Chats (Basis): Bekijken, afdrukken, archiveren, verwijderen

TaxDome geeft je veel hulpmiddelen om je klanten berichten te beheren en bij te houden. Je kunt alle antwoorden tegelijk bekijken of alleen van één klant. U kunt ook uw chats archiveren, heropenen en verwijderen, uitzoeken wanneer een klant een bericht heeft ontvangen en nog veel meer.

Beantwoorden van klant berichten

Teamleden ontvangen een e-mail en een melding in hun Inbox+ wanneer een van de aan hen toegewezen klanten een nieuwe chat thread aanmaakt, antwoordt op een chat of een taak wijzigt. 

Telkens wanneer iemand antwoordt op een onderwerp, wordt de Inbox+ wordt de melding bijgewerkt; er wordt slechts één melding per chat thread weergegeven. Als er een nieuw bericht in een thread is, wordt de melding bijgewerkt en verplaatst deze zich naar boven. (Hier vind je meer informatie over meldingen.)

Om het meest recente bericht te bekijken en erop te reageren, klikt u op de naam van de thread of op de koppeling Ga naar....

Opmerking: Wijzig je meldingsvoorkeuren wanneer dat nodig is.

Bekijk en beantwoord de chat van een klantdoor naar het tabblad Communicatie in hun account te gaan. In dat tabblad gebeurt alles in realtime, net als bij DM's. Klik op een thread om deze te bekijken.

In chatgesprekken kun je:

• Berichten in het invoerveld schrijven
• Stuur een bericht door op ctrl + enter te drukken op Windows of cmd + enter op Mac
• Bekijk en download klant-geüploade bestanden
• Geüploade bestanden toevoegen, bekijken, downloaden en verwijderen
• Maak klant verzoeken aan en koppel de bestaande verzoeken aan chatthreads
• Toevoegen, controleren en afvinken van klant taken

Als je een reactie ontvangt van een klant wiens account andere gebruikers bevat ( twee of meer contactpersonenwaarbij Aanmeldenis ingeschakeld), weet jealtijd wie er reageert op chat thread, omdat de naam van de contactpersoon wordt weergegeven als de auteur.

Bekijk alle klant account chats 

Als u alle chatgesprekken voor een klant account wilt bekijken, gaat u naar klanten, selecteert u de account en opent u het tabblad Communicatie . De cirkel rechts van het tabblad Communicatie geeft aan hoeveel ongelezen chats en sms-berichten een account heeft. De groene stip op het tabblad Chats toont ongelezen threads eronder.

De chatpagina toont alle chats voor de account klant en sorteert ze chronologisch op de meest recente reactie. Er is ook een pagina voor SMS-communicatie .

Dit is wat er op de chatpagina staat:

1. Ongelezen en Gelezen secties. Discussies met ongelezen berichten staan bovenaan. Een thread is gelezen als minstens één lid van het bedrijf alle berichten in de thread leest. Als je alle berichten hebt gelezen, verdwijnen de namen van sectie . 
2. Status en auteur. Discussies met ongelezen berichten worden gemarkeerd met een groen pictogram en een punt, terwijl gelezen discussies worden gemarkeerd met een paars pictogram en gearchiveerde discussies worden gemarkeerd met een grijs pictogram. Je kunt ook de naam zien van de persoon die het laatste bericht in een thread heeft verzonden.
3. Onderwerp en reactietijd. Dit toont de inhoud van het laatste bericht en de datum/tijd waarop het is verzonden, of er bijgevoegde documenten zijn en of klant taken in een thread zitten.
4. klant taken status. Dit laat zien hoeveel taken in de thread zijn voltooid van het totale aantal taken. Het aantal onvoltooide taken is blauw gemarkeerd en de voltooide taken zijn grijs gemarkeerd.
5. Filteren. Filter chatthreads op tijdsinterval, klant voltooide taken of thread status (zie hieronder).

