pijplijnen (Basis): Maken & bekijken

Onze pijplijnen zijn niet alleen een eenvoudig visueel hulpmiddel, maar ook een volledig aanpasbaar hulpmiddel, aangepast aan de behoeften van jouw bedrijf. Zodra je ze automatiseert, gaan taken van fase naar fase, worden automatisch taken aangemaakt en e-mails, voorstellen en organizers naar klanten gestuurd op precies het juiste moment! Lees verder voor meer informatie. 

Hier behandeld:

• pijplijnen
  
• Gebruik pijplijnen van de Marketplace
• pijplijnen vanuit het niets maken
• Kijken op pijplijnen
• Automatiseringen bekijken in pijplijnen
• bewerken pijplijnen ( fasen en automatiseringen toevoegen, verplaatsen en verwijderen)
• Dupliceren pijplijnen
• verwijderen pijplijnen
• Banen toevoegen
• Accounts bekijken die zijn toegevoegd aan pijplijnen

Webinar - Workflow automatisering: Optimaliseer uw interne processen! Dinsdag, 1 uur EST. Registreer hier

pijplijnen

Een pijplijn is een vastgelegde werkprocedure - een reeks stappen, of fasen, die nodig zijn om bijvoorbeeld een 1040-formulier van begin tot eind op te stellen.

Onze pijplijnen zijn ontworpen om op een kanban-bord te lijken. Taken, weergegeven op kaarten, gaan van fase naar fase op het bord. En eenmaal geautomatiseerd, doet pijplijnen veel van het werk voor je!

Wat gebeurt er in een pijplijn:   

• Jobs, de individuele projecten waarvoor een klant je betaalt (zoals een belastingaangifte of een januari payroll), worden ingevoerd op een pijplijn die er speciaal voor is ontworpen. Elke Opdracht, gekoppeld aan een klant account, doorloopt de pijplijn van de eerste tot de laatste fase, of voltooiing. 
• fasen zijn de stappen in een algemene werkprocedure. Als al het werk in een fase voltooid is, gaat een Opdracht naar de volgende fase.
• Automatiseringen, de mechanismen die een pijplijn automatiseren, laten dingen uit zichzelf gebeuren. Eenmaal geactiveerd, maken ze bijvoorbeeld taken aan voor teamleden of sturen ze organizers en voorstellen naar klanten.

Twee pijplijn voorbeelden:

pijplijn 1: 1040 aangifte

Opdracht 1: Belastingaangifte 2015

Opdracht 2: Belastingaangifte 2016

Opdracht 3: Belastingaangifte 2017

fase 1: Documenten bekijken

fase 2: Opdrachtbevestiging opstellen

fase 3: Teruggave voorbereiden

fase 4: Herzien

fase 5: E-bestand

pijplijn 2: Payroll

Opdracht 1: 2015 januari payroll

Opdracht 2: 2016 februari p ayroll

Opdracht 3: 2017 maart p ayroll

fase 1: Documenten bekijken

fase 2: Tijdkaarten controleren

fase 3: Initieer debet

fase 4: Stuur loonstrookjes

Gebruik pijplijnen van de Marketplace

You can download ready-made email templates with the best practices. They can be edited easily.

Tip: Als je een pijplijn sjabloon installeert, krijg je ook alle sjablonen erin, zoals voor taken, chats, e-mails enzovoort. 

Om een pijplijn toe te voegen vanaf de Marketplace:

1. Ga naar Sjablonen > Marketplace in de linker zijbalk en open de pijplijnen tabblad.

2. Klik op Gratis ophalen op de sjabloon die u wilt toevoegen of klik op de prijs en ga verder met de betaling als het een betaalde sjabloon is. 

3. Ga naar Sjablonen > Firmasjablonen in de linker menubalk, selecteer vervolgens de pijplijnen tab en klik op de naam van de sjabloon om fasen en automatiseringen te bekijken en te bewerken.

Wil je een aantal van je pijplijn sjablonen delen met andere TaxDome gebruikers? Zo ja, dan kunt u ze verkopen op de Marketplace!

pijplijnen vanuit het niets maken

Een bedrijfseigenaar, admin of een teamlid met toegangsrechten om te beheren, kan een aanmaken. pijplijnen kan een pijplijn aanmaken.

Hier wordt uitgelegd hoe:

Vanuit Sjablonen > Firmasjablonen of Workflowga naar pijplijnenen klik vervolgens op pijplijn maken.

Zie de instructies voor elk genummerd veld hieronder:

1. pijplijn naam: Voer een naam in voor de pijplijn; wat je zult zien in de Workflow sectie.

2. Beschikbaar voor: Selecteer de teamleden die er toegang toe moeten hebben. Als je dit leeg laat, zien alleen de persoon die de pijplijn aanmaakt en de bedrijfseigenaar het de Workflow sectie. Lees meer over toegang tot pijplijnen.

3. Taken sorteren op: Bepaal hoe je taken wilt sorteren in de fasen. Standaard worden ze gesorteerd op accountnaam, maar je kunt ze ook sorteren op hoeveelheid tijd in een fase, vervaldatum, datum waarop een Opdracht is aangemaakt of prioriteit.

4. Standaard Opdrachtsjabloon: Bepaal of een sjabloon moet worden toegepast op taken die binnenkomen op pijplijn en hoe (automatisch of handmatig).

5. Taakkaartvelden: Bepaal wat je wilt zien op Opdracht kaarten. Hier vind je meer informatie over het aanpassen van Opdracht kaarten.

6. Herhaling: Plan taken die zich herhalen zodat ze automatisch worden aangemaakt binnen de pijplijn. Hier vindt u meer informatie over het instellen van een planning voor terugkerende taken.

