Chats (Basis): Sjablonen maken en toepassen
Chatsjablonen zijn handig voor berichten die je regelmatig naar klanten stuurt. Ze worden ook gebruikt in pijplijnen als automatiseringen om automatische meldingen te sturen naar klanten. Ze voorkomen dat je steeds opnieuw dezelfde berichten moet schrijven. Zo heb je ze bij de hand wanneer je ze nodig hebt.
Hier behandeld:
- Chatsjablonen maken
- Chatsjablonen toepassen
- Chatsjablonen bewerken
- Chatsjablonen verwijderen
- Berichten automatiseren naar klant accounts
Chatsjablonen maken
Een chatsjabloon kan worden aangemaakt door een bedrijfseigenaar, een admin of een medewerker met toegangsrechten om sjablonen te beheren.
Om een chatsjabloon te maken, ga naar Sjablonen > Vastesjablonen in de linker menubalk, ga naar Chats en klik vervolgens op Sjabloon maken.
Je kunt deze pagina ook openen door de automatiseringBericht verzenden toe te voegen tijdens het bewerken van een pijplijn en vervolgens op de knop Nieuw sjabloon te klikken.
Hieronder leggen we de genummerde secties uit in het venster Berichtsjabloon maken waar je berichtsjablonen maakt:
1. Naam: Voer een naam in voor de sjabloon - de naam die je te zien krijgt als je de sjabloon selecteert.
2. Van: Selecteer het teamlid namens wie het bericht wordt verzonden. Dit is de naam die de ontvanger zal zien als de afzender, ongeacht wie de Opdracht heeft verplaatst naar de volgende fase.
Een teamlid kan hier worden geselecteerd als:
- ze zijn toegewezen aan de rekening, of
- Ze hebben toegangsrechten om alle accounts te bekijken
3. Onderwerp: Voer een onderwerp in; dit zal verschijnen als de naam van de communicatie in de berichtenlijst van de ontvanger.
4. Shortcode toevoegen : Om het bericht te individualiseren, past u shortcodes (dynamische gegevens) om bijvoorbeeld de naam van de ontvanger, de accountnaam of de datum toe te voegen. Shortcodes zijn beschikbaar voor zowel de titel als de body van het bericht. Hier vindt u meer informatie over het gebruik van shortcodes in TaxDome.
5. Inhoud: Stel het bericht op met opmaak, emoji's, koppelingen en meer.
6. Herinneringen verzenden naar klanten: Schakel deze optie in als u wilt dat er een herinnering e-mail naar klant wordt verzonden als ze niet binnen een bepaalde tijd reageren of hun taken niet hebben voltooid. Meer informatie over herinneringen in chats.
7. klant taken: Voeg klant taken toe. Taken worden weergegeven als een to-do lijst met selectievakjes. Klik op Taak toevoegen om meer to-do items toe te voegen. Zodra een taak is voltooid, kunt u of de klant deze afvinken. Hier vindt u meer informatie over het beheren van klant taken.
8. Opslaan & Afsluiten, Opslaan en Annuleren: Klik op Opslaan & Afsluiten om de sjabloon op te slaan en terug te gaan naar de sjabloonlijst, Opslaan om uw wijzigingen te behouden en verder te gaan met het bewerken van de sjabloon of Annuleren om af te sluiten zonder op te slaan.
Chatsjablonen toepassen
Zodra je een chatsjabloon hebt gemaakt, kun je deze gebruiken om sneller een nieuw bericht te maken. Zo doe je dat:
1. Kies de optie om een nieuw bericht te maken:
- Klik op Nieuw linksboven en selecteer Chat.
- Klik op Nieuwe chat in de Communicatie sectie van een accountprofiel.
- Selecteer een of meer ontvangers in uw lijst Accounts en selecteer vervolgens Bericht verzenden in het vervolgkeuzemenu.
2. Klik op het veld Sjabloon en selecteer de sjabloon in het vervolgkeuzemenu.
3. Bewerk de bestaande tekst of stel iets nieuws samen en stel vervolgens de berichtopties in.
Opmerking! Wijzigingen die je aanbrengt in het bericht veranderen niets aan de geselecteerde sjabloon.
Chatsjablonen bewerken
Volg deze stappen om wijzigingen aan te brengen in een chatsjabloon:
1. Ga naar Sjablonen > Vaste sjablonen in de linker menubalk, selecteer Chats en klik vervolgens op de naam van de chatsjabloon.
2. Breng wijzigingen aan in de chatsjabloon en klik op Opslaan en afsluiten.
Chatsjablonen verwijderen
Als u een chatsjabloon volledig wilt verwijderen, gaat u naar Sjablonen > Vaste sjablonen op in de linker menubalk en opent u Chats. Klik op de drie puntjes uiterst rechts van de naam van de chatsjabloon, selecteer Verwijderen en bevestig door op Verwijderen te klikken in het pop-upvenster Bevestiging verwijderen.
