Handtekeningen (Basis): E-handtekeningen aanvragen bij klanten

Het elektronisch ondertekenen van documenten is net zo juridisch bindend als het handmatig ondertekenen ervan. Zodra een document ondertekend is, wordt het als definitief beschouwd en kan het niet meer gewijzigd worden. Met TaxDome kun je aangeven waar je e-handtekeningen wilt, velden invoegen voor de belastingbetaler en zijn of haar echtgenoot, verificatie op basis van kennis toevoegen (KBA) of QES/AdES, herinneringen inschakelen en nog veel meer!

Hier behandeld:

Ga voor meer handige instructievideo's naar de TaxDome Academy, onze gratis online naaf voor
Bekijk en leer alles wat u moet weten over TaxDome.

Voordat u begint

Doorgaan met de handtekeningaanvraag:

  • Zorg ervoor dat je document een PDF bestand is.
  • Zorg ervoor dat het document is opgeslagen in een map met klant kan toegang bekijken . Als het in een map met andere toegangsrechten staat, opschieten naar één met klant kunnen bekijken toegang. 
  • Een klant kan niet e-ondertekenen als hij geen toegang heeft totportaal , dus zorg ervoor dat Inloggen is ingeschakeld voor zijn e-mail adres.

E-handtekeningen aanvragen bij uw klanten

Om een e-handtekening aan te vragen bij een klant, volg je deze stappen:

1. Ga naar de subtab Documenten van een klant account, klik op de drie puntjes uiterst rechts van de PDF en selecteer vervolgens Handtekening aanvragen.

2. Kies de ondertekenaar in het keuzemenu Kies ondertekenaar of pas een handtekeningsjabloon toe.

3. Sleep het veld voor de e-handtekening.

4. Klik opVerzenden. Raadpleeg de onderstaande subsectie voor meer informatie over het menu voor het aanvragen van handtekeningen.

Handtekening verzoek menu

Je hebt verschillende opties bij het aanvragen van een e-handtekening, die we hieronder in meer detail beschrijven:

1. Vereisen KBA /QES/AdES: voeg deKBA authenticatiemethode (alleen voor uw US klanten ) of QES/ AdES handtekening (alleen voor uw EU klanten ). Als QES/AdES is geselecteerd, verschilt de volgende stroom zoals beschreven in het gedetailleerde artikel. 

2. Sjabloon: als je sjablonen voor handtekeningen hebt gemaakt om tijd te besparen bij veelgebruikte formulieren, kun je er hier een selecteren.

3. Kies ondertekenaar: selecteer een ondertekenaar voor wie u handtekeningvelden wilt toevoegen.

  • Klik op de contactnaam van de accountgebruiker en sleep de handtekeningvelden eronder.
  • Klik op X rechts om een ondertekenaar te verwijderen.
  • Om een veld voor een bedrijfsvertegenwoordiger toe te voegen, selecteer je de optie Mij (details hieronder).
  • De standaard tekenvolgorde wijzigen.

4. Ondertekenaar toevoegen: selecteer extra contactpersonen van de account om het document te ondertekenen, zoals een echtgeno(o)t(e) (lees meer in het artikel over het elektronisch ondertekenen van gezamenlijke aangiften).

5. Handtekeningvelden:

  • Handtekening: gebruik dit voor een e-handtekening door een klant of bedrijfsvertegenwoordiger. Elk handtekeningveld bevat de handtekening, datum en tijd van ondertekening.
  • Initialen: gebruik dit wanneer de klant of vertegenwoordiger van het bedrijf zijn initialen moet toevoegen.
  • Datum ondertekening: dit veld wordt ingevuld wanneer de klant het document ondertekent. In de velden van de vertegenwoordiger van de onderneming verschijnen de datums wanneer de documenten worden verzonden naar klanten. Data kunnen niet worden bewerkt.
  • Tekst: aanvragen of extra informatie toevoegen:
    • Om extra gegevens op te vragen, plaatst u het veld waar u het wilt hebben en klikt u erop om het te bewerken.
    • Om informatie toe te voegen, plaatst u het vooringevulde veld waar u het wilt hebben en klikt u erop om het te bewerken.

6. Datumformaat: selecteer het datumformaat voor e-handtekeningen. Als dit niet handmatig wordt ingesteld, wordt het standaard datumformaat gebruikt.

7. Herinneringen: zet dit aan op als je wilt dat er automatisch een e-mail melding naar de klant wordt gestuurd als ze niet op tijd tekenen (details hieronder). Herinneringen bevatten tekst uit het volgende veld - Bericht voor klant. 

8. Bericht voor klant: Dit bericht vervangt de standaardtekst in de e-mail systeemmelding die samen met het handtekeningverzoek wordt verstuurd. Deze e-mail is niet meer toegankelijk nadat je het verzoek hebt verzonden. Om het te hergebruiken, kunt u het toevoegen aan de handtekeningsjabloon.

9. shortcode toevoegen: dit zijn codes die automatisch worden vervangen door belangrijke informatie in het veld Bericht voor klant, zoals de naam, het adres, de rekeningnaam of de datum van de ontvanger (lees meer over shortcodes).

10. Verzenden: klik hier als het document klaar is om ondertekend te worden.

11. Opslaan: sla je wijzigingen op zonder het document te verzenden: alle toegevoegde velden worden opgeslagen en het document is zichtbaar onder het tabblad Documenten in de Handtekeningen sectie. Je kunt het document nog steeds bekijken en velden toevoegen of verwijderen. Het document is niet zichtbaar voor de klant totdat je op Verzenden drukt.

