Windows-app: Documenten uploaden

Met de Windows-toepassing TaxDome kunt u uw documenten en mappen snel en eenvoudig uploaden. Hieronder vindt u de verschillende acties die u kunt uitvoeren:

• Documenten uploaden
• Mappen uploaden
• Uploaden in bulk
  • De mappenstructuur voorbereiden voor bulkupload
  • Accountmappen in bulk aanmaken vanuit de lijst klant
• De uploadgeschiedenis bekijken

Documenten uploaden

Om bestanden te uploaden via de Windows-toepassing TaxDome :

1. Klik op + NIEUW linksboven op de pagina , selecteer Bestand uploaden en kies vervolgens de bestanden

2. Selecteer de klant account waarnaar u de bestanden wilt uploaden.

3. Klik op UPLOAD FILES

Hieronder zie je hoe je met elk nummer sectie omgaat:

1. Account: Selecteer voor welke rekening de documenten zijn. 

2. Selecteer bestandsbestemming: Selecteer de bovenliggende map waarnaar je de documenten wilt uploaden. Hier vind je meer informatie over zichtbaarheid en toegangsniveaus.

3. Directory: Standaard worden documenten opgeslagen in een map op het hoogste niveau. Als je een submap wilt selecteren, klik je op Wijzigen. Om een nieuwe map aan te maken, klik je op het mappictogram, voer je de naam van de nieuwe map in, klik je op het groene vinkje aan de rechterkant en сik vervolgens op KIEZEN.

4. Bestandsnaam: Bewerk de naam van het bestand indien nodig.

5. Koppelen aan Opdracht: Schakel dit in en selecteer vervolgens een Opdracht voor de account waaraan het document wordt gekoppeld. Lees meer over het koppelen van elementen aan jobs.

 6. Document vergrendelen voor een onbetaalde factuur: Schakel dit in als je wilt dat het document zichtbaar is voor de klant, maar pas gedownload kan worden als ze betaald hebben voor de service. Het document wordt ontgrendeld zodra de betaling is verricht. Selecteer de factuur waarvoor je het document wilt vergrendelen in de lijst of klik op NIEUWE FACTUUR MAKEN om een nieuwe factuur te maken en сlick KIES. (Hier is meer over Documenten vergrendelen op facturen.)

Opmerking: Deze optie is alleen beschikbaar voor uploads naar mappen op het hoogste niveau met de optie klant kunnen bekijken toegang. U kunt meer lezen over zichtbaarheidsinstellingen.

7. Vraag klant goedkeuring aan: Schakel dit in om erachter te komen of klanten tevreden is met je werk of wijzigingen moet aanbrengen. Hier vind je meer informatie over het vragen om feedback van klanten.

8. Vraag klant handtekening aan: Als je wilt dat klanten documenten elektronisch ondertekent, schakel je deze optie in. Hier vind je meer informatie over het toevoegen van handtekeningvelden.

9. Beschrijving: Bewerk indien nodig de beschrijving van het document (maximaal 150 tekens).

10. Informeer klanten over upload: Laat klanten weten dat een bestand is geüpload. Standaard staat dit aan, zodat er automatisch een melding e-mail naar hen verzonden wordt. Schakel dit uit als je niet wilt dat klanten meldingen ontvangt.

Opmerking: Deze optie is alleen beschikbaar voor uploads naar mappen op het hoogste niveau met de optie klant kunnen bekijken toegang. Hier is meer over zichtbaarheidsinstellingen.

11. 12. BESTANDEN UPLOADEN: Klik op om het uploaden te starten; u ziet de voortgang. Zodra de bestanden klaar zijn met laden, zijn ze beschikbaar op het tabblad Documenten van het accountprofiel klant .

Mappen uploaden

Met de Windows-toepassing TaxDome kunt u hele mappen uploaden die meerdere klant accountdocumenten bevatten. Als u een map wilt toevoegen, klikt u op + NIEUW, selecteert u Map uploaden en kiest u de map. Ga verder zoals hierboven beschreven. Dit gaat veel sneller dan documenten één voor één uploaden.

Houd bij het uploaden van mappen rekening met het volgende:

1. TaxDome verwerkt alle bestanden in de geselecteerde map en de submappen.

2. Voor de veiligheid en beveiliging van je gegevens herkent TaxDome niet alle bestandstypen (meer over niet-herkende bestandstypen).

3. Je kunt details geven voor elk document in je mappen en submappen: selecteer de klant, de doelmap, enz.

4. Je originele mappenstructuur wordt niet gerepliceerd in TaxDome; je zult nieuwe mappen moeten maken om je bestanden te organiseren. U kunt ook bulkoploaden om uw originele structuur te behouden. Merk op dat nieuwe mappen worden gemaakt met het toegangsniveau klant kan bekijken en bewerken.

5. Je kunt niet meerdere mappen tegelijk selecteren. Als je documenten uit verschillende mappen moet uploaden, gebruik dan de knop UPLOAD FOLDER voor elke map.

Uploaden in bulk

Onze functie Bulk uploaden is handig als je veel oude klant documenten hebt in mappen op je bureaublad of in de cloudopslag. Met bulks uploaden kun je die documenten snel verplaatsen naar TaxDome.

