Terugkerende facturen (Basis): Maken, plannen, opslaan als concept

Met terugkerende facturen kun je een betalingsmachtiging aanvragen bij je klanten en automatisch betaald worden op vaste tijdstippen. Dit kan je helpen met al je klanten die op regelmatige basis diensten bestellen. Ontdek hier alle details over het maken van terugkerende facturen.

Hier behandeld:

• Terugkerende facturen maken en versturen
• Herhalingsinstellingen
  • Aangepaste planningen
• Typen betalingsautorisatie
  • Automatische betaling
  • Handmatige betaling van factuur
• Terugkerende factuurherinneringen instellen
• Terugkerende factuur opslaan als concept
• Terugkerende facturen dupliceren
• Wat klanten ziet als je terugkerende facturen maakt
• Wie kan een terugkerende factuur ondertekenen
• Wat gebeurt er als de klant na de eerste factuurdatum tekent?
• Wat gebeurt er als een automatische betaling mislukt?

Terugkerende facturen maken en versturen

Terugkerende facturen kunnen worden aangemaakt en verzonden door een bedrijfseigenaar of een teamlid dat is toegewezen aan de account met toegangsrechten om facturen te beheren. 

Je kunt terugkerende facturen alleen maken of ze opnemen in je voorstellen of voorstel-sjablonen. Je kunt ook terugkerende facturen maken van de diensten die in het voorstel worden vermeld.

Volg deze stappen:

1. Klik op de knop + Nieuw in de linkerzijbalk en selecteer Factuur in het schuifmenu. Of voeg een factuur toe aan het voorstel.

2. Selecteer de rekening waarvoor de periodieke factuur moet worden uitgegeven.

3. Stel het Factuurtype in op Terugkerend, en voer vervolgens een Naam in (kies een naam klant voor facturen met betalingsautorisatie) of selecteer een sjabloon. Als u een sjabloon selecteert, gaat u verder met stap 7.

4. Selecteer hoe vaak de facturen moeten worden verzonden (standaard ingesteld op Maandelijks) en hoe vaak ze moeten terugkomen.

5. Kies een betaalmethode: dit is de manier waarop je je facturen wilt betalen (met creditcard, bankafschrijving of beide).

6. Voer het bedrag van elke factuur in door het in te voeren in Subtotaal of door de som van de regelitems.

7. Then click Create to send the invoice. Once a recurring invoice with payment authorization is accepted, a notification is sent to your email and Inbox+.

Er zijn nog andere details die je misschien wilt toevoegen. Zie de gedetailleerde instructies voor elk genummerd veld hieronder:

1. Factuurtype: Selecteer de juiste optie voor een terugkerende factuur. 

2. Account name, ID or email: Select the account where the invoice will be sent.

3. Factuursjabloon: Klik en selecteer een van de sjablonen voor terugkerende facturen die je hebt gemaakt in het vervolgkeuzemenu. Terugkerende facturen Factuursjablonen zijn vooral handig voor facturen die je regelmatig naar klanten stuurt.

4. Kies een betaalmethode: Dit is de manier waarop je je facturen wilt laten betalen (met creditcard, bankafschrijving of beide). We ondersteunen een aantal betaalmethoden.

5, 6. Begint op: Dit is het moment waarop de eerste factuur wordt verzonden naar klant nadat ze hebben ingestemd met de herhaling. Dit kan bij acceptatie zijn (alleen voor terugkerende facturen met betalingsautorisatie) of op een specifieke datum. Als je een specifieke datum kiest, moet je deze selecteren onder Eerste factuurdatum.

7, 8. Herhaling(en): Hier kun je de factuurherhalingsperiode selecteren en het aantal facturen instellen dat wordt verzonden binnen de scope van de terugkerende factuur.

9. Teamlid: Selecteer het teamlid dat verantwoordelijk is voor het ontvangen van de betalingen (standaard is dit de persoon die de factuur aanmaakt).

10. Naam: De naam van de terugkerende factuur (bijv. Boekhouding 2023 of Financiële planning 2024). De klant ziet dit alleen voor terugkerende facturen met betalingsautorisatie.

11. Beschrijving: Voeg een beschrijving toe die aangeeft wat er op de factuur staat (optioneel).

12, 15. Add shortcode: Include dynamic data to individualize your invoices. You can use account shortcodes based on custom fields and date shortcodes. Here's more on shortcodes.

• Automatic payment: after the client accepts the recurring invoice terms, invoices will be issued according to your schedule, and the client's card/bank account will be charged automatically. Available for Stripe only.
• Handmatige betaling van facturen: facturen worden volgens jouw schema opgesteld en verzonden naar klant , maar zij moeten ze elke keer handmatig betalen.

Lees hieronder meer over typen betalingsautorisaties.

14. e-mail factuur naar de klant: Schakel dit in en voeg een aangepast bericht toe als je wilt dat klant een bericht ontvangt via e-mail over een terugkerende factuur met automatische betaling. Anders ontvangen ze alleen een melding op hun portaal.

16. Herinneringen: Schakel dit in op om een e-mail notificatie te sturen naar de klant als ze de terugkerende factuur niet binnen een bepaald aantal dagen accepteren(meer details hieronder).

17. QuickBooks-instellingen: Selecteer Locatie voor de factuur die naar QuickBooks moet worden verzonden. klanten ziet dit veld niet.

18. Regelitems: Specificeer de uitgevoerde diensten voor elke factuur van de herhaling, evenals eventuele toegepaste kortingen. 

• Lijnitem: Klik op Lijnitem en selecteer een bestaande dienst of maak een nieuwe aan. Vul het veld Tarief in, stel de hoeveelheid in voor elke dienst en het belastingtarief (meer over belastingtarieven) en voeg een Omschrijving toe (optioneel). Selecteer de Klasse die naar QuickBooks moet worden verzonden (klanten ziet dit veld niet).
• Korting: Om een regel toe te voegen, klik je op Korting en vul je vervolgens het veld Tarief in. 

Je kunt dezelfde regelitemvelden ook bewerken vanaf de Bewerk item pagina door op de drie puntjes rechts van het regelitem te klikken, Bewerken te selecteren en vervolgens op Opslaan te klikken.

19. Samenvatting: Hier zie je het bedrag van elke betaling.

• Subtotaal: De som van de geleverde diensten op elke factuur, vóór belastingen. Dit wordt automatisch ingevuld nadat de regelitems zijn toegevoegd. Je kunt het bedrag ook handmatig invoeren als je geen regelitems wilt toevoegen.
• Belastingtarief: Zodra er omzetbelasting is toegevoegd, wordt dit weergegeven in het totaal (meer over het toevoegen van omzetbelasting).

20. Betalingsschema: Bekijk de data waarop elk van de facturen zal worden verzonden. 

21. Elke betaling, Factuurbedrag, Totaal: Bekijk de belangrijkste instellingen van de terugkerende factuur: hoeveel betalingen je verwacht, het bedrag van elke betaling en het totaal.

22. Aanmaken: Klik op om de terugkerende factuur te verzenden zodat klant deze kan controleren en accepteren.

23. Opslaan als concept: Sla je wijzigingen op zonder de terugkerende factuur te verzenden: de instellingen worden opgeslagen en de terugkerende factuur is zichtbaar onder het tabblad Terugkerende facturen in de Facturen sectie en gemarkeerd als Concept. Je kunt de factuur nog steeds bekijken en bewerken en velden toevoegen of verwijderen. De factuur is pas zichtbaar op klant wanneer je op Maken klikt.

Herhalingsinstellingen

Herhalingsinstellingen in detail:

• Herhalingen: stelt het aantal facturen in dat onder een terugkerende factuur valt.
• Herhaling: stelt de factuurherhalingsperiode in:
  • Dagelijks
  • Wekelijks
  • Maandelijks
  • Elke 3 maanden
  • Elke 6 maanden
  • Jaarlijks
  • Aangepast (zie hieronder)

Je kunt de instellingen voor factuurherhaling op elk moment bekijken en bewerken door naar de lijst met terugkerende facturen te gaan en deze te openen.

Hier zijn enkele voorbeelden van wat u krijgt als u verschillende schema-instellingen selecteert :

Aangepaste planningen

Met aangepaste schema's kun je de schema's voor terugkerende facturen nog verder aanpassen aan je behoeften. Je kunt facturen zo plannen dat ze terugkeren met de frequentie die je wilt, bijvoorbeeld op de 25e om de 4 maanden, tweemaandelijks, elke tweede dinsdag, enzovoort.

Selecteer de optie Aangepast in het vervolgkeuzemenu Herhaling om de aangepaste herhalingsinstellingen in te stellen.

Hier zijn de opties om in te stellen om aangepaste planningen te maken:

• Begint op: Dit is het moment waarop de eerste factuur wordt verstuurd naar de klant nadat ze hebben ingestemd met de herhaling. Dit kan op een specifieke datum zijn of bij acceptatie.
• Eerste factuurdatum: de datum waarop de eerste factuur wordt aangemaakt (beschikbaar als een Specifieke datum is gekozen).
• Elke factuur uitgeven: het aantal tijdsperioden tussen elke factuur.
• Tijdscategorie: dit veld geeft de tijdsperiode aan - dagen, weken of maanden.
• Aantal herhalingen: het aantal facturen dat moet worden verzonden.

Je ziet ook de vervaldatum - de datum waarop de laatste factuur volgens het schema moet worden betaald.

Typen betalingsautorisatie

Bij terugkerende facturen kun je aangeven of je wilt dat de betalingen worden geautoriseerd en vervolgens automatisch worden uitgevoerd of niet. Hieronder beschrijven we in meer detail hoe het werkt.

• Automatic payment - client accepts the recurring terms, then their card/bank account is charged automatically according to the schedule. Available for Stripe only.
• Manual payment of invoice - invoices are issued and sent to the client according to your schedule, and they will need to pay manually each time. Available for Stripe and CPACharge. If you have CPACharge selected, you will not be able to select payment authorization, and manual will be the only option.

Automatische betaling

Als automatische betaling is geselecteerd, autoriseert klant de betaling één keer en alle volgende betalingen gebeuren automatisch. Terugkerende facturen met automatische betalingen zijn vergelijkbaar met een abonnement -- als ze eenmaal zijn ingesteld, zijn er geen verdere acties nodig van jou of van de klant.

Laten we eens kijken hoe het er aan de klant kant uitziet:

1. De bedrijfseigenaar of het teamlid bereidt een terugkerende factuur voor. De klant ontvangt een kennisgeving.

2. klant met ondertekeningsbevoegdheid controleert de voorwaarden, dient de betalingsgegevens in en ondertekent en accepteert vervolgens de terugkerende factuur.

Zodra je dit hebt gedaan, wordt de kaart/rekening automatisch gedebiteerd volgens het schema op de terugkerende factuur.

Attention! To use this type of authorization, Stripe should be selected as the default payment provider.

Handmatige betaling van factuur

Als u kiest voor handmatige betaling van facturen, worden facturen uitgegeven en verzonden naar klant volgens uw planning en moet klanten de facturen elke keer handmatig betalen. Als u CPACharge hebt geselecteerd, kunt u geen betalingsautorisatie selecteren en is handmatig betalen de enige optie.

All issued invoices will work as one-time invoices — they will be shown in the  Invoices tab of the Invoices page and if QuickBooks Online is connected, they will be synchronized within a day of being issued. At the same time, the schedule will be available for review and editing in the Recurring Invoices tab. 

Laten we eens kijken hoe het er aan de klant kant uitziet:

1. De bedrijfseigenaar of het teamlid bereidt een terugkerende factuur voor en de klant ontvangt een melding bij elke factuur. Als handmatige betaling is geselecteerd, ziet de klant de factuur niet als terugkerende factuur. 

2. klant betaalt de factuur handmatig, net als een gewone factuur.

3. Wanneer een bepaalde datum aanbreekt, wordt er een nieuwe factuur verstuurd naar de klant volgens het schema en moeten ze deze opnieuw handmatig betalen. Dit wordt herhaald totdat alle facturen volgens het schema zijn verzonden.

Terugkerende factuurherinneringen instellen

Schakel Herinneringen in terwijl je een terugkerende factuur maakt. Als je dit doet, krijgt de klant een herinnering over de factuur als deze niet binnen een bepaalde tijd is geaccepteerd; het standaard aantal dagen is drie, maar je kunt dit wijzigen:

• Dagen tot volgende herinnering: Dit is het aantal dagen voordat naar klant een herinnering wordt gestuurd. Standaard wordt er drie dagen nadat een factuur is uitgegeven een herinnering verzonden, maar je kunt dit aanpassen naar eigen voorkeur.

• Aantal herinneringen: Dit is het aantal herinneringen dat naar de klant wordt gestuurd. Standaard krijgt de klant slechts één herinnering e-mail, maar je kunt dit ook wijzigen.

Herinneringen stoppen wanneer:

• De klant heeft de terugkerende factuur niet geaccepteerd, maar het ingestelde aantal herinneringen is verzonden.
• De klant aanvaardde de factuur.
• De lopende factuur is gedeactiveerd door een bedrijfslid.

Terugkerende factuur opslaan als concept

In sommige gevallen kan het opstellen van een terugkerende factuur tijd in beslag nemen (je bent bijvoorbeeld nog bezig met het uitwerken van de voorwaarden met de klant). Je kunt al je wijzigingen opslaan zonder deze factuur naar je klant te sturen door op de link Opslaan als concept te klikken.

Als je dat hebt gedaan, kun je de terugkerende factuur terugvinden in de subtab Inactief van het tabblad Terugkerende facturen op het tabblad Facturen sectie. Deze facturen zijn gemarkeerd als Concept.

Om conceptfacturen voor een specifieke klant te bekijken, ga naar klanten, selecteer de account en ga vervolgens naar het subtabblad Terugkerende facturen van het tabblad Facturen in hun profiel. Het tabblad Facturen in het profiel van klantis beschikbaar voor de eigenaar van het bedrijf, de beheerder of elk teamlid met toegangsrecht Facturen beheren.

Als de terugkerende factuur als concept wordt opgeslagen, kun je deze nog steeds bekijken en velden toevoegen of verwijderen. De conceptfactuur is niet zichtbaar voor klant totdat je op Aanmaken klikt.

Let op! De saldokolom voor conceptfacturen geeft $0,00 weer totdat je de periodieke factuur aanmaakt en verzendt. Het saldo is de som van de onbetaalde facturen in de herhaling.

Terugkerende facturen dupliceren

Als je een kopie van een bestaande terugkerende factuur wilt maken, ga je naar het tabblad Terugkerende facturen op de pagina Facturen of het subtabblad Terugkerende facturen op het tabblad Facturen van de account klant , klik je op de drie puntjes uiterst rechts van de factuurnaam en selecteer je Dupliceren in het vervolgkeuzemenu.

Je komt op de pagina Factuur maken waarop alle gegevens van je oorspronkelijke factuur al zijn ingevuld. Klik op de knop Aanmaken of bewerk de factuur zoals jij wilt.

Wat klanten ziet als je terugkerende facturen maakt

Your client can view and sign recurring invoices by either clicking the notification on their dashboard, clicking the link in their email notification, or clicking the link on the Recurring Invoices page of their portal. 

Vervolgens krijgen ze een eenvoudig formulier te zien waar ze de details kunnen bekijken, betalingsinformatie kunnen toevoegen en kunnen ondertekenen. 

Als je TaxDome wilt zien hoe de klant het ziet, krijg je toegang tot een alleen-lezen weergave van hun portaal.

Wie kan een terugkerende factuur ondertekenen

Als je een terugkerende factuur verzendt, mogen alle contactpersonen die aan de account zijn gekoppeld en de tekenbevoegdheid hebben ingeschakeld, ondertekenen vanaf hun klant portaal . 

Om de terugkerende factuur actief te maken, hoeft maar één contactpersoon deze te accepteren. Zorg er dus voor dat de ondertekeningsbevoegdheid is uitgeschakeld voor de contactpersonen die niet mogen ondertekenen (bijv. kinderen).

Wat gebeurt er als de klant na de eerste factuurdatum tekent?

Als een klant een terugkerende factuur met betalingsautorisatie ondertekent nadat de eerste factuurdatum is verstreken, worden alle gemiste facturen gegenereerd en automatisch in rekening gebracht op de klant. Als de terugkerende factuur bijvoorbeeld op 25 september begint, maar de klant deze op 26 oktober ondertekent, worden de gemiste facturen van zowel september als oktober in rekening gebracht.

Als de klant's geselecteerde betalingsmethode niet over voldoende geld beschikt, zal TaxDome meerdere pogingen ondernemen om betalingen in rekening te brengen. De klant heeft echter altijd de mogelijkheid om de facturen handmatig te betalen.

Wat gebeurt er als een automatische betaling mislukt?

Als er problemen zijn met de verwerking van de betaling, zoals onvoldoende saldo op de bankrekening van klant of andere verwerkingsfouten waardoor de betaling niet kan worden uitgevoerd, probeert het systeem de betaling automatisch vier keer opnieuw uit te voeren:

• 4 uur na de eerste mislukte betaling
• 24 uur na de laatste poging
• 48 uur na de laatste poging
• 72 uur na de laatste poging

If all four attempts are unsuccessful, the client will have to update their payment details. Once they have done so, future payments will be charged automatically.

Note! For bank debit payments, the standard processing time is up to 30 days, which is ample time to ensure that the payment is processed successfully. If the payment fails during this time, it will be retried once the  payment status changes from "Processing payment" to "Failed."