Taken (Gevorderd): Taken aan Opdrachten Koppelen & Automatisch Verplaatsen

pro

Deze pagina is alleen voor TaxDome Pro gebruikers . Upgrade op elk moment (Niet nodig in Nederland en België)!

Pijplijnen kunnen worden geautomatiseerd, zodat als taken van fase naar fase gaan, er automatisch nieuwe taken worden gegenereerd. Elke fase kan een andere set taken bevatten, en zodra die zijn voltooid, gaat de opdracht automatisch naar de volgende fase. Hier leggen we uit hoe u handmatig taken aan opdrachten kunt koppelen, en hoe u ze kunt automatiseren. Bovendien laten we zien hoe u automatisch verplaatsen kunt instellen.

Ga voor meer nuttige instructievideo's naar TaxDome Academy, onze gratis online hub om te bekijken en alles te leren wat u over TaxDome moet weten.

Hier behandeld:

Handmatig Taken Toevoegen vs. Taken Automatiseren

Elke Opdracht vereist een reeks taken, zoals een klant een contract laten ondertekenen, een organizer laten voltooien of een document laten uploaden. Met TaxDome kunt u uw pijplijnen automatiseren, zodat de taken vanzelf worden aangemaakt naarmate de taken vorderen. 

U kunt echter ook handmatig taken aan taken koppelen met behulp van de functie Taken. U kunt bijvoorbeeld de taak Vraag de klant om aanvullende inkomensinformatie koppelen aan een 1040 Return 2020 Opdracht.

Om te leren hoe u handmatig taken aan opdrachten kunt koppelen, kijkt u hier.

Het is een enorme tijdsbesparing wanneer u uw pijplijnen instelt om in verschillende fasen automatisch taken te genereren.

Een voorbeeld nodig? Voeg een manager Review taakautomatisering toe in de Review fase van een pijplijn, zodat wanneer taken in die fase terechtkomen, teamleden die verantwoordelijk zijn voor de taken automatisch de taak krijgen toegewezen om de aangiften te controleren.

Om te leren hoe u taken in pijplijnen kunt automatiseren, kijk hier.

Taken aan Opdrachten Koppelen & Automatisch Verplaatsen Instellen

Nadat u een taak hebt gekoppeld aan een opdracht, stelt u Automatisch Verplaatsen in om de opdracht automatisch naar de volgende pijplijnfase te laten gaan zodra de taak is voltooid.

  • Een specifieke taak kan slechts eenmaal aan een opdracht worden gekoppeld.
  • Een opdracht kan zo veel verschillende taken omvatten als nodig is.
  • Taken worden aan opdrachten gekoppeld door een bedrijfseigenaar, admin of teamlid met toegangsrechten alle accounts bekijken of die toegewezen aan het account is.

Dit is hoe u het doet:

1. Ga naar de pijplijn's instellingen, voeg de fase voor de taak toe en schakel vervolgens Automatisch Verplaatsen taken in. 

U kunt de automatisering van de taak aanmaken (voor meer details, ga hierheen) of de taak handmatig koppelen.

Om de taak handmatig te koppelen, selecteert u de Opdracht tijdens het aanmaken (of bewerken) van de taak.

Of ga naar de pijplijn, zorg ervoor dat de opdracht in de juiste fase staat, klik op het  opdrachtvak, klik rechtsboven op + Koppeling, selecteer Taken en kies dan de taken. U kunt alle taken koppelen die eerder naar een klant zijn gestuurd.

  • Bij terugkerende taken wordt de begindatum naast de naam van de taak getoond.
  • Filter taken op status. Standaard worden alle taken, behalve de voltooide, weergegeven. Klik op FILTER rechtsboven om de statussen te selecteren die u wilt bekijken.

Zodra taken zijn gekoppeld, kunt u ze bekijken in de Taken sectie. De laatst gekoppelde taken worden het eerst weergegeven.

U ziet het volgende:

  • NAAM: Hoe de taak heet. Als de taak terugkerend is, verschijnt er een klokje naast.
  • Toegewezene(n): Hier kunt u indien nodig de aan de taak toegewezen teamleden wijzigen.
  • STATUS: Taken zijn gepland, in uitvoering of voltooid. U kunt de status hier zo nodig wijzigen.
  • PRIORITEIT: Taken krijgen het label LAAG, HOOG, MEDIUM of URGENT. U kunt de prioriteit hier indien nodig wijzigen.
  • Bovendien kunt u op de naam van de taak klikken om deze te bekijken en de details te bewerken.

