CRM (Basis): Een Klantenlijst Importeren

Met onze importeertool kunt u tegelijkertijd klantenaccounts en contactgegevens overbrengen naar TaxDome, zodat u snel vanuit uw portaal aan de slag kunt. Hoewel u handmatig nieuwe contacten en accounts kunt aanmaken, is het uploaden van een CSV-bestand een veel snellere manier om uw gegevens over te zetten naar TaxDome. 

Hier behandeld:

Bereid een CSV-bestand voor 

Ga voor meer nuttige instructievideo's naar TaxDome Academy, onze gratis online hub om te bekijken en alles te leren wat u over TaxDome moet weten.

Om een bestand voor te bereiden om uw bestaande contact- en accountgegevens te importeren gebruikt u een spreadsheetprogramma zoals Excel of Google Sheets. Voor instructies over hoe u uw gegevens van een specifiek platform of softwareprogramma overbrengt kijkt u hier.

  • Wanneer u uw klant gegevens importeert naar TaxDome, vergeet dan niet dat Accounts en Contacten verschillend zijn
    • Accounts zijn de entiteiten waarvoor u werkt en die u factureert, of het nu gaat om een vennootschap, een trust, een familie of een individu. 
    • Contacten zijn de personen waarmee u contact hebt. Voor meer details, kijk hier.
  • Maak een spreadsheet met uw klant gegevens en sla deze op als CSV-bestand. Zorg ervoor dat het CSV-bestand UTF-8 gecodeerd is en niet groter is dan 300 kB.
  • Voer in de spreadsheet slechts één contact per rij in, zelfs wanneer meerdere contacten aan hetzelfde account zijn gekoppeld.
tip

Tip: Als uw bronsoftware een bestand genereert met de belastingplichtige en de echtgeno(o)t(e) op dezelfde rij, hoeft u het CSV niet handmatig te bewerken. Volg in plaats daarvan de instructies hier.

  • Wij kunnen u helpen! Als uw CSV-bestand meerdere contacten per rij bevat en u niet weet hoe u dit moet oplossen, laat het ons dan weten. Ons supportsteam helpt u graag: Volg deze stappen om hulp te krijgen. 

1. Maak een spreadsheet aan

Creëer en label de kolommen. 

tip

Tip: Wanneer u de kolommen een naam geeft, staat elke kolomkopnaam voor een andere gegevenseigenschap.

Hier zijn enkele voorbeelden van kolomkopnamen: 

  • Kolom A | Accountnaam: De naam van een bedrijf of trust (een niet-persoonlijk account) of de naam van een individu of familie (een persoonlijk account).
  • Kolom B | Contactnaam: De voor- en achternaam van de contactpersoon die aan het account is gekoppeld.
  • Kolom | Voornaam: Voornaam op zichzelf.  
  • Kolom | Achternaam: Achternaam op zichzelf.  
  • Kolom E | e-mail: Er moet een e-mailadres aanwezig zijn om een contact portaaltoegang te geven.
  • Kolom | Telefoonnummer 
  • Kolom G | Stad 

2. Vul de rijen van de spreadsheet in met contactinformatie

Uw spreadsheet heeft misschien al aangepaste kolommen; zorg er echter voor dat u deze basisregels volgt voor een vlotte import:

  • Elke rij mag slechts één contact bevatten.
  • Als u van plan bent nieuwe accounts aan te maken tijdens het overbrengen van uw gegevens, zorg er dan voor dat er een kolom Accountnaam is. Geef deze de naam Accountnaam (wat TaxDome de gegevenseigenschap noemt) of een andere naam die voor u werkt. Indien een contact niet aan een account moet worden gekoppeld, laat de rij in de kolom Accountnaam dan leeg.
  • Als twee of meer contactpersonen hetzelfde account delen, gebruik dan dezelfde accountnaam in de rij van elke contactpersoon. 

