Automatisch Verplaatsen (Basis): Verstuur berichten & link naar vacatures

You can have your messages sent automatically. Also, your jobs can automatically move to the next stage of the pipeline once the client checks off all the client tasks inside the chat. In this article, you will find out how you can use automated messages, either with the automove option or without it.

Hier behandeld:

• Gebruik geautomatiseerde berichten naar Verwittigen klanten over je werkvoortgang
• Automatisch Verplaatsen inschakelen om klant bevestiging te vragen bij "klaar met uploaden"/het invullen van formulieren
• chat thread handmatig koppelen aan Opdracht

Gebruik geautomatiseerde berichten naar Verwittigen klanten over je werkvoortgang

Bedrijven die gebruik maken van berichtautomatisering hebben de neiging om meerdere berichten te sturen binnen elke Opdracht, waarbij klanten van updates wordt gewaarschuwd terwijl de Opdracht door het bedrijf beweegt. workflow. Uw klanten kan dus berichten ontvangen als: "Hé, Lisa! Ik wil dat je dit invult organizer" of "Hey, Bart! Je aangifte wordt bekeken!" 

Het proces gaat meestal als volgt:

1. Als je berichten automatisch wilt laten versturen, moet je altijd eerst een sjabloon hebben. Als je er geen hebt, kun je die maken door op Nieuw sjabloon te klikken wanneer je de automatisering toevoegt.

2. Voeg de automatisering Bericht verzenden toe voor elke fase waarvoor je de klant op de hoogte wilt brengen van wat er gebeurt. Zodra de Opdracht deze fase binnengaat, wordt er automatisch een bericht verzonden naar de klant. Tegelijkertijd wordt het automatisch gekoppeld aan de Opdracht. 

3. Decide whether the message will be sent to the existing chat thread or to a new one. As a rule, you will want to select Create new thread option for the first stage (when your new work cycle has started), and Reply to the latest thread option for the other stages (when you have already created a chat thread for this job). 

Opmerking! Als uw chatsjabloon geen klant taken bevat, vereist het geautomatiseerde bericht geen actie van de gebruiker. Daarom houdt de functie Automatisch Verplaatsen Taken geen rekening met deze automatisering. Het maakt dus niet uit of de toggle voor Automatisch Verplaatsen Taken aan of uit staat. (Hier lees je meer over hoe je moet omgaan met onvoltooide elementen bij het verplaatsen van taken). 

Automatisch Verplaatsen inschakelen om klant bevestiging te vragen bij "klaar met uploaden"/het invullen van formulieren

Ga voor meer handige instructievideo's naar TaxDome Academy, onze gratis online naaf voor
Bekijk en leer alles wat u moet weten over TaxDome.

TaxDome Chats kunnen to-do lijsten bevatten voor je klanten. Deze functie wordt vaak gebruikt om een checklist te maken van de documenten die nodig zijn voor de belastingvoorbereiding, om een bevestiging te vragen dat de actie die nodig is van de klant is voltooid, enz. 

En als je geautomatiseerde berichten zulke to-do items bevatten, kun je het gebruiken met de functie Automatisch Verplaatsen Jobs, zodat een Opdracht automatisch naar de volgende fase gaat zodra de klant alle taken heeft afgevinkt. 

Tip! Hier hebben we een voorbeeld van het gebruik van klant taken voor het aanvragen van klant bevestiging van "klaar met uploaden" van de documenten die nodig zijn voor de belastingvoorbereiding. Je kunt het echter ook gebruiken voor klant bevestiging voor wanneer ze klaar zijn met het invullen van de payroll formulieren, enz. Bekijk de video aan het einde van de sectie.

Laten we eens kijken hoe we dit kunnen instellen:

1. Je hebt altijd een sjabloon met to-do's nodig voor al je geautomatiseerde berichten. Als je er geen hebt, kun je deze maken door op Nieuw sjabloon te klikken wanneer je de automatisering toevoegt. Je sjabloon kan er als volgt uitzien:

2. Depending on your processes, you can add a separate "Docs uploaded" confirmation stage to your pipeline, confirming that the client has sent all the needed information before their job moves into the In prep stage.

3. Add the  Send message automation for this stage, then decide whether the message will be sent to the existing chat thread or to a new one. 

As a rule, you will want to choose the  Reply to the latest thread option for this particular case because you may already have an automatic chat thread created for this job. Adding new tasks to the same chat thread will update the previously created task list that appears in the chat thread (if any).

Zodra de Opdracht deze fase binnenkomt, wordt het bericht automatisch verzonden naar de klant. Tegelijkertijd wordt het automatisch gekoppeld aan de Opdracht. 

4. Zorg ervoor dat de knop Automatisch Verplaatsen jobs voor de fase is ingeschakeld. Op deze manier wordt, zodra de klant de to-do's in een chat thread afvinkt, de Opdracht automatisch naar de volgende fase verplaatst.

Hier zie je een ander voorbeeld van het gebruik van deze functie om het invullen van de payroll formulieren te automatiseren:

chat thread handmatig koppelen aan Opdracht

Chatgesprekken kunnen aan taken worden gekoppeld door een bedrijfseigenaar, admin of een medewerker met toegangsrechten om alle accounts te bekijken of die is toegewezen aan de account klant . 

Zodra de chat thread handmatig is gekoppeld, werkt de functie voorhet automatisch verplaatsen van taken hetzelfde als voor de berichten die automatisch worden verzonden en gekoppeld: 

• Als er klant taken in een chat zijn, wordt de Opdracht verplaatst naar de volgende fase als de klant ze allemaal heeft afgevinkt.
• Als er geen klant taken in een chat zijn, werkt de functie Automatisch Verplaatsen taken niet voor de gekoppelde chat.

To manually link a chat thread, go to the pipeline, make sure that the job is at the right stage, open the job card, click  Link in the Linked section, select Chats, and then choose the chat threads. Or, click New in the Linked section, select Chats and create a new thread.

You can also link a job when creating a new chat.

• By default, only active threads are displayed when you select a chat to link. To see all or only archived threads, click Filter and select either All or Archived.
• