Handtekeningen (Geavanceerd): Sjablonen maken en toepassen

Gebruik handtekeningensjablonen om tijd te besparen bij het aanvragen van e-handtekeningen voor veelgebruikte formulieren. In plaats van elke keer handmatig de verplichte velden (handtekening, initialen, datum, vrije tekstinvoer, etc.) te moeten toevoegen, maak je één keer een sjabloon en pas je die toe wanneer dat nodig is. Sjablonen kunnen zowel op de Web app als op de Windows desktop app worden toegepast.

Hier behandeld:

• Sjablonen voor handtekeningen maken
• Standaardsjablonen voor handtekeningen uit onze bibliotheek toevoegen
• Sjablonen voor handtekeningen toepassen
• Handtekeningsjablonen bewerken
• Sjablonen voor handtekeningen dupliceren
• Sjablonen voor handtekeningen verwijderen

Sjablonen voor handtekeningen maken

Een handtekeningensjabloon kan worden aangemaakt door een bedrijfseigenaar, admin of elk teamlid met toegangsrechten om sjablonen beheren. U kunt de handtekeningsjablonen van tevoren ontwerpen, zodat ze klaar zijn om te gebruiken of om verder te worden aangepast.

Om een handtekeningensjabloon te maken:

1. Ga naar Sjablonen >Firmasjablonen in de linker menubalk, selecteer Handtekeningen en klik vervolgens op Sjabloon maken.

2. Sleep het PDF-formulier (bijvoorbeeld 8879, 1040 of 1099) waarvoor u een sjabloon wilt maken.

3. Geef de sjabloon een naam.

4. Voeg handtekeningvelden toe. Je moet handtekeningvelden voor verschillende ondertekenaars afzonderlijk toevoegen:

• Selecteer voor de eerste ondertekenaar ondertekenaar #1 in de vervolgkeuzelijst Kies ondertekenaar . Selecteer de datumnotatie (deze blijft hetzelfde voor de volgende ondertekenaars). Voeg zoveel velden toe als nodig zijn voor hun handtekening, initialen en de datum. Voeg tekstvelden toe om een BSN, de meisjesnaam van de moeder, enz. aan te vragen.
• Voor de tweede ondertekenaar, zoals een echtgenoot, voeg je nog een ondertekenaar toe door te klikken op Ondertekenaars bewerken, dan Ondertekenaar toevoegen en vervolgens op Terug. Voeg nu de nodige velden toe voor de tweede ondertekenaar. 
• Voor de vertegenwoordiger van het bedrijf selecteert u Firm Member (Bedrijfslid ) in de vervolgkeuzelijst Choose signer (Ondertekenaar kiezen ). Voeg nu ook de nodige velden toe voor de vertegenwoordiger van de onderneming.

5. Add a personal touch with a custom message for the client. You can use shortcodes to make it more engaging. 

5. Klik opOpslaan & Afsluiten om de sjabloon op te slaan en terug te gaan naar de lijst met sjablonen. Of klik op Opslaan om uw wijzigingen te behouden en door te gaan met het bewerken van de sjabloon.

Standaardsjablonen voor handtekeningen toevoegen uit onze bibliotheek

We bieden voorbeeldsjablonen voor handtekeningen die je gemakkelijk kunt bewerken. Om een handtekeningensjabloon uit onze bibliotheek toe te voegen:

1. Ga naar Sjablonen >Firmasjablonen in de linker menubalk, open het tabblad Handtekeningen en klik vervolgens op Kopiëren uit bibliotheek.

2. Klik op het pictogram Kopiëren uiterst rechts van de sjabloon die u wilt toevoegen. Bewerk de sjabloon door op de naam te klikken.

Handtekeningsjablonen toepassen

Als je eenmaal een sjabloon hebt gemaakt, kun je deze gebruiken om het aanvragen van handtekeningen te versnellen. Zo werkt het:

1. Vraag een handtekening aan voor elk document dat je uploadt naar je map met klant kunnen bekijken toegang.

2. Klik op Sjabloon om een vervolgkeuzemenu te krijgen. Selecteer een sjabloon.

• Je naam wordt automatisch ingevuld in het veld voor de e-handtekening van de vertegenwoordiger van het bedrijf.
• De namen op klantenworden automatisch ingevuld in de velden Ondertekenaar 1 en Ondertekenaar 2 .

Lees meer over handtekeninginstellingen.

Standaard is de ondertekenvolgorde dezelfde als de gekoppelde contactpersonen in de Accountgegevens sectie. Wijzig dit indien nodig:

• Als je wilt weten waar je handtekeningen kunt plaatsen, ga je hier naar toe.
• Klik op Ondertekenaars bewerkenom de volgorde van de handtekeningen op een document te wijzigen. Selecteer de naam van de contactpersoon in het vervolgkeuzemenu voor Ondertekenaar 1 en vervolgens voor Ondertekenaar 2. Verwijder ongewenste ondertekenaars door op het prullenbakpictogram te klikken. Voeg meer ondertekenaars toe door op Ondertekenaar toevoegen te klikken.

Sjablonen voor handtekeningen bewerken

Om wijzigingen aan te brengen in een handtekeningsjabloon:

1. Ga naar Sjablonen > Firmasjablonen in de linker menubalk, open het tabblad Handtekeningen en klik vervolgens op de handtekeningsjabloon.

2. Breng wijzigingen aan in de handtekeningensjabloon en klik vervolgens op Opslaan en afsluiten.

Sjablonen voor handtekeningen dupliceren

Maak nieuwe handtekeningsjablonen op basis van bestaande sjablonen: Klik op de drie puntjes uiterst rechts van de naam van de handtekeningsjabloon en selecteer Dupliceren. De kopie van de sjabloon wordt opgeslagen met een achtervoegsel (bijv. Handtekening (2)).

Sjablonen voor handtekeningen verwijderen

Om een handtekeningsjabloon volledig te verwijderen, ga naar Sjablonen > Firmasjablonen in de linker menubalk, open het tabblad Handtekeningen. Klik op de drie puntjes uiterst rechts van de handtekeningensjabloon, klik op Verwijderen en bevestig vervolgens door op Verwijderen te klikken in het pop-upvenster Bevestiging verwijderen .