Chatgesprekken filteren

U kunt uw chattraden filteren voor een klant account door alleen de relevante te tonen. Door te filteren kunt u bijvoorbeeld snel alle threads vinden met onvoltooide klant taken of de threads die zijn gearchiveerd. Er zijn drie manieren om te filteren:

• Tijdsinterval: bekijk chatthreads met antwoorden of klant taken die zijn gemaakt tijdens een specifiek tijdsinterval.
• klant taken: bekijk chatthreads met Onvoltooide of Voltooide klant taken, of selecteer Alles om threads met alleen klant taken te zien.
• Status: bekijk alleen chatgesprekken met de optie Actief of Gearchiveerd status .

Als u een lijst wilt filteren, klikt u op  Filter in de rechterbovenhoek, selecteer de gewenste filters en klik vervolgens op Toepassen. Je kunt zo veel of zo weinig filters toepassen als nodig is. 

Zodra je de geselecteerde filters hebt toegepast, wordt de lijst dienovereenkomstig verkleind. De geselecteerde filters worden bovenaan de Filterbalk weergegeven. Je kunt de filters eenvoudig wijzigen door ze toe te voegen of te verwijderen; klik anders op Reset om ze allemaal te wissen en opnieuw te beginnen. Hier vind je meer informatie over het toepassen van filters.

Chatgesprekken koppelen aan vacatures

Door chathreads aan jobs te koppelen, krijg je gemakkelijk toegang tot verbonden conversaties vanaf pijplijnen en kun je snel details, klant verzoeken en to-do's bekijken. 

Om een nieuwe Opdracht te koppelen, ga naar het tabblad Gekoppelde taken van een thread en klik op Koppelen aan Opdracht, selecteer een of meer taken door op de selectievakjes aan de linkerkant te klikken en klik vervolgens op Opslaan. Gebruik het zoekveld om een bepaalde Opdracht te vinden of klik op de pijlen omhoog/omlaag om taken op naam of pijplijnen te sorteren.

Alle gekoppelde taken worden weergegeven op het tabblad Gekoppelde taken. Klik op X rechts van de naam Opdracht om de koppeling op te heffen of klik op de naam Opdracht om de details op een nieuwe pagina te bekijken.

Verzenden/linken klant verzoeken

Met chats kun je rechtstreeks vanuit threads klant verzoeken sturen. Op deze manier kun je, wanneer je begrijpt dat je aanvullende informatie of documenten nodig hebt, deze direct aanvragen vanuit de chat thread.

• Om een nieuw verzoek aan te maken en te koppelen aan de chat thread:

1. Klik op klant verzoek.
2. Selecteer Nieuw klant verzoek.
3. Volg de vereiste stappen om een nieuw klant verzoek aan te maken.

• Een bestaand verzoek of verzonden verzoeken koppelen aan klant:

1. Klik op klant verzoek.
2. Selecteer Selecteer uit bestaande.
3. Schakel de selectievakjes in naast alle klant verzoeken die je nodig hebt en klik op Verzenden.

Je klanten ziet het voorbeeld van het verzoek (de naam en het pictogram) en een directe link ernaar:

Je berichten bewerken

Teamleden kunnen berichten bewerken die ze in de afgelopen 24 uur hebben verzonden. Dus als je wijzigingen moet aanbrengen in een bericht:

1. Open een chat thread.

2. Klik op de drie puntjes rechts van het bericht en selecteer Bewerken.

3. Maak de gewenste bewerkingen in het tekstveld en druk vervolgens op ✔ om de wijzigingen te behouden of op X om ze te negeren.

Opmerking! Berichten bewerken is niet beschikbaar voor je klanten. Je kunt ook geen berichten bewerken die door anderen zijn verzonden.

