Terugkerende facturen (Basis): Sjablonen maken en toepassen

Terugkerende Factuursjablonen zijn een geweldige manier om je factureringsprocedures te vereenvoudigen en te optimaliseren. Door een terugkerende factuur in te stellen, kun je het factureringsproces voor regelmatige abonnementsbetalingen met betalingsautorisatie automatiseren, waardoor je tijd en moeite bespaart. Bovendien zorgen terugkerende facturen voor consistentie en uniformiteit in alle interacties op klant , waardoor de kans op fouten en verwarring afneemt. Hier laten we zien hoe je ze maakt.

Binnenkort beschikbaar! Je zult ook terugkerende Factuursjablonen kunnen gebruiken voor automatiseringen.

Hier behandeld:

• Terugkerende Factuursjablonen
• Terugkerende toepassen Factuursjablonen
• Terugkerende bewerken Factuursjablonen
• Terugkerende dupliceren Factuursjablonen
• Terugkerende verwijderen Factuursjablonen
• Uw lijst met sjablonen voor terugkerende facturen

Terugkerende Factuursjablonen

Een terugkerende Factuursjabloon kan worden aangemaakt door een bedrijfseigenaar, admin of teamlid met toegangsrechten om sjablonen te beheren.

Om een terugkerende Factuursjabloon aan te maken, ga naar Sjablonen >Firmasjablonen in de linker menubalk en vervolgens naar Terugkerende facturen. Klik vervolgens op Sjabloon maken.

Hieronder vindt u meer informatie over alle opties (1-18) die u hebt in het venster Terugkerende Factuursjabloon maken:

1. Naam sjabloon: Dit is wat je te zien krijgt wanneer je de sjabloon selecteert.

2. Kies een betaalmethode: Dit is de manier waarop je je facturen wilt laten betalen (via creditcard, bankafschrijving of beide). We ondersteunen een aantal betalingsmethoden. Als de standaard betalingsprovider is uitgeschakeld, wordt de betalingsmethode voor alle terugkerende Factuursjablonen overgeschakeld op Creditcard.

3, 4. Begint op: Dit is het moment waarop de eerste factuur wordt verzonden naar klant nadat ze hebben ingestemd met de herhaling. Dit kan bij acceptatie zijn (alleen voor terugkerende facturen met betalingsautorisatie) of op een specifieke datum. Als je een specifieke datum kiest, moet je deze selecteren onder de Eerste factuurdatum.

5, 6. Herhaling(en): Hier kun je de factuurherhalingsperiode selecteren en het aantal facturen instellen dat wordt verzonden binnen de scope van de terugkerende factuur.

7. Teamlid: Selecteer het teamlid dat de betalingen zal ontvangen (standaard ontvangt de persoon die de factuur aanmaakt deze).

8. Naam: De naam van de terugkerende factuur (bijv. Boekhouding 2023 of Financiële planning 2024). De klant ziet dit alleen voor terugkerende facturen met betalingsautorisatie.

9. Beschrijving: Voeg een beschrijving toe die aangeeft wat er op de factuur staat (optioneel).

10. Add shortcode: Include dynamic data to individualize your invoices. You can use account shortcodes based on custom fields and date shortcodes. Here's more on shortcodes.

• Automatische betaling: na de klant accepteert de terugkerende factuurvoorwaarden, facturen worden uitgegeven volgens uw schema en de klantHet bedrag wordt automatisch van de kaart/bankrekening afgeschreven. Beschikbaar voor Stripe alleen.
• Handmatige betaling van facturen: facturen worden volgens jouw schema opgesteld en verzonden naar klant , maar zij moeten ze elke keer handmatig betalen.

Lees hier meer over typen betalingsautorisaties.

12. e-mail factuur naar klant: Schakel dit in en voeg een aangepast bericht toe als je wilt dat de klant een melding ontvangt via e-mail over een terugkerende factuur met automatische betaling. Anders ontvangen ze alleen een melding binnen hun portaal.

13. QuickBooks-instellingen: Selecteer Locatie voor de factuur die naar QuickBooks moet worden verzonden. klanten ziet dit veld niet.

14. Regelitems: Specificeer de uitgevoerde diensten binnen elke factuur van de herhaling, evenals eventuele toegepaste kortingen. 

• Lijnitem: Klik op Lijnitem en selecteer een bestaande dienst of maak een nieuwe aan. Vul het veld Tarief in, stel de hoeveelheid in voor elke dienst en het belastingtarief (meer over belastingtarieven) en voeg een Omschrijving toe (optioneel). Selecteer de Klasse die naar QuickBooks moet worden verzonden (klanten ziet dit veld niet).
• Korting: Om een regel toe te voegen, klik je op Korting en vul je vervolgens het veld Tarief in. 

Je kunt dezelfde regelitemvelden ook bewerken vanaf de Bewerk item pagina door op de drie puntjes rechts van het regelitem te klikken, Bewerken te selecteren en vervolgens op Opslaan te klikken.

15. Samenvatting: Hier zie je het bedrag van elke betaling.

• Subtotaal: De som van de geleverde diensten voor elke factuur, vóór btw. Dit wordt automatisch ingevuld nadat de regelitems zijn toegevoegd. Je kunt het bedrag ook handmatig invoeren als je geen regelitems wilt toevoegen.
• Belastingtarief: Zodra er omzetbelasting is toegevoegd, wordt dit weergegeven in het totaal (meer over het toevoegen van omzetbelasting).

16. Betalingsschema: Bekijk de data waarop elk van de facturen zal worden verzonden. 

17. Elke betaling, Factuurbedrag, Totaal: Bekijk de belangrijkste instellingen van de terugkerende factuur: hoeveel betalingen je verwacht, het bedrag van elke betaling en het totaal.

18. Opslaan & Afsluiten, Opslaan en Annuleren: Klik op Opslaan & Afsluiten om de sjabloon op te slaan en terug te gaan naar de lijst met sjablonen, Opslaan om uw wijzigingen te behouden en door te gaan met het bewerken van de sjabloon, of Annuleren om af te sluiten zonder op te slaan.

Terugkerende toepassen Factuursjablonen

Recurring invoice templates could be used either while creating recurring invoices or while creating proposals.

Dit is hoe:

1. Create a new invoice or add an invoice to the proposal.

2. Set the  Invoice type to Recurring.

3. Click the Invoice template list to expand it, then select a template and сontinue by setting up the recurring invoice. You can now make changes to the amount, tax rate, etc.

Opmerking: wijzigingen die je aanbrengt in facturen hebben geen invloed op de sjabloon die is gebruikt om de factuur te maken.

Terugkerende bewerken Factuursjablonen

Voer de volgende stappen uit om wijzigingen aan te brengen in een terugkerende Factuursjabloon:

1. Ga naar Sjablonen >Firmasjablonen in de linker menubalk en selecteer vervolgens Terugkerende facturen. Klik vervolgens op de naam van de terugkerende Factuursjabloon in de lijst.

2. Breng wijzigingen aan in de terugkerende Factuursjabloon en klik vervolgens op Opslaan en afsluiten.

Terugkerende dupliceren Factuursjablonen

Om een nieuwe terugkerende Factuursjabloon te maken van een bestaande, klik je op de drie puntjes uiterst rechts van de terugkerende Factuursjabloon en selecteer je Dupliceren in het vervolgkeuzemenu. De terugkerende Factuursjabloon kopie wordt opgeslagen met een achtervoegsel (bijv. Formulier1040 (2)).

Terugkerende verwijderen Factuursjablonen

Om een terugkerende Factuursjabloon volledig te verwijderen, klikt u op de drie puntjes uiterst rechts van de naam van de terugkerende Factuursjabloon , selecteert u Verwijderen in het vervolgkeuzemenu en klikt u nogmaals op Verwijderen om te bevestigen.

Uw lijst met sjablonen voor terugkerende facturen

TaxDome kunt u uw terugkerende Factuursjablonen gemakkelijk bijhouden, zodat u ze altijd snel en gemakkelijk kunt terugvinden. Voor een totaaloverzicht van je terugkerende Factuursjablonen, ga je in de linker menubalk naar Sjablonen >Firmasjablonen en vervolgens naar Terugkerende facturen.

De volledige terugkerende Factuursjabloon lijst is beschikbaar voor een bedrijfseigenaar en admin of elk teamlid met toegangsrechten om sjablonen te beheren. Anders is deze pagina niet beschikbaar.

De pagina Terugkerende facturen is volledig aanpasbaar (zie hieronder). Hier kun je kolommen hebben voor:

• Naam: Dit is wat je ziet als je de sjabloon selecteert.
• Beschrijving: De beschrijving van wat er op de factuur staat.
• Betalingsautorisatie: of de betalingen automatisch worden verwerkt of niet.
• Besturingselementen: of de besturingselementen moeten worden weergegeven om de vervolgkeuzelijst met de opties Bewerken, Dupliceren en Verwijderen te openen.

Kolomnamen zijn altijd zichtbaar terwijl je bladert. Je kunt ook klikken op de pijl omhoog-omlaag naast de kop van de kolom die je wilt sorteren.

De lijst met sjablonen voor terugkerende facturen kan op verschillende manieren worden aangepast. Je kunt het formaat van de kolommen naar wens aanpassen, inschakelen, uitschakelen en verplaatsen. Om de kolommen aan te passen, klik en houd je de scheidingslijn tussen de namen van de kolommen ingedrukt en pas je de grootte aan door je muis te bewegen.

Om de kolommen in te stellen die je wilt weergeven in de sectie met de lijst van sjablonen voor terugkerende facturen, klik je op het tandwielpictogram rechtsboven in de tabel.

Je kunt alle kolommen die je wilt inschakelen, uitschakelen of verplaatsen. Nadat je op Toepassen hebt geklikt, wordt de tabel opnieuw opgebouwd met nieuwe kolommen.

Als je op Reset klikt, worden alle kolommen weergegeven.