Rapportage (geavanceerd): Aangepaste rapporten bouwen

Stel je eigen rapporten samen met een krachtige rapportontwerper. In dit artikel leer je hoe je van alle gegevens een rapport kunt maken, welke trefwoorden je kunt gebruiken en hoe je kunt werken met de rapporten die je genereert.

Rapportontwerper, uitgelegd

Om je eigen gedetailleerde rapporten te maken, gebruik je de Rapportontwerper, die gegevens bevat van de facturen, tijdregistraties, taken, taken en pijplijnen van je bedrijf.

De Rapportontwerper werkt op basis van de trefwoorden die je invoert. Elk trefwoord komt overeen met een rapportkolom en filtert gegevens van de geselecteerde bron. Zodra je alle instellingen hebt geconfigureerd en de nodige trefwoorden voor de gewenste gegevens hebt ingevoerd, wordt het rapport gegenereerd.

Gegenereerde rapporten zijn volledig aanpasbaar. U kunt het visualisatietype aanpassen, de gebruikte trefwoorden wijzigen en filters toepassen. Zodra uw rapport klaar is, slaat u het op voor toekomstig gebruik en maakt u het vast aan een Dashboard.

Fooi! Voor het snel genereren van rapporten, gebruiken AI Search, een gebruiksvriendelijke tool die is ontworpen om natuurlijke taal te begrijpen.

Gegevens analyseren

Volg deze stappen om een rapport te maken op basis van de gegevens die je nodig hebt:

1. Ga naar Rapportage > Rapportontwerper in het zijbalkmenu. Aan de linkerkant zie je het zoekveld en de Data zijbalk.

2. Klik op de pijl in het zoekveld en selecteer een gegevensbron, afhankelijk van de gegevens die je nodig hebt:

• Tijd en facturatie (facturen, tijdregistraties)
• Workflow (de banen, taken en taken van uw bedrijf pijplijnen)

Standaard is de laatst gebruikte bron geselecteerd. Als je beide gegevensbronnen wilt selecteren, schakel je de optie Meerdere bronnen inschakelen in. Vergeet echter niet dat je geen gegevens uit verschillende bronnen in één rapport kunt combineren.

3. Voer je trefwoorden in het zoekveld in, bijvoorbeeld Onbetaalde inkomsten Accountnaam maand van jaar=1, en klik op Ga. U kunt hier terecht voor meer informatie over trefwoorden en gegevensbronnen.

Je ziet een gegenereerd rapport als zoekresultaat.

Resultaten aanpassen

Zodra een rapport is gegenereerd, kunt u het aanpassen aan uw behoeften, opslaan voor toekomstig gebruik, vastmaken aan een Dashboard en meer. De rapportontwerper bevat de volgende functies:

a. Zoekveld: Toont trefwoorden die zijn gebruikt om het rapport te genereren. Bewerk ze en klik op Ga om het opnieuw te proberen. Gebruik de pijlen voorwaarts en achterwaarts aan de rechterkant om je zoekopdracht ongedaan te maken of opnieuw uit te voeren.

b. Bronnen: Bewerk de gegevensbron die je hebt gebruikt. Bekijk hier alle beschikbare gegevensnamen.

c. Views: Views bepalen hoe datanamen worden weergegeven in het zijbalkmenu. Je kunt ervoor kiezen om ze te sorteren op populariteit of op alfabetische volgorde, of om ze te groeperen op basis van hun type.

d. Toevoegen: Voeg een formule of parameter toe.

e. Formules: Logische, wiskundige en andere functies gebruiken voor uitgebreide gegevensanalyse.

f. Parameters: Gebruik parameters, zoals Integers, Booleans, Strings enzovoort, om je gegevens te filteren.

g. Rapportnaam en -beschrijving: Bewerk de titel van het rapport of voeg extra informatie toe.

h. Filter: Klik om het toegepaste filter te bewerken of beweeg erover en klik op X naar rechts om het te verwijderen.

i. Grafiek/Tabel: Klik om te schakelen tussen grafiek- en tabelvisualisatietypes.

j. Opslaan: Sla het rapport op en deel het.

