Documenten (Basis): Handmatig of automatisch uploaden
Er zijn talloze opties om documenten te uploaden naar TaxDome: Sleep ze, gebruik een zip-bestand dat automatisch wordt uitgepakt en nog veel meer.
Documenten kunnen worden geüpload door een bedrijfseigenaar, admin of elk teamlid met accounttoegang of rechten om documenten te beheren. Lees verder om alle uploadopties te ontdekken.
Hier behandeld:
- Documenten uploaden
- Toegangsniveaus en zichtbaarheid van documenten
- Mappen uploaden
- Zip-bestanden uploaden
- Wat klanten ziet als je ze documenten stuurt
Documenten uploaden
Er zijn veel manieren om te uploaden; kies wat voor jou het beste werkt:
- Klik linksboven op Nieuw.
- Sleep de documenten of mappen van je bureaublad naar het tabblad Documenten / Recent op de pagina Documenten en zet ze ergens op het scherm neer. Je kunt ze ook overal neerzetten in het tabblad Documenten voor de account of gewoon in een specifieke map of submap om daar documenten te uploaden.
- Klik op Documenten uploaden of Map uploaden op het tabblad Documenten op de pagina Documenten of op het tabblad Documenten voor de account.
- Gebruik de TaxDome Desktop App.
- Gebruiken TaxDome Drive.
- Upload ze met mapsjablonen en automatiseringen in pijplijnen.
1. Klik op Nieuw linksboven, selecteer Document in de schuifbalk of klik op Documenten uploaden in het tabblad Documenten op de pagina Documenten of in het tabblad Documenten voor de account en selecteer vervolgens de bestanden die u vanaf uw computer wilt uploaden. Als u meerdere bestanden uit één map wilt selecteren, gebruikt u control of shift op uw toetsenbord.
2. Ga naar de account waarnaar je de bestanden wilt uploaden.
3. Kies waarnaar u wilt uploaden. Er zijn zichtbaarheidspictogrammen voor elk document en elke map, zodat u ze gemakkelijk kunt herkennen.
4. Klik op Uploaden om te voltooien. Als u uploadt naar een map op het hoogste niveau met klant kan bekijken of klant kan bekijken en bewerken toegang (voor meer informatie, ga hier), kunt u een aantal handige instellingen inschakelen (zie hieronder).
Denk eraan:
- Sommige bestandstypen worden niet herkend (voor meer informatie, klik hier).
- De maximale uploadgrootte is 300 Mb.
- Klik op de x om het uploaden te annuleren terwijl het nog bezig is.
- It is impossible to upload documents to a sealed folder.
Extra instellingen tijdens het uploaden
Wanneer je documenten uploadt naar een map op het hoogste niveau met een toegang voorklant kan bekijken of klant kan bekijken en bewerken (voor meer details, ga hierheen), kun je een aantal handige instellingen inschakelen. Je kunt ze aanzetten voor alle documenten die je uploadt of voor slechts enkele.
Hieronder vind je meer informatie over de genummerde items:
1. Verwittigen klant : Als deze optie is ingeschakeld, ontvangen alle contactpersonen - die zijn gekoppeld aan de account en die meldingen hebben ingeschakeld (voor meer informatie, ga hiernaar toe) - een melding op e-mail wanneer u uploadt.
2. Markeer als gelezen voor klant: Als deze optie is ingeschakeld, worden de documenten wel geüpload, maar niet gemarkeerd als Nieuw voor de klant; ze krijgen er geen melding van. Deze functie is handig wanneer je voor het eerst een klant naar TaxDome verplaatst.
3. Verwittigen volgers wanneer een klant een document opent: Als deze optie is ingeschakeld, ontvangen alle teamleden met accounttoegang en ingeschakelde meldingen voor documenten een melding via e-mail en in hun account. Inbox+ wanneer de klant het document voor het eerst opent. (Voor meer informatie over het toewijzen van teamleden aan accounts, ga hier).
4. Vraag klant goedkeuring aan: Deze instelling is alleen beschikbaar bij het uploaden naar een map op het hoogste niveau met een toegangsniveau klant kan bekijken (ga hierheen voor meer informatie).
5. Herinneringen: schakelt klant herinneringen over de aangevraagde goedkeuring in (ga voor meer informatie naar ons artikel over herinneringen).
6. Beschrijving toevoegen: typ details over het document. Is hetzelfde voor elk document als je er meerdere tegelijk uploadt, maar kan afzonderlijk worden bewerkt.
7. Document vergrendelen op de onbetaalde factuur: Hiermee kun je een document uploaden zodat de klant ziet dat het beschikbaar is, maar het niet kan bekijken of downloaden totdat ze hebben betaald voor het werk (voor meer informatie, ga hierheen).
8, 9. Vacatures: Koppel document aan jobs. Hier vind je meer informatie over het koppelen van documenten.
Extra instellingen selecteren voor individuele bestanden
Wanneer je meerdere documenten uploadt naar een account, wil je misschien verschillende instellingen kiezen voor elk bestand. Je wilt bijvoorbeeld goedkeuring krijgen van een klant voor één document en een ander document vergrendelen voor een factuur. Volg deze stappen:
1. Zodra je de documenten hebt geselecteerd, klik je rechtsboven op Afzonderlijk instellen . Deze instellingenoptie verschijnt alleen als je twee of meer bestanden uploadt.
2. Klik op het tandwielpictogram rechts van het bestand en selecteer de instellingen.
3. Klik op Opslaan en herhaal dit voor elk bestand. Documenten met toegevoegde instellingen krijgen een kleurcode status tags (In afwachting van goedkeuring, In afwachting van betaling, Verwittigen volgers, markeren als gelezen, of Verwittigen klant) voor gemakkelijke identificatie.
4. Klik op Uploaden om te voltooien.
Hele mappen uploaden
Om hele mappen te uploaden, kies je de manier die voor jou het beste werkt:
- Sleep mappen van je computer naar het tabblad Documenten / Recent op de pagina Documenten en zet ze ergens neer op het scherm. Je kunt ze ook overal neerzetten in het tabblad Documenten voor de account of gewoon in een specifieke map of submap om daar mappen te uploaden.
- Klik opMap uploaden op het tabblad Documenten op de pagina Documenten of op het tabblad Documenten voor de account.
- Klik op Nieuw linksboven en selecteer Map in het schuifmenu.
Denk eraan:
- Bestandstypen die niet worden herkend, worden niet geüpload.
- Uw mappenstructuur wordt overgenomen. Alle documenten worden in de geselecteerde map TaxDome geplaatst binnen hun oorspronkelijke mappen.
Een zip-bestand uploaden
Zips zijn een geweldige manier om meerdere documenten tegelijk te uploaden. TaxDome uploadt zip-bestanden tot 300 Mb. Ze worden op dezelfde manier geüpload als andere bestanden. Echter, zodra een zipbestand is geüpload:
- Het zipbestand wordt automatisch uitgepakt.
- Bestandstypen die niet worden herkend, worden niet geüpload.
- Mappen op de zip worden niet overgenomen op TaxDome, dus je moet nieuwe mappen maken om de documenten te organiseren.
- Het oorspronkelijke zipbestand dat je hebt geüpload, wordt automatisch verwijderd.
Wat klanten ziet als je ze documenten stuurt
klanten documenten kunt openen die u uploadt naar de klant map kunt bekijken.
Ze kunnen ze openen...
- ...door naar de pagina Documenten te gaan.
- ...door op de link in hun automatische e-mail melding te klikken.
- ... door op de melding op hun dashboard.
Krijg toegang tot een alleen-lezen weergave van een klant's portaal om TaxDome van hun kant te bekijken.
Fooi: Uitchecken TaxDome Academie voor onze leuke uitgebreide cursussen.