Handtekeningen (Basis): E-handtekeningen aanvragen bij klanten

Het elektronisch ondertekenen van documenten is net zo juridisch bindend als het handmatig ondertekenen ervan. Zodra een document is ondertekend, wordt het als definitief beschouwd en kan het niet meer worden gewijzigd. Met TaxDome kun je aangeven waar je e-handtekeningen wilt, velden invoegen voor de belastingbetaler en zijn of haar echtgenoot, verificatie op basis van kennis toevoegen (KBA) of QES/AdES, herinneringen inschakelen en nog veel meer! Je klanten kan documenten ondertekenen ongeacht of ze de klant portaal gebruiken.

Ga voor meer handige instructievideo's naar de TaxDome Academy, onze gratis online naaf voor
Bekijk en leer alles wat u moet weten over TaxDome.

Voordat u begint

Doorgaan met de handtekeningaanvraag:

• Zorg ervoor dat je document een PDF bestand is.
• Zorg ervoor dat het document is opgeslagen in een map met klant kan toegang bekijken . Als het in een map met andere toegangsrechten staat, opschieten naar één met klant kunnen bekijken toegang.
• Bepaal of je klanten wilt toestaan om documenten te ondertekenen zonder in te loggen. Zo ja, schakel dan de optieInloggen vereist voor e-handtekening uit. Degenen die de klant portaal niet gebruiken, kunnen documenten op jouw verzoek ondertekenen, ongeacht deze instelling.

E-handtekeningen aanvragen bij klanten

Om een e-handtekening aan te vragen bij een klant, volg je deze stappen:

1. Ga naar de subtab Documenten van een klant account, klik op de drie puntjes uiterst rechts van de PDF en selecteer vervolgens Handtekening aanvragen.

2. Kies de ondertekenaar in de lijst Ondertekenaars of pas een handtekeningsjabloon toe. Je kunt alle contactpersonen selecteren die aan de account zijn gekoppeld of een ondertekenaar van een derde partij toevoegen.

3. Sleep het veld voor de e-handtekening.

4. Klik opVerzenden. Raadpleeg de onderstaande subsectie voor meer informatie over het menu voor het aanvragen van handtekeningen.

Handtekening verzoek menu

Je hebt verschillende opties bij het aanvragen van een e-handtekening, die we hieronder in meer detail beschrijven:

1. Vereisen KBA /QES/AdES: voeg deKBA authenticatiemethode (alleen voor uw US klanten ) of QES/ AdES handtekening (alleen voor uw EU klanten ). Als QES/AdES is geselecteerd, verschilt de volgende stroom zoals beschreven in het gedetailleerde artikel. 

2. Sjabloon: als je sjablonen voor handtekeningen hebt gemaakt om tijd te besparen bij veelgebruikte formulieren, kun je er hier een selecteren.

3. Ondertekenaars: selecteer een ondertekenaar voor wie u handtekeningvelden wilt toevoegen.

• Klik op de naam van een ondertekenaar en sleep de handtekeningvelden eronder.
• Klik op X rechts om een ondertekenaar te verwijderen.
• Om een veld voor een bedrijfsvertegenwoordiger toe te voegen, selecteer je de optie Mij (details hieronder).
• De standaard tekenvolgorde wijzigen.

4. Ondertekenaar toevoegen: selecteer de contactpersonen van de account om het document te ondertekenen of voeg een nieuwe ondertekenaar toe met hun e-mail adres.

5. Handtekeningvelden:

• Handtekening: gebruik dit voor een e-handtekening door een klant of bedrijfsvertegenwoordiger. Elk handtekeningveld bevat de handtekening, datum en tijd van ondertekening.
• Initialen: gebruik dit wanneer de klant of vertegenwoordiger van het bedrijf zijn initialen moet toevoegen.
• Datum ondertekening: dit veld wordt ingevuld wanneer de klant het document ondertekent, en de vertegenwoordiger van de firma ziet dit in de tijdzone van de TaxDome server. In de velden voor de vertegenwoordiger van de onderneming worden de datums weergegeven wanneer de documenten worden verzonden naar klanten. Data kunnen niet worden bewerkt.
• Tekst: aanvragen of extra informatie toevoegen:
  • Om extra gegevens op te vragen, plaatst u het veld waar u het wilt hebben en klikt u erop om het te bewerken.
  • Om informatie toe te voegen, plaatst u het vooringevulde veld waar u het wilt hebben en klikt u erop om het te bewerken.

