CRM (Basis): portaal toegang, meldingen, e-mail sync

Of je nu belastingaangifte doet voor een individu, een gezin of een business, elke entiteit heeft zijn eigen account nodig. Verschillende personen (denk aan familieleden of business partners) kunnen echter verschillende instellingen in de account hebben. Kom meer te weten over het instellen van inlogtoegang tot uw klanten, meldingen en e-mail.

Hier behandeld:

• Hoe meerdere e-mail adressen toevoegen
• De LOGIN-knop, uitgelegd
• De e-mail SYNC-knop, uitgelegd
• De Verwittigen toggle, uitgelegd
• Meldingen en e-mail voor klanten in afwachting van activering
• Gebruikerstoegang van een account verwijderen
• Een e-mail adres wijzigen
• Overschakelen naar een andere account op de klant portaal

Hoe meerdere e-mail adressen toevoegen

Omdat een contactpersoon een persoon is, is het logisch dat één contactpersoon er meerdere kan hebben e-mail adressen (persoonlijk, werk, enz.). Standaard heeft elke contactpersoon er één e-mail adresveld, maar u kunt handmatig extra CRM velden of voeg velden toe terwijl u handmatig nieuwe contactpersonen maakt of importeert.

Een bedrijfseigenaar, admin of een medewerker met toegangsrechten om accounts te beheren kan extra gebruikers (e-mail adressen) toevoegen aan een account.

Open in het accountprofiel het tabblad Info en bekijk vervolgens de Contacten sectie. Hier zie je alle e-mail adressen van contactpersonen die aan de account zijn gekoppeld. Als u e-mail adressen wilt toevoegen die niet in de lijst staan, kunt u ofwel een andere gekoppelde contactpersoon toevoegen of voeg een ander e-mail adres toe aan de contactpersoon die al gekoppeld is.

Volg deze stappen:

1. Aangepaste maken CRM e-mail velden om de extra e-mail Adressen.
2. Update bestaande contactpersoon om een extra e-mail adres.
3. Schakel indien nodig de toggles LOGIN, Verwittigen en/of e-mail SYNC in voor het adres e-mail (zie hieronder voor meer informatie over de toggles).

Let op! Als je het e-mail adres wijzigt voordat de uitgenodigde persoon op de uitnodigingslink klikt, wordt deze om veiligheidsredenen gedeactiveerd. Een nieuwe uitnodiging e-mail wordt verstuurd naar het bijgewerkte e-mail adres. 

De LOGIN-knop, uitgelegd

Wanneer je een e-mail adres opgeeft in een contact, kun je LOGIN aanzetten om portaal toegang te geven aan de persoon bij wie dit e-mail adres hoort.

Wat dit doet:

• De gebruiker krijgt een uitnodiging voor de TaxDome klant portaal zodat hij toegang kan krijgen tot zijn account.
• Alle contactpersonen die zijn gekoppeld aan een account met LOGIN ingeschakeld naast hun e-mail adres kunnen zich aanmelden.

Zodra je portaal toegang hebt toegevoegd aan het e-mail adres van een contactpersoon, wordt je gevraagd om een e-mail uitnodiging naar die gebruiker te sturen. Wanneer je op Verzenden klikt, TaxDome stuurt de persoon een activeringsverzoek via e-mail. Om de account te activeren, accepteert de persoon het verzoek en maakt hij een wachtwoord aan. De nieuwe gebruiker wordt dan automatisch aan de account gekoppeld. Elke gebruiker heeft zijn eigen inloggegevens voor een account.

De e-mail SYNC-knop, uitgelegd

Wanneer je een gebruiker toevoegt aan een account, kun je ook e-mail SYNC inschakelen voor hun e-mail adres.

Wat dit doet:

• Je ziet alle e-mails ontvangen van dat adres in de Inbox+ sectie en in het e-mail tabblad van het accountprofiel en kun je antwoorden vanaf TaxDome.
• Alle geschiedenis tussen je gesynchroniseerde e-mails en de e-mails van de contactpersoon wordt automatisch ingevuld op TaxDome.
• Als Automatisch bijlagen opslaan is ingeschakeld, zullen alle toekomstige e-mails met bijlagen de documenten automatisch opslaan op de klant's Docs sectie van de account.

Tip! Schakel e-mail SYNC in voor toekomstige klanten die nog geen portaal toegang hebben (hun LOGIN is nog niet ingeschakeld), zodat je ook e-mails van hen kunt ontvangen.

