CRM (Basis): Contacten en accounts

Wat zijn Contacten en wat zijn Accounts? Hoe stel je je accounts in en hoe maak je ze zo handig mogelijk? Dat gaan we uitzoeken.

Ga voor meer handige instructievideo's naar TaxDome Academy, onze gratis online naaf voor
Bekijk en leer alles wat u moet weten over TaxDome.

Hier behandeld:

• Wat zijn contactpersonen en accounts?
• Accounts aanmaken
• Business payroll en boekhouding: één account met meerdere contactpersonen
• Echtgenoten met een gezamenlijke belastingaangifte: één account
• Echtgenoten met een individuele belastingaangifte: twee rekeningen
• Een afhankelijke die zijn eigen belastingaangifte nodig heeft: een aparte rekening
• Accounts met gedeelde contacten: gerelateerde accounts

Wat zijn contactpersonen en accounts?

Het eerste dat handig is om te weten op TaxDome is het verschil tussen Contacten en Accounts:

• Contactpersonen zijn de mensen met wie je contact hebt tijdens je werkuren. In onze functie Contacten slaat u al hun persoonlijke gegevens op. De e-mail adressen die daar staan, geven klanten portaal toegang tot TaxDome (zonder een e-mail in Contacten kan klanten niet inloggen). Bovendien kunt u Contacten gebruiken om de gegevens van collega's, toekomstige klanten, partners en klanten' familieleden op te slaan.
• Accounts kunnen zowel bedrijven als individuen zijn; het zijn de entiteiten waarvoor je werkt en die je factureert. Een account is altijd gekoppeld aan een of meer contactpersonen, afhankelijk van hoeveel mensen er gebruik van maken. Door accounts aan contactpersonen te koppelen, geef je klanten toegang tot hun TaxDome portaal .

Hier vind je meer informatie over het koppelen van contactpersonen aan accounts.

Opmerking: Je kunt geen klant account maken zonder contacten. Er moet minstens één contact worden gekoppeld.

Accounts aanmaken

Over het algemeen wil je een account aanmaken voor elke persoon of groep die aangifte gaat doen. Vervolgens kun je de contacten op de juiste manier koppelen, afhankelijk van de situatie. Dit kan per geval verschillen. 

Hieronder vind je voorbeelden van verschillende situaties en hoe je de rekeningen kunt instellen om ze zo goed mogelijk af te stemmen op de behoeften van klanten.

Business payroll en boekhouding: één account met meerdere contactpersonen

Maak eerst een account aan voor het bedrijf en koppel er vervolgens alle relevante contactpersonen aan: business partners, controllers, managers, enz. Schakel voor elke contactpersoon de gewenste toggles in voor hun e-mail adressen, zodat ze kunnen inloggen op portaal, meldingen kunnen ontvangen of hun e-mail kunnen synchroniseren.

Echtgenoten met een gezamenlijke belastingaangifte: één account

Voor een getrouwd stel dat samen een aanvraag indient en allebei toegang wil tot portaal , maakt u één account aan en koppelt u vervolgens de twee contactpersonen (hun afzonderlijke e-mail adressen) eraan. Als er andere familieleden zijn, zoals kinderen, grootouders, enz., die ook portaal toegang nodig hebben, kunnen ook zij aan de account worden gekoppeld.

Echtgenoten met een individuele belastingaangifte: twee rekeningen

Als je twee individuele aangiften voor een echtpaar voorbereidt, maak dan voor elke persoon een aparte account aan. U koppelt dan echtgenoot één aan zijn eigen account. En als ze toegang willen hebben tot de account van de ander, koppel je hun contactpersoon eraan en schakel je de knop AANMELDEN in voor hun e-mail adres. Op deze manier kunnen ze inloggen op beide accounts of zelfs dezelfde meldingen ontvangen en hun e-mail synchroniseren als ze dat willen.

Een afhankelijke die zijn eigen belastingaangifte nodig heeft: een aparte rekening

Als je een belastingaangifte voor een afhankelijke voorbereidt, gebruik dan een aparte account-je kunt dan andere contactpersonen, zoals degenen die deze afhankelijke claimen, aan de account koppelen. 

Bekijk hieronder een video met verschillende voorbeelden van het instellen van afhankelijke personen als TaxDome accounts en contactpersonen.

Accounts met gedeelde contacten: gerelateerde accounts

Als je een belastingaangifte voorbereidt voor echtgenoten met verschillende rekeningen, wil je misschien iets controleren in de rekening van de echtgenoot. Dezelfde optie kan handig zijn als je zoekt naar een individuele account van de CEO van het bedrijf die ook je bedrijf is klant. Je hoeft niet naar dat account te zoeken, want alle accounts met gedeelde contacten staan in de lijst Gerelateerde accounts sectie van het tabblad Info van het account. Als je op de accountnaam klikt, wordt het tabblad Info van deze account geopend.