Terugkerende facturen: Overzicht
TaxDome kun je facturen automatisch laten genereren, betaalautorisatie vragen aan je klanten en automatisch betaald krijgen op routine-intervallen. Op deze manier is het eenvoudig om regelmatig diensten te verlenen aan terugkerende klanten. Leer alle basisbeginselen van het instellen van terugkerende facturen op TaxDome.
Tip: Download de checklistAutomatische regelmatige betalingen instellen op TaxDome om je voortgang bij te houden.
Terugkerende facturen, uitgelegd
Wanneer je dezelfde diensten op gezette tijden aan dezelfde klanten levert, kan het handig zijn om hun betalingen te plannen. Met TaxDome kun je daarvoor terugkerende facturen gebruiken. Je kunt ze afzonderlijk of samen met offertes versturen.
Terugkerende facturen is een automatisch proces van het maken van facturen en het debiteren van de rekening van klant voor hetzelfde bedrag volgens een bepaald schema.
Enkele voorbeelden:
- Je voert op regelmatige basis dezelfde diensten uit (bijv. payroll of boekhouding) en met terugkerende facturen betaalt je klanten voor je diensten op dezelfde manier als ze voor een abonnement betalen. Het geld wordt automatisch van hun bankrekening afgeschreven.
- Je voert op regelmatige basis dezelfde diensten uit (bijv. payroll of boekhouding) en met terugkerende facturen kun je op regelmatige tijdstippen automatisch facturen laten genereren en versturen naar klant .
- Je biedt adviesdiensten aan (bijv. belastingplanning) en met terugkerende facturen kun je een betaling in termijnen verdelen.
Dus, in tegenstelling tot de eenmalige facturen die je telkens opnieuw moet aanmaken, worden terugkerende facturen automatisch aangemaakt en naar je klanten gestuurd. Bovendien kun je eenmalig een betalingsautorisatie aanvragen bij je klanten en word je automatisch betaald voor elke factuur, zonder dat jij of klant verdere actie hoeft te ondernemen.
Zo ziet het ondertekeningsproces eruit voor de klant:
Voordat u begint
Houd een aantal essentiële dingen in gedachten voordat je je eerste terugkerende factuur maakt:
1. Controleer voor automatische betalingen of Stripe uw standaardbetalingsprovider is. Momenteel ondersteunen we alleen Stripe voor automatische betalingen.
2. Voor goedkopere transacties kun je klanten toestaan om via bankafschrijving te betalen. Schakel hiervoor de betaalmethode van uw voorkeur in Stripeen vervolgens bankafschrijvingen toestaan op TaxDome.
3. Voordat u de terugkerende factuur met betalingsautorisatie verstuurt, controleer de tekenbevoegdheid in de accountinstellingen. Om de terugkerende factuur actief te maken, hoeft maar één contactpersoon betalingsgegevens toe te voegen en deze te accepteren. Zorg er dus voor dat de tekenbevoegdheid is uitgeschakeld voor contactpersonen die niet mogen ondertekenen (bijvoorbeeld kinderen).
4. Optioneel kun je het uiterlijk van je facturen aanpassen door het kleurenschema van je facturen te definiëren, de lay-out te selecteren en nog veel meer.
Drie vragen die je jezelf moet stellen bij het opstellen van een terugkerende factuur
Hier zijn enkele belangrijke vragen die je jezelf moet stellen bij het opstellen van je terugkerende factuur om het proces soepeler te laten verlopen:
1. Hoe vaak wil ik betalingen ontvangen en hoeveel facturen moeten er worden verzonden binnen het terugkerende proces? Selecteer dan het juiste antwoord in de instellingen voor terugkerende facturen.
2. Wil ik dat mijn facturen automatisch worden betaald of wil ik alleen dat ze volgens het schema worden verzonden? Selecteer vervolgens de juiste type betalingsautorisatie.
3. Hoe wil ik mijn klanten de mogelijkheid geven om de facturen te betalen die binnen het terugkerende proces zijn uitgegeven? Selecteer dan de juiste betalingsmethode voor hen.
Waar kun je de terugkerende factuur vinden nadat deze is verzonden?
Zodra de terugkerende factuur is aangemaakt, kun je deze openen via Facturering > Terugkerende facturen in de linker zijbalk. Van hieruit kun je:
- De status van de terugkerende factuur bekijken (of deze is geaccepteerd, op tijd is betaald, enzovoort).
- Het saldo van een actieve factuur bekijken
- Wijzigingen aanbrengen in het terugkerende proces, bijv. het aantal herhalingen, de datum, het totaal en het nummer van de geplande factuur wijzigen
