Terugkerende facturen (Basis): Schema's beheren, Bewerken, Dupliceren, Verwijderen, Deactiveren
Leer alles wat je moet weten over het beheren van je terugkerende facturen: hoe je planningen beheert en facturen bewerkt, dupliceert, verwijdert en deactiveert.
Hier behandeld:
- Terugkerende facturen bewerken
- Terugkerende facturen dupliceren
- Terugkerende facturen deactiveren en reactiveren
- Terugkerende facturen verwijderen
Agenda's beheren in terugkerende facturen
Soms moet je de gegevens van terugkerende facturen wijzigen. Een klant kan je bijvoorbeeld vragen om een dienst aan hun abonnement toe te voegen. De terugkerende factuur kan op elk moment worden bewerkt: voordat deze is ondertekend of op elk moment daarna.
Om een terugkerende factuur te bewerken, ga je naar Facturering > Terugkerende facturen in de linker menubalk. Klik vervolgens op de drie puntjes rechts van de terugkerende factuur die je wilt wijzigen en selecteer Bewerken. Je kunt ook op de naam van de terugkerende factuur klikken.
In de zijbalk die verschijnt, kun je wijzigen:
- De begindatum en de datum van de eerste factuur (als de eerste factuur nog niet is uitgereikt)
- Aantal herhalingen
- Herhalingsinterval
- Teamlid verantwoordelijk voor de factuur
- Naam van de terugkerende factuur
- Beschrijving
- Regelitems - je kunt bijvoorbeeld meer diensten toevoegen aan de factuur, het bedrag wijzigen of een korting toevoegen. Dit heeft invloed op alle volgende geplande facturen.
- Onbetaalde facturen die zijn gepland volgens het betalingsschema (kan worden bewerkt nadat de terugkerende factuur is geaccepteerd door de klant). Zie onderstaande details.
Let op! De begindatum, de datum van de eerste factuur, het interval tussen terugkerende facturen en het type betalingsmachtiging kunnen niet meer worden gewijzigd zodra de klant de terugkerende factuur met automatische betaling heeft ondertekend en geaccepteerd.
Verwittigen Nadat je de geautoriseerde factuurgegevens hebt gewijzigd, kun je aangeven of je klant wel of niet wilt informeren over de wijzigingen. Schakel hiervoor Verwittigen klant over factuurwijzigingen in en voeg een bericht toe waarin deze wijzigingen worden beschreven.
Eén factuur in een reeks terugkerende facturen bewerken
Wanneer een klant je vraagt om een factuur te wijzigen, bijvoorbeeld om de volgende betaaldatum aan te passen of om een extra dienst toe te voegen, kun je een specifieke geplande factuur bewerken zonder dat de wijziging invloed heeft op alle andere facturen in de reeks met terugkerende facturen.
Dit kan alleen als:
- De terugkerende factuur is al geaccepteerd door de klant, EN
- De geplande factuur is niet betaald
Als je een specifieke factuur wilt bewerken, klik je op de drie puntjes rechts van de factuur die je wilt wijzigen in het Betalingsschema sectie en selecteer je vervolgens Bewerken.
Daar kun je veranderen:
- De datum waarop de factuur wordt verzonden (bijvoorbeeld als je de factuur later wilt verzenden vanwege vakantie)
- Het teamlid naar wie de betalingen gaan
- De beschrijving van de facturen
- Regelitems. Je kunt bijvoorbeeld meer diensten toevoegen aan de factuur, het totaal wijzigen of een korting toevoegen. Dit heeft alleen invloed op de geselecteerde factuur en niet op de andere geplande facturen.
Terugkerende facturen dupliceren
Create a copy of the recurring invoice to save some time. This is possible for recurring invoices that are either in Pending or Active status.
Om een terugkerende factuur te dupliceren, ga je naar Facturering > Terugkerende facturen in de linker menubalk. Klik vervolgens op de drie puntjes rechts van de terugkerende factuur en selecteer Dupliceren.
Er wordt nu een venster Factuur maken geopend met vooraf ingevulde velden. Breng de nodige wijzigingen aan en klik op Aanmaken.
Terugkerende facturen deactiveren en reactiveren
When the client asks to pause the subscription, you can deactivate the recurring invoice. This is possible for recurring invoices that are either in Pending or Active status.
Om een factuur te deactiveren, ga je naar Facturering > Terugkerende facturen in de linker menubalk. Klik vervolgens op de drie puntjes rechts van de terugkerende factuur en selecteer Deactiveren.
Na het deactiveren worden alle geplande facturen gepauzeerd en wordt de terugkerende factuur verplaatst naar de subtab Inactief. Je kunt deze op elk gewenst moment weer activeren door op de drie puntjes te klikken en Activeren te selecteren. Zodra je dit hebt gedaan, worden alle facturen die nog niet zijn uitgegeven volgens schema verzonden.
Terugkerende facturen verwijderen
If you no longer require a recurring invoice, you can delete it. This can be done for recurring invoices in any status except for In progress.
Om een terugkerende factuur te verwijderen, ga je naar Facturering > Terugkerende facturen in de linker menubalk. Klik vervolgens op de drie puntjes rechts van de terugkerende factuur en selecteer Verwijderen.
Je hebt de mogelijkheid om zowel actieve als inactieve periodieke facturen te verwijderen. Het verwijderen van een terugkerende factuur heeft geen invloed op facturen die vóór de verwijdering al naar je klant zijn verzonden.