Taken (Basis): Bekijken, filteren, bewerken

TaxDome beschikt over een unieke en gebruiksvriendelijke Insights-pagina die alle lopende taken in je bedrijf weergeeft. Leer hoe je ze kunt filteren en bewerken voor je team - en nog veel meer.

Hier behandeld:

• Over taken
• De takenlijst
• Een takenlijst filteren
• Taken bewerken
• Taken in bulk bewerken
• De taak audit trail
• Taakopmerkingen gebruiken
  
• Een takenlijst afdrukken
• Taken exporteren
• Taken verwijderen

Over taken

Zodra een taak is aangemaakt, staat deze op je Insights-pagina. Als je Alle leden selecteert in de widget Taken: te doen, zie je een lijst met klant accounts en taken voor elke account. Zo ben je altijd op de hoogte van wat klanten nodig heeft en hoe het werk vordert:

Als een taak bijna klaar is of als er een nieuwe taak aan je is toegewezen, krijg je een melding in je Inbox+ en e-mail. Klik op de naam van de taak of op Ga naar... om naar de taak te gaan.

Opmerking: je kunt je voorkeuren voor meldingen op elk moment wijzigen.

When you have pending assigned tasks, a green notification circle appears next to Workflow in the left menu bar. To see your tasks, go to Workflow > Tasks from the left menu bar.

Standaard worden alleen de aan jou toegewezen taken weergegeven. Als je alle taken voor je bedrijf wilt zien, klik je op de vervolgkeuzelijst Mijn taken linksboven en selecteer je Alle taken.

Om de taken te zien die nog niet zijn toegewezen, selecteer jeNiet toegewezen.

Taken waaraan nog gewerkt moet worden of die gepland zijn als toekomstige to-do items worden weergegeven op het tabblad Wachtend .

Once a task is done or canceled, click on its status and change it to Completed or Canceled, accordingly. Once the status of the task has been changed, it moves to the Completed tab.

Note: Completed and canceled tasks can still be edited. Move the task back to the Pending tab by changing its status to Planned, In review, In Progress, On hold, Extended, Waiting for client, Waiting for signatures or Waiting for agency.

To see all the tasks for a client, go to Clients > Accounts from the left menu bar, click on the client’s name, then go to the Workflow tab. Go to Pending Tasks and Completed Tasks to see all tasks for that account—as well as their statuses, assigned tags, progress, start dates, due dates and whether they’ve been assigned to you or another team member.

You can also view all tasks on the Workflow > Calendar page. Click Tasks to switch to a task-only view. Here's more on calendar views. 

De takenlijst

In de takenlijst zie je deze pictogrammen:

Dit betekent dat de taak terugkerend.

This means the task is overdue—the due date has passed and the status hasn’t yet been changed to Voltooid of Geannuleerd.

Je ziet ook deze kolomkoppen:

• ACCOUNT: Klik op de accountnaam om direct toegang te krijgen tot de details.

• TASK NAAM: Dit is de naam die jij of een teamlid aan de taak hebt gegeven.

• UITERSTE DATUM: Dit is de deadline voor het voltooien van de taak.

• STATUS: Tasks can be assigned Planned, In review, In Progress, On hold, Extended, Waiting for Signatures, Waiting for Client or Waiting for agency, or no status at all. To change the status of a task without editing it, hover your mouse over this column to display the statuses, then select the one you need.

• SUBTASKS: Het eerste cijfer is het aantal voltooide subtaken; het tweede is het totale aantal subtaken.

• Toegewezene(S): Dit vertelt je wie de taak toegewezen heeft gekregen.

• PRIORITEIT: Taken hebben een lage, hoge, gemiddelde of dringende prioriteit. Tags helpen je bij het prioriteren van de taken. Om de prioriteit van een taak te wijzigen zonder de taak te bewerken, ga je met je muis over de kolom om de prioriteitsniveaus weer te geven en selecteer je de prioriteit die je nodig hebt.

• Opdracht NAAM: Dit is de naam van de Opdracht waaraan de taak is gekoppeld. Klik op Opdracht om de details te bekijken en zo nodig wijzigingen aan te brengen.

• OMSCHRIJVING: Het schrijven van een beschrijving is optioneel en kan nuttig zijn.
• pijplijn: Als een taak is gekoppeld aan een Opdracht, zie je in welke pijplijn hij staat. Klik op de naam pijplijn om naar pijplijn te gaan.
• fase: Als een taak is gekoppeld aan een Opdracht, zie je in welke fase hij staat. Klik op de naam van de fase om naar de pijplijn te navigeren.
• TAGS: Kleurrijke tags kunnen toevoegen aan taken zodat je later kunt filteren.

Als je het tabblad Voltooid opent, zie je helemaal rechts nog twee kolomkoppen:

• COMPLETED DATE: This is the date the status of the task was changed to Completed.
• CANCELED DATE: This is the date the status of the task was changed to Canceled.

Om naar taken te zoeken, typ je een trefwoord in het zoekveld. 

Gebruik sorteren om bepaalde taken te vinden en je kunt dit ook doen tijdens het filteren en zoeken.

Om een lijst met taken te sorteren in de kolom Taaknaam of Einddatum , klik je op de pijl omhoog-omlaag naast de kolomkop.

Een takenlijst filteren

Filters zijn handig als je taken per type wilt bekijken. Filter bijvoorbeeld om alle achterstallige taken te vinden. Er zijn verschillende manieren om taken te filteren:

1. Op Toegewezene: Selecteer Mijn taken in de vervolgkeuzelijst aan de linkerkant om alleen de taken te zien die aan jou zijn toegewezen. Als je Alle taken selecteert, zie je alle taken waartoe je toegang hebt. Om alleen niet-toegewezen taken te zien, selecteer je Niet-toegewezen.

