Terugkerende facturen (Basis): Maken, plannen, opslaan als concept

Met terugkerende facturen kun je een betalingsmachtiging aanvragen bij je klanten en automatisch betaald worden op vaste tijdstippen. Dit kan je helpen met al je klanten die op regelmatige basis diensten bestellen. Ontdek hier alle details over het maken van terugkerende facturen.

Create and send recurring invoices

Terugkerende facturen kunnen worden aangemaakt en verzonden door een bedrijfseigenaar of een teamlid dat is toegewezen aan de account met toegangsrechten om facturen te beheren. 

Je kunt terugkerende facturen alleen maken of ze opnemen in je voorstellen of voorstel-sjablonen. Je kunt ook terugkerende facturen maken van de diensten die in het voorstel worden vermeld.

Volg deze stappen:

1. Create an invoice using either of the ways:

• Click New on the top left, then select Invoice from. Select the account for which the recurring invoice should be issued.
• Open the client account, switch to the Invoices tab and click New invoice. The current account will be automatically filled in.

2. Set the Invoice type to Recurring, then either enter a Name for it (choose a client-facing name for invoices with payment authorization) or select a template. If a template is selected, then proceed to step 7.

3. Select how often the invoices should be sent (set to Monthly by default) and how many times they should recur.

4. Choose a payment method: this is how you want your invoices to be paid (either by credit card, bank debit or both)

5. Enter the amount of each invoice either by entering it into Subtotal or adding up the line items.

6. Then click Create to send the invoice. Once a recurring invoice with payment authorization is accepted, a notification is sent to your email and Inbox+.

Er zijn ook andere details die je misschien wilt toevoegen. Het venster Factuur maken is opgedeeld in verschillende secties:

• Type factuur
• Algemeen
• Herhalingsinstellingen
• Betalingsautorisatie
• Extra
• QuickBooks instellingen
• Regelitems & samenvatting
• Noot voor klant
• Betalingsschema

Type factuur

Het venster Factuur maken is gemeenschappelijk voor eenmalige en terugkerende facturen. Klik op Terugkerend om over te schakelen naar de terugkerende factuur.

Algemeen

1. Accountnaam, ID of e-mail: Selecteer de rekening waar de factuur naartoe wordt gestuurd.
2. Factuursjabloon: Klik op en selecteer een van de sjablonen voor terugkerende facturen die je hebt gemaakt in het vervolgkeuzemenu. Terugkerende Factuursjablonen zijn vooral handig voor facturen die je regelmatig naar klanten stuurt.
3. Naam: De naam van de terugkerende factuur (bijv. Boekhouding 2023 of Financiële planning 2024). De klant ziet dit alleen voor terugkerende facturen met betalingsautorisatie. 
4. Kies een betaalmethode: Dit is de manier waarop je klanten facturen wilt laten betalen (met creditcard, bankafschrijving of beide). We ondersteunen een aantal betalingsmethoden.
5. Teamlid: Selecteer het teamlid dat verantwoordelijk is voor het ontvangen van de betalingen (standaard is dit de persoon die de factuur aanmaakt).
6. Beschrijving: Voeg een beschrijving toe die aangeeft wat er op de factuur staat. Je kunt rekening shortcodes op basis van aangepaste velden en datum shortcodes. Hier vind je meer over shortcodes.

Herhalingsinstellingen

1. Kies betalingsmethode: Accepteer betalingen bij acceptatie (alleen voor terugkerende facturen met betalingsautorisatie) of op een specifieke datum. Als je Specifieke datum kiest, moet je deze selecteren onder Eerste factuurdatum.
2. Eerste factuurdatum: Datum waarop de eerste factuur is verzonden.
3. Herhalingen: Voer in hoeveel facturen je wilt verzenden.
4. Herhaling: Selecteer een tijdsinterval tussen facturen. Dit kan een van de lijsten zijn (bijvoorbeeld maandelijks of jaarlijks) of je kunt een aangepast interval instellen.

Je kunt de instellingen voor factuurherhaling op elk moment bekijken en bewerken door naar de lijst met terugkerende facturen te gaan en deze te openen.

Hier zijn enkele voorbeelden van wat u krijgt als u verschillende schema-instellingen selecteert :

Aangepaste planningen

Met aangepaste schema's kun je de schema's voor terugkerende facturen nog verder aanpassen aan je behoeften. Je kunt facturen zo plannen dat ze terugkeren met de frequentie die je wilt, bijvoorbeeld op de 25e om de 4 maanden, tweemaandelijks, elke tweede dinsdag, enzovoort.

Selecteer Aangepast in het vervolgkeuzemenu Herhaling om de aangepaste herhalingsinstellingen in te stellen.

Hier zijn de opties om in te stellen om aangepaste planningen te maken:

• Begint op: Dit is het moment waarop de eerste factuur wordt verstuurd naar de klant nadat ze hebben ingestemd met de herhaling. Dit kan op een specifieke datum zijn of bij acceptatie.
• Eerste factuurdatum: de datum waarop de eerste factuur wordt aangemaakt (beschikbaar als Specifieke datum is gekozen).
• Elke factuur uitgeven: het aantal tijdsperioden tussen elke factuur.
• Tijdscategorie: dit veld geeft de tijdsperiode aan - dagen, weken of maanden.
• Aantal herhalingen: het aantal facturen dat moet worden verzonden.

Je ziet ook de vervaldatum, dit is de datum waarop de laatste factuur volgens het schema moet worden betaald.

Betalingsautorisatie

Selecteer een van de opties:

1. Automatische betaling: Nadat de klant de voorwaarden voor terugkerende facturen heeft geaccepteerd, worden de facturen volgens uw schema uitgegeven en wordt de kaart/bankrekening van klant automatisch gedebiteerd. Deze optie is alleen beschikbaar voor Stripe alleen.

2. Handmatige betaling van facturen: Facturen worden volgens jouw schema opgemaakt en verstuurd naar klant , maar zij moeten ze elke keer handmatig betalen.

Automatische betaling

Als automatische betaling is geselecteerd, autoriseert de klant de betaling één keer en alle volgende betalingen gebeuren automatisch. Laten we eens kijken hoe het er aan de klant kant uitziet:

1. De bedrijfseigenaar of het teamlid bereidt een terugkerende factuur voor. De klant ontvangt een e-mail en ziet een melding in de Wacht op actie sectie van de factureringspagina .

2. De klant met ondertekeningsbevoegdheid controleert de voorwaarden, dient de betalingsgegevens in en ondertekent en accepteert vervolgens de periodieke factuur.

Zodra dit is gedaan, wordt de kaart/rekening automatisch gedebiteerd volgens het schema dat in de terugkerende factuur staat.

Let op! Om dit type autorisatie te gebruiken, Stripe geselecteerd worden als de standaard betalingsprovider.

Handmatige betaling van factuur

Als u kiest voor handmatige betaling van facturen, worden facturen uitgegeven en verzonden naar klant volgens uw planning en moet klanten de facturen elke keer handmatig betalen. Als u CPACharge hebt geselecteerd, kunt u geen betalingsautorisatie selecteren en is handmatig betalen de enige optie.

Alle uitgegeven facturen werken als eenmalige facturen - ze worden weergegeven op de pagina Facturering > Facturen . Als QuickBooks is gekoppeld, worden ze binnen een dag na uitgifte gesynchroniseerd. Tegelijkertijd is de planning beschikbaar om te bekijken en te bewerken op het tabblad Terugkerende facturen. 

Laten we eens kijken hoe het er aan de klant kant uitziet:

1. De bedrijfseigenaar of het teamlid bereidt een terugkerende factuur voor en de klant ontvangt een melding bij elke factuur die wordt uitgegeven. Als handmatige betaling is geselecteerd, ziet de klant de factuur niet als terugkerende factuur. 

2. De klant betaalt de factuur handmatig, net als een gewone factuur.

3. Wanneer een bepaalde datum aanbreekt, wordt er een nieuwe factuur verstuurd naar de klant volgens het schema en moeten ze deze opnieuw handmatig betalen. Dit wordt herhaald totdat alle facturen volgens het schema zijn verzonden.

Extra

Merk op dat je deze sectie alleen te zien krijgt als je Stripe en u betalingsautorisatie hebt ingeschakeld.

In het menu Extra sectie hoef je alleen details toe te voegen als je de toggles inschakelt:

1. e-mail factuur naar klant: Dit bericht vervangt de standaardtekst in de e-mail systeemmelding die samen met de factuur wordt verzonden. De e-mail is niet meer toegankelijk nadat je het verzoek hebt verzonden. Als je het opnieuw wilt gebruiken, kun je het toevoegen aan de Factuursjabloon. Je kunt ook account shortcodes op basis van aangepaste velden en datum shortcodes.

2. Herinneringen: Schakel dit in om een e-mail melding naar de klant te sturen als ze de factuur niet binnen een bepaald aantal dagen hebben betaald. Hier vind je meer informatie over herinneringen.

QuickBooks instellingen

Selecteer Locatie en Klasse voor de factuur die moet worden verzonden naar QuickBooks. klanten ziet dit veld niet. 

Merk op dat de instellingenQuickBooks sectie alleen worden weergegeven als u deze inschakelt in QuickBooks. Ga hiervoor naar Account en instellingen > Geavanceerd > Categorieën en schakel het volgen van locaties en/of klassen in.

Regelitems & samenvatting

Zowel Regelitems als Samenvatting tonen het factuurbedrag. Als je geen gedetailleerde beschrijving van je diensten en het tarief wilt opnemen, kun je rechtstreeks naar de samenvatting gaan sectie en het bedrag invullen.

Anders kun je een op klant gerichte gespecificeerde lijst maken van producten en diensten die je aanbiedt in de regelitems sectie. Alle gegevens van deze sectie worden ook automatisch toegevoegd aan de samenvatting sectie.

In het menu Regelitems sectie kunt u:

1. Regelitem toevoegen: Klik op Lijnitem en selecteer een bestaande dienst of maak een nieuwe. Vul het veld Tarief in, stel het aantal diensten en de belasting in (hier lees je meer over belastingtarieven op facturen) en typ de Omschrijving (optioneel). Selecteer Klasse die moet worden verzonden naar QuickBooks (klanten ziet dit veld niet).
2. Kortingen toepassen: Om een kortingsregel toe te voegen, klik je op Korting en vul je vervolgens het veld Tarief in. 
3. Beheer regelitems: Klik op het prullenbakpictogram om een regelitem te verwijderen. Klik op drie puntjes om het te bewerken, dupliceren, verwijderen of een nieuwe service te maken.
4. Instellingen: Klik op Instellingen om te bepalen welke kolommen op je factuur worden weergegeven.
   Als de velden Omschrijving en Servicedatum leeg zijn en je ze niet hebt verborgen, worden ze automatisch verborgen op de factuur. Er is een andere logica voor de kolommen Tarieven & hoeveelheid en Belasting: je moet deze verbergen in Instellingen zodat ze niet worden weergegeven op de factuur, zelfs als de waarde is ingesteld op 0. 

Samenvatting laat het je zien:

• Subtotaal: Dit is de som van de bedragen voor de geleverde diensten vóór belasting. Je kunt het bewerken als je geen regelitems hebt. Nadat je ze hebt toegevoegd, wordt het automatisch berekend en kan het niet meer worden gewijzigd.
• BTW-tarief: Als je geen regelitems hebt, kun je het btw-tarief bewerken. Als je regelitems hebt, moet je de btw-kolom voor regelitems inschakelen om het btw-tarief te kunnen bewerken (hier lees je meer over omzetbelasting).
• BTW-bedrag: Automatisch berekend uit Subtotaal x BTW-tarief.
• Totaal: Wordt automatisch berekend uit Subtotaal + BTW-bedrag.

Bovendien kun je aan het einde, na het Betalingsschema sectie, de belangrijkste instellingen van de terugkerende factuur bekijken: het aantal betalingen dat je verwacht, het bedrag van elke betaling en het totaalbedrag.

Noot voor klant

U kunt het volgende toevoegen Noot voor klant en personaliseer het met shortcodes. Het kan een notitie zijn met de betalingsgegevens of gewoon een bericht. Deze notitie wordt weergegeven in de klant portaal en in de PDF factuur.

Betalingsschema

Bekijk de data waarop elk van de facturen wordt verzonden.

Save recurring invoice as draft

Het opstellen van een terugkerende factuur kan in sommige gevallen tijd in beslag nemen (bijvoorbeeld als je de voorwaarden nog aan het uitwerken bent met de klant). Je kunt al je wijzigingen opslaan door op Opslaan als concept te klikken zonder deze factuur naar je klant te sturen.

Zodra je dit hebt gedaan, kun je de terugkerende factuur terugvinden op het tabblad Inactief van de pagina Facturen > Terugkerende facturen. Deze facturen zijn gemarkeerd als Concept.

Om conceptfacturen voor een specifieke klant te bekijken, ga naar klanten, selecteer de account en ga vervolgens naar het subtabblad Terugkerende facturen van het tabblad Facturen in hun profiel. Het tabblad Facturen in het profiel van klantis beschikbaar voor de eigenaar van het bedrijf, de beheerder of elk teamlid met toegangsrecht Facturen beheren.

Als de periodieke factuur als concept is opgeslagen, kun je deze nog steeds bekijken en velden toevoegen of verwijderen. De conceptfactuur is echter niet zichtbaar voor klant totdat je op Aanmaken klikt.

Let op! De saldokolom voor conceptfacturen geeft $0,00 weer totdat je de periodieke factuur aanmaakt en verzendt. Het saldo is de som van de onbetaalde facturen in de herhaling.

Duplicate recurring invoices

Om een kopie van een bestaande terugkerende factuur te maken, ga je naar de pagina Facturen > Terugkerende facturen of het subtabblad Terugkerende facturen van het tabblad Facturen van de klant account, klik je op de drie puntjes uiterst rechts van de factuurnaam en selecteer je Dupliceren.

U ziet de Factuur maken pagina met alle gegevens van je originele factuur al ingevuld. Klik op Maak of bewerk het naar eigen inzicht.

Wat klanten ziet als je terugkerende facturen maakt

Je klant kan terugkerende facturen bekijken en ondertekenen door op de kennisgeving op hun dashboardte klikken, op de koppeling in hun e-mail kennisgeving te klikken of op de koppeling op de factureringspagina van hun portaal te klikken. 

Vervolgens krijgen ze een eenvoudig formulier te zien waar ze de details kunnen bekijken, betalingsinformatie kunnen toevoegen en kunnen ondertekenen. 

Als je TaxDome wilt zien hoe de klant het ziet, krijg je toegang tot een alleen-lezen weergave van hun portaal.

Wie kan een terugkerende factuur ondertekenen

Als je een terugkerende factuur verzendt, mogen alle contactpersonen die aan de account zijn gekoppeld en de tekenbevoegdheid hebben ingeschakeld, ondertekenen vanaf hun klant portaal . 

Er hoeft maar één contactpersoon de terugkerende factuur te accepteren om deze actief te maken. Zorg er dus voor dat ondertekeningsbevoegdheid is uitgeschakeld voor contactpersonen die niet mogen ondertekenen (bijv. kinderen).

Wat gebeurt er als de klant na de eerste factuurdatum tekent?

Als een klant een terugkerende factuur met betalingsautorisatie ondertekent nadat de eerste factuurdatum is verstreken, worden alle gemiste facturen gegenereerd en automatisch in rekening gebracht op de klant. Als de terugkerende factuur bijvoorbeeld op 25 september begint, maar de klant deze op 26 oktober ondertekent, worden de gemiste facturen van zowel september als oktober in rekening gebracht.

Als de klant's geselecteerde betalingsmethode niet over voldoende geld beschikt, zal TaxDome meerdere pogingen ondernemen om betalingen in rekening te brengen. De klant heeft echter altijd de mogelijkheid om de facturen handmatig te betalen.

Wat gebeurt er als een automatische betaling mislukt?

Als er problemen zijn met de verwerking van de betaling, zoals onvoldoende saldo op de bankrekening van klant of andere verwerkingsfouten waardoor de betaling niet kan worden uitgevoerd, probeert het systeem de betaling automatisch vier keer opnieuw uit te voeren:

• 4 uur na de eerste mislukte betaling
• 24 uur na de laatste poging
• 48 uur na de laatste poging
• 72 uur na de laatste poging

Als alle vier de pogingen mislukken, moet de klant zijn betalingsgegevensupdate invullen of kun je crediteringen toepassen op de factuur (indien van toepassing). Zodra ze dit hebben gedaan, worden toekomstige betalingen automatisch in rekening gebracht.

Let op! Voor bankbetalingen is de standaard verwerkingstijd tot 30 dagen, wat voldoende tijd is om ervoor te zorgen dat de betaling succesvol wordt verwerkt. Als de betaling binnen deze tijd mislukt, wordt deze opnieuw geprobeerd zodra de betaling status verandert van "Betaling wordt verwerkt" in "Mislukt".