Elke Opdracht vereist een set taken, zoals een klant vragen om een voorstel te ondertekenen, een organizer in te vullen of een document te uploaden. Met TaxDome kun je je pijplijnen automatiseren zodat taken automatisch worden aangemaakt naarmate taken vorderen. Je kunt taken echter ook handmatig aan taken koppelen. Hier leggen we uit hoe je taken kunt gebruiken binnen pijplijnen.

Hier behandeld:

• Hoe taken aan taken koppelen
• Gekoppelde taken beheren
• Hoe wijzig je status of van een taak? Toegewezene
• Koppel een taak Toegewezene aan een Opdracht Toegewezene

Hoe taken aan taken koppelen 

Taken aan taken koppelen kan automatisch of handmatig. Het is een enorme tijdsbesparing als je pijplijnen instelt om automatisch taken te genereren op verschillende fasen. 

Een voorbeeld nodig? Voeg een Manager Review taakautomatisering toe in de Review fase van een pijplijn, zodat wanneer taken op die fase terechtkomen, teamleden die verantwoordelijk zijn voor de taken automatisch de taak krijgen toegewezen om de retouren te beoordelen.

Om te leren hoe je taken kunt automatiseren in pijplijnen, klik hier.

In sommige gevallen wil je taken echter ook handmatig aan taken koppelen. 

Er zijn twee manieren om dit te doen:

• Vanuit het scherm voor het aanmaken/bewerken van taken: zodra de klant account is geselecteerd, selecteert u Opdracht. 
• Vanaf een pijplijn: Zorg ervoor dat de Opdracht in de juiste fase staat, klik op het vak Opdracht , dan + Link rechtsboven, selecteer Taken, kies dan de taken of bewerk ze door op de taaknaam te klikken zonder de pagina Taken koppelen te verlaten en klik op Opslaan. Je kunt alle taken koppelen die eerder zijn gemaakt voor hetzelfde klant account.

Let op het volgende:

• Een specifieke taak kan maar één keer worden gekoppeld aan een Opdracht .
• Een Opdracht kan zoveel verschillende taken bevatten als nodig is.
• Taken worden gekoppeld aan taken door een bedrijfseigenaar, admin of teamlid met toegangsrechten om alle accounts te bekijken of toegewezen aan de account.

Zodra taken zijn gekoppeld, kun je ze bekijken in de Taken sectie en bewerken door op de taaknaam te klikken en vervolgens op Opslaan te klikken. Laatst gekoppelde taken worden als eerste weergegeven.

Je ziet het volgende:

• NAAM: Hoe de taak heet. Als de taak terugkerend is, verschijnt er een klok naast.
• SUBTASKS: Deze teller toont links het aantal voltooide subtaken en rechts het totaal.
• Toegewezene(S): Je kunt de teamleden die aan de taak zijn toegewezen hier wijzigen als dat nodig is.
• STATUS: Taken zijn Gepland, In behandeling, In uitvoering, In de wacht, Verlengd, Wachten op klant /handtekeningen/agentschap, Voltooid, Geannuleerd of met Geen status. Je kunt de status hier wijzigen als dat nodig is.
• Klik bovendien op de naam van de taak om deze te bekijken en de details te bewerken. Klik op de x om onnodige taken te verwijderen.

Gekoppelde taken beheren

Je kunt gekoppelde taken op drie plaatsen beheren:

• Het taakbewerkingsvenster: Hier zie je in welke pijplijn en fase de taak staat. Klik op de naam pijplijnom ernaar toe te gaan.

• De takenlijst: Hier zie je de Opdracht waaraan de taak is gekoppeld, evenals de pijplijn en fase waarin de taak staat. Klik op de naam Opdrachtals je wijzigingen wilt aanbrengen in een gekoppelde taak.

• De pijplijn: De teller rechts toont het aantal onafgemaakte taken in de huidige fase. Kijk hier voor meer details.

Hoe de status of Toegewezene van een taak te wijzigen binnen een pijplijn

Meestal wijs je taken toe aan teamleden terwijl je ze maakt of een Taaksjabloon. Je kunt echter wijzigen wie aan een taak wordt toegewezen wanneer...

• ...de details van een Opdrachtbekijken. De Toegewezenen van de gekoppelde taak binnen de huidige fase toevoegen, verwijderen of wijzigen. Zie hierboven voor details.
• ...een Opdracht verplaatsen naar een nieuwe fase die een Create task automation bevat . Toegewezenen toevoegen, verwijderen of wijzigen wanneer de taak wordt toegevoegd aan een pijplijn.
• ...een Opdracht met onvoltooide taken verplaatsen naar een nieuwe fase. Toegewezenen toevoegen, verwijderen of wijzigen bij het verplaatsen van een Opdracht met onvoltooide taken naar de volgende fase.

Als er onvoltooide taken zijn wanneer een Opdracht wordt verplaatst naar een nieuwe fase, verschijnt er een vervolgkeuzemenu in de Onvoltooide vereisten sectie. Kies een van de aanwijzingen:

• Markeer voltooid: Wijzig de status van de taak in Voltooid.
• Verplaats naar volgende fase: Verplaats de taak naar de volgende fase zonder de status te wijzigen.
• Verwijderen: Verwijder de taak van de Opdracht.
• Ontkoppelen: Ontkoppel de taak van de Opdracht. (De taak is nog steeds beschikbaar, maar niet langer gekoppeld aan de Opdracht. Zodra u een taak ontkoppelt, kunt u deze koppelen aan een andere Opdracht).

Overeenkomen met taak Toegewezene met Opdracht Toegewezene