Tijd invoeren (Basis): Factuur tijd

Dit artikel gidst je door alle manieren om betaald te krijgen voor de bijgehouden tijd: leer hoe je facturen kunt uitschrijven voor alle voltooide urenregistraties.

Hier behandeld:

• Voordat u begint
  • Vooraf een factuur maken
  • Eerst tijd bijhouden en dan een factuur maken
• Facturen maken vanuit de lijst met tijdboekingen
• Creating invoices for billable time entries from the WIP page
• Tijdboekingen markeren als gefactureerd

Voordat u begint

Voordat je begint met het maken van facturen op basis van bijgehouden tijd, is het essentieel om de verschillende benaderingen te begrijpen die je kunt gebruiken voor tijdregistratie binnen TaxDome. Hier zijn twee primaire methoden:

• Vooraf een factuur maken
• Eerst tijd bijhouden en dan een factuur maken

Vooraf een factuur maken

De eerste optie die je hebt is om het proces in gang te zetten door vooraf een factuur te maken of je klant te vragen om een vooruitbetaling te doen. Daarna kun je dit proces volgen:

1. As you or your team members work on jobs and tasks, diligently track the time spent on each of them using time tracker. 

2. Periodically review the tracked time against the initial invoice to ensure it adequately covers all the time expended. You can always see your team's unbilled time for each client in their profile's Invoices or Payment tabs.

3. Afhankelijk van de situatie kun je ervoor kiezen om:

• Maak een extra factuur als er extra tijd wordt besteed
• Geef een terugbetaling of laat het staan op de klant's balans als de initiële factuur/ vooruitbetaling hoger is dan de werkelijk bestede tijd.

4. Zodra u tevreden bent, markeert u de factuur als gefactureerd om een nauwkeurige financiële administratie bij te houden.

Eerst tijd bijhouden en dan een factuur maken

1. Na het voltooien van de bijgehouden taken of projecten kun je direct een factuur maken op basis van de bij elkaar opgetelde gefactureerde tijd.
2. Controleer de factuurgegevens op juistheid voordat je de factuur afrondt en verstuurt naar klant.

Facturen maken vanuit de lijst met tijdboekingen

Teamleden met toegangsrechten voor Facturen beheren kunnen bijgehouden tijd factureren door rechtstreeks vanuit tijdboekingen een factuur te maken. Dit is hoe het proces werkt:

1. Go to the  Invoices > Time Entries or to the Time Entries subtab of the Invoices tab inside a client account. 

Tip! you can use filters to ease up finding the appropriate invoices. Click Filter on the top right of the time entries list and select the client, the Billable type and Unbilled invoice status. 

2. Selecteer een of meer tijdregistraties voor een enkele klant. 

3. Klik linksboven op de knop Factuur maken. Je ziet de pagina Factuur maken met tijdsvermeldingen die zijn toegevoegd als regelitems. Je kunt indien nodig elk van de regelitems bewerken.

4. Vul de pagina Factuur maken in en klik op Maken.

Denk eraan:

• Je kunt een factuur maken voor meerdere tijdregistraties tegelijk, maar alleen voor één klant account.
• Creating an invoice is possible only for time entries that are Billable and have the Unbilled status
• Once you create an invoice, the time entry's status changes from Unbilled to Billed
• De service en beschrijving voor de tijdregistratie worden geconverteerd naar de service en beschrijving voor het regelitem.
• Als je een factuur maakt voor een aantal tijdregistraties met dezelfde service, hetzelfde tarief en dezelfde omschrijving, worden deze samengevoegd tot één regel.
• Het bewerken van een regel in de factuur heeft geen invloed op de urenregistratie (bijv. het wijzigen van het tarief in de regel van de factuur heeft geen invloed op het tarief in de urenregistratie).
• Op dezelfde manier heeft het bewerken van een tijdsvermelding na het maken van een factuur geen invloed op de factuur.
• If you apply a template while creating an invoice, line items from the template will be added to those already included in the invoice. If there are no line items in the template, line items included in the invoice won't be erased

Creating invoices for billable time entries from the WIP page

Denk eraan:

• Once you create an invoice, the time entry's status changes from Unbilled to Billed and these time entries will be removed from the WIP page
• De service en beschrijving voor de tijdregistratie worden geconverteerd naar de service en beschrijving voor het regelitem.
• Als je een factuur maakt voor meerdere tijdregistraties met dezelfde service, hetzelfde tarief en dezelfde omschrijving, worden deze samengevoegd tot één regelitem.
• Het bewerken van een regel in de factuur heeft geen invloed op de urenregistratie (bijv. het wijzigen van het tarief in de regel van de factuur heeft geen invloed op het tarief in de urenregistratie).
• Op dezelfde manier heeft het bewerken van een tijdsvermelding na het maken van een factuur geen invloed op de factuur.
• If you apply a template while creating an invoice, line items from the template will be added to those already included in the invoice. If there are no line items in the template, line items included in the invoice won't be erased

Tijdboekingen markeren als gefactureerd