Taken (Basis): Een Takenlijst Bekijken, Filteren, Bewerken

pro

Deze pagina is alleen voor TaxDome Pro gebruikers. Upgrade op elk moment (Niet nodig in Nederland en België) !

TaxDome beschikt over een unieke en gebruiksvriendelijke Inzichten-pagina die alle in behandeling zijnde taken van uw bedrijf weergeeft. Leer hoe u ze voor uw team kunt filteren en bewerken - en nog veel meer.

Ga voor meer nuttige instructievideo's naar TaxDome Academy, onze gratis online hub om te bekijken en alles te leren wat u over TaxDome moet weten.

Hier behandeld:

Over Taken

Zodra een taak is gecreëerd, staat deze op uw Inzichten pagina. Als u Alle leden selecteert in de widget Taken: te doen, dan ziet u voor elk klantenaccount en taken een lijst. Zo bent u altijd op de hoogte van wat klanten nodig hebben en hoe het werk vordert:

Wanneer een taak bijna klaar is of een nieuwe taak aan u is toegewezen, krijgt u een melding in uw Inbox+ en e-mail. Klik op de taaknaam of op Ga naar... om naar de taak te gaan.

tip

Opmerking: u kunt uw meldingsvoorkeuren te allen tijde wijzigen.

Wanneer u nog in behandeling zijnde toegewezen taken hebt, dan verschijnt er een groene meldingscirkel naast Workflow in het linker zijbalkmenu. Om uw taken te zien, gaat u naar Workflow en opent u Taken.

Standaard worden alleen de aan u toegewezen taken weergegeven. Om alle taken voor uw bedrijf te zien, klikt u op het keuzemenu Mijn taken linksboven en selecteert u Alle taken.

Om de taken te zien die nog niet zijn toegewezen, selecteert u Niet toegewezen.

Taken waaraan nog gewerkt moet worden of die gepland zijn als toekomstige to-do's worden weergegeven in het tabblad In afwachting van.

Zodra een taak klaar is, klikt u op de status ervan en verandert u deze in VOLTOOID. Zodra de status van de taak is gewijzigd, gaat hij naar het tabblad Voltooid

tip

Opmerking: Voltooide taken kunnen nog steeds worden bewerkt. Verplaats de taak terug naar het In afwachting van tabblad door de status ervan te wijzigen in Gepland, In uitvoering, Wachten op handtekeningen of Wachten op klant.

Om alle taken voor een klant te zien, ga naar Klanten, klik op de klantnaam, ga dan naar Workflow. Ga naar In behandeling zijnde taken en Voltooide taken om alle taken voor dat account te zien - evenals hun status, toegewezen tags, voortgang, begindatums, vervaldatums en of ze zijn toegewezen aan u of een ander teamlid.

U kunt ook alle taken bekijken op de Agenda-pagina. Klik op Taken om over te schakelen naar een weergave met alleen taken. Voor meer details over agendaweergaven, ga hierheen

De Takenlijst

In de takenlijst ziet u deze pictogrammen:

Dit betekent de taak is terugkerend.

Dit betekent dat de taak te laat is - de vervaldatum is verstreken en de status is nog niet gewijzigd in Voltooid.

U ziet ook deze kolomkoppen:

  • ACCOUNT: Klik op de accountnaam om onmiddellijk toegang te krijgen tot de details.

  • TASK NAAM: Dit is de naam die u of een teamlid aan de taak heeft toegekend.

  • VERVALDATUM: Dit is de uiterste datum waarop de taak moet zijn voltooid.

  • STATUS: Taken kunnen de status Gepland, In of Voltooid krijgen. Als een taak geen status kreeg, verschijnt dit veld leeg. Om de status van een taak te wijzigen zonder deze te bewerken, beweegt u de muis over deze kolom om de statussen weer te geven en selecteert u er een.

  • SUBTASKS: Het eerste cijfer is het aantal voltooide subtaken; het tweede is het totale aantal subtaken.

