Terugkerende facturen (Basis): Sjablonen maken en toepassen

Terugkerende Factuursjablonen zijn een geweldige manier om je factureringsprocedures te vereenvoudigen en te optimaliseren. Door een terugkerende factuur in te stellen, kun je het factureringsproces voor regelmatige abonnementsbetalingen met betalingsautorisatie automatiseren, waardoor je tijd en moeite bespaart. Bovendien zorgen terugkerende facturen voor consistentie en uniformiteit in alle interacties op klant , waardoor de kans op fouten en verwarring afneemt. Hier laten we zien hoe je ze maakt.

binnenkort

Binnenkort beschikbaar! Je zult ook terugkerende Factuursjablonen kunnen gebruiken voor automatiseringen.

Hier behandeld:

Terugkerende Factuursjablonen

Een terugkerende Factuursjabloon kan worden aangemaakt door een bedrijfseigenaar, admin of teamlid met toegangsrechten om sjablonen te beheren.

Om een terugkerende Factuursjabloon aan te maken, ga naar Sjablonen >Firmasjablonen in de linker menubalk en vervolgens naar Terugkerende facturen. Klik vervolgens op Sjabloon maken.

Het venster Terugkerende Factuursjabloon makenkan worden opgesplitst in twee delen:

  • Het eerste deel bevat de herhalingsinstellingen, betalingsmethode en metagegevens die de sjabloon en factuur beschrijven. 
  • Het tweede deel bevat de instellingen voor betalingsautorisatie, de instellingen voor QuickBooks integratie en details over de diensten en het bedrag. Zie de beschrijvingen hieronder voor meer informatie. 

In het eerste deel heb je de volgende opties:

1. Naam sjabloon: Dit zie je wanneer je de sjabloon selecteert.

2. Kies een betalingsmethode: Dit is de manier waarop je je facturen wilt laten betalen (met creditcard, bankafschrijving of beide). We ondersteunen een aantal betalingsmethoden. Als de standaardbetaalprovider is uitgeschakeld, wordt de betaalmethode voor alle terugkerende Factuursjablonen overgeschakeld op Creditcard.

3., 4. Begint op: Dit is het moment waarop de eerste factuur wordt verzonden naar de klant nadat deze akkoord is gegaan met de herhaling. Dit kan bij acceptatie zijn (alleen voor terugkerende facturen met betalingsautorisatie) of op een specifieke datum. Als u voor een specifieke datum kiest, moet u deze selecteren onder Eerste factuurdatum.

5, 6. Herhaling(en): Voer in hoeveel facturen je wilt verzenden en selecteer een tijdsinterval tussen de facturen.

7. Teamlid: Selecteer het teamlid dat de betalingen zal ontvangen (standaard ontvangt de persoon die de factuur aanmaakt deze).

8. Naam: De naam van de terugkerende factuur (bijv. Boekhouding 2023 of Financiële planning 2024). De klant ziet dit alleen voor terugkerende facturen met betalingsautorisatie.

9. Beschrijving: Voeg een optionele beschrijving toe die aangeeft wat er op de factuur staat. Je kunt rekening shortcodes op basis van aangepaste velden en datum shortcodes. Hier vind je meer over shortcodes.

In het tweede deel heb je de volgende opties:

1. Betalingsautorisatie: Selecteer een van de opties:

  • Automatische betaling: Nadat de klant de voorwaarden voor terugkerende facturen heeft geaccepteerd, worden de facturen volgens uw schema uitgeschreven en wordt de kaart/bankrekening van klant automatisch gedebiteerd. Deze optie is alleen beschikbaar voor Stripe alleen.
  • Handmatige betaling van factuur: Facturen worden volgens jouw schema aangemaakt en verstuurd naar klant , maar zij moeten ze elke keer handmatig betalen.

2. e-mail factuur naar klant: Dit bericht vervangt de standaardtekst in de e-mail systeemmelding die samen met de factuur wordt verzonden. De e-mail is niet meer toegankelijk nadat je het verzoek hebt verzonden. Je kunt ook rekening shortcodes op basis van aangepaste velden en datum shortcodes. 

3. QuickBooks instellingen: Selecteer Locatie en Klasse voor de factuur die moet worden verzonden naar QuickBooks. klanten ziet dit veld niet. Merk op dat de QuickBooks instellingen sectie alleen worden weergegeven als je dit inschakelt in QuickBooks. Ga naar Account en instellingen > Geavanceerd > Categorieën en schakel het volgen van locaties en/of klassen in.

4. Lijnitems: In de Lijnitems sectie, kun je:

  • Regelitem toevoegen: Klik op Lijnitem en selecteer een bestaande dienst of maak een nieuwe. Vul het veld Tarief in, stel het aantal diensten en de belasting in (hier lees je meer over belastingtarieven op facturen) en typ de Omschrijving (optioneel). Selecteer Klasse die moet worden verzonden naar QuickBooks (klanten ziet dit veld niet).
  • Kortingen toepassen: Om een kortingsregel toe te voegen, klik je op Korting en vul je vervolgens het veld Tarief in. 
  • Beheer regelitems: Klik op het prullenbakpictogram om een regelitem te verwijderen. Klik op drie puntjes om het te bewerken, dupliceren, verwijderen of een nieuwe service te maken.
  • Instellingen aanpassen: Klik op Instellingen om te bepalen welke kolommen op je factuur worden weergegeven.
    Als de velden Omschrijving en Servicedatum leeg zijn en je ze niet hebt verborgen, worden ze automatisch verborgen op de factuur. Er is een andere logica voor de kolommen Tarieven & hoeveelheid en Belasting: deze moet je verbergen in Instellingen zodat ze niet worden weergegeven op de factuur, zelfs als de waarde is ingesteld op 0. 

5&8. De samenvatting laat het je zien:

  • Subtotaal: Dit is de som van de bedragen voor de geleverde diensten vóór belasting. Je kunt het bewerken als je geen regelitems hebt. Nadat je ze hebt toegevoegd, wordt het automatisch berekend en kan het niet meer worden gewijzigd.
  • BTW-tarief: Als je geen regelitems hebt, kun je het btw-tarief bewerken. Als je regelitems hebt, moet je de btw-kolom voor regelitems inschakelen om het btw-tarief te kunnen bewerken (hier lees je meer over omzetbelasting).
  • BTW-bedrag: Automatisch berekend uit Subtotaal x BTW-tarief.
  • Totaal: Wordt automatisch berekend uit Subtotaal + BTW-bedrag.

Bovendien kun je aan het einde, na het Betalingsschema sectie, de belangrijkste instellingen van de terugkerende factuur bekijken: het aantal betalingen dat je verwacht, het bedrag van elke betaling en het totaalbedrag.

6. Opmerking naar klant: U kunt Notitie toevoegen aan klant en deze personaliseren met behulp van shortcodes. Het kan een notitie zijn met de betalingsgegevens of gewoon een bericht. Deze notitie wordt weergegeven in de klant portaal en in de PDF factuur.

7. Betalingsschema: Bekijk de data waarop elk van de facturen zal worden verzonden. 

Terugkerende toepassen Factuursjablonen

Terugkerende Factuursjablonen kan worden gebruikt bij het maken van terugkerende facturen of bij het maken van voorstellen.

Dit is hoe:

1. Maak een nieuwe factuur of voeg een factuur toe aan het voorstel.

2. Stel het Factuurtype in op Terugkerend.

3. Klik op de Factuursjabloon 3. Klik op de lijst om deze uit te vouwen, selecteer een sjabloon en ga verder met het instellen van de terugkerende factuur. Je kunt nu wijzigingen aanbrengen in het bedrag, het belastingtarief, enz.

tip

Opmerking: wijzigingen die je aanbrengt in facturen hebben geen invloed op de sjabloon die is gebruikt om de factuur te maken.

Terugkerende bewerken Factuursjablonen

Voer de volgende stappen uit om wijzigingen aan te brengen in een terugkerende Factuursjabloon:

1. Ga naar Sjablonen >Firmasjablonen in de linker menubalk en selecteer vervolgens Terugkerende facturen. Klik vervolgens op de naam van de terugkerende Factuursjabloon in de lijst.

2. Breng wijzigingen aan in de terugkerende Factuursjabloon en klik vervolgens op Opslaan en afsluiten.

Terugkerende dupliceren Factuursjablonen

Om een nieuwe terugkerende Factuursjabloon te maken van een bestaande, klik je op de drie puntjes uiterst rechts van de terugkerende Factuursjabloon en selecteer je Dupliceren in het vervolgkeuzemenu. De terugkerende Factuursjabloon kopie wordt opgeslagen met een achtervoegsel (bijv. Formulier1040 (2)).

Terugkerende verwijderen Factuursjablonen

Om een terugkerende Factuursjabloon volledig te verwijderen, klikt u op de drie puntjes uiterst rechts van de naam van de terugkerende Factuursjabloon , selecteert u Verwijderen in het vervolgkeuzemenu en klikt u nogmaals op Verwijderen om te bevestigen.

Uw lijst met sjablonen voor terugkerende facturen

TaxDome kunt u uw terugkerende Factuursjablonen gemakkelijk bijhouden, zodat u ze altijd snel en gemakkelijk kunt terugvinden. Voor een totaaloverzicht van je terugkerende Factuursjablonen, ga je in de linker menubalk naar Sjablonen >Firmasjablonen en vervolgens naar Terugkerende facturen.

De volledige terugkerende Factuursjabloon lijst is beschikbaar voor een bedrijfseigenaar en admin of elk teamlid met toegangsrechten om sjablonen te beheren. Anders is deze pagina niet beschikbaar.

De pagina Terugkerende facturen is volledig aanpasbaar (zie hieronder). Hier kun je kolommen hebben voor:

  • Naam: Dit is wat je ziet als je de sjabloon selecteert.
  • Beschrijving: De beschrijving van wat er op de factuur staat.
  • Betalingsautorisatie: of de betalingen automatisch worden verwerkt of niet.
  • Besturingselementen: of de besturingselementen moeten worden weergegeven om de vervolgkeuzelijst met de opties Bewerken, Dupliceren en Verwijderen te openen.

Kolomnamen zijn altijd zichtbaar terwijl je bladert. Je kunt ook klikken op de pijl omhoog-omlaag naast de kop van de kolom die je wilt sorteren.

De lijst met sjablonen voor terugkerende facturen kan op verschillende manieren worden aangepast. Je kunt het formaat van de kolommen naar wens aanpassen, inschakelen, uitschakelen en verplaatsen. Om de kolommen aan te passen, klik en houd je de scheidingslijn tussen de namen van de kolommen ingedrukt en pas je de grootte aan door je muis te bewegen.

Om de kolommen in te stellen die je wilt weergeven in de sectie met de lijst van sjablonen voor terugkerende facturen, klik je op het tandwielpictogram rechtsboven in de tabel.

Je kunt alle kolommen die je wilt inschakelen, uitschakelen of verplaatsen. Nadat je op Toepassen hebt geklikt, wordt de tabel opnieuw opgebouwd met nieuwe kolommen.

Als je op Reset klikt, worden alle kolommen weergegeven.

Heeft dit je vraag beantwoord? Bedankt voor de feedback Er is een probleem opgetreden bij het indienen van je feedback. Probeer het later nog eens.