Tijdregistratielijst (Basis): Bekijken, filteren, afdrukken

Je kunt al je uren invoeren op één plek bekijken. In dit artikel bekijken we de verschillende opties om je urenregistraties te bekijken en hoe je ze kunt filteren, afdrukken en exporteren - en rechtstreeks facturen kunt maken op basis van urenregistraties.

Tijd invoeren bekijken

Er zijn drie manieren om ingevoerde tijd te bekijken:

• Voor alle accounts: ga naar Facturering > Tijdboekingen in de linker menubalk. Als een teamlid toegangsrechten heeft om tijdboekingen te beheren, ziet hij alle tijdboekingen. Anders ziet hij alleen de tijdboekingen die hij zelf heeft aangemaakt.
• Voor een enkele klant: ga naar het tabblad Facturen van een klant accountpagina en selecteer vervolgens de subtab Tijdregistraties. Deze pagina kan worden beheerd door een bedrijfseigenaar, admin en teamlid met de toegangsrechten om tijdboekingen en toegang tot de klant account te beheren.

Als een teamlid niet het recht heeft om tijdboekingen te beheren, maar wel toegang heeft tot zijn account, dan kan hij nog steeds de tijdboekingen beheren die hij zelf heeft aangemaakt.

• Voor alle accounts waartoe het teamlid toegang heeft: ga naar Facturering > WIP in de linker menubalk. Op deze pagina worden alle tijdboekingen voor een account samengevoegd tot één boeking die gemakkelijk kan worden gefactureerd. Deze pagina is beschikbaar voor een bedrijfseigenaar en een beheerder. Meer informatie over de paginaWIP .

Als een medewerker geen rechten heeft om facturen te beheren, kan hij of zij nog steeds de pagina Facturering > Tijdsinvoer zien zonder toegang tot klanten' facturen.

Bovenaan de pagina zie je:

• Totale duur: de totale tijd van alle tijdsvermeldingen
• Totaal niet gefactureerd: het totale bedrag dat nog niet is gefactureerd in facturen
• Totaal gefactureerd: het totale bedrag dat is gefactureerd in facturen

De lijst met tijdvermeldingen is volledig aanpasbaar. 

Je kunt kolommen bekijken voor:

• Naam: de unieke ID en naam van de account die gekoppeld is aan de tijdregistratie. Klik erop om meer details te zien
• Timer status: de huidige status van de tijdinvoer - of deze nog bezig is of al is beëindigd.
• Datum: de datum en tijd waarop het project gestart is. Weergegeven in de tijdzone van het huidige teamlid
• Type: laat zien of de tijdregistratie factureerbaar of niet-factureerbaar is. Klik erop om te bewerken
• Toegewezenede naam van het teamlid dat aan Opdracht werkt en hun tijd bijhoudt
• Service: het soort werk dat wordt gevolgd
• Duur: de totale tijdsperiode voor een bepaalde tijdinvoer
• Tarief: het uurtarief dat in rekening wordt gebracht voor de service
• Factureerbaar: het bedrag dat zal worden gefactureerd (alleen weergegeven voor factureerbare uren)
• Factuur status: laat zien of de tijdvermelding al in een factuur is opgenomen of niet.
• Factuur: het factuurnummer dat gekoppeld is aan de tijdregistratie. Klik erop om de Facturen lijst te openen voor een klant
• Beschrijving: een korte beschrijving van het project (indien ingevoerd bij het aanmaken van de urenregistratie)
• Taken: het aantal taken gekoppeld aan de tijdregistratie
• Tags: de tags die zijn toegepast op de tijdregistratie

Je kunt de lijst sorteren op datum en type. Klik hiervoor op de pijlen omhoog/omlaag naast de gekozen kolomnaam. Je kunt ook sorteren na het filteren van tijdvermeldingen.

Uw lijst met ingevoerde uren aanpassen

Je kunt je tijdregistratielijst op verschillende manieren aanpassen. Je kunt kolommen naar wens vergroten of verkleinen, inschakelen, uitschakelen en verplaatsen.

Je kunt de grootte van elke kolom aanpassen. Klik hiervoor op de scheidingslijn tussen de kolomnamen, houd deze vast en pas de grootte aan door de muis te bewegen.

Klik op het tandwielpictogram rechtsboven in de tabel om de kolommen in te stellen die je wilt weergeven in de lijst met invoergegevens.

Hier kun je de kolommen selecteren die je wilt weergeven. Je kunt alle kolommen inschakelen, uitschakelen of verplaatsen, behalve de kolom Naam. Nadat je op Toepassen hebt geklikt, wordt de tabel opnieuw opgebouwd met nieuwe kolommen.

Als je op Reset klikt, worden alle kolommen weergegeven.

Tijd invoeren filteren

Met filteren kun je snel tijdboekingen vinden op basis van bepaalde criteria. Je kunt bijvoorbeeld filters gebruiken om alle tijdboekingen te vinden die verbonden zijn aan een specifiek teamlid. Je kunt tijd invoeren filteren op basis van de volgende voorwaarden:

• Account: tijdboekingen bekijken voor geselecteerde klant accounts
• Teamlid: tijd invoeren verbonden aan geselecteerde teamleden bekijken
• Start: tijd invoeren bekijken met begindata binnen een specifiek tijdsbestek
• Einde: tijdsvermeldingen bekijken met vervaldatums binnen een specifiek tijdsbestek
• Status: tijd invoeren bekijken met Actief, Gepauzeerd of Voltooid status, of alles samen.
• Type: tijdsvermeldingen bekijken die kunnen worden gefactureerd met een factuur, of tijdvermeldingen die dat niet kunnen
• Dienst: getraceerde tijd voor een bepaalde dienst bekijken
• Facturatie status: bekijk de uren die al gefactureerd zijn of die nog niet gefactureerd zijn.
• Factuurnummer: tijdsvermeldingen bekijken die gekoppeld zijn aan een specifieke factuur
• Tags: bekijk tijdboekingen met specifieke tags. Gebruik bijvoorbeeld tags om snel alle tijdvermeldingen te vinden voor klanten met voorbereide 1040-formulieren.

Om tijdvermeldingen te filteren, klik je op Filter in de rechterbovenhoek, selecteer je de gewenste filters en klik je vervolgens op Toepassen.

Je kunt je filtercombinaties ook opslaan als sjablonen voor toekomstig gebruik. Hier vind je meer over filters.

Tijd invoeren afdrukken

Om een tijdregistratielijst af te drukken, klik je rechtsboven op de pagina op Afdrukken . Je browser zal je vragen om de lijst af te drukken, inclusief de huidige datum en tijd.