De Verwittigen toggle, uitgelegd

Wanneer Verwittigen is ingeschakeld voor een e-mail adres in Contacten sectie, ontvangt de persoon bij wie de e-mail hoort systeemmeldingen (alle of geselecteerde). U kunt inschakelen Verwittigen wanneer u portaal toegang of een nieuw e-mail adres toevoegt aan een account, of wanneer u maar wilt.

Tip! U kunt kopieën ontvangen van alle TaxDome e-mails die naar klanten zijn verzonden. Zo kunt u instellen dat u systeemmeldingen ontvangt TaxDome die naar klanten zijn verzonden.

Bepaal welke meldingen de gebruiker moet krijgen door op de drie puntjes uiterst rechts van het adres e-mail te klikken en vervolgens Voorkeuren voor meldingen te selecteren.

Wat de knoppen betekenen:

Documenten: Bestanden uploaden

• Meldingen over nieuwe documenten die door de onderneming zijn geüpload

Documenten: Verzoeken om handtekening

• Verzoeken om documenten in afwachting van ondertekening
• Herinneringen over documenten die nog ondertekend moeten worden

Documenten: Goedkeuringen

• Verzoeken om documenten in afwachting van goedkeuring
• Herinneringen over documenten in afwachting van goedkeuring

Chats en klant taken

• Meldingen over nieuwe berichten, inclusief klant taken
• Meldingen over nieuwe reacties in chatgesprekken

Voorstellen

• Verzoek om nieuwe voorstellen
• Herinneringen over in behandeling zijnde voorstellen

Organizers

• Verzoeken voor nieuwe organizers
• Herinneringen over in afwachting van organizers

Facturen en betalingen

• Verzoeken voor nieuwe facturen
• Herinnering over openstaande facturen
• Bevestigingen voor factuurbetalingen
• Kennisgevingen over uitgegeven restituties

Meldingen en e-mail voor klanten in afwachting van activering

Als je LOGIN, Verwittigenen e-mail SYNC hebt ingeschakeld voor een contactpersoon die aan een account is gekoppeld, maar zijn account nog niet heeft geactiveerd, ontvangt hij nog steeds TaxDome e-mail en systeemmeldingen:

• Alle reguliere e-mail die je verstuurt vanaf TaxDome worden verzonden naar de ontvanger, ongeacht of hun account is geactiveerd of niet. U kunt ook Inbox+ meldingen ontvangen over nieuwe e-mails van die contactpersoon die is gekoppeld aan de account (stel dit in in uw instellingenvoor meldingen ).
• Alle systeemmeldingen gaan naar het e-mail adres van de contactpersoon en bevatten de banner Accountactivering boven aan de e-mail totdat ze de account hebben geactiveerd.

Je kunt altijd opnieuw een uitnodiging sturen.

Gebruikerstoegang van een account verwijderen

Als iemand niet langer toegang wil hebben tot een account, ga je gang en verwijder je hem. Schakel onder het tabblad Info van het accountprofiel de optie LOGIN uit, rechts van het e-mail adres van de gebruiker. De account blijft intact, maar de gebruiker heeft er geen toegang meer toe.

Een e-mail adres wijzigen

Wanneer een klant's e-mail adres verandert, voeg dan hun nieuwe e-mail adres toe alsof ze een extra gebruiker zijn.

Let op! Zorg ervoor dat je het verouderde e-mail adres niet onmiddellijk verwijdert.

Volg in plaats daarvan deze stappen:

1. Update de klant contact op te nemen om de nieuwe e-mail adres in plaats van het oude.

2. Schakel de LOGIN toggle in en wacht tot de gebruiker de uitnodiging accepteert die naar het nieuwe e-mail adres is gestuurd, zodat ze de toegang tot hun account niet verliezen. 

3. Zodra de klant de uitnodiging heeft geaccepteerd, verwijder je het vorige e-mail adres van de niet gekoppelde e-mails sectie door de LOGIN functie uit te schakelen.

Overschakelen naar een andere account op de klant portaal

Bij het inloggen zien gebruikers die toegang hebben tot meer dan één account de pop-up voor het selecteren van het gewenste account en de melding met het account waarmee ze zijn ingelogd bovenaan het scherm. De melding bovenaan kan worden gesloten tot de volgende login door op de X helemaal rechts ervan te klikken.

Ze kunnen de pop-up op elk gewenst moment later openen door te klikken op de link voor de wisselaccount onder aan de blauwe zijbalk of rechts van de melding bovenaan.