2. Door verschillende filterparameters. Lees meer over filterparameters. 

Om je takenlijst te filteren, klik je op de vervolgkeuzelijst + Filter linksboven op je Takenpagina en selecteer je de filter en de parameter:

• Als je is/in selecteert, worden taken weergegeven die de waarde bevatten die is geselecteerd in het filter.
• Selecteren van is niet/niet in geeft alle taken weer die de waarde niet bevatten die is geselecteerd in het filter.

Hier zijn de verschillende filters die je kunt toepassen:

• Accountnaam: Bekijk alleen de taken die horen bij specifieke accounts.
• Task assignee: See only the tasks assigned to specific team members.
• Pipeline and stage: See only the tasks in specific pipelines. Select a stage or stages from different pipelines to narrow the results even more. 
• Begindatum: Bekijk alleen de taken met een begindatum binnen een gespecificeerd tijdsbestek.
• Vervaldatum: Bekijk alleen de taken met een vervaldatum binnen een bepaald tijdsbestek.
• Tags: See only the tasks with specific tags.
• Priority: See only the tasks with a specific priority level (Low, High, Medium or Urgent).
• Task status: See only the tasks with a specific status (Planned, In review, In Progress, On hold, Extended, Waiting for Signatures, Waiting for Client or Waiting for agency) or no status at all.
• Datum aangemaakt: Bekijk alleen de taken die vandaag, vorige week, vorige maand, vorig kwartaal, vorig jaar of op een aangepaste datum zijn aangemaakt.
• Datum bijgewerkt: Bekijk alleen de taken die vandaag, vorige week, vorige maand, vorig kwartaal, vorig jaar of op een aangepaste datum zijn bijgewerkt.

Taken bewerken

Edit a task to change its status or account, check off subtasks, or rewrite the description. Tasks can be edited one at a time or in bulk.

Er zijn vijf manieren om een taak te bewerken:

• Click on the task name on the dashboard
• Klik op de gekoppelde taak op de kaartOpdracht of op de pagina Taken koppelen.
• Klik op de taaknaam op de Kalenderpagina
• Selecteer de taaknaam in de lijst Taken en klik op Bewerken.

• Change the assignee, start date, due date, priority or status in the Task list

Opmerking: Als je het account van een taak die is gekoppeld aan een Opdracht wijzigt, wordt de koppeling automatisch verbroken.

Taken in bulk bewerken

Om wijzigingen aan te brengen in verschillende taken:

1. Selecteer de taaknamen in een lijst Taken en klik vervolgens op Bewerken.

2. Voer uw wijzigingen door en klik vervolgens op OPSLAAN.

Denk eraan bij het in bulk bewerken van taken:

• U kunt geen bestanden toevoegen of verwijderen
• U kunt subtaken niet bewerken
• Je kunt geen opmerkingen bewerken, verwijderen of toevoegen
• De gegevens in alle ongewijzigde velden blijven hetzelfde

Bewerk een taak op zichzelf als je iets van het bovenstaande moet doen.

Taak audit trail

Het kan zijn dat je de geschiedenis van een taak wilt bekijken, dat wil zeggen alle gebeurtenissen die hebben plaatsgevonden met betrekking tot die taak.

TaxDomeMet het auditlogboek kun je bijhouden wanneer iemand een van de volgende acties op een taak heeft uitgevoerd:

• Veranderde de Toegewezene
• De naam veranderd
• De beschrijving gewijzigd
• Subtaken toegevoegd of verwijderd
• De prioriteit gewijzigd
• Changed the status
• De begindatum instellen of wijzigen
• De vervaldatum instellen of wijzigen
• Toegewezen of gewijzigde tags

Als u de geschiedenis van een taak wilt bekijken, klikt u op de drie puntjes uiterst rechts van de taaknaam in de lijst Taken en vervolgens op Audit Trailof klik op de Audit Trail link in de taak zelf.

Taakopmerkingen gebruiken

Tijdens het werken kom je misschien informatie tegen die je nodig hebt voor een specifieke taak. Noteer deze in de taakcommentaren. Zo krijgen de teamleden die aan de taak zijn toegewezen deze informatie te zien.

Een opmerking toevoegen aan een taak:

1. Klik op de naam van de taak of op de drie puntjes helemaal rechts ervan en selecteer Bewerken.

2. Klik in het veld Opmerkingen sectie op Opmerking toevoegen, klik op het tekstveld en typ de opmerking.

3. Klik op OPSLAAN om je wijzigingen te bewaren. Het commentaar, samen met de datum en naam van het teamlid dat het commentaar schreef, wordt dan opgeslagen in de taak. Als je het commentaar niet langer nodig hebt, klik je op het prullenbakpictogram rechts ervan om het te verwijderen.

Een takenlijst afdrukken

Om een takenlijst af te drukken, klik je op het afdrukpictogram in de rechterbovenhoek.

Standaard geeft een takenlijst 25 items per pagina weer. Als je er meer wilt afdrukken, selecteer dan hoeveel je er wilt afdrukken in het menu Rijen per pagina linksonder.

Je browser zal je vragen om de lijst af te drukken, inclusief de huidige datum en tijd.

Taken verwijderen

Volg deze stappen om een taak volledig te verwijderen:

1. Klik op de drie puntjes uiterst rechts van de taaknaam en klik vervolgens op Verwijderen.

2. Klik op DELETE in het pop-upvenster Bevestiging verwijderen.