Rapportage (geavanceerd): Aangepaste rapporten bouwen
Stel je eigen rapporten samen met een krachtige rapportontwerper. In dit artikel leer je hoe je van alle gegevens een rapport kunt maken, welke trefwoorden je kunt gebruiken en hoe je kunt werken met de rapporten die je genereert.
Hier behandeld:
Rapportontwerper, uitgelegd
Om je eigen gedetailleerde rapporten te maken, gebruik je de Report Designer, die gegevens bevat van de facturen, tijdregistraties, taken, taken en pijplijnen van je bedrijf.
De Rapportontwerper werkt op basis van de trefwoorden die je invoert. Elk trefwoord komt overeen met een rapportkolom en filtert gegevens van de geselecteerde bron. Zodra je alle instellingen hebt geconfigureerd en de nodige trefwoorden voor de gewenste gegevens hebt ingevoerd, wordt het rapport gegenereerd.
Gegenereerde rapporten zijn volledig aanpasbaar. U kunt het visualisatietype aanpassen, de gebruikte trefwoorden wijzigen en filters toepassen. Zodra uw rapport klaar is, slaat u het op voor toekomstig gebruik en maakt u het vast aan een Dashboard.
Fooi! Voor het snel genereren van rapporten, gebruiken AI Search, een gebruiksvriendelijke tool die is ontworpen om natuurlijke taal te begrijpen.
Gegevens analyseren
Volg deze stappen om een rapport te maken op basis van de gegevens die je nodig hebt:
1. Ga naar Rapportage > Rapportontwerper in de linker menubalk. Je ziet het zoekveld samen met de menubalk Gegevens aan de linkerkant.
2. Klik op de 
moersleutelpictogram in de Gegevens menubalk en selecteer één of beide gegevensbronnen, afhankelijk van de gegevens die je nodig hebt:
- Tijd en facturatie (facturen, tijdregistraties)
- Workflow (de banen, taken en taken van uw bedrijf pijplijnen)
Standaard is de laatst gebruikte bron geselecteerd.
3. Voer je trefwoorden in het zoekveld in, bijvoorbeeld Bedrag achterstallig 90+ dagen maandelijks 2023, en klik op Ga. Ga naar sectie voor meer informatie over trefwoorden.
Je ziet een gegenereerd rapport als zoekresultaat.
Trefwoorden
De rapportontwerper begrijpt gegevensnamen, waarden, datumfilters en andere specifieke trefwoorden die hieronder worden vermeld. Hier zijn enkele voorbeelden:
- Namen van gegevens: Factuur Bedrag, Time Entry Factureerbare Uren, Taak Toegewezene, Taken Voltooid Telling
- Waarden: 200, 10000, Klant = Otto Mann
- Datumfilters: 2023, gisteren, vorige maand
In het zoekveld worden trefwoorden ingedeeld in kleuren:
- Blauw: deze trefwoorden beïnvloeden de X-as (behalve voor staafdiagrammen, waar de Y-as wordt beïnvloed)
- Groen: deze trefwoorden beïnvloeden de Y-as (behalve voor staafdiagrammen, waarbij de X-as wordt beïnvloed)
- Grijs: deze kenmerken werken als extra filters
Raadpleeg onze trefwoordenlijst voor de zoekopdrachten van de Report designer:
| Trefwoord / Type trefwoord | Voorbeeld | Wat je zult vinden |
| Algemene trefwoorden | ||
| top n | top 5 Factuur Betaalde Inkomsten Klant | top vijf klant rekeningen met het grootste totale betalingsbedrag |
| bodem n | bodem 5 Betaalde factuur Opbrengst Klant | top vijf klant rekeningen met het laagste totale betalingsbedrag |
| sorteren op | Factuur Betaald Inkomsten sorteren op Factuurdienst | totaal betalingsbedrag gesorteerd op diensten |
| door... | Facturatieservice per tijdseenheid | tijdvermeldingen totale duur gesorteerd op diensten |
| Datum trefwoorden | ||
| na/voor | Factuurbedrag voor factuurdatum vóór maart 2024 | totaal bedrag aan facturen geboekt voor maart 2024 |
| tussen...en... | Factuurbedrag voor factuurdatum tussen 01/01/2024 en 02/21/2024 | totaalbedrag van de facturen geboekt tussen 01/01/2024 en 02/21/2024 |
| dagelijks/uurlijk/wekelijks/maandelijks/kwartaallijks/jaarlijks | Voltooide taken Tel maandelijks | hoeveelheid voltooide taken maandelijks gesorteerd |
| dagelijks/wekelijks/maandelijks/kwartaals jaar-over-jaar | groei van factuurbedrag per factuurdatum per kwartaal van jaar tot jaar | factuur totaalbedrag dynamiek per kwartaal gesorteerd en jaar-op-jaar vergeleken |
| dag/maand/kwartaal/week/jaar | Taak telling 2023 | totaal aantal taken in een bepaald jaar |
| dag van de week/maand/kwartaal/jaar | Taaktelling per taak aangemaakt dag van de week per jaar | totaal aantal aangemaakte taken gesorteerd op dagen van de week en op jaar |
| week van maand/kwartaal/jaar | Taaktelling per taak aangemaakt datum week van maand per jaar | totaal aantal aangemaakte taken gesorteerd op weken van de maand en op jaar |
| maand van kwartaal | Taaktelling per taak aangemaakt maand van kwartaal per jaar | totaal aantal aangemaakte taken gesorteerd op maanden van het kwartaal en op jaar |
