Chats: Overzicht
Met chats kun je veilig communiceren met je klanten op TaxDome zonder applicaties van derden te gebruiken. Hier zijn alle noodzakelijke details om vertrouwd te raken met de functie.
Webinar: Bekijk de webinar om de efficiëntie van klant communicatie te maximaliseren met TaxDome's suite van tools, waaronder e-mails, chats, bedrijfsaankondigingen, klant taken en automatisering met Streamline klant communicatie.
Chats, uitgelegd
Chatten is een van de ingebouwde communicatiemethoden op TaxDome, samen met e-mail en sms. Deze functie is beschikbaar voor jou en je klanten in de desktop portaal en TaxDome mobiele app. Met chats kunt u:
- Vragen stellen en details van het werk bespreken
- Ontbrekende documenten opvragen. Documenten die zijn geüpload naar chatgesprekken worden automatisch in klanten' profielen gezet en zijn toegankelijk via Docs.
- Stuur klant verzoeken om ontbrekende informatie en/of documenten zo snel mogelijk te ontvangen
- Voeg taken toe voor de klanten. Taken worden weergegeven als to-do lijsten met selectievakjes; je kunt de voortgang ervan volgen op een aparte pagina.
- Afspraken plannen
Elke chat die je maakt, heet een chat thread (of gewoon een chat). Je kunt chatthreads aanmaken voor een individuele klant, met meerdere klanten tegelijk (bulkacties) of automatisch. Chats kunnen vanaf nul worden aangemaakt of met behulp van sjablonen.
Ga naar het tabblad Communicatie van het profiel op klant om toegang te krijgen tot aangemaakte chats.
Chats zijn beveiligd. Dit betekent dat ze alleen kunnen worden gezien door:
- klanten voor wie je de chat thread
- Firmanten
- Admins
- Teamleden met toegang tot het klant's account of bekijk alle accounts toegangsrecht
- Teamleden die je in de chat noemt
Meldingen voor chats
Wanneer u berichten verzendt, klanten ontvangt u een melding. Ongelezen berichten worden weergegeven in de Wacht op actie sectie. Aan de kant van de onderneming zijn alle chats beschikbaar in de Chats & taken sectie (Chats in de mobiele app).
Als maker van chat thread ontvang je meldingen in Inbox+, e-mail of beide wanneer:
- klanten nieuwe berichten verzenden naar een chat thread
- klanten of teamleden met toegang tot de account antwoorden in een chat thread
- klanten alle taken voltooien
- klanten documenten uploaden
Chats beheren
Je kunt een onbeperkt aantal chat threads aanmaken. Om rommel te voorkomen, raden we echter aan om alle details in één chat te verduidelijken en deze te archiveren wanneer de zaak is afgehandeld. Je kunt de chat op elk moment heropenen.
Standaard kan klanten net als teamleden nieuwe chatgesprekken starten. Dit kan ook leiden tot veel chatgesprekken. Om de boel op orde te houden, kun je de mogelijkheid om chats aan te maken uitschakelen naar klanten in de Bedrijfsinstellingen. Op deze manier kunnen ze alleen antwoorden op de chats die je voor hen hebt aangemaakt.
Processen automatiseren met chats
TaxDome Bedrijven gebruiken chatberichten op grote schaal om tekstcommunicatie te automatiseren:
- klanten waarschuwen voor komende noodzakelijke acties (bijv. formulier 8879 of factuur elektronisch ondertekenen)
- Instructies geven (bijv. uitleggen hoe organizers moet worden ingevuld)
- Ontbrekende documenten opvragen (bijv. documenten die nodig zijn om de business status of belastingvoorbereiding van het bedrijf te bevestigen)
- Rapporteer de huidige status van de Opdracht (bijvoorbeeld, vertel de klanten over de herziening van hun terugkeer)
Omdat berichten naar klanten kunnen worden gestuurd via pijplijn automatiseringen, moet je de chatsjablonen voor verschillende gevallen één keer beheersen. Daarna zullen alle nieuwe klanten die aan pijplijn worden toegevoegd automatisch het juiste bericht ontvangen.