Team beheren (Use Case): licentie de teamcapaciteit

Het beoordelen van de toegewezen tijd voor een Opdracht versus de werkelijk bestede tijd is cruciaal voor het behouden van efficiëntie en winstgevendheid, vooral in grotere bedrijven. Dit artikel leidt je door de functies van TaxDome die ontworpen zijn om je te helpen de capaciteit van je team nauwkeurig te licentie en te beheren.

Planning van de teamcapaciteit, uitgelegd

Sommige taken kosten meer tijd en moeite; ze vereisen misschien de aandacht van meer gekwalificeerde teamleden. Als je tijdregistratie gebruikt of wilt gaan gebruiken, kun je met TaxDome de teamcapaciteit licentie analyseren aan de hand van de volgende concepten:

• Tijdsbudget: De tijd die is toegewezen aan een bepaalde Opdracht. Als je een bedrijfseigenaar bent, kun je andere teamleden de toegang tot en het wijzigen ervan beperken.
• Bijgehouden tijd: Alle tijdsvermeldingen gekoppeld aan Opdracht bij elkaar opgeteld.
• Tijdvariantie: Het verschil tussen het tijdbudget en de gevolgde tijd. 
• Bestede tijd budget: De hoeveelheid gevolgde tijd gerelateerd aan het tijdbudget (in %).

Als het tijdbudget bijvoorbeeld 2 uur is en de gevolgde tijd 1 uur, dan zal de tijdvariantie 1 uur zijn en de bestede budgettijd 50%.

In het algemeen ziet het hele proces van het plannen van de teamcapaciteit er als volgt uit:

1. Wanneer de Opdracht wordt aangemaakt, stelt de verantwoordelijke persoon het tijdbudget ervoor in (dit kan van tevoren worden gedaan met behulp van Opdracht sjablonen).

2. Teamleden houden de tijd bij terwijl ze aan hun toegewezen taken werken. Tijdsvermeldingen voor een Opdracht worden automatisch opgeteld.

3. Zodra de Opdracht klaar is, kan de verantwoordelijke persoon het verschil tussen de geplande en de bestede tijd zien en analyseren. 

In TaxDome kun je deze functie gebruiken om:

• Maak het geschatte budget zichtbaar en gebruik het om taken onder de teamleden te verdelen. Je kunt bijvoorbeeld een tijdrovender en belangrijker Opdracht toewijzen aan een meer ervaren teamlid en achterwaarts. 
• Beslis aan wie je een Opdracht moet toewijzen, rekening houdend met de huidige werkbelasting van elk teamlid uitgedrukt in de Opdracht budgeturen of in de tijdvariantie.
• Analyseer hoe je teamleden in de afgelopen periode hebben gepresteerd en of iemand overbelast was.

Voordat u begint

Voordat je begint met het plannen van de teamcapaciteit, moet je rekening houden met het volgende:

• Zorg ervoor dat alle teamleden de tijd invoeren tijdens het werken aan taken: als je medewerkers de tijd niet bijhouden tijdens het werken aan taken, kun je alleen het tijdbudget in uren instellen, maar niet de werkelijk bestede tijd analyseren of rapporten maken. Capaciteitsplanning is het meest effectief als iedereen in het team de tijd direct bijhoudt vanaf de Opdracht kaart. Of ze kunnen tijdregistraties handmatig aan taken koppelen.

• Toegangsrechten instellen: Standaard kunnen alleen de bedrijfseigenaar en de beheerders het tijdbudget beheren. Als je echter wilt dat je teamleden verantwoordelijk zijn voor het tijdbudget wanneer ze taken aanmaken of dat ze de toegewezen tijd kunnen vergelijken met de tijd die ze al hebben besteed, kun je een toegangsrecht Tijdbudget beheren voor hen inschakelen. Om hen toegang te geven tot de capaciteitsplanning dashboard in de rapportage, schakelt u ook de optie Rapportage bekijken voor hen in.

Tijdsbudget voor taken instellen

Het opstellen van een tijdbudget is een essentiële stap in de capaciteit van het planningsteam omdat je deze gegevens nodig hebt om te vergelijken en te analyseren. Als je na het analyseren begrijpt dat de tijdafwijking meestal groot is, kun je het tijdbudget voor toekomstige opdrachten wijzigen. 

Een tijdbudget kan op elk moment op een van de volgende manieren worden ingesteld:

• Van de Opdracht kaart: Open de kaart Opdracht en vul het veld Tijdsbudget in uren en minuten in.

• Ga naar de lijst Opdracht : Ga naar Workflow > Jobs en bewerk de waarde van de kolom Time budget rechts in de tabel. Als je de kolom niet ziet, controleer dan of deze verborgen is.

• Van de Opdrachtsjabloon. Het is een goed idee om het tijdbudget meteen in te stellen op Opdrachtsjabloon voor gewone taken en taken die volgens de planning zijn aangemaakt. Op die manier wordt het automatisch ingevuld voor alle nieuwe taken die met deze sjabloon worden gemaakt.

Tijdsvariantie analyseren

Zodra het tijdbudget is ingesteld op Opdracht en de tijdboekingen zijn gekoppeld, is het tijd om de tijdvariantie te analyseren. Er zijn verschillende manieren om dit te doen:

• In de Opdracht kaart (voor één Opdracht)
• In de takenlijst (voor meerdere taken)
• Op pijplijn (voor taken die worden uitgevoerd)
• Op de pagina Capaciteitsplanning dashboard (voor meerdere taken over een bepaalde periode)

Tijdvariantie weergegeven op de Opdracht kaart

Je kunt de tijdsverschillen altijd direct op de kaart Opdracht zien in de Tijdinvoer sectie.

Tijdsverschil weergegeven in de takenlijst

Je kunt de tijdsverschillen voor meerdere taken zien in de lijst Opdracht , die je kunt openen door te gaan naar Workflow > Taken in het menu aan de linkerkant. Hier heb je kolommen met tijdbudget, gevolgde tijd, tijdvariantie en bestede budgettijd en bijpassende filters. Dit is de beste manier om de tijdsverschillen onderweg te analyseren als je wilt controleren aan wie je een nieuwe Opdracht moet toewijzen of om actieve taken te identificeren die buiten het budget vallen en indien nodig actie te ondernemen.

Als je bijvoorbeeld alle actieve taken wilt vinden waarbij de gevolgde tijd aanzienlijk hoger is dan het tijdbudget en wilt begrijpen wat de reden hiervoor is, filter je taken op'Bestede tijd budget > 100'. 

Tijdvariantie weergegeven in de pijplijn

Een andere manier om tijdvariantie te zien is om de tijdbudgetgegevens te tonen op Opdracht kaarten in de pijplijn. Dit kan handig zijn om problemen te identificeren terwijl het team aan taken werkt. Dit kan worden ingeschakeld in de instellingenpijplijn voor elke pijplijn afzonderlijk.

Tijdsvariatie op de capaciteit dashboard

Capaciteitsplanning vooraf dashboard is een geweldig hulpmiddel voor het analyseren van tijdsverschillen over een afgelopen periode. Je kunt zien wie overbelast was of wie meer of minder verantwoordelijkheid nam dan de anderen. Om de dashboardga naar Rapportage > Dashboards en selecteer Capaciteitsplanning.