kan eenvoudig worden ingesteld en geautomatiseerd in een pijplijn. Hier lees je hoe:
1. Bepaal op welke fase de uitzendkracht toegang moet krijgen tot klant accounts. (Je kunt meer lezen over automatiseringen).
2. Ga naar de instellingen oppijplijn , kies de fase waaraan je de automatisering wilt toevoegen, klik op de link Automatiseringen toevoegen en kies vervolgens Update accounttoegang in het vervolgkeuzemenu. Kies het teamlid of de teamleden uit de accountlijst.
De automatisering kan op verschillende manieren worden geconfigureerd:
- Toegewezenen vervangen door Standaardgebruikers op + Accounttoegang toevoegen leeg:
Wanneer een Opdracht deze fase invoert, worden toegewezen medewerkers niet meer toegewezen en worden in plaats daarvan medewerkers met Standaard accounttoegang toegewezen aan de account. - Toegewezenen vervangen door Standaardgebruikers bij + Toegang tot account toevoegen ingevuld:
Als een Opdracht dit fase ingeeft, worden toegewezen medewerkers niet meer toegewezen en worden de medewerkers die vermeld staan in het veld Accounttoegang toevoegen in plaats daarvan toegewezen aan de account. - Toegewezenen vervangen door Standaardgebruikers uit + veld Accounttoegang toevoegen gevuld:
Als een Opdracht dit fase invoert, blijven toegewezen medewerkers toegewezen aan de account en worden degenen die vermeld staan in het veld Accounttoegang toevoegen ook toegewezen. - Toegewezenen vervangen door Standaardgebruikers uit + Accounttoegang verwijderen ingevuld:
Als een Opdracht deze fase invoert, worden de medewerkers die in het veld Accounttoegang verwijderen staan, niet langer toegewezen. - Accounttoegang toevoegen gevuld + Accounttoegang verwijderen gevuld:
Wanneer een Opdracht dit fase invoert, worden de medewerkers die vermeld staan in het veld Accounttoegang toevoegen toegewezen aan de account en worden de medewerkers die vermeld staan in het veld Accounttoegang verwijderen niet toegewezen.
Een werknemer toegang geven tot alle accounts
To assign an employee to all accounts (both existing and the ones that will be added in the future):
1. Ga naar Instellingen >Team & licenties in de linker menubalk, navigeer naar Actieve teamleden en klik vervolgens op de naam van de medewerker.
2. Klik op het potloodpictogram Toegangsrechten bewerken en schakel vervolgens Alle accounts weergeven in.
3. Klik op Opslaan. Nu kan de medewerker alle bedrijfsaccounts bekijken in plaats van alleen de accounts die aan hem zijn toegewezen.
De accounts van een werknemer bekijken
Filter je accountlijst om te zien welke klant accounts zijn toegewezen aan specifieke werknemers:
1. Ga naar klanten > Accounts in de linker menubalk en klik vervolgens op Filter.
2. Selecteer de teamleden in het Team sectie.
Accountstatistieken van werknemers bekijken
Eigenaars en beheerders van bedrijven kunnen de statistieken van alle werknemers bekijken voor de aan hen toegewezen accounts. Deze statistieken zijn te vinden in de widget Activiteit in afwachting van klant op de Insights-pagina.
Deze widget toont facturen, organizershandtekeningen, voorstellen en goedkeuringen die wachten op actie van de klant voor een specifieke medewerker.
Als je klant activiteiten voor twee of meer teamleden wilt bijhouden, kun je zoveel widgets voor in afwachting van klant activiteiten toevoegen als je nodig hebt. Hier vind je meer informatie over de widgetIn afwachting van klant activiteiten.
Een andere manier om accountstatistieken te bekijken is de pagina Huidige werknemer klanten. Om deze te vinden, ga je naar Instellingen > Team & licenties in de linker menubalk. Klik op de naam van de werknemer en ga dan naar het klanten tabblad. Er zijn statistieken beschikbaar voor de huidige en vroegere accounts van die werknemer.
Je ziet deze informatie:
- IDDe unieke ID
- Naam: de voor- en achternaam van klant
- Toegewezen: de datum waarop de werknemer werd toegewezen aan een account
- Geboekte facturen: het aantal geboekte facturen
- Inkomsten: het totale bedrag voor de betaalde facturen
- Documenten geüpload: het aantal geüploade documenten
- Goedgekeurd: het aantal goedgekeurde documenten
Werknemerstoegang tot een account verwijderen
Stel dat je een persoonlijke account hebt in je bedrijf en niet wilt dat andere teamleden die zien. Of je hebt een aantal wijzigingen in de rollen en taken van je medewerkers en je wilt niet dat ze allemaal toegang hebben tot alle accounts.
Je kunt medewerkers verwijderen van elke klant account. (Je kunt het ook andersom doen: verwijder accounts uit de lijst met toegewezen klanten accounts van een werknemer). Bekijk de opties hieronder.
Waarschuwing: Als je medewerkers hebt met het toegangsrecht Bekijk alle accounts ingeschakeld, dan moet je dat toegangsrecht eerst uitschakelen. Dit werkt echter niet voor je admins, omdat zij altijd toegang hebben tot alle accounts.
Werknemers verwijderen van een klant account:
- Ga naar de Info sectie van het profiel van klant en klik op de link Bewerken rechts van Accountdetails. Alle medewerkers met accounttoegang worden weergegeven in het veld Teamleden.
- Klik op × rechts van een teamlid om hun toegang tot een klant account te verwijderen.
- Klik op de knop Doorgaan en vervolgens op Opslaan.
Opmerking! Een account kan niet worden losgekoppeld. Als je alle medewerkers verwijdert, wordt het account automatisch toegewezen aan iedereen met standaardtoegang tot het account.
Je kunt ook een account verwijderen uit de lijst met toegewezen accounts van een werknemer klanten:
- Ga naar Instellingen > Team & licenties in de linker menubalk, klik dan op de naam van het teamlid en ga naar het klanten tabblad.
- Klik op het rode verwijdersymbool uiterst rechts van de accountnaam.
- Klik op verwijderen in het pop-upvenster Bevestiging verwijderen . De geselecteerde account wordt dan verplaatst naar het tabblad Verleden van de werknemer.
Wie kan werknemers toegang verlenen tot accounts
Eigenaars en beheerders van bedrijven kunnen werknemers altijd toegangsrechten geven voor accounts. Ze kunnen medewerkers ook de mogelijkheid geven om klanten toe te wijzen aan teamleden. Als je een bedrijfseigenaar of beheerder bent en wilt dat iemand anders in het team accounts toewijst, volg dan deze stappen:
1. Ga naar Instellingen > Team & licenties in de linker menubalk, navigeer naar Actieve teamleden en klik vervolgens op de naam van de medewerker.
2. Klik op het potloodpictogram Toegangsrechten bewerken en schakel vervolgens Teamgenoten toewijzen in.
3. Klik op Opslaan.