| kwartaal van het jaar | Taaktelling per taak aangemaakt kwartaal per jaar | totaal aantal aangemaakte taken gesorteerd per kwartaal en per jaar |
| groei van...door... | groei van het aantal taken per voltooide taakdatum | totaal aantal voltooide taken dynamiek |
| groei van...met...dagelijks/maandelijks/kwartaals/wekelijks/jaarlijks | groei van het aantal taken per voltooide taakdatum per kwartaal | totaal aantal voltooide taken dynamiek gesorteerd per kwartaal |
| per uur | Taaktelling per uur | totaal aantal taken per uur gesorteerd |
| laatste maand/kwartaal/week/jaar | Taaktelling per uur afgelopen maand | totaal aantal taken voor de afgelopen maand, gesorteerd per uur |
| laatste n dagen/maanden/kwartalen/weken/jaren | Taaktelling per uur laatste 3 maanden | totaal aantal taken voor de laatste drie maanden, gesorteerd per uur |
| n maanden/jaren | Taaktelling per uur laatste 3 maanden | totaal aantal taken voor de laatste drie maanden, gesorteerd per uur |
| n dagen/weken/maanden/kwartalen/jaren geleden | Taaktelling per uur 3 maanden geleden | totaal aantal taken drie maanden geleden, gesorteerd per uur |
| deze dag/maand/kwartaal/week/jaar | Taaktelling per uur deze maand | totaal aantal taken voor deze maand, per uur gesorteerd |
| vandaag/gisteren | Taaktelling per uur gisteren | totaal aantal taken gisteren, per uur gesorteerd |
| Tijd | ||
| per uur | Taaktelling per uur | totaal aantal taken per uur gesorteerd |
| laatste uur/volgende uur | Taaktelling laatste uur | totaal aantal taken voor het laatste uur |
| Aantal | ||
| gemiddelde | gemiddeld factuurbedrag | gemiddeld totaalbedrag van je facturen |
| tel | Factuurbedrag per klant tellen | totaal aantal facturen gesorteerd op klant rekeningen |
| max/min | max factuurbedrag per klant | max totaalbedrag van facturen gesorteerd op klant rekeningen |
| som | som Betaalde factuur Opbrengst | totaal bedrag aan betalingen |
| Vergelijkend | ||
| = (gelijk) | Factuurbedrag = 1000 door Klant | alleen klant rekeningen met facturen van precies $1000 |
| >= (groter dan of gelijk) | Factuurbedrag >= 1000 per klant | alleen klant rekeningen met facturen van precies of meer dan $1000 |
| > (groter dan) | Factuurbedrag > 1000 per klant | alleen klant rekeningen met facturen van meer dan $1000 |
| <= (less than or equal) | Invoice Amount <= 1000 by Customer | alleen klant accounts met factuurbedragen van precies of minder dan $1000 |
| < (less then) | Invoice Amount < 1000 by Customer | alleen klant rekeningen met factuurbedragen lager dan $1000 |
| != (niet gelijk) | Factuurbedrag != 1000 by Klant | alleen klant rekeningen zonder factuurbedragen van $1000 |
Resultaten aanpassen
Zodra u een rapport hebt gegenereerd, kunt u het aanpassen aan uw behoeften, opslaan voor toekomstig gebruik, vastmaken aan een Dashboard en meer:
1. Zoekveld: Toont trefwoorden die zijn gebruikt om het rapport te genereren. Bewerk ze en klik op Ga ga om het opnieuw te proberen. Gebruik de pijlen voorwaarts en achterwaarts aan de rechterkant om je zoekopdracht ongedaan te maken of opnieuw uit te voeren.
2. Bronnen: Bewerk de gegevensbron die je hebt gebruikt.
3. Formules: Logische, wiskundige en andere functies gebruiken voor uitgebreide gegevensanalyse.
4. Parameters: Gebruik parameters, zoals Integers, Booleans, Strings enzovoort, om je gegevens te filteren.
5. Rapportnaam en -beschrijving: Bewerk de titel van het rapport of voeg extra info toe.
6. Filter: Klik om het toegepaste filter te bewerken of beweeg erover en klik op X naar rechts om het te verwijderen.
7. Grafiek/Tabel: Klik om te schakelen tussen grafiek- en tabelvisualisatietypes.
8. Drie puntjes Rapportmenu: Opent een menu met opties voor Opslaan, Toon onderliggende gegevens en Download het rapport.
9. Vastzetten: Klik om het rapport vast te zetten op een Dashboard.
10. Visualisatie: Kies een visualisatietype, zoals Bar, Donut, Funnel en meer.
11. Grafiek-/tabelconfiguratie: Bewerk grafiek/tabel instellingen, zoals assen, lijnen, rasterlijnen, labels, kolommen, tekstomloop en andere details.
12. Details zoekopdracht: Toont aanvullende informatie over de berekende gegevens, gecombineerde attributen en filters.
13. Rapport: Het gegenereerde rapport. Klik op asnamen om te sorteren, bekijk gegevensdetails door met de muis over de regels te gaan en werk met kolommen in het geval van de tabelweergave. Ga voor meer informatie naar het artikel over het verkennen van rapporten.