Taken (Basis): Sjablonen maken en toepassen

Maak Taaksjablonen om te gebruiken voor het triggeren van nieuwe taken, het vullen van bestaande taken of het toepassen met automatiseringen in pijplijnen. Taaksjablonen bespaart tijd door veelgebruikte sets van taken samen te stellen en op te slaan voor toekomstig gebruik. Je zult ze vooral handig vinden voor veelgebruikte procedures en om ervoor te zorgen dat best practices.

Hier behandeld:

maken Taaksjablonen

Een Taaksjabloon kan worden aangemaakt door een bedrijfseigenaar, Admin of een werknemer die toegangsrechten heeft gekregen om sjablonen te beheren.

Volg deze stappen om een Taaksjabloon te maken:

1. Ga naar Sjablonen >Firmasjablonen in de linker menubalk en klik vervolgens op Sjabloon maken.

Of ga naar deze pagina door de automatiseringTaak maken toe te voegen tijdens het maken of bewerken van een pijplijn, en vervolgens op Nieuw sjabloon te klikken.

2. Voer de naam van de Taaksjabloon (bijv. 1040 voorbereiden) in het vereiste veld in.

3. Dat is het! Klik op de knopOpslaan en afsluiten .

Lees in detail over alle taakfuncties:

1. Naam sjabloon: Dit is wat je te zien krijgt wanneer je je sjabloon selecteert.

2. Taak Toegewezene: Kies de naam van het teamlid aan wie je de taken wilt toewijzen; je kunt er ook meerdere selecteren als het project er meer dan één vereist. Wanneer je een taak toewijst, wordt deze automatisch gedeeld met Toegewezenen. Voor meer informatie over taken Toegewezenen, ga hierheen.

3. Status: Selecteer de status waarin de taken moeten beginnen.

4. Prioriteit: Stel het prioriteitsniveau in waarmee de taken moeten beginnen-LOW, HIGH, MEDIUM of URGENT. Het standaard prioriteitsniveau is MEDIUM.

5. Beschrijving: Voer een beschrijving in om de taken te definiëren (optioneel). Je kunt tekstopmaak, emoji, opsommingstekens, genummerde lijsten en ook links invoegen.

6. Tags: Voeg tags toe aan de sjabloon. Dit helpt je om je taken te categoriseren en overbodige informatie te sorteren. Gebruik onze vooraf ontworpen tags of maak nieuwe.

7. Begin- en einddata: Stel start- en vervaldatums in voor taken; deze kunnen relatief of absoluut zijn (bij benadering of vast):

  • Relatief (standaard): Stel een tijdsperiode in voor hoe lang na de begindatum de taak moet worden uitgevoerd (bijvoorbeeld: begin één dag nadat de taak is aangemaakt; eindig twee weken na de begindatum). Als er geen begindatum is ingesteld, wordt de vervaldatum berekend vanaf de datum waarop de taak is aangemaakt. Merk op dat je niet meer dan 10 000 eenheden (dagen/maanden/jaren) kunt instellen.
  • Absoluut: Schakel Absolute datums in om begin- en vervaldatums in plaats van de kalender in te stellen (bijvoorbeeld 15 april).

Het instellen van data is optioneel, maar kan een handig hulpmiddel zijn voor tijdbeheer voor zowel jou als je team. Bovendien ontvang je drie dagen voor de vervaldatum van de taak een herinnering e-mail .

8. Subtaken: Schakel Subtaken in om een checklist met to-do items toe te voegen; deze moeten worden uitgevoerd om de algemene taak te voltooien. Vul de naam van de subtaak in en klik vervolgens op Subtaak toevoegen om meer items op de checklist te maken.

9. Opslaan & Afsluiten, Opslaan en Annuleren: Klik op Opslaan & Afsluiten om de sjabloon op te slaan en terug te gaan naar de sjabloonlijst, Opslaan om uw wijzigingen te behouden en verder te gaan met het bewerken van de sjabloon of Annuleren om af te sluiten zonder op te slaan.

Standaard Taaksjablonen uit onze bibliotheek toevoegen

We bieden standaard Taaksjablonen, die je ook gemakkelijk kunt bewerken. Om een Taaksjabloon uit onze bibliotheek toe te voegen:

1. Ga naar Instellingen > Firmasjablonen in de linker menubalk en klik vervolgens op Kopiëren uit bibliotheek.

2. Klik op het pictogram Kopiëren rechts van de sjabloon die u wilt toevoegen.

3. Als u een sjabloon uit onze bibliotheek toevoegt, zijn de lijsten Toegewezenen en tags altijd leeg. U moet deze invullen met uw eigen keuzes en de andere velden bewerken als dat nodig is. Klik op de naam van de sjabloon, breng uw wijzigingen aan en klik vervolgens op Opslaan en afsluiten.

Toepassen Taaksjablonen

Als je eenmaal een sjabloon hebt gemaakt, kun je deze gebruiken om sneller taken te maken. Zo werkt het:

1. Maak een nieuwe taak of bewerk een bestaande.

2. Klik op de Sjabloonlijst om deze uit te vouwen en selecteer vervolgens een sjabloon.

3. Ga verder met het aanmaken van de taak. U kunt nu alle taakeigenschappen bewerken die al waren ingevuld, dat wil zeggen subtaken, Toegewezenen, tags, enz. toevoegen of verwijderen.

tip

Opmerking! Wijzigingen die je aanbrengt in een taak hebben geen invloed op de geselecteerde sjabloon.

Bewerken Taaksjablonen

Voer de volgende stappen uit om wijzigingen aan te brengen op een Taaksjabloon:

1. Ga naar Instellingen > Firmasjablonen in de linker menubalk en klik vervolgens op de naam Taaksjabloonin de lijst.

2. Breng wijzigingen aan op Taaksjabloon en klik vervolgens op Opslaan en afsluiten.

Dupliceren Taaksjablonen

Je kunt nieuwe Taaksjablonen maken van bestaande. Klik op het pictogram met de drie puntjes uiterst rechts van de sjabloonnaam van de taak en selecteer Dupliceren in het vervolgkeuzemenu. De kopie op Taaksjabloonwordt opgeslagen met het juiste achtervoegsel (bijvoorbeeld Formulier 940 (2)).

verwijderen Taaksjablonen

Om een Taaksjabloon volledig te verwijderen, ga naar Instellingen > Vastesjablonen in de linker menubalk, klik op het pictogram met de drie puntjes uiterst rechts van de naam van het taaksjabloon, selecteer Verwijderen in het vervolgkeuzemenu en klik vervolgens nogmaals op Verwijderen om te bevestigen.

Heeft dit je vraag beantwoord? Bedankt voor de feedback Er is een probleem opgetreden bij het indienen van je feedback. Probeer het later nog eens.

Verwante artikelen