Tijd invoeren (Basis): Factuur tijd

Dit artikel gidst je door alle manieren om betaald te krijgen voor de bijgehouden tijd: leer hoe je facturen kunt uitschrijven voor alle voltooide urenregistraties.

Voordat u begint

Voordat je begint met het maken van facturen op basis van bijgehouden tijd, is het essentieel om de verschillende benaderingen te begrijpen die je kunt gebruiken voor tijdregistratie binnen TaxDome. Hier zijn twee primaire methoden:

• Vooraf een factuur maken
• Eerst tijd bijhouden en dan een factuur maken

Vooraf een factuur maken

De eerste optie die je hebt is om het proces in gang te zetten door vooraf een factuur te maken of je klant te vragen om een vooruitbetaling te doen. Daarna kun je dit proces volgen:

1. Als jij of je teamleden aan taken werken, houd dan zorgvuldig bij hoeveel tijd je aan elk ervan besteedt met behulp van een tijdregistratiesysteem. 

2. Controleer regelmatig de bijgehouden tijd ten opzichte van de oorspronkelijke factuur om er zeker van te zijn dat deze alle bestede tijd voldoende dekt. Je kunt altijd de niet gefactureerde tijd van je team zien voor elke klant in de tabbladen Facturen of Betalingen van hun profiel.

3. Afhankelijk van de situatie kun je ervoor kiezen om:

• Maak een extra factuur als er extra tijd wordt besteed
• Geef een terugbetaling of laat het staan op de klant's balans als de initiële factuur/ vooruitbetaling hoger is dan de werkelijk bestede tijd.

4. Zodra u tevreden bent, markeert u de factuur als gefactureerd om een nauwkeurige financiële administratie bij te houden.

Track time first, then create invoice

1. Na het voltooien van de bijgehouden taken of projecten kun je direct een factuur maken op basis van de bij elkaar opgetelde gefactureerde tijd.
2. Controleer de factuurgegevens op juistheid voordat je de factuur afrondt en verstuurt naar klant.

Create invoices from time entry list

Teamleden met toegangsrechten voor Facturen beheren kunnen bijgehouden tijd factureren door rechtstreeks vanuit tijdboekingen een factuur te maken:

1. Ga naar Facturering > Tijdboekingen of het tabblad Facturen > Tijdboekingen binnen een klant account. 

Tip! Je kunt filters gebruiken om gemakkelijker de juiste facturen te vinden. Klik op Filter rechtsboven in de lijst met tijdvermeldingen en selecteer de klant, de Factureerbaar type en Unbilled status. 

2. Selecteer een of meer tijdvermeldingen voor een enkele klant. Selecteer in de lijst met tijdvermeldingen tijdvermeldingen met de bijbehorende klant .   

3. Klik linksboven op Factuur maken. Je ziet nu de werkbalk Factuur maken met de tijdvermeldingen die zijn toegevoegd als regelitems. Je kunt indien nodig elk van de regelitems bewerken.

4. Vul de zijbalk Factuur maken in en klik op Maken.

Denk eraan:

• Je kunt een factuur maken voor meerdere tijdregistraties tegelijk, maar alleen voor één klant account.
• Het maken van een factuur is alleen mogelijk voor tijdboekingen die Factureerbaar zijn en de optie Niet gefactureerd hebben status
• Zodra je een factuur aanmaakt, verandert status van Niet gefactureerd in Gefactureerd.
• De service en omschrijving voor de tijdregistratie worden geconverteerd naar de service en omschrijving voor het regelitem. Merk op dat je de omschrijving niet ziet als deze is uitgeschakeld in de regelitems instellingen.
• Als je een factuur maakt voor een aantal tijdregistraties met dezelfde service, hetzelfde tarief en dezelfde omschrijving, worden deze samengevoegd tot één regel.
• Het bewerken van een regel in de factuur heeft geen invloed op de urenregistratie (bijv. het wijzigen van het tarief in de regel van de factuur heeft geen invloed op het tarief in de urenregistratie).
• Op dezelfde manier heeft het bewerken van een tijdsvermelding na het maken van een factuur geen invloed op de factuur.
• Als je een sjabloon toepast terwijl je een factuur maakt, wordt regelitems uit de sjabloon toegevoegd aan de sjablonen die al in de factuur zijn opgenomen. Als de sjabloon geen regelitems bevat, wordt regelitems op de factuur niet verwijderd.

Tip! Als je niet wilt dat je klanten alle diensten ziet die je hebt gebruikt om je werk te registreren op de factuur en je wilt dat ze alleen het eindbedrag zien, noteer dan na het selecteren van de tijdvermeldingen en het maken van de factuur ergens het totaalbedrag. Verwijder vervolgens regelitems in de factuur en voeg het totaalbedrag handmatig toe aan het veld Subtotaal. Merk op dat de tijdvermeldingen dan nog steeds als Gefactureerd worden gemarkeerd.

Create invoices from WIP page (Clear out WIP)

Op de pagina Werk in uitvoering (WIP ) kun je alle onbetaalde factureerbare tijd invoeren gegroepeerd per klant account. Van hieruit kun je snel facturen aanmaken:

1. Ga naar Facturering > WIP in de linker menubalk en klik op Factuur maken voor een klant.

2. Selecteer welke onbetaalde factureerbare uren voor deze klant gefactureerd moeten worden en klik vervolgens op Doorgaan met factureren.

3. In de zijbalk Factuur maken worden tijdvermeldingen toegevoegd als regelitems. U kunt indien nodig elk van de regelitems bewerken.

4. Vul de zijbalk Factuur maken in en klik op Maken.

Denk eraan:

• Zodra je een factuur aanmaakt, verandert status van de tijdsvermelding van Niet gefactureerd in Gefactureerd en worden deze tijdsvermeldingen verwijderd van de WIP pagina
• De service en omschrijving voor de tijdregistratie worden geconverteerd naar de service en omschrijving voor het regelitem. Merk op dat je de omschrijving niet ziet als deze is uitgeschakeld in de regelitems instellingen.
• Als je een factuur maakt voor meerdere tijdregistraties met dezelfde service, hetzelfde tarief en dezelfde omschrijving, worden deze samengevoegd tot één regelitem.
• Het bewerken van een regel in de factuur heeft geen invloed op de urenregistratie (bijv. het wijzigen van het tarief in de regel van de factuur heeft geen invloed op het tarief in de urenregistratie).
• Op dezelfde manier heeft het bewerken van een tijdsvermelding na het maken van een factuur geen invloed op de factuur.
• Als je een sjabloon toepast terwijl je een factuur maakt, wordt regelitems uit de sjabloon toegevoegd aan de sjablonen die al in de factuur zijn opgenomen. Als de sjabloon geen regelitems bevat, wordt regelitems op de factuur niet verwijderd.

Tijdsvermeldingen markeren als gefactureerd