Weet u niet zeker hoe u verschillende soorten accounts moet opzetten, bijvoorbeeld voor een echtpaar dat apart aangifte doet? Kijk hier voor voorbeelden, en bekijk vervolgens deze tips:

Ik Wil Meerdere Accounts met Hetzelfde Contact Importeren

V: Hoe voer ik in de spreadsheet een aantal verschillende accounts in die aan dezelfde persoon moeten worden gekoppeld? Zoals verschillende bedrijven die toebehoren aan één bedrijfseigenaar? 

A: Maak één rij voor elk account en voer dezelfde contactinformatie voor elk account in de juiste kolommen in.

In de onderstaande voorbeeldspreadsheet wordt de Accountnaam toegewezen aan de Accountnaam op TaxDome, en worden tijdens het importeren vijf accounts aangemaakt, elk gekoppeld aan de contactinformatie van Brian Ross. Brian Ross kan dan inloggen op TaxDome met email@voorbeeld.com, en vervolgens schakelen tussen accounts. 

Ik Wil Meerdere Contacten Met Hetzelfde Account Importeren 

V: Hoe voer ik op de spreadsheet verschillende contactpersonen in die aan hetzelfde account moeten worden gekoppeld? Bijvoorbeeld meerdere zakenpartners die eigenaar zijn van één bedrijf of een belastingbetaler en zijn echtgeno(o)t(e).

A: Gebruik één rij voor elke contact en voer voor elke persoon dezelfde accountnaam in de juiste kolom in.

In het onderstaande voorbeeld-spreadsheet wordt Naam_Bedrijfsnaam toegewezen aan Accountnaam op TaxDome, en worden zes accounts aangemaakt tijdens het importeerproces. Michael Douglaston is gekoppeld aan één contact; Robbie Corp aan drie; Smith Family aan drie; Mart Frickey aan één; Solomon Deutsch aan één; en Chrissy Tidder aan één.

Ik Wil Contacten Importeren Naar Twee Accounts Tegelijk

V: Hoe voer ik meerdere contacten in die aan twee accounts moeten worden gekoppeld op de spreadsheet? Bijvoorbeeld kinderen die hun eigen account moeten hebben maar ook aan het gezinsaccount moeten worden gekoppeld.

A: Gebruik twee rijen voor elk contact, verander dan de accountnaam met behoud van alle contactdetails. Dit kan u later wat werk besparen omdat u de contacten niet handmatig hoeft te koppelen.

3. Sla de spreadsheet op in CSV-formaat

TaxDome herkent alleen spreadsheets die zijn opgeslagen als CSV-bestanden. Ga in de menubalk van uw spreadsheet naar Bestand en selecteer vervolgens Opslaan als CSV of Downloaden als CSV (de bewoording kan verschillen naargelang het programma dat u gebruikt).

tip

Tip: Als uw software een bestand genereert met de belastingplichtige en de echtgeno(o)t(e) op dezelfde rij, hoeft u het CSV-bestand niet handmatig te bewerken. Zie in plaats daarvan de instructies hier.

Microsoft Excel: Selecteer in het veld Opslaan als type de optie CSV (Komma gescheiden). Selecteer Web-opties in het vervolgkeuzemenu Extra. Open het tabblad Codering. Selecteer Unicode (UTF-8) in het vervolgkeuzemenu Dit document opslaan als en klik vervolgens op OK.

Nu u uw spreadsheet als CSV-bestand hebt opgeslagen en ervoor hebt gezorgd dat het UTF-8 gecodeerd is bent u er klaar voor om uw contacten naar TaxDome te importeren.

Stap 1. Upload het CSV-bestand naar TaxDome

Ga naar Klanten en klik dan op Importeren. U kunt deze knop ook openen vanaf het tabblad Contacten .

Sleep het CSV-bestand of klik op Bladeren om het op uw bureaublad te vinden en het te uploaden.

Stap 2. Creëer Accounts (Optioneel)

tip

Tip: Sla stap 4 over als u alleen contacten wilt importeren en geen accounts wilt aanmaken.

Als u toch accounts wilt aanmaken, dan doet u dat als volgt:

1. Map de Accountnaam: Selecteer de kolomkopnaam uit uw spreadsheet die overeenkomt met TaxDome's Accountnaam eigenschap. Als u Accountnaam als kolomkopnaam op uw spreadsheet hebt gebruikt wordt deze omdat ze dezelfde naam hebben automatisch toegewezen aan de  Accountnaam eigenschap van TaxDome. 

2. Accountvelden toewijzen: Voeg alle gegevens uit uw spreadsheet toe als aangepaste velden voor uw accounts. Bekijk alle kolomkoptekstnamen aan de linkerkant en kies vervolgens Niet importeren of Toewijzen aan eigenschap in het vervolgkeuzemenu Actie. Als u Toewijzen aan eigenschap kiest, selecteert u het aangepaste veld in het vervolgkeuzemenu Accountveld

  • Als een account met dezelfde naam al bestaat op TaxDome, dan wordt die niet gewijzigd en blijven alle gegevens hetzelfde. 
  • Als een kolomkopnaam uit het spreadsheet geen overeenkomstige accounteigenschap heeft, maakt u een nieuwe door Nieuw veld te selecteren in het vervolgkeuzemenu. Voor meer details, kijk hier.

Stap 3. Instellingen Bepalen (Optioneel)

In deze stap past u de instellingen in bulk toe op de nieuw geïmporteerde accounts. 

1. Gekoppelde contacten: Links, onder E-MAILS, ziet u de eigenschap TaxDome E-mail. Als u aangepaste e-mailvelden voor uw contacten hebt toegevoegd, ziet u deze ook. 

Selecteer de toegangsrechten voor elke contactpersoon waarvan het e-mailadres gekoppeld is aan het geïmporteerde account. Standaard zijn alle toegangsrechten ingeschakeld: 

  • INLOGGEN: Als deze optie is ingeschakeld kan het contact zijn TaxDome klantenportaal gebruiken.

  • VERWITTIGEN: Wanneer dit is ingeschakeld ontvangt de contactpersoon alle systeemmeldingen, zoals voor berichten, organizers, contracten, facturen, e-mails verzonden vanaf TaxDome of via pijplijnautomatisering en meer.

  • SYNC E-MAIL: Als deze ingeschakeld is kunt u de klant's e-mails zien en beantwoorden in uw Inbox+ en alle e-mails bekijken in hun account's e-mail tabblad. 

Als u wilt dat klanten een e-mailuitnodiging ontvangen voor hun TaxDome-portaal vinkt u het vakje Uitnodigingen Versturen aan. Als u een aangepast bericht wilt toevoegen typt u er een in het veld Gepersonaliseerd bericht. Als u ze niet meteen wilt uitnodigen kunt u later een uitnodiging verzenden door naar het tabblad Accounts te gaan en het subtabblad In afwachting van activering te openen.


2. Tags: Als u tags hebt aangemaakt om uw accounts te identificeren, pas ze dan hier toe. Heeft u nog geen tags? Leer hier hoe u ze aanmaakt.

tip

Tip: Als u verschillende sets tags op accounts wilt toepassen, maak dan verschillende spreadsheets voor accounts die van dezelfde tags moeten worden voorzien. Voor meer details, kijk hier.   

3. Toegewezenen: Standaard worden nieuwe accounts toegewezen aan de persoon die de import uitvoert. Selecteer extra teamleden waarvan u wilt dat zij toegang hebben tot alle geïmporteerde accounts. Voor meer informatie over accounttoegang, kijk hier.

4. Mappen en documenten: Als u een aangepaste mapstructuur gebruikt voor klantendocumenten past u mapsjablonen in bulk toe op de nieuw aangemaakte accounts. Voor meer details over het maken van mapsjablonen, kijk hier. Het sjabloon Standaardbelastingjaren wordt automatisch toegepast op nieuwe accounts als u geen mapsjabloon die u al hebt gemaakt selecteert.

