Automatisch Verplaatsen (Basis): Berichten versturen & Koppeling naar vacatures

Je kunt je berichten automatisch laten versturen. Ook kunnen je taken automatisch naar de volgende fase van de pijplijn gaan zodra de klant alle klant taken in de chat heeft afgevinkt. In dit artikel lees je hoe je geautomatiseerde berichten kunt gebruiken, met of zonder de optie Automatisch Verplaatsen .

Hier behandeld:

• Gebruik geautomatiseerde berichten naar Verwittigen klanten over je werkvoortgang
• Automatisch Verplaatsen inschakelen om klant bevestiging te vragen bij "klaar met uploaden"/het invullen van formulieren
• chat thread handmatig koppelen aan Opdracht

Gebruik geautomatiseerde berichten naar Verwittigen klanten over je werkvoortgang

Bedrijven die gebruik maken van berichtautomatisering hebben de neiging om meerdere berichten te sturen binnen elke Opdracht, waarbij klanten van updates wordt gewaarschuwd terwijl de Opdracht door het bedrijf beweegt. workflow. Uw klanten kan dus berichten ontvangen als: "Hé, Lisa! Ik wil dat je dit invult organizer" of "Hey, Bart! Je aangifte wordt bekeken!" 

Het proces gaat meestal als volgt:

1. Als je berichten automatisch wilt laten versturen, moet je altijd eerst een sjabloon hebben. Als je er geen hebt, kun je die maken door op Nieuw sjabloon te klikken wanneer je de automatisering toevoegt.

2. Voeg de automatisering Bericht verzenden toe voor elke fase waarvoor je de klant op de hoogte wilt brengen van wat er gebeurt. Zodra de Opdracht deze fase binnengaat, wordt er automatisch een bericht verzonden naar de klant. Tegelijkertijd wordt het automatisch gekoppeld aan de Opdracht. 

3. Beslis of het bericht naar de bestaande chat thread wordt gestuurd of naar een nieuwe. Als regel zul je de optie Nieuwe thread aanmaken willen selecteren voor de eerste fase (wanneer je nieuwe werkcyclus is gestart), en de optie Antwoord op de laatste thread voor de andere fasen (wanneer je al een chat thread hebt aangemaakt voor deze Opdracht). 

Opmerking! Als uw chatsjabloon geen klant taken bevat, vereist het geautomatiseerde bericht geen actie van de gebruiker. Daarom houdt de functie Automatisch Verplaatsen Taken geen rekening met deze automatisering. Het maakt dus niet uit of de toggle voor Automatisch Verplaatsen Taken aan of uit staat. (Hier lees je meer over hoe je moet omgaan met onvoltooide elementen bij het verplaatsen van taken). 

Automatisch Verplaatsen inschakelen om klant bevestiging te vragen bij "klaar met uploaden"/het invullen van formulieren

Ga voor meer handige instructievideo's naar TaxDome Academy, onze gratis online naaf voor
Bekijk en leer alles wat u moet weten over TaxDome.

TaxDome Chats kunnen to-do lijsten bevatten voor je klanten. Deze functie wordt vaak gebruikt om een checklist te maken van de documenten die nodig zijn voor de belastingvoorbereiding, om een bevestiging te vragen dat de actie die nodig is van de klant is voltooid, enz. 

En als je geautomatiseerde berichten zulke to-do items bevatten, kun je het gebruiken met de functie Automatisch Verplaatsen Jobs, zodat een Opdracht automatisch naar de volgende fase gaat zodra de klant alle taken heeft afgevinkt. 

Tip! Hier hebben we een voorbeeld van het gebruik van klant taken voor het aanvragen van klant bevestiging van "klaar met uploaden" van de documenten die nodig zijn voor de belastingvoorbereiding. Je kunt het echter ook gebruiken voor klant bevestiging voor wanneer ze klaar zijn met het invullen van de payroll formulieren, enz. Bekijk de video aan het einde van de sectie.

Laten we eens kijken hoe we dit kunnen instellen:

1. Je hebt altijd een sjabloon met to-do's nodig voor al je geautomatiseerde berichten. Als je er geen hebt, kun je deze maken door op Nieuw sjabloon te klikken wanneer je de automatisering toevoegt. Je sjabloon kan er als volgt uitzien:

2. Afhankelijk van uw processen kunt u een aparte "Docs geüpload" bevestiging fase toevoegen aan uw pijplijn om te bevestigen dat de klant alle benodigde informatie heeft verzonden voordat hun Opdracht naar de In Prep fase gaat.

3. Voeg de automatisering Bericht verzenden toe voor deze fase en beslis vervolgens of het bericht naar de bestaande chat thread of naar een nieuwe moet worden verzonden. 

In de regel wilt u in dit specifieke geval de optie Antwoorden op de nieuwste thread kiezen, omdat u misschien al een automatisch aangemaakte chat thread hebt voor deze Opdracht. Nieuwe taken toevoegen aan dezelfde chat thread zal update de eerder aangemaakte takenlijst die verschijnt in de chat thread (indien aanwezig).

Zodra de Opdracht deze fase binnenkomt, wordt het bericht automatisch verzonden naar de klant. Tegelijkertijd wordt het automatisch gekoppeld aan de Opdracht. 

4. Zorg ervoor dat de knop Automatisch Verplaatsen jobs voor de fase is ingeschakeld. Op deze manier wordt, zodra de klant de to-do's in een chat thread afvinkt, de Opdracht automatisch naar de volgende fase verplaatst.

Hier zie je een ander voorbeeld van het gebruik van deze functie om het invullen van de payroll formulieren te automatiseren:

chat thread handmatig koppelen aan Opdracht

Chatgesprekken kunnen aan taken worden gekoppeld door een bedrijfseigenaar, admin of een medewerker met toegangsrechten om alle accounts te bekijken of die is toegewezen aan de account klant . 

Zodra de chat thread handmatig is gekoppeld, werkt de functie voorhet automatisch verplaatsen van taken hetzelfde als voor de berichten die automatisch worden verzonden en gekoppeld: 

• Als er klant taken in een chat zijn, wordt de Opdracht verplaatst naar de volgende fase als de klant ze allemaal heeft afgevinkt.
• Als er geen klant taken in een chat zijn, werkt de functie Automatisch Verplaatsen taken niet voor de gekoppelde chat.

Om een chat thread handmatig te linken, ga je naar pijplijn, zorg je ervoor dat de Opdracht op de juiste fase staat, klik je op de Opdracht box, klik je rechtsboven op + Link , selecteer je Chats en kies je de chat threads. Je kunt ook een Opdracht koppelen wanneer je een nieuwe chat aanmaakt.

• Je kunt elke chat thread koppelen die berichten bevat die eerder zijn verzonden naar gebruikers van de account.
• Standaard worden alleen actieve threads weergegeven. Als u alle of alleen gearchiveerde threads wilt zien, klikt u op de knop Filteren , selecteert u Alles of Gearchiveerd en klikt u op Toepassen.
• Een Opdracht kan zoveel gekoppelde threads hebben als nodig is.

Let op! Als de klant taken in een chat thread niet zijn afgevinkt en je de Opdracht handmatig naar een andere fase verplaatst, wordt je gevraagd om te beslissen wat je met de openstaande chat thread moet doen (hier lees je meer over het omgaan met onafgemaakte elementen bij het verplaatsen van taken).