Wanneer u bulk uploadt:

• Bestanden die niet in mappen staan, worden geüpload naar een privémap op het hoogste niveau. Op deze manier kun je ze sorteren wanneer je er klaar voor bent. Als je nog geen map op het hoogste niveau hebt met de naam Private, wordt er automatisch een voor je aangemaakt.
• Mappen op je bureaublad worden automatisch gekoppeld aan accountnamen in TaxDome, zodat je ze niet allemaal handmatig hoeft te selecteren.
• Als een map op het bureaublad geen overeenkomend klant account heeft, kun je er snel een aanmaken.
• Bestanden worden op de achtergrond geüpload, dus je kunt de app gebruiken terwijl het uploaden bezig is.

Zo upload je in bulk:

1. Plaats elk document dat u wilt uploaden in de juiste map klant . Maak zoveel submappen als u nodig hebt in een map klant . De maximale bestandsgrootte voor uploaden is 300 Mb.

2. Klik op +NEW en selecteer Bulk Upload. U kunt ook met de rechtermuisknop op het pictogram van de Windows-toepassing TaxDome klikken en Bulk Upload selecteren.

3. Zoek de bovenliggende map die je hebt gemaakt. Als de naam van de map overeenkomt met de accountnaam of ID, zal de Windows-toepassing TaxDome automatisch overeenkomen met de namen klant . Je hebt ook de mogelijkheid om nieuwe accounts toe te voegen of bestaande accounts te selecteren.

Bekijk hieronder onze tips voor het voorbereiden van mappen:

• De mappenstructuur voorbereiden voor bulkupload
• Accountmappen in bulk aanmaken 

4. Zoek de uploadbestemming in het vervolgkeuzemenu Bestemming door een map te selecteren of klik op de knop MAP CREËREN om bestanden naar een nieuwe map te uploaden.

5. Klik op UPLOAD FILES om uw documenten toe te voegen aan TaxDome.

Je kunt de voortgang van het uploaden bekijken of je kunt het minimaliseren, dan blijft het op de achtergrond draaien. Zodra het uploaden van bestanden is voltooid, kun je een rapport downloaden. Succesvol geüploade bestanden zullen beschikbaar zijn in de Docs sectie van elk klant profiel met de mapstructuur op zijn plaats.

Bestanden die niet zijn gekoppeld aan een account kunnen worden bekeken op het tabblad Niet gekoppeld. 

Als er fouten zijn opgetreden tijdens het uploaden, worden deze weergegeven op het tabblad Fouten.

De mappenstructuur voorbereiden voor bulkupload

Om ervoor te zorgen dat uw mappen automatisch worden gekoppeld aan de juiste klant accounts, moet elke mapnaam overeenkomen met de bijbehorende TaxDome klant accountnaam of account ID.

Om een klant ID en accountnaam te vinden, ga je naar de klanten sectie. Ze staan in de kolommen ID en NAME kolommen. klant accountnamen zijn ofwel de naam van de organisatie of de voor- en achternaam van de klant.

Een klant ID is een unieke combinatie van twee letters en één cijfer, zoals JB1 of AR2.

Accountmappen in bulk aanmaken 

Wanneer je de Bulk Upload functie gebruikt (details hier) of bestanden kopieert van TD Drive naar je lokale mappen of andersom, moet je accountmappen aanmaken op je computer. Hier laten we zien hoe je dat snel kunt doen, zelfs als je tientallen klanten hebt.

Hiervoor moet je een script maken dat mappen maakt. Zo doe je dat:

1. Bereid het CSV-bestand voor dat je hebt gebruikt om contactpersonen te importeren naar TaxDome. Je kunt ook de functie Accounts exporteren gebruiken vanaf de klanten pagina. Hier vindt u meer informatie over het exporteren van lijsten met contactpersonen.
2. Maak een map aan op je bureaublad en plaats het CSV-bestand in de map.
3. Open het CSV-bestand. Zoek de kolom met accountnamen; dat is de enige die je nodig hebt. Verwijder alle andere kolommen.



4. Kopieer de formule:=CONCATENATE("MD ",CHAR(34),A2,CHAR(34)) in de cel rechts van de cel met de accountnaam en pas deze toe op de hele kolom (je kunt de autofill functies in Google Sheets of Excel gebruiken). Als de CONCATENATE-formule niet beschikbaar is in je software, probeer dan CONCATE te gebruiken.

5. 

6. Selecteer alle cellen waarop de formule is toegepast (kolom B) en kopieer ze.
7. Maak een kladblokbestand in dezelfde map en plak de waarde erin. Sla het bestand op, geef het de naam Script.bat en selecteer het bestandstype Alle bestanden. Sluit het vervolgens.
8. Open Script.bat om het script uit te voeren. Het zal snel mappen in bulk aanmaken.

Nu ben je klaar om de Bulk Upload-functie te gebruiken om snel alle mappen te verplaatsen naar TaxDome. Hier zijn meer details.

De uploadgeschiedenis bekijken

Weet je niet zeker of je alle benodigde documenten hebt geüpload? Bekijk je uploadgeschiedenis om erachter te komen. Klik op de link UPLOAD HISTORY om de datum, bestandsnaam, klant info en het uploaden status te bekijken. Klik op CLEAR HISTORY (geschiedenis wissen) om deze informatie te verwijderen (je bestanden worden hierdoor niet verwijderd).