Taken (Basis): Werken aan een taak

Leer alles over het werken met taken, waar u alle aan u toegewezen taken kunt vinden en hoe u ze kunt bekijken. Houd de tijd die je aan taken hebt besteed direct bij vanuit je bestaande taken, bewerk ze, verwijder ze - en nog veel meer.

Hoe weet ik of een taak aan mij is toegewezen?

Wanneer een taak bijna klaar is of wanneer er een nieuwe taak aan je is toegewezen, ontvang je een melding in je Inbox+ en e-mail. Klik op de naam van de taak of op Ga naar... om naar de taak te gaan.

Opmerking: je kunt je voorkeuren voor meldingen op elk moment wijzigen.

Als je in afwachting bent van toegewezen taken, verschijnt er een groene cirkel met het aantal taken dat aan jou is toegewezen naast Taken onder de knop Workflow sectie in de linker menubalk. Om je taken te zien, ga je naar Workflow > Taken in de linker menubalk.

Toegangstaken

Zodra een taak aan je is toegewezen, staat deze op je Insights-pagina. Zo weet je altijd wat je eerst moet doen en hoe het werk vordert. Hier vind je meer informatie over de takenwidget op de Insights-pagina .

Je kunt ook alle taken bekijken in de agendaweergave door op het tabblad Taken te klikken. Hier vind je meer informatie over agendaweergaven.

Een andere manier om taken te bekijken is Workflow > Taken pagina. Hier kun je niet alleen je eigen taken zien, maar ook niet-toegewezen taken en taken die zijn toegewezen aan andere teamleden (alleen de taken voor de klant accounts waartoe je toegang hebt, zijn zichtbaar voor jou).

Reeds voltooide taken worden op een apart tabblad weergegeven. Hier vind je meer informatie over de takenlijst.

Om alle taken voor één klant te zien, ga je naar klanten > Accounts in de linker menubalk, klik je op de naam van klanten ga je naar het tabblad Workflow tabblad. In behandeling zijnde en voltooide taken worden afzonderlijk weergegeven.

Update taak status

Zodra een taak is voltooid of geannuleerd, klik je op status en verander je deze in Voltooid of Geannuleerd. Zodra de status van de taak is gewijzigd, verdwijnt hij van de Insights-pagina en gaat hij naar het tabblad Voltooid van de takenlijst.

Opmerking: Voltooide en geannuleerde taken kunnen nog steeds worden bewerkt. Verplaats de taak terug naar de In afwachting door status te wijzigen in Gepland, In behandeling, In uitvoering, In de wacht, Verlengd, Wachten op klant, Wachten op handtekeningen of Wachten op agentschap.

Update terugkerende taak status

Wanneer je een terugkerende taak markeert als Voltooid voor de einddatum, wordt er automatisch een nieuwe taak aangemaakt met de instellingen van de vorige taak gedupliceerd. Het aantal geplande herhalingen wordt weergegeven in de Nieuwe taak sectie.

Laten we een voorbeeld bekijken. We hebben een taak gemaakt die van 27 mei tot 12 juni één keer per week moet worden herhaald:

1. De deadline voor de eerste taak is 27 mei. Wanneer je de status in de eerste iteratie toewijst , wordt er automatisch een nieuwe taak aangemaakt.

2. De deadline voor de tweede taak is 3 juni. Wanneer je de status in de tweede iteratie toewijst , wordt er automatisch een nieuwe taak aangemaakt.

3. De deadline voor de derde taak is 10 juni. Wanneer je de Voltooid status toekent, wordt de taak als voltooid beschouwd (omdat dit de laatste wekelijkse herhaling is) en verschijnt hij niet in de lijst In afwachting van taken.

Tijd in taken bijhouden

Volg de tijd die je aan taken besteedt rechtstreeks vanuit de bestaande taak. Zo werkt het:

1. Open een taak en zorg ervoor dat een klant correct is geselecteerd. Klik vervolgens op de link Tijd bijhouden rechtsboven en begin aan een taak te werken. Je kunt geen tijd bijhouden voor taken waarvoor de klant account niet is geselecteerd.

