Terugkerende facturen: Overzicht

TaxDome kun je facturen automatisch laten genereren, betaalautorisatie vragen aan je klanten en automatisch betaald krijgen op routine-intervallen. Op deze manier is het eenvoudig om regelmatig diensten te verlenen aan terugkerende klanten. Leer alle basisbeginselen van het instellen van terugkerende facturen op TaxDome.

Tip: Download de checklistAutomatische regelmatige betalingen instellen op TaxDome om je voortgang bij te houden.

Terugkerende facturen, uitgelegd

Wanneer je dezelfde diensten levert aan dezelfde klanten met bepaalde tussenpozen (bijvoorbeeld payroll of boekhouding), kan het handig zijn om hun betalingen te plannen. Met TaxDome kun je terugkerende facturen gebruiken. Je kunt ze afzonderlijk of samen met offertes versturen. Je kunt ze ook gebruiken om een betaling op te splitsen in meerdere termijnen.

Terugkerende facturen geven eenmalige facturen uit voor hetzelfde bedrag volgens een bepaald schema.

Dus als je een terugkerende factuur maakt:

1. De terugkerende factuur wordt weergegeven op de pagina Facturering > Terugkerende facturen , waar je het schema kunt zien. 

2. Wanneer je een terugkerende factuurreeks aanmaakt, reserveert TaxDome factuurnummers vanaf het laatst beschikbare nummer. Als je bijvoorbeeld een reeks met 9 facturen maakt en het laatst uitgegeven factuurnummer is 10, reserveert het systeem nummers van 11 tot 19. Het eerstvolgende beschikbare nummer is dan 20. Het eerstvolgende beschikbare nummer is dan 20.

3. Elke keer dat er op een bepaalde datum een eenmalige factuur wordt uitgegeven, verschijnt deze op de pagina Facturering > Facturen in de lijst met eenmalige facturen.

Je klanten kan elke factuur automatisch of handmatig betalen, afhankelijk van hoe je het instelt:

• Automatische betalingen (alleen beschikbaar als Stripe je standaard payment service provider is): 
  • Nadat een klant de factuur heeft ondertekend, wordt de kaart van klant volgens een schema automatisch gedebiteerd. 
  • Eenmalige facturen worden uitgegeven samen met succesvolle betalingen. 
  • klanten U kunt het schema bekijken op klant portaal . 
• Handmatige betalingen: 
  • klanten hoeft de factuur niet te ondertekenen. 
  • Eenmalige facturen worden uitgegeven volgens een schema dat niet afhankelijk is van betalingen.
  • klanten kunnen het schema niet bekijken op portaal. Voor hen zien deze eruit als standaard eenmalige facturen. 

Voordat u begint

Houd een aantal essentiële dingen in gedachten voordat je je eerste terugkerende factuur maakt:

1. Controleer voor automatische betalingen of Stripe uw standaardbetalingsprovider is. Momenteel ondersteunen we alleen Stripe voor automatische betalingen.

2. Voor goedkopere transacties kun je klanten toestaan om via bankafschrijving te betalen. Schakel hiervoor de betaalmethode van uw voorkeur in Stripeen vervolgens bankafschrijvingen toestaan op TaxDome.

3. Voordat u de terugkerende factuur met betalingsautorisatie verstuurt, controleer de tekenbevoegdheid in de accountinstellingen. Om de terugkerende factuur actief te maken, hoeft maar één contactpersoon betalingsgegevens toe te voegen en deze te accepteren. Zorg er dus voor dat de tekenbevoegdheid is uitgeschakeld voor contactpersonen die niet mogen ondertekenen (bijvoorbeeld kinderen).

4. Optioneel kun je het uiterlijk van je facturen aanpassen door het kleurenschema van je facturen te definiëren, de lay-out te selecteren en nog veel meer.

Drie vragen die je jezelf moet stellen bij het opstellen van een terugkerende factuur

Hier zijn enkele belangrijke vragen die je jezelf moet stellen bij het opstellen van je terugkerende factuur om het proces soepeler te laten verlopen:

1. Hoe vaak wil ik betalingen ontvangen en hoeveel facturen moeten er worden verzonden binnen het terugkerende proces? Selecteer dan het juiste antwoord in de instellingen voor terugkerende facturen.

   2. Wil ik dat mijn facturen automatisch worden betaald of wil ik alleen dat ze volgens het schema worden verzonden? Selecteer vervolgens de juiste type betalingsautorisatie.

3. Hoe wil ik mijn klanten de mogelijkheid geven om de facturen te betalen die binnen het terugkerende proces zijn uitgegeven? Selecteer dan de juiste betalingsmethode voor hen.

Waar kun je de terugkerende factuur vinden nadat deze is verzonden?

Zodra de terugkerende factuur is aangemaakt, kun je deze openen via Facturering > Terugkerende facturen in de linker zijbalk. Van hieruit kun je:

• De status van de terugkerende factuur bekijken (of deze is geaccepteerd, op tijd is betaald, enzovoort).
• Het saldo van een actieve factuur bekijken
• Wijzigingen aanbrengen in het terugkerende proces, bijv. het aantal herhalingen, de datum, het totaal en het nummer van de geplande factuur wijzigen