Taken (Geavanceerd): Taken koppelen aan taken

Elke Opdracht vereist een set taken, zoals een klant vragen om een voorstel te ondertekenen, een organizer in te vullen of een document te uploaden. Met TaxDome kun je je pijplijnen automatiseren zodat taken automatisch worden aangemaakt naarmate taken vorderen. Je kunt taken echter ook handmatig aan taken koppelen. Hier leggen we uit hoe je taken kunt gebruiken binnen pijplijnen.

Taken koppelen aan taken 

Taken aan taken koppelen kan automatisch of handmatig. Het is een enorme tijdsbesparing als je pijplijnen instelt om automatisch taken te genereren op verschillende fasen. 

Een voorbeeld nodig? Voeg een Manager review taakautomatisering toe in de Review fase van een pijplijn, zodat wanneer taken die fase bereiken, teamleden die verantwoordelijk zijn voor de taken automatisch de taak krijgen toegewezen om de retouren te beoordelen.

Om te leren hoe je taken kunt automatiseren in pijplijnen, klik hier.

In sommige gevallen wil je taken echter ook handmatig aan taken koppelen. 

Er zijn twee manieren om dit te doen:

• Vanuit het scherm voor het maken/bewerken van taken: Zodra het klant account is geselecteerd, selecteert u een Opdracht. 
• Vanuit een Opdracht kaart: Open de Opdracht kaart, klik dan op Koppelen in de Gekoppelde sectie, selecteer Taak, kies de taken of bewerk ze door op de taaknaam te klikken en klik op Opslaan. Je kunt alle taken koppelen die zijn aangemaakt voor dezelfde klant account. Je kunt ook een nieuwe gekoppelde taak maken door op Nieuw te klikken in de Gekoppeld sectie van de Opdracht kaart, Taak te selecteren en de gegevens in te vullen.

Let op het volgende:

• Een specifieke taak kan maar één keer worden gekoppeld aan een Opdracht .
• Een Opdracht kan zoveel verschillende taken bevatten als nodig is.
• Taken worden gekoppeld aan taken door een bedrijfseigenaar, admin of teamlid met toegangsrechten om alle accounts te bekijken of toegewezen aan de account.

Zodra taken gekoppeld zijn, kun je ze bekijken in het gedeelte Gekoppeld > Taken sectie aan de rechterkant van de Opdracht kaart en ze bewerken door op de taaknaam te klikken en vervolgens op Opslaan. Laatst gekoppelde taken worden als eerste weergegeven.

Je ziet het volgende:

• Naam: Hoe de taak heet. Als de taak terugkerend is, verschijnt er een klokje naast.
• Subtaken: Deze teller toont links het aantal voltooide subtaken en rechts het totaal.
• Toegewezene(s): Je kunt de teamleden die aan de taak zijn toegewezen hier wijzigen als dat nodig is.
• Status: Taken zijn Gepland, In behandeling, In uitvoering, In de wacht, Verlengd, Wachten op klant /handtekeningen/agentschap, Voltooid, Geannuleerd of met Geen status. Je kunt de status hier wijzigen als dat nodig is.
• Klik bovendien op de taaknaam om de details te bekijken en te bewerken. Klik op de x om onnodige taken te verwijderen.

Gekoppelde taken beheren

Je kunt gekoppelde taken op drie plaatsen beheren:

• Het taakbewerkingsvenster: Hier zie je in welke pijplijn de taak staat. Klik op de naam pijplijn om ernaar toe te gaan.

• De takenlijst: Hier zie je de Opdracht waar de taak aan gekoppeld is en de pijplijn en fase waar de taak in staat. Klik op de Opdracht naam om de Opdracht kaart te openen.

• De pijplijn: De teller rechts toont het aantal onafgemaakte taken in de huidige fase. Kijk hier voor meer details.

Wijzig de status of Toegewezene van een taak binnen een pijplijn

Meestal wijs je taken toe aan teamleden terwijl je ze maakt of een Taaksjabloon. Je kunt echter wijzigen wie aan een taak wordt toegewezen wanneer:

• De details van een Opdrachtbekijken: De Toegewezenen van de gekoppelde taak binnen de huidige fase toevoegen, verwijderen of wijzigen. Zie hierboven voor details.
• Een Opdracht verplaatsen naar een nieuwe fase met een Create task automatisering: Toegewezenen toevoegen, verwijderen of wijzigen wanneer de taak wordt toegevoegd aan een pijplijn.
• Een Opdracht met onvoltooide taken verplaatsen naar een nieuwe fase: Toegewezenen toevoegen, verwijderen of wijzigen bij het verplaatsen van een Opdracht met onvoltooide taken naar de volgende fase.

Als er onvoltooide taken zijn wanneer een Opdracht wordt verplaatst naar een nieuwe fase, verschijnt er een vervolgkeuzemenu in de Onvoltooide vereisten sectie. Kies een van de opties:

• Markeer voltooid: Wijzig de status van de taak in Voltooid.
• Verplaats naar volgende fase: Verplaats de taak naar de volgende fase zonder de status te wijzigen.
• Verwijderen: Verwijder de taak van de Opdracht.
• Ontkoppelen: Ontkoppel de taak van de Opdracht. (De taak is nog steeds beschikbaar, maar niet langer gekoppeld aan de Opdracht. Zodra u een taak ontkoppelt, kunt u deze koppelen aan een andere Opdracht).

Overeenkomen met taak Toegewezene met Opdracht Toegewezene

Opmerking: Als Opdracht Toegewezene niet is geselecteerd, dan blijft het veld Toegewezene leeg voor de taken die worden geactiveerd door de automatisering met de optie Taak toewijzen aan Opdracht Toegewezene ingeschakeld.