Klik op de x om onnodige taken te ontkoppelen.

Als automatisch verplaatsen is ingeschakeld, gaan opdrachten automatisch naar de volgende fase wanneer taken zijn voltooid. Als u handmatig een opdracht naar de volgende fase verplaatst, moet u beslissen wat te doen met de onvoltooide taak: Ontkoppel hem, verplaats hem naar de volgende fase, verwijder hem, of markeer hem als voltooid (voor meer details, kijk hier).

Taken Beheren

U kunt gekoppelde taken op drie plaatsen beheren:

  • Het taak bewerkingsvenster: Hier ziet u in welke pijplijn en fase de taak zich bevindt. Klik op de naam van de pijplijn om erheen te gaan.

  • De takenlijst: Hier ziet u de opdracht waaraan de taak is gekoppeld, evenals de pijplijn en fase waarin de taak zich bevindt. Klik op de naam van opdracht als u wijzigingen moet aanbrengen in een gekoppelde taak.

  • De pijplijn: De teller aan de rechterkant toont het aantal onvoltooide taken in de huidige fase. Voor meer details, kijk hier.

Hoe de Status Of de Toewijzing van een Taak Binnen een Pijplijn Te Wijzigen

Gewoonlijk wijst u taken toe aan teamleden terwijl u de taken aanmaakt of tijdens het aanmaken van een Taaksjabloon. U kunt echter wijzigen wie aan een taak wordt toegewezen wanneer u...

  • ...de details van een opdracht bekijkt. Voeg toe, verwijder of wijzig de toegewezenen van de gekoppelde taak binnen de huidige fase. Zie hierboven voor details.
  • ...Een opdracht naar een nieuwe fase verplaatst die een Creëer taak  automatisering bevat. Wanneer de taak wordt toegevoegd aan een pijplijn, voeg de toegewezenen toe, verwijder ze of wijzig ze.
  • ...een opdracht met onvoltooide taken naar een nieuwe fase verplaatst. Voeg toegewezenen toe, verwijder ze of wijzig ze bij het verplaatsen van een opdracht met onvoltooide taken naar de volgende fase.

Als er onvoltooide taken zijn wanneer een opdracht naar een nieuwe fase wordt verplaatst, verschijnt er een vervolgkeuzemenu in de Onvoltooide Vereisten sectie. Kies een van de aanwijzingen:

  • Markeer als voltooid: Wijzig de status van de taak in VOLTOOID.
  • Verplaats naar volgende fase: Verplaats de taak naar de volgende fase zonder de status te wijzigen.
  • Verwijderen: Verwijder de taak van de opdracht.
  • Ontkoppelen: Ontkoppel de taak van de opdracht. (De taak is nog steeds beschikbaar, maar niet langer gekoppeld aan de opdracht. Zodra u een taak ontkoppelt, kunt u deze koppelen aan een andere opdracht.)

Taak-Toegewezene met Opdracht-Toegewezene Overeenstemmen

Gewoonlijk wordt een taak Toegewezene geselecteerd in de Taaksjabloon. U kunt deze echter wijzigen binnen de instellingen voor Taakautomatisering aanmaken in de pijplijn : klik op de knop Automatiseringen bewerken en schakel de optie Taak toewijzen aan Opdracht Toegewezene in. Hierdoor wordt de in de sjabloon gedefinieerde taak Toegewezene overschreven.

Wanneer een opdracht naar een nieuwe fase wordt verplaatst, dan zal de taak-toegewezene automatisch overeenkomen met de 0pdracht-toegewezene. U kunt indien nodig handmatig wijzigingen aanbrengen in de taak-toegewezenen.

tip

Opmerking: Als Opdracht-toegewezene niet is geselecteerd, dan blijft het veld toegewezene leeg voor de taken die worden geactiveerd door de automatisering met de optie Taak aan opdracht-toegewezene toewijzen ingeschakeld.

Heeft dit uw vraag beantwoord? Dank u voor de feedback. Er is een probleem opgetreden bij het verzenden van uw feedback. Probeer het later nog eens.

Nog hulp nodig? Neem contact met ons op Contacteer ons