6. Datumformaat: selecteer het datumformaat voor e-handtekeningen. Als dit niet handmatig wordt ingesteld, wordt het standaard datumformaat gebruikt.

7. Herinneringen: zet dit aan op als je wilt dat er automatisch een e-mail melding naar de klant wordt gestuurd als ze niet op tijd tekenen (details hieronder). Herinneringen bevatten tekst uit het volgende veld - Bericht voor klant. 

8. Bericht voor klant: Dit bericht vervangt de standaardtekst in de e-mail systeemmelding die samen met het handtekeningverzoek wordt verstuurd. Deze e-mail is niet meer toegankelijk nadat je het verzoek hebt verzonden. Om het te hergebruiken, kunt u het toevoegen aan de handtekeningsjabloon.

9. shortcode toevoegen: dit zijn codes die automatisch worden vervangen door belangrijke informatie in het veld Bericht voor klant, zoals de naam, het adres, de rekeningnaam of de datum van de ontvanger (lees meer over shortcodes).

10. Verzenden: klik hier als het document klaar is om ondertekend te worden.

11. Opslaan: sla je wijzigingen op zonder het document te verzenden: alle toegevoegde velden worden opgeslagen en het document is zichtbaar onder het tabblad Documenten in de Handtekeningen sectie. Je kunt het document nog steeds bekijken en velden toevoegen of verwijderen. Het document is niet zichtbaar voor de klant totdat je op Verzenden drukt.

E-handtekeningen van derden aanvragen

Als je klant niet gebruikt klant portaal , of als je iemand anders nodig hebt (bijvoorbeeld iemand met een volmacht) om het document te ondertekenen, is het ook mogelijk om hun handtekening te vragen. Volg deze stappen om ondertekenaars toe te voegen:

1. Klik op Ondertekenaar toevoegen in de lijst Ondertekenaars . Selecteer Nieuwe ondertekenaar.

2. Voer hun voornaam, achternaam (optioneel) en e-mail adres in.

3 (optioneel). Als ze later toegang nodig hebben tot portaal , schakelt u de optie Nieuwe contactpersoon maken in. Als u contactgegevens wilt toevoegen, vouwt u de Contactinfo sectie uit en vult u het gewenste veld in.

4. Klik op Bevestigen. Hierdoor worden ze toegevoegd aan de lijst Ondertekenaars . Vraag hun handtekening aan alsof ze gewoon een andere contactpersoon zijn die aan de account is gekoppeld. 

Wanneer u een handtekening aanvraagt van een niet-klant, ontvangt de ondertekenaar een unieke link via e-mail. De link blijft 7 dagen geldig. Ze kunnen ondertekenen door erop te klikken, er is geen autorisatie nodig.

E-handtekening van bedrijfsvertegenwoordiger toevoegen

De meeste documenten moeten worden ondertekend door een of meer belastingadviseurs. Als u meerdere bedrijfsvertegenwoordigers nodig hebt om te ondertekenen, voegt u velden voor hen toe en bewerkt u ze met vermelding van de naam van elk teamlid.

Als je een e-handtekening aanvraagt bij een teamlid, selecteer je Mij in het vervolgkeuzemenu Kies ondertekenaar. De beschikbare velden zijn:

• Handtekening: Uw naam wordt standaard weergegeven, maar u kunt deze wijzigen. Als je meer handtekeningvelden nodig hebt voor vertegenwoordigers, voeg er dan meer toe en bewerk de namen.
• Initialen: Standaard worden de geselecteerde initialen weergegeven, maar je kunt het veld naar wens bewerken.
• Datum: Dit veld wordt automatisch ingevuld wanneer het document wordt verzonden naar klant.
• Tekst: Voeg de naam, het adres of andere noodzakelijke gegevens van je bedrijf toe.

Tips:

• Als u uw naam of initialen wilt wijzigen, klikt u op het veld en bewerkt u het.
• Als er een handtekeningveld is toegevoegd voor een vertegenwoordiger van een bedrijf en het document is nog niet verzonden naar klant, dan kan het veld worden bewerkt of verwijderd door elk teamlid met toegang tot de accountdocumenten van klant.
• Zodra u het document naar de klant, wordt het document geacht te zijn ondertekend door uw firma, en de klant kan dit zien (met uitzondering van QES/AdES handtekeningen).
• Als er handtekeningvelden voor bedrijfsvertegenwoordigers zijn toegevoegd en het document is nog niet ondertekend door de klant , dan heb je nog tijd om de e-handtekeningaanvraag te annuleren als dat nodig is.
• Op audit trail van het document staat wie het handtekeningveld van elke vertegenwoordiger in het document heeft gemaakt.