Uw berichten verwijderen

Alleen een bedrijfseigenaar en een beheerder kunnen hun eigen berichten verwijderen. Om dit te doen:

1. Open een chat thread.

2. Klik op de drie puntjes rechts van het bericht en selecteer Verwijderen.

Opmerking! Als u een bericht met bijgevoegde documenten verwijdert, worden deze documenten ook verwijderd van het tabblad Documenten van chat thread.

Zien welke berichten zijn ontvangen en gelezen

Grijze of groene vinkjes verschijnen naast elk bericht dat jij of een van de teamleden heeft verzonden. Alle teamleden zien altijd of het bericht van de firma werd gelezen door een klant, ongeacht wie het heeft verzonden.

Dit is wat de vinkjes betekenen:

Het bericht is succesvol verzonden.

De klant heeft het bericht gelezen. Als er meerdere gebruikers zijn gekoppeld aan de klant account, geven groene vinkjes aan dat ten minste één het bericht heeft gelezen.

Op klant kunnen ze niet zien of je hun berichten hebt gelezen. Daarom hoef je je niet onder druk te voelen om meteen te reageren, anders denken ze dat je ze negeert. 

Filter je accountlijst om te zien welke klanten open vragen of ongelezen berichten heeft:

1. Ga naar klantenen klik vervolgens op Filter.

2. Selecteer Chats in de vervolgkeuzelijst en vink de optie van uw voorkeur aan:

• Actief: alle accounts met actieve chatgesprekken.
• Ongelezen: alle accounts met ongelezen chatgesprekken.
• Gearchiveerd: alle accounts met gearchiveerde chatgesprekken.

Chats afdrukken

Als u een chat thread wilt afdrukken, klikt u op de drie puntjes uiterst rechtsboven in het chatvenster en selecteert u Afdrukken in het vervolgkeuzemenu.

Chatgesprekken archiveren en heropenen

Als je eenmaal alle informatie hebt ontvangen die je nodig hebt van een klant in een chat thread, archiveer of verwijder deze dan om rommel te voorkomen. Wanneer u een chat thread archiveert, hebt u er nog steeds toegang toe. Als er echter nog onvolledige taken op staan, kunnen klanten deze niet meer bekijken op hun dashboard.

Als u chatgesprekken wilt archiveren, klikt u op de drie puntjes uiterst rechtsboven, klikt u op Archiveren en vervolgens op Ja in het pop-upvenster Chat archiveren.

Standaard worden chatthreads gefilterd op Actief status. Om te schakelen tussen weergegeven chats, past u filteren toe op de chat status. Om zowel actieve als gearchiveerde chats weer te geven, reset u de filters. 

Als je een chat thread archiveert maar later ontdekt dat je het nodig hebt, open het dan opnieuw.

1. Ga naar de chatpagina van het tabblad Communicatie voor de account klant .
2. Klik op de knop Filteren uiterst rechts op de pagina, selecteer Archief in het menu Status sectie en klik op Toepassen.
3. Open de chat thread, klik op de drie puntjes uiterst rechts van de chat en klik vervolgens opHeropenen.

Gearchiveerde chats worden automatisch actief als de volgende acties worden uitgevoerd in de thread (door een bedrijf of een klant):

• Een nieuw bericht verzenden
• Verzenden, opnieuw verzenden of bewerken van klant taken
• Een nieuw of bestaand klant verzoek toevoegen
• Documenten uploaden

Chatgesprekken markeren als ongelezen

Je kunt een chat thread terugverplaatsen naar de ongelezen sectie zodat het bovenaan de lijst wordt weergegeven. Om een chat thread als ongelezen te markeren, klik je op de drie puntjes uiterst rechts van de chat thread en selecteer je Markeren als ongelezen.

Chatgesprekken verwijderen

In tegenstelling tot gearchiveerde berichten kunnen verwijderde berichten niet worden hersteld. Om een chat thread permanent te verwijderen:

1. Klik op de drie puntjes uiterst rechts van de chat threaden klik vervolgens op 'Verwijder'.

2. Klik op Verwijderen in het pop-upvenster Chat verwijderen.