  • TOEGEWEZENE(N): Dit vertelt u wie is toegewezen aan de taak.

  • PRIORITEIT: Taken hebben een lage, hoge, gemiddelde of dringende prioriteit. De tags helpen u bij het stellen van prioriteiten. Om de prioriteit van een taak te wijzigen zonder de taak te bewerken, beweegt u de muis over de kolom om de prioriteitsniveaus weer te geven en selecteert u er een.

  • Opdracht NAAM: Dit is de naam van de Opdracht waaraan de taak is gekoppeld. Klik op de Opdracht om de details ervan te bekijken en eventuele wijzigingen aan te brengen.

  • OMSCHRIJVING: Het schrijven van een omschrijving is optioneel maar nuttig.
  • pijplijn: Als een taak gekoppeld is aan een Opdracht, zie je in welke pijplijn hij staat. Klik op de pijplijn naam om naar de pijplijn te gaan.
  • FASE: Als een taak gekoppeld is aan een opdracht, dan ziet u in welke fase hij staat. Klik op de fasenaam om naar de pijplijn te navigeren.
  • TAGS: Kleurrijke tags kunnen worden toegevoegd aan taken om overbodige informatie te sorteren.

Om taken te zoeken typt u een trefwoord in het zoekveld. 

Gebruik sorteren om bepaalde taken te vinden - en dat kan ook tijdens het filteren en zoeken.

Om een lijst van taken te sorteren in de kolom Taaknaam of Vervaldatum, klikt u naast de kolomkop op de pijl omhoog-omlaag.

Een Takenlijst Filteren

Filters zijn handig wanneer u taken per type wilt bekijken. Filter bijvoorbeeld om alle achterstallige taken te vinden. Er zijn verschillende manieren om taken te filteren:

  • Per toegewezene: Zie alleen de taken die aan bepaalde personen zijn toegewezen. Om alleen niet-toegewezen taken te zien, selecteer Niet-toegewezen in het vervolgkeuzemenu aan de linkerkant.

  • Per account: Zie alleen de taken die behoren tot specifieke accounts.

  • Per pijplijnen en fasen: Zie alleen de taken in specifieke pijplijnen. Selecteer een fase of fasen van verschillende pijplijnen om de resultaten nog meer te beperken. 

  • Per fase: Zie alleen de taken die een specifieke begindatum hebben.

  • Per vervaldatum: Bekijk alleen de taken met een specifieke vervaldatum.

  • Per tags: Zie alleen de taken met specifieke tags.

  • Op achterstallige status: Zie alleen de achterstallige taken (de vervaldatum is verstreken en de status is nog niet gewijzigd in Voltooid).

  • Op prioriteit: Zie alleen de taken met een bepaald prioriteitsniveau (Laag, Hoog, Gemiddeld of Dringend).

  • Op status: Zie alleen de taken met een specifieke status(Gepland, In uitvoering, Wachten op handtekeningen of Wachten op klant) of helemaal geen status.

Om een lijst van taken te beperken:

1. Ga naar de Workflow sectie en vervolgens naar Taken.

2. Klik op FILTER in de rechterbovenhoek, selecteer een of meer filters en klik op TOEPASSEN. Voor meer details over het gebruik van filters, klik hier.

klant Rekeningen met achterstallige taken bekijken

Filter uw klant accountlijst zodat deze alleen de klanten met achterstallige taken toont:

  1. Ga naar klantenen klik dan op FILTER in de rechterbovenhoek.

  2. In de Taken sectie, selecteer Achterstallig en klik op TOEPASSEN.

U ziet nu een lijst met alle klanten met achterstallige en onvolledige taken, en precies hoeveel van die taken er voor elke account nog openstaan.

Taken Bewerken

Bewerk een taak om zijn status of account te wijzigen, zijn subtaken af te vinken of zijn beschrijving te herschrijven. Taken kunnen één voor één of in bulk worden bewerkt.