Een tijdinvoer is automatisch gekoppeld aan een taak. Je kunt nu de takenpagina verlaten, de timer wordt bovenaan alle pagina's op TaxDome weergegeven.

2. Voeg indien nodig een beschrijving toe, pauzeer of voltooi de tijdinvoer direct vanaf de taakpagina of klik op de drie puntjes rechts voor bewerken en verwijderen.

3. Als je klaar bent, zie je de werkbalk Tijd invoeren bewerken. Breng de nodige wijzigingen aan en klik op Opslaan.

Als je meerdere tijdsvermeldingen hebt toegevoegd voor één taak, wordt de totale tijd die je eraan hebt besteed weergegeven binnen de taak.

Opmerking! Teamleden met toegangsrecht Tijdboekingen beheren kunnen alle tijdboekingen voor de taak bekijken, bewerken en verwijderen. Anders kunnen ze alleen de timers zien die ze zelf hebben aangemaakt.

Taken bewerken

Bewerk een taak om de status of account te wijzigen, de tijd van een taak bij te houden, subtaken af te vinken of de beschrijving te herschrijven. Taken kunnen één voor één of in bulk worden bewerkt.

Als iemand een aan jou toegewezen taak bewerkt, krijg je een e-mail en Inbox+ melding.

Er zijn veel manieren om een taak te bewerken:

Klik op de taaknaam op de pagina's Insights of Agenda
Klik op de gekoppelde taak op de kaartOpdracht of op de pagina Taken koppelen.
Selecteer de taaknaam in de lijst Taken en klik op Bewerken.
Wijzig de Toegewezene, begindatum, vervaldatum, prioriteit of status rechtstreeks in de takenlijst.

Opmerking: Als je het account van een taak die is gekoppeld aan een Opdracht wijzigt, wordt de koppeling automatisch verbroken.

Taken in bulk bewerken

Om wijzigingen aan te brengen in verschillende taken:

1. Selecteer de taaknamen in een lijst Taken en klik vervolgens op Bewerken.

2. Voer uw wijzigingen door en klik op Opslaan.

Denk eraan bij het in bulk bewerken van taken:

U kunt geen bestanden toevoegen of verwijderen
U kunt subtaken niet bewerken
Je kunt geen opmerkingen bewerken, verwijderen of toevoegen
De gegevens in alle ongewijzigde velden blijven hetzelfde
Je kunt de taak Toegewezenen wijzigen, maar je kunt taken niet ongedaan maken.

Bewerk een enkele taak als je iets van het bovenstaande moet doen.

Taakopmerkingen gebruiken

Tijdens het werken kom je misschien informatie tegen die je nodig hebt voor een specifieke taak. Noteer deze in de taakcommentaren. Zo krijgen de teamleden die aan de taak zijn toegewezen deze informatie te zien.

Een opmerking toevoegen aan een taak:

1. Klik op de naam van de taak of op de drie puntjes helemaal rechts ervan en selecteer Bewerken.

2. Klik in het veld Opmerkingen sectie op Opmerking toevoegen, klik op het tekstveld en typ de opmerking.

3. Klik op Opslaan om je wijzigingen te bewaren. Het commentaar, samen met de datum en naam van het teamlid dat het commentaar schreef, wordt dan opgeslagen in de taak. Als je het commentaar niet langer nodig hebt, klik je op het prullenbakpictogram rechts ervan om het te verwijderen.

Taken verwijderen

Volg deze stappen om een taak volledig te verwijderen:

Klik op de drie puntjes uiterst rechts van de taaknaam en klik vervolgens op Verwijderen.
Klik op Verwijderen in het pop-upvenster Bevestiging verwijderen.

Wie kan dit doen?

Zodra een teamlid toegang heeft tot het klant account, kan hij bijvoorbeeld alle acties met taken uitvoeren:

Alle taken van het bedrijf voor de aan hen toegewezen accounts bekijken
Taken aanmaken voor toegewezen accounts
De taak wijzigen Toegewezenen
De taak wijzigen status
Breng wijzigingen aan in de taak
Tijd binnen een taak bijhouden

Een bedrijfseigenaar, beheerders en medewerkers met de Alle accounts bekijken hebben toegang tot alle bedrijfstaken.