De e-handtekening van een bedrijfsvertegenwoordiger toevoegen

De meeste documenten moeten worden ondertekend door een of meer belastingadviseurs. Als u meerdere bedrijfsvertegenwoordigers nodig hebt om te ondertekenen, voegt u velden voor hen toe en bewerkt u ze met vermelding van de naam van elk teamlid.

Als je een e-handtekening aanvraagt bij een teamlid, selecteer je de optie Mij in het vervolgkeuzemenu Ondertekenaar kiezen. De beschikbare velden zijn:

  • Handtekening: standaard wordt je naam weergegeven, maar je kunt deze wijzigen. Als je meer handtekeningvelden nodig hebt voor vertegenwoordigers, voeg er dan meer toe en bewerk de namen.
  • Initialen: standaard worden de geselecteerde initialen weergegeven, maar je kunt het veld bewerken als dat nodig is.
  • Datum: dit veld wordt automatisch ingevuld wanneer het document wordt verzonden naar klant.
  • Tekst: voeg de naam, het adres of andere noodzakelijke gegevens van je bedrijf toe.

Tips:

  • Als u uw naam of initialen wilt wijzigen, klikt u op het veld en bewerkt u het.
  • Als er een handtekeningveld is toegevoegd voor een vertegenwoordiger van een bedrijf en het document is nog niet verzonden naar klant, dan kan het veld worden bewerkt of verwijderd door elk teamlid met toegang tot de accountdocumenten van klant.
  • Zodra u het document naar de klant, wordt het document geacht te zijn ondertekend door uw firma, en de klant kan dit zien (met uitzondering van QES/AdES handtekeningen).
  • Als er handtekeningvelden voor bedrijfsvertegenwoordigers zijn toegevoegd en het document is nog niet ondertekend door de klant , dan heb je nog tijd om de e-handtekeningaanvraag te annuleren als dat nodig is.
  • Op audit trail van het document staat wie het handtekeningveld van elke vertegenwoordiger in het document heeft gemaakt.

klanten eraan herinneren om documenten elektronisch te ondertekenen

Telkens wanneer je een document verstuurt om te laten e-handtekenen, wordt er een notificatie verstuurd. Gebruikers die gekoppeld zijn aan de account en Verwittigen hebben ingeschakeld, ontvangen de notificatie. Je kunt controleren welke gebruikers Verwittigen ingeschakeld zijn door naar het tabblad Info van een account te gaan en de Contacten sectie te bekijken.

tip

Tip! Vergeet niet dat de link met het ondertekeningsverzoek, verzonden via e-mail , na 7 dagen verloopt. Om een naadloos proces te garanderen, herinner je klanten eraan om onmiddellijk te handelen. Als alternatief kunt u hen laten weten dat ze het verzoek altijd rechtstreeks kunnen openen en ondertekenen via klant portaal , waar er geen vervaldatum is.

Als ontvangers er te lang over doen om te reageren, of als ze dat vergeten, kun je dat doen:

Handmatige herinneringen (opnieuw versturen)

Om een melding met een verzoek voor een e-handtekening opnieuw te verzenden, klik je op de drie puntjes rechts van het document in de lijst Handtekeningen en selecteer je Opnieuw verzenden.

Wat er gebeurt:

  • Een extra e-mail bericht wordt naar de klant
  • Een melding over het document in afwachting van een e-handtekening wordt verplaatst naar de top van de klant' Wachten op actie ' lijst.

Automatische herinneringen

klanten een e-mail melding ontvangen wanneer je hen een document stuurt om te e-handtekenen.

Als jeHerinneringen inschakelt tijdens het aanvragen van een e-handtekening, worden er extra e-mails verzonden naar de klant als ze het document niet binnen een bepaalde tijd e-handtekenen. De optie Herinneringen kan op elk moment aan- en uitgezet worden door het document in afwachting van ondertekening te openen (zelfs als het al door een van de ondertekenaars is e-ondertekend). Vergeet niet op Opslaan te klikken wanneer je wijzigingen aanbrengt aan de instellingen voor Herinneringen.

Zodra je Herinneringen hebt aangezet, maak je je selecties:

  • Dagen tot volgende herinnering: stel de herinnering in om na een opgegeven aantal dagen te versturen als het document niet door alle ondertekenaars is ondertekend. Standaard wordt er drie dagen nadat de e-handtekening is aangevraagd een herinnering verstuurd.
  • Aantal herinneringen: stel het aantal herinneringen in dat naar de klant gaat. Standaard ontvangt de klant slechts één herinnering. e-mail

Herinneringen stoppen wanneer:

  • Het ingestelde aantal herinneringen is verzonden
  • Het document is ondertekend door alle ondertekenaars

Wat je klant ziet als je een e-handtekening aanvraagt

Je klant kan een document bekijken en e-handtekenen door erop te klikken in de categorie Documenten van de Wacht op actie sectie op de Home- of Documentenpagina 's van hun klant portaal , of door te klikken op de link in hun e-mail kennisgeving.

  • In webversie:

  • In mobiele versie:

Wanneer je een e-handtekening aanvraagt van meer dan één gebruiker voor een account (bv. echtgenoten), ziet de gebruiker die ondertekent alleen zijn eigen e-handtekeningveld. Het document blijft in afwachting van een e-handtekening in het subtabblad Handtekeningen totdat beide partijen het e-handtekening hebben gezet.

Wanneer de klant voor de eerste keer het verzoek om een handtekening ontvangt, wordt hij/zij gevraagd om de Elektronische Handtekeningen Openbaarmaking te lezen en akkoord te gaan met het gebruik van e-handtekeningen.

Als je TaxDome van de klant kant wilt zien, ga dan naar een alleen-lezen weergave.

Heeft dit je vraag beantwoord? Bedankt voor de feedback Er is een probleem opgetreden bij het indienen van je feedback. Probeer het later nog eens.

Verwante artikelen