Handtekeningen (geavanceerd): gekwalificeerde en geavanceerde elektronische handtekeningen (QES en AdES)

Europese bedrijven kunnen volledig voldoen aan de vereisten voor handtekeningen in de Europese Unie door gekwalificeerde elektronische handtekeningen (QES) of geavanceerde elektronische handtekeningen (AdES) aan te vragen op TaxDome. In dit artikel leggen we uit hoe u een handtekening aanvraagt met QES/AdES.

Hier behandeld:

• QES/AdES
• Geld toevoegen aan de balans van je bedrijf
• QES/AdES handtekening aanvragen
• Hoe QES/AdES prijzen werken

QES/AdES

Een gekwalificeerde elektronische handtekening (QES) voldoet aan de hoogste normen voor elektronische handtekeningen en voldoet aan de eisen van Europese regelgevende instanties (eIDAS). QES heeft dezelfde juridische waarde en hetzelfde effect als een handgeschreven handtekening.

De geavanceerde elektronische handtekening (AdES) werkt vergelijkbaar met QES en volgt hetzelfde proces als TaxDome. In tegenstelling tot QES maakt AdES echter geen gebruik van een gekwalificeerd certificaat om de identiteit van de ondertekenaar te verifiëren. Als gevolg hiervan wordt AdES over het algemeen als minder juridisch bindend beschouwd dan QES.

Zo werkt het:

1. Ga naar Instellingen > Bedrijfsinstellingen in de linker menubalk en controleer of de optie QES / AdES verificatie weergeven als optie is ingeschakeld in de Handtekeningen sectie en bewerk vervolgens uw QES/AdES providers.

2. Geld toevoegen aan het saldo van je bedrijf. Dit zijn de prijzen voor elke handtekeningverificatie.

3. Upload het document dat ondertekend moet worden en schakel QES/ AdES in bij het aanvragen van handtekeningen.

4. Bij het ondertekenen wordt je klant gevraagd een provider te selecteren en hun identiteit te verifiëren. Afhankelijk van de geselecteerde provider, kunnen ze worden gevraagd om hun mobiele telefoon en het persoonlijke identiteitsnummer, website (app) van de provider te gebruiken.

Je ontvangt een Inbox+ melding wanneer een klant het document ondertekent.

Het document dat is ondertekend met QES/AdES kan niet worden bewerkt en krijgt het volgende stempel:

Geld toevoegen aan de balans van je bedrijf

Afhankelijk van uw behoeften kunt u verschillende bedragen toevoegen aan het saldo van uw bedrijf. Ga naar Instellingen > Bedrijfsbalans in de linker menubalk, selecteer het bedrag en klik op Kopen. Dit kan worden gedaan door een bedrijfseigenaar, beheerder of een medewerker met de optie Bedrag bedrijfsbalans toegangsrechten.

Ga voor meer informatie over de kosten van QES/AdES naar sectie hieronder.

QES/AdES handtekening aanvragen

Een handtekening aanvragen met QES/AdES:

1. Upload het document naar de map Firm docs gedeeld met klant, klik op de drie puntjes uiterst rechts van de naam van het document en klik vervolgens op Handtekening aanvragen.

2. Schakel QES/ AdES in. De lijst met ondertekenaars wordt weergegeven.

• Klik en houd de zes puntjes links ingedrukt om de volgorde van de ondertekenaars te wijzigen. Ondertekenaars zullen tekenen in de geselecteerde volgorde en de volgende ondertekenaar kan pas tekenen als de vorige heeft getekend. Je kunt de volgorde niet meer wijzigen als het document eenmaal verzonden is.
• Klik op X rechts om een ondertekenaar te verwijderen.

Vervolgens hoef je geen sjablonen of handtekeningvelden te slepen, maar klik je gewoon op Verzenden en reserveren.

Let op! Als u een vertegenwoordiger van een bedrijf toevoegt als ondertekenaar, moet deze ook ondertekenen met QES/AdES in de geselecteerde volgorde.

Hoe QES/AdES prijzen werken

Zodra u de QES/AdES handtekening hebt aangevraagd, wordt er €10 per ondertekenende contactpersoon en voor de handtekening van de vertegenwoordiger van het bedrijf gereserveerd van uw saldo voor het bedrijf ( als u bijvoorbeeld handtekeningen aanvraagt van een vertegenwoordiger van het bedrijf en een klant, wordt er €20 gereserveerd). Als dit bedrag niet wordt gebruikt (bijv. annulering van een handtekeningaanvraag voordat de handtekening is geverifieerd), wordt het volledig teruggestort.

Tip: Om geld te besparen kun je verschillende documenten van één klant samenvoegen en gebruiken voor één QES/AdES aanvraag.

Als je klant het document ondertekent, wordt het geld teruggestort minus de kosten voor het verifiëren van de handtekeningen.

Elke prijs voor het verifiëren van handtekeningen hangt af van de provider die de klant selecteert bij het ondertekenen: