Tijdregistratielijst (Basis): Bekijken, filteren, afdrukken

Je kunt al je uren invoeren op één plek bekijken. In dit artikel bekijken we de verschillende opties om je urenregistraties te bekijken en hoe je ze kunt filteren, afdrukken en exporteren - en rechtstreeks facturen kunt maken op basis van urenregistraties.

Hier behandeld:

• Tijd invoeren bekijken
• Je tijdregistratielijst aanpassen
• Tijd invoeren filteren
• Tijd invoeren afdrukken
• Tijd invoeren exporteren
• Facturen maken op basis van urenregistratie

Tijd invoeren bekijken

Er zijn drie manieren om ingevoerde tijd te bekijken:

• For all accounts: go to Billing > Time entries from the left menu bar. If a team member has access rights to manage time entries, they will see all time entries. Otherwise, they will see only those time entries that they have created.
• For a single client: go to the Invoices tab of a client account page, then select the Time Entries subtab. This page can be managed by a firm owner, admin and team member with the access rights to manage time entries and access to the client account.
  If a team member doesn't have the right to manage time entries but has account access, they still will be able to manage those time entries that they have created by themselves.
• Voor alle accounts waartoe het teamlid toegang heeft: ga naar Facturering > WIP in de linker menubalk. Op deze pagina worden alle tijdboekingen voor een account samengevoegd tot één boeking die gemakkelijk kan worden gefactureerd. Deze pagina is beschikbaar voor een bedrijfseigenaar en een beheerder. Meer informatie over de paginaWIP .

Als een medewerker geen rechten heeft om facturen te beheren, kan hij of zij nog steeds de pagina Facturering > Tijdsinvoer zien zonder toegang tot klanten' facturen.

Bovenaan de pagina zie je:

• Totale duur: de totale tijd van alle tijdsvermeldingen
• Totaal niet gefactureerd: het totale bedrag dat nog niet is gefactureerd in facturen
• Totaal gefactureerd: het totale bedrag dat is gefactureerd in facturen

De lijst met tijdvermeldingen is volledig aanpasbaar. 

Je kunt kolommen bekijken voor:

• Naam: de unieke ID en naam van de account die gekoppeld is aan de tijdregistratie. Klik erop om meer details te zien
• Timer status: de huidige status van de tijdinvoer - of deze nog bezig is of al is beëindigd.
• Datum: de datum en tijd waarop het project is gestart
• Type: shows whether the time entry is billable or non-billable. Click on it to edit
• Toegewezenede naam van het teamlid dat aan Opdracht werkt en hun tijd bijhoudt
• Service: het soort werk dat wordt gevolgd
• Duur: de totale tijdsperiode voor een bepaalde tijdinvoer
• Tarief: het uurtarief dat in rekening wordt gebracht voor de service
• Factureerbaar: het bedrag dat zal worden gefactureerd (alleen weergegeven voor factureerbare uren)
• Invoice status: shows whether the time entry has already been included in an invoice or not
• Invoice: the invoice number connected to the time entry. Click on it to open the Invoices list for a client
• Beschrijving: een korte beschrijving van het project (indien ingevoerd bij het aanmaken van de urenregistratie)
• Taken: het aantal taken gekoppeld aan de tijdregistratie
• Tags: de tags die zijn toegepast op de tijdregistratie

Je kunt de lijst sorteren op datum en type. Klik hiervoor op de pijlen omhoog/omlaag naast de gekozen kolomnaam. Je kunt ook sorteren na het filteren van tijdvermeldingen.

Je tijdregistratielijst aanpassen

Je kunt je tijdregistratielijst op verschillende manieren aanpassen. Je kunt kolommen naar wens vergroten of verkleinen, inschakelen, uitschakelen en verplaatsen.

Je kunt de grootte van elke kolom aanpassen. Klik hiervoor op de scheidingslijn tussen de kolomnamen, houd deze vast en pas de grootte aan door de muis te bewegen.

Klik op het tandwielpictogram rechtsboven in de tabel om de kolommen in te stellen die je wilt weergeven in de lijst met invoergegevens.

Hier kun je de kolommen selecteren die je wilt weergeven. Je kunt alle kolommen inschakelen, uitschakelen of verplaatsen, behalve de kolom Naam. Nadat je op Toepassen hebt geklikt, wordt de tabel opnieuw opgebouwd met nieuwe kolommen.

Als je op Reset klikt, worden alle kolommen weergegeven.

Tijd invoeren filteren

Met filteren kun je snel tijdboekingen vinden op basis van bepaalde criteria. Je kunt bijvoorbeeld filters gebruiken om alle tijdboekingen te vinden die verbonden zijn aan een specifiek teamlid. Je kunt tijd invoeren filteren op basis van de volgende voorwaarden:

• Account: tijdboekingen bekijken voor geselecteerde klant accounts
• Teamlid: tijd invoeren verbonden aan geselecteerde teamleden bekijken
• Start: tijd invoeren bekijken met begindata binnen een specifiek tijdsbestek
• Einde: tijdsvermeldingen bekijken met vervaldatums binnen een specifiek tijdsbestek
• Status: tijd invoeren bekijken met Actief, Gepauzeerd of Voltooid status, of alles samen.
• Type: tijdsvermeldingen bekijken die kunnen worden gefactureerd met een factuur, of tijdvermeldingen die dat niet kunnen
• Dienst: getraceerde tijd voor een bepaalde dienst bekijken
• Facturatie status: bekijk de uren die al gefactureerd zijn of die nog niet gefactureerd zijn.
• Factuurnummer: tijdsvermeldingen bekijken die gekoppeld zijn aan een specifieke factuur
• Tags: bekijk tijdboekingen met specifieke tags. Gebruik bijvoorbeeld tags om snel alle tijdvermeldingen te vinden voor klanten met voorbereide 1040-formulieren.

Om tijdvermeldingen te filteren, klik je op Filter in de rechterbovenhoek, selecteer je de gewenste filters en klik je vervolgens op Toepassen.

Je kunt je filtercombinaties ook opslaan als sjablonen voor toekomstig gebruik. Hier vind je meer over filters.

Tijd invoeren afdrukken

Om een tijdregistratielijst af te drukken, klik je rechtsboven op de pagina op Afdrukken . Je browser zal je vragen om de lijst af te drukken, inclusief de huidige datum en tijd.