Stap 4. Creëer Contacten

Om te beginnen met het importeren van uw contacten naar TaxDome, bekijkt u de kolomkopnamen van uw spreadsheet aan de linkerkant en kiest u vervolgens Niet importeren of Toewijzen aan eigenschap in het vervolgkeuzemenu Actie. Kolomkopnamen in uw spreadsheet die overeenkomen met TaxDome contacteigenschapnamen (bijv. Voornaam, Telefoon, E-mail, Woonplaats) worden automatisch toegewezen. 

Als u kiest voor Toewijzen aan eigenschap, selecteert u de naam van de contacteigenschap in het vervolgkeuzemenu Contactveld. U kunt ook een nieuw veld toevoegen door te klikken op Nieuw veld in het vervolgkeuzemenu. Voor meer details over aangepaste velden voor contactpersonen, kijkt u hier

  • U hoeft niet elke kolomkopnaam te koppelen; u kunt de Actie veldselectie laten staan op Niet Importeren.

Zodra u klaar bent met het mappen klikt u op Doorgaan. Hiermee begint nog niet het importeerproces. U kunt nog steeds naar deze stap terugkeren als u fouten heeft gemaakt.

Stap 5. Controleer 

Als u de resultaten bekijkt, zult u dit allemaal zien:

  • Welke teamleden zullen worden toegewezen aan de accounts
  • Welke tags zullen worden toegewezen aan de accounts
  • Welke aangepaste account- en contactvelden zullen worden aangemaakt
  • Welke contacten worden aangemaakt met welke namen en e-mailadressen
  • Welke accounts zullen worden aangemaakt met welke gekoppelde contacten

Als alles er goed uitziet, klik dan op Importeren starten. Zo niet, ga dan terug om de nodige verbeteringen aan te brengen.

Nu kunt u de pagina verlaten; het proces gaat vanzelf verder. Zodra de import is voltooid ontvangt u een e-mailmelding. Klik op de link in de melding om naar de importresultaten te gaan. U zult zien:

  • Hoeveel contacten werden geïmporteerd
  • Hoeveel spreadsheet rijen werden overgeslagen
  • Hoeveel accounts zijn er aangemaakt
  • Hoeveel accounts werden geüpdated
  • Hoeveel aangepaste velden werden aangemaakt

Als sommige rijen werden overgeslagen (wegens fouten), kunt u een gezipt CSV-bestand exporteren dat u vertelt welke rijen en waarom. Redenen voor overgeslagen rijen zijn lege cellen in verplichte kolommen (bv. namen van contactpersonen) of cellen in de e-mail kolom waarin e-mailadressen ontbreken. Nu kunt u de pagina verlaten; het proces gaat vanzelf verder. De exportresultaten worden u per e-mail toegestuurd.

Als u problemen heeft met het importproces, laat het ons weten! Ons team is altijd blij om te helpen!

Wie Mag Importeren?

pro

Deze sectie is alleen voor TaxDome Pro gebruikers. Upgrade op elk moment (Niet nodig in Nederland en België)!

Een bedrijfseigenaar en admin kunnen contacten importeren en accounts aanmaken op TaxDome. Als u wilt dat teamleden kunnen importeren geeft u hen toegangsrechten om contacten te beheren:

1. Ga naar Instellingen, selecteer Team & Licenties in de menubalk, klik op de drie puntjes uiterst rechts van de naam van de teammedewerker en klik vervolgens op Bewerken.

2. Schakel Contacten beheren in en klik vervolgens op Opslaan.

tip

Tip: Kijk op TaxDome Academy om leuke, uitgebreide lessen te volgen en helemaal vertrouwd te raken met TaxDome.

Heeft dit uw vraag beantwoord? Dank u voor de feedback. Er is een probleem opgetreden bij het verzenden van uw feedback. Probeer het later nog eens.

Nog hulp nodig? Neem contact met ons op Contacteer ons