Er zijn drie manieren om een taak te bewerken:

  • Klik op de taaknaam op het dashboard
  • Selecteer de taaknaam in uw lijst Taken en klik vervolgens op Bewerken
  • Wijzig de Toegewezene, startdatum, vervaldatum, prioriteit en status in de takenlijst.

tip

Opmerking: Wanneer u de account van een aan een Opdracht gekoppelde taak wijzigt, wordt deze automatisch ontkoppeld.

Taken In Bulk Bewerken

Om wijzigingen aan te brengen in verschillende taken:

1. Selecteer de taaknamen in een lijst Taken en klik vervolgens op Bewerken

2. Breng uw wijzigingen aan en klik op OPSLAAN

Denk er bij bulk-editing taken aan:

  • U kunt geen bestanden toevoegen of verwijderen
  • U kunt subtaken niet bewerken
  • U kunt geen opmerkingen bewerken, verwijderen of toevoegen
  • De gegevens in alle ongewijzigde velden blijven dezelfde

Bewerk een taak op zichzelf als u iets van het bovenstaande moet doen.

Taak Audit Trail 

Misschien wilt u de geschiedenis van een taak bekijken - dat wil zeggen, alle gebeurtenissen zien die met een taak hebben plaatsgevonden.

TaxDomeMet het auditlogboek kunt u bijhouden wanneer iemand een van de volgende acties op een taak heeft uitgevoerd:

  • Veranderde de Toegewezene
  • Veranderde de naam
  • De beschrijving gewijzigd
  • Subtaken toegevoegd of verwijderd
  • De prioriteit gewijzigd
  • Gewijzigde status
  • De begindatum instellen of wijzigen
  • De vervaldatum instellen of wijzigen
  • De tags toewijzen of wijzigen

Om de geschiedenis van een taak te bekijken, klikt u op de drie puntjes uiterst rechts van de naam van de taak in de Takenlijst, en vervolgens op Audit Trail, of klik op de Audit Trail link in de taak zelf.

Taakopmerkingen Gebruiken

Tijdens het werk kunt u informatie tegenkomen die u nodig hebt voor een specifieke taak. Noteer die in de taakopmerkingen. Zo krijgen de teamleden die aan de taak zijn toegewezen, deze informatie te zien.

Om een opmerking aan een taak toe te voegen:

1. Klik op de naam van de taak of op de drie puntjes uiterst rechts ervan en selecteer Bewerken.

2. Klik in de opmerkingen sectie op Opmerking toevoegen, klik op het tekstveld en typ de opmerking.

3. Klik op OPSLAAN om uw wijzigingen te bewaren. Het commentaar - samen met de datum en de naam van het teamlid dat het schreef - wordt dan opgeslagen in de taak. Wanneer het commentaar niet langer nodig is, klik je op het prullenbakpictogram rechts om het te verwijderen.

Een Takenlijst Afdrukken

Om een takenlijst af te drukken, klikt u op het afdrukpictogram in de rechterbovenhoek.

Standaard geeft een takenlijst 25 items per pagina weer. Als u er meer wilt afdrukken, selecteert u in het menu Rijen per pagina linksonder hoeveel u er wilt afdrukken.

Uw browser zal u vragen de lijst af te drukken, waarop de huidige datum en tijd vermeld staat.

Taken Verwijderen

Om een taak volledig te verwijderen, volgt u deze stappen:

  1. Klik op de drie puntjes uiterst rechts van de naam van de taak, en klik dan op Verwijderen.

  2. Klik op VERWIJDEREN in het pop-upvenster Bevestig Verwijdering.

Heeft dit uw vraag beantwoord? Dank u voor de feedback. Er is een probleem opgetreden bij het verzenden van uw feedback. Probeer het later nog eens.

Nog hulp nodig? Neem contact met ons op Contacteer ons