Documenten importeren uit FileCabinet

Hoewel FileCabinet CS op dit moment geen geautomatiseerde documentimport naar TaxDome ondersteunt, heeft een lid van onze Facebook Community een oplossing ontwikkeld om het overdrachtsproces te versnellen en gedeeltelijk te automatiseren, zodat je niet elk document afzonderlijk hoeft af te drukken naar TaxDome. Met toestemming van de deelnemer hebben we deze oplossing beschreven en we bedanken hem voor zijn bereidheid om deze kennis met andere bedrijfseigenaren te delen.

Documenten importeren

FileCabinet heeft een beperking bij het exporteren van bestanden: het kan de mappenstructuur van elke klant niet behouden. Om deze beperking te omzeilen, kunt u de bestanden van elke klant exporteren zonder de structuur en vervolgens een .exe bestand om automatisch mappen te maken en de bestanden te sorteren op basis van hun bestandsnamen.

Opmerking! Om documenten te importeren van FileCabinet naar TaxDome, moet u elke klant afzonderlijk behandelen. Dit betekent dat u de onderstaande stappen voor elke klant moet herhalen.

Stap 1. Exporteer alle bestanden van een klant

Alle PDF's voor een individuele klant exporteren naar een tijdelijke map, zoals C:ŸDocumenten.

Stel bijvoorbeeld dat je oorspronkelijke mappenstructuur voor John Doe (een denkbeeldige klant) er als volgt uitziet:

├── John Doe/
        ├── Belastingaangifte/
        │ ├── 2022/
        │ ├── belastingaangifte_2022_john.pdf
       │ ├── 2021/
        │ ├── tax_return_2021_john.pdf
       ├── Contracts/
        │ ├── contract_2022.pdf
       ├── Rapporten/
        │ ├── report_2022.pdf

Na het exporteren naar een tijdelijke map, C:ŸDocumenten zal de volgende bestanden bevatten zonder enige mapstructuur:

    ├── tax_return_2022_john.pdf
   ├── tax_return_2021_john.pdf
   ├── contract_2022.pdf
   ├── verslag_2022.pdf

Stap 2. Voer het script my.exe uit

mijn.exe is een script dat de volgende acties uitvoert:

Navigeert naar de map (C:\Top Documenten) die de bestanden bevat.
Zoekt naar bestanden met specifieke patronen in hun namen.
Maakt mappen voor elk patroon.
Verplaatst de corresponderende bestanden naar de juiste mappen.

1. Download het bestand my.exe dat is gemaakt door een lid van de TaxDome community.

2. Voer uit. mijn.exe vanaf uw lokale computer (dubbelklik erop) om automatisch de juiste mappen te maken en de geëxporteerde PDF's daarin te plaatsen.

Bijvoorbeeld, met de vier bovengenoemde bestanden, zal na het uitvoeren van het script de mappenstructuur op je computer als volgt worden hersteld:

    ├── Belastingaangifte/
    │ ├── 2022/
    │ ├── belastingaangifte_2022_john.pdf
   │ ├── 2021/
    │ ├── tax_return_2021_john.pdf
   ├── Contracts/
    │ ├── contract_2022.pdf
   ├── Rapporten/
    │ ├── report_2022.pdf

Stap 3. Verplaats mappen naar de map klant TaxDome

1. Maak de account klant aan met dezelfde namen als in de mappenstructuur. Als we doorgaan op het bovenstaande voorbeeld, moeten we een John Doe account aanmaken in TaxDome.

Let op! Als je de structuur uit stap 2 wilt toepassen, schakel dan tijdens het aanmaken een mapsjabloon (item 6) uit.

2. Upload de mappen die door het script zijn aangemaakt naar de map klant met behulp van het web portaal.

De mappenstructuur in het web portaal ziet er als volgt uit. Merk op dat de map klant-geüploade documenten automatisch wordt aangemaakt wanneer de klant wordt aangemaakt en niet kan worden verwijderd.

Nadat je klaar bent met één klant, wis je de C:ŸDocumenten map en herhaal het proces voor de volgende klant.

Documenten importeren uit FileCabinet