7. fase naam: voer de naam in voor de eerste fase.

8. Voeg fase toe: Voeg zoveel fasen toe als nodig en koppel er automatiseringen aan. 

9. Automatiseringen toevoegen: Koppel zoveel automatiseringen aan fasen als nodig is. Zodra een Opdracht verhuist naar een nieuwe fase die automatiseringen bevat, worden die acties automatisch één voor één geactiveerd, in een specifieke volgorde. Er wordt bijvoorbeeld een taak aangemaakt; een organizer wordt gegenereerd; een e-mail wordt verzonden. Hier staat meer over hoe automatiseringen werken. 

10. Save: Save the pipeline. Once you've done it, you can click on the Go to pipeline button and start adding jobs to it for your client accounts.

Kijken op pijplijnen

Bekijk pijplijnen voor een enkele klant account, voor alle accounts of die met terugkerende accounts:

• Voor één klant account: Ga naar klanten > Accounts in de linker menubalk, klik op de accountnaam en selecteer vervolgens het Workflow tabblad. Je ziet alle pijplijnen met taken voor dat klant account en de voortgang. Zodra een Opdracht is voltooid en gearchiveerd of verwijderd, is deze niet meer zichtbaar. Als de pijplijn echter geen actieve taken heeft, maar de herhaling is ingesteld voor die account, wordt de pijplijn nog steeds weergegeven op deze pagina.

• Voor alle klant accounts: Ga naar Workflow > pijplijnen in de linkerzijbalk, en selecteer vervolgens pijplijn. Gebruik het vervolgkeuzemenu om naar een andere pijplijn te gaan.

• Met Opdracht herhalingen: Navigeer naar Workflow > Opdracht herhalingen in de linker menubalk om pijplijnen te bekijken en te openen waarvoor herhalingen zijn ingesteld.

pijplijnen bewerken ( fasen en automatiseringen toevoegen, verplaatsen en verwijderen)

Een bedrijfseigenaar, admin of teamlid met toegangsrechten om pijplijnen te beheren, kan een pijplijn bewerken.

Hier lees je hoe :

• Klik op pijplijnrechtsboven op de pagina op Bewerken of klik op het automatiseringspictogram onder een fase naam en klik vervolgens op de link Automatisering toevoegen.

• Ga in de lijst pijplijn naar Sjablonen > Firmasjablonen in de linker menubalk, selecteer het tabblad pijplijnen tab en klik vervolgens op de naam van de pijplijn.
• Ga in de lijst pijplijn naar Workflow > pijplijnen in de linker menubalk, klik op de drie puntjes uiterst rechts van de naam van de pijplijn en selecteer Bewerken.

Zodra je in het bewerkingsvenster bent, kun je de instellingen pijplijn wijzigen (zie hierboven voor meer informatie) enwijzigingen aanbrengen in de fasen:

• Als u een fase wilt toevoegen, klikt u op fase toevoegen of op de knop + envoert u de naam van de fase in.
• Om een fase te verplaatsen, wijst u naar het pictogram voor verplaatsen links van de naam fase en sleept u het.
• Om een fase te verwijderen, klikt u op het prullenbakpictogram rechts van de naam fase .
• Om automatiseringen toe te voegen aan een fase, selecteer je de fase, klik dan op de knop Automatiseringen toevoegen of op een automatisering als die er al is. 

• Als je extra e-mails wilt laten versturen naar klanten als ze niet binnen een bepaalde tijd reageren, zoek dan Herinneringen op onder de automatiseringssjabloon en selecteer vervolgens Inschakelen in de vervolgkeuzelijst. Hier vind je meer informatie over herinneringen.

Let op! Als je een fase in een pijplijn verwijdert, worden alle taken op deze fase verwijderd. Zorg ervoor dat alle benodigde informatie wordt opgeslagen om gegevensverlies te voorkomen.

When you're done, click  SAVE. After that, you can click on the Go to pipeline button to see your changes.

Dupliceren pijplijnen

Als u nieuwe pijplijnen wilt maken op basis van bestaande, gaat u naar Sjablonen > Firmasjablonen in de linker menubalk, selecteert u het tabblad pijplijnen tab, klikt u op de drie puntjes uiterst rechts van de naam van de pijplijn en klikt u vervolgens op Dupliceren. Een kopie van de pijplijn wordt opgeslagen met een achtervoegsel (bijv. 1040 Return (2)). fasen, automatiseringen en andere sjablooninstellingen worden ook gekopieerd. Je moet echter handmatig taken toevoegen aan een nieuw gedupliceerde pijplijn.

verwijderen pijplijnen

Als u een pijplijn wilt verwijderen,gaat u naar Sjablonen > Firmasjablonen in de linker menubalk, selecteert u het tabblad pijplijnen .Klik op de drie puntjes uiterst rechts van de pijplijn en selecteer Verwijderen.

Opmerking: hiermee worden alle taken verwijderd die zijn gekoppeld aan de pijplijn.

Accounts bekijken die zijn toegevoegd aan pijplijnen

Om na te gaan welke accounts zijn toegevoegd aan een specifieke pijplijn of aan een fase in een pijplijn:

1. Ga naar klanten > Accounts of Workflow > Jobs in de linker menubalk en klik vervolgens op de knop FILTER .
2. Selecteer een pijplijn naam in het filter Actieve taken en selecteer de fase. Je kunt indien nodig meerdere pijplijnen en fasen selecteren.

Je ziet dan een lijst met alle klant accounts die zijn toegevoegd aan de geselecteerde pijplijn en/of fase.