Herinner klanten eraan om documenten elektronisch te ondertekenen

Telkens wanneer je iets met een actie-item naar een klant verstuurt, wordt deze hiervan op de hoogte gebracht. Alle gebruikers die zijn gekoppeld aan de account-met Verwittigen ingeschakeld, ontvangen een melding op e-mail . Controleer of meldingen zijn ingeschakeld door de Verwittigen kolom in de lijst met accounts.   

Tip! Vergeet niet dat de link met het ondertekeningsverzoek, verzonden via e-mail , na 7 dagen verloopt. Om een naadloos proces te garanderen, herinner je klanten eraan om onmiddellijk te handelen. Als alternatief kunt u hen laten weten dat ze het verzoek altijd rechtstreeks kunnen openen en ondertekenen via klant portaal , waar er geen vervaldatum is.

Als ontvangers er te lang over doen om te reageren, of als ze dat vergeten, kun je dat doen:

• Handmatig een melding over het in behandeling zijnde document opnieuw verzenden
• Automatische herinneringen instellen

Handmatige herinneringen (opnieuw versturen)

Om een melding met een verzoek voor een e-handtekening opnieuw te verzenden, klik je op de drie puntjes rechts van het document in de lijst Handtekeningen en selecteer je Opnieuw verzenden.

Wat er gebeurt:

• Een extra e-mail bericht wordt naar de klant
• Een melding over het document in afwachting van een e-handtekening wordt verplaatst naar de top van de klant' Wachten op actie ' lijst.

Automatische herinneringen

klanten een e-mail melding ontvangen wanneer je hen een document stuurt om te e-handtekenen.

Als jeHerinneringen inschakelt tijdens het aanvragen van een e-handtekening, wordt er extra e-mails verstuurd naar klant als ze het document niet binnen een bepaalde tijd e-handtekenen. 

Zodra je Herinneringen hebt aangezet, maak je je selecties:

• Dagen tot volgende herinnering: stel de herinnering in om na een opgegeven aantal dagen te versturen als het document niet door alle ondertekenaars is ondertekend. Standaard wordt er drie dagen nadat de e-handtekening is aangevraagd een herinnering verstuurd.
• Aantal herinneringen: stel het aantal herinneringen in dat naar de klant gaat. Standaard ontvangt de klant slechts één herinnering. e-mail

Herinneringen stoppen wanneer:

• Het ingestelde aantal herinneringen is verzonden
• Het document is ondertekend door alle ondertekenaars

De optie Herinneringen kan op elk moment aan- en uitgezet worden door het document te openen dat nog ondertekend moet worden (zelfs als een van de ondertekenaars het e ondertekend heeft). Open hiervoor het profiel klant en ga naar Documenten > Handtekeningen. In de subtab Handtekeningen zoekt u een document en klikt u op de naam ervan. Klik vervolgens op Toon ondertekenaars en update de herinneringsinstellingen. Vergeet niet om op Opslaan te klikken wanneer u wijzigingen aanbrengt.

Wat je klanten ziet

Wanneer je een handtekening aanvraagt, krijgen je klanten die meldingen ontvangen en ondertekenaars die de klant portaal niet gebruiken een e-mail met een unieke link om het document te ondertekenen. Als ondertekenaars het document kunnen ondertekenen zonder in te loggen, blijft de link zeven dagen na verzending geldig.

Je klanten die de klant portaal gebruiken, kunnen een document bekijken en e-handtekenen door erop te klikken in de categorie Documenten van de Wacht op actie sectie op de start- of documentenpagina 's van hun portaal, of door te klikken op de link in hun e-mail kennisgeving.

• In webversie:

  

• In mobiele versie:

  

Wanneer je een e-handtekening aanvraagt van meer dan één gebruiker voor een account (bv. echtgenoten), ziet de gebruiker die ondertekent alleen zijn eigen e-handtekeningveld. Het document blijft in afwachting van een e-handtekening in het subtabblad Handtekeningen totdat beide partijen het e-handtekening hebben gezet.

Wanneer de klant voor de eerste keer het verzoek om een handtekening ontvangt, wordt hij/zij gevraagd om de Elektronische Handtekeningen Openbaarmaking te lezen en akkoord te gaan met het gebruik van e-handtekeningen.

Als je TaxDome van de klant kant wilt zien, ga dan naar een alleen-lezen weergave.