k. Drie puntjes Rapportmenu: Opent een menu met opties voor Opslaan, Toon onderliggende gegevens en Download het rapport.

l. Vastmaken: klik om het rapport vast te maken aan een Dashboard.

m. Visualisatie: Kies een visualisatietype, zoals Bar, Donut, Funnel en meer. 

n. Grafiek-/tabelconfiguratie: Bewerk de instellingen van grafieken/tabellen, zoals assen, lijnen, rasterlijnen, labels, kolommen, tekstomloop en andere details.

o. Details zoekopdracht: Geeft aanvullende informatie weer over de berekende gegevens, gecombineerde attributen en filters.

p. Rapport: Het gegenereerde rapport. Klik op asnamen om te sorteren, bekijk gegevensdetails door met de muis over de regels te gaan en werk met kolommen in het geval van de tabelweergave. Ga voor meer informatie naar het artikel over het verkennen van rapporten.

Formules maken

TaxDome Rapportage biedt een reeks gegevenstypes die je kunt gebruiken om een rapport aan te passen. Als je echter geïnteresseerd bent in meer specifieke details - je wilt bijvoorbeeld vergelijkingen gebruiken in je rapporten of irrelevante informatie uitfilteren - dan kun je formules maken.

Met formules kun je verschillende operatoren, zoals logische (als, dan, anders), wiskundige, datum- en tekststringfuncties toepassen op je gegevens.

Klik tijdens het maken van een rapport op Toevoegen > Formule in het zijbalkmenu om de Formule-editor te openen.

Als u begint met het invoeren van de formule, zal ons systeem deze automatisch valideren en opties voor automatisch aanvullen voorstellen. U kunt door de suggesties navigeren met de pijltjestoetsen op het toetsenbord en suggesties accepteren met Tab of Enter. De best practice is de suggesties zorgvuldig te volgen om er zeker van te zijn dat de syntaxis van uw formule geldig is.

In het invoerveld voor formules kunt u functies of gegevensnamen gebruiken:

• Namen van gegevens: zie de referentiegids voor gegevens voor alle beschikbare namen van gegevens. 
• Formulefuncties: rechts van het invoerveld voor formules vindt u de lijst met alle formulefuncties. Deze lijst helpt u te begrijpen welke functies u kunt gebruiken, hoe ze werken en wat hun syntaxis is. Blader door de categorieën en klik op functienamen om hun beschrijving, gebruiksvoorbeelden en syntaxis te zien.

Ideeën voor aangepaste formules en rapporten

Efficiëntie bij het voltooien van taken:

• Formula: (count(Task Completed Date <= Task Due Date ) / count(Task Status = "completed")) * 100
• Beschrijving: Evalueert de efficiëntie van het voltooien van taken door het aantal op tijd voltooide taken te vergelijken met het totale aantal voltooide taken.
• Rapport: Het rapport Taakefficiëntie kan inzicht geven in het percentage taken dat elke maand op tijd is voltooid.

Percentage achterstallige facturen:

• Formule: (count(Factuur Status = 'te laat') / count(Factuur Status)) * 100
• Beschrijving: Bepaalt het percentage achterstallige facturen op het totale aantal facturen.
• Rapport: Het rapport Achterstallige facturen toont het percentage achterstallige facturen per maand en helpt je bij het bijhouden van problemen met het innen van betalingen.

Betrouwbaarheid van betaling:

• Formule: gemiddelde ( diff_days ( Factuur gepost datum , Factuur betaald datum ) )
• Beschrijving: Berekent de gemiddelde betalingsduur.
• Rapport: Het klant rapport over de betrouwbaarheid van betalingen laat klanten zien aan de hand van hun gemiddelde betalingsduur, waarbij betrouwbare en vertraagde betalers worden geïdentificeerd. 

Gevolgen van uitgestelde betaling:

• Formule: som_als ( Factuur Status = 'achterstallig', Factuurbedrag )
• Beschrijving: Berekent het bedrag van alle achterstallige betalingen
• Rapport: Het rapport over de impact van vertraagde betalingen toont de financiële impact van achterstallige facturen.