CRM (Basis): Importeer een CSV-bestand met belastingbetaler en echtgeno(o)t(e) op één rij

Ga voor meer handige instructievideo's naar TaxDome Academy, onze gratis online naaf voor
Bekijk en leer alles wat u moet weten over TaxDome.

Wanneer u uw klant gegevens exporteert vanuit een andere software, kan het voorkomen dat een belastingbetaler en zijn/haar echtgenoot, evenals al hun persoonlijke gegevens, op dezelfde rij staan in de spreadsheet van het CSV-bestand. Verspil geen tijd met het kopiëren en plakken van gegevens tussen rijen, maar voer het importeren twee keer uit. Dat gaat veel sneller. 

Dit is hoe:

• Stap 1. Exporteer uw klant gegevens naar een CSV-bestand
• Stap 2. Importeer de contacten van de belastingbetaler uit het CSV-bestand naar TaxDome
• Stap 3. Importeer de contactpersonen van de echtgeno(o)t(e) uit het CSV-bestand naar TaxDome

Stap 1. Exporteer uw klant gegevens naar een CSV-bestand

Onthoud bij het importeren van je gegevens dat er een verschil is tussen Accounts en Contactpersonen. Accounts zijn de entiteiten waarvoor je werkt en factureert, of het nu een bedrijf (niet-persoonlijke account) of een individu (persoonlijke account) is. Contactpersonen zijn de mensen met wie je contact hebt: hun voornaam, hun achternaam en hun persoonlijke gegevens, zoals een e-mailadres, dat ze nodig hebben om in te loggen op TaxDome. Elke account op TaxDome heeft een of meer contactpersonen - of gebruikers van de account - die eraan gekoppeld zijn.

Hier vind je gedetailleerde instructies voor het exporteren van je klant gegevens vanuit enkele van de meest gebruikte belastingsoftware.

Als een getrouwd stel samen aangifte doet en beiden toegang nodig hebben tot portaal , maak dan één account aan en koppel daar de contactpersonen van elke echtgenoot aan. (Kijk hier voor meer informatie over het instellen van verschillende soorten accounts).

Zo ziet een CSV-bestand eruit met beide echtgenoten op één rij:

Stap 2. Importeer de contacten van de belastingbetaler uit het CSV-bestand naar TaxDome

Nadat u uw klant gegevens hebt geëxporteerd naar een CSV-bestand, bent u klaar om uw contactgegevens te importeren naar TaxDome. Hier importeert u eerst de contacten van de belastingbetaler en vervolgens importeert u de contacten van de echtgenoot/echtgenote afzonderlijk.

Volg deze stappen om de contacten van de belastingbetaler te importeren:

1. CSV-bestand uploaden

Ga naar klanten > Accounts en klik op Importeren (je kunt ook naar de knop Importeren gaan via het tabblad Contacten ).

Sleep het CSV-bestand of klik op Bladeren om het op je bureaublad te vinden en upload het op die manier.

2. Maak accounts aan, tag ze en voeg portaal toegang toe

Maak eerst familieaccounts aan voor alle echtgenoten.

Accountnaam in kaart brengen: Selecteer de naam van de kolomkop in je spreadsheet die overeenkomt met Rekeningnaam op TaxDome. Als de naam van de kolomkop Rekeningnaam is in je spreadsheet, wordt deze automatisch toegewezen aan het veld TaxDome Rekeningnaam omdat ze dezelfde naam hebben. 

Tags toepassen: als u tags moet toepassen op de geïmporteerde rekeningen, scrollt u naar beneden naar de kolom Account tags CSV (als u zo'n kolom in uw spreadsheet hebt) en selecteert u Veld synchroniseren in de vervolgkeuzelijst Actie en vervolgens Tags in de kolom Tags. TaxDome kolom.

Gekoppelde contacten: Bepaal of elke belastingbetaler toegang moet hebben tot portaal , meldingen moet ontvangen en zijn e-mail moet synchroniseren. Hier is meer informatie over portaal toegang.

3. Importeer de contacten van de belastingbetaler: breng kolommen over naar TaxDome

Importeer de contacten van de belastingbetaler en doe daarna de contacten van de echtgeno(o)t(e) apart.

Koppel elk contactpersoongegeven van de belastingbetaler aan het overeenkomstige TaxDome door in het vervolgkeuzemenu Actie te kiezen voor Synchroniseer veld . Selecteer de bijbehorende eigenschap in het TaxDome drop-downmenu: bijvoorbeeld Voornaam, Telefoon, e-mail en Stad. 

Breng de contactgegevens van de echtgenoot niet in kaart, maar laat Negeren geselecteerd in het veld Actie.

Klik op Doorgaan als je klaar bent met het in kaart brengen. Hiermee begint het importproces niet. U kunt nog steeds terugkeren naar deze stap als u fouten hebt gemaakt.

4. Bekijk de mappingresultaten en voltooi het importproces

De resultaten van het in kaart brengen zullen je laten zien:

• De contactpersonen die worden aangemaakt, inclusief al hun gegevens zoals namen en e-mail adressen.
• De accounts die worden aangemaakt, inclusief de contactpersonen die eraan zijn gekoppeld.

Als alles er goed uitziet, klik je op Start Import. Zo niet, ga dan terug en corrigeer wat nodig is.

Je kunt de pagina verlaten; het proces gaat vanzelf verder. Zodra het importeren is voltooid, ontvang je een melding op e-mail . 

Je hebt nu het volgende op TaxDome:

• Al uw contacten met belastingbetalers.
• Alle accounts waaraan deze contacten van de belastingbetaler zijn gekoppeld.

Stap 3. Importeer de contactpersonen van de echtgeno(o)t(e) uit het CSV-bestand naar TaxDome

Nu voeg je de contactpersonen van de echtgeno(o)t(e) toe aan TaxDome. Hiervoor moet je de importeertool een tweede keer uitvoeren en hetzelfde CSV-bestand selecteren. Deze keer echter, mapt u de gegevens van de echtgeno(o)t(e) naar TaxDomeen herhaalt u hetzelfde proces als bij de contacten met de belastingbetaler.

1. Kaart Rekeningnaam: Selecteer de kolomkopnaam uit je spreadsheet die overeenkomt met de eigenschap Accountnaam op TaxDome. Je hebt deze accounts al gemaakt en er worden geen nieuwe accounts gemaakt. Je koppelt alleen de contactpersonen van de echtgeno(o)t(e) aan hun accounts en geeft ze toegang tot portaal .

2. Gekoppelde contacten: Bepaal of elke echtgenoot of echtgenote toegang moet hebben tot portaal , meldingen moet ontvangen en hun e-mail gesynchroniseerd moet hebben zodat je al hun TaxDome e-mail kunt bekijken. 

3. Importeer de contactpersonen van de echtgeno(o)t(e): Koppel elk detail van het echtgeno(o)t(e) contact aan het corresponderende TaxDome veld, door Veld synchroniseren te kiezen in het vervolgkeuzemenu Actie . Selecteer het TaxDome veld in het vervolgkeuzemenu: bijvoorbeeld Voornaam, Telefoon, e-mail en Stad. Breng de details van de contacten van de belastingbetaler niet in kaart; laat Negeren geselecteerd in het veld Actie.

4. Bekijk de resultaten van de mapping en voltooi het importproces zoals u eerder hebt gedaan.

Nu zijn contacten van belastingbetalers en echtgenoten gekoppeld aan hun gedeelde familieaccounts:

Wij kunnen helpen! Als je tijdens het importeren tegen problemen aanloopt, helpt ons team je graag! Vul het formulier TaxDome Hulp bij importeren in om hulp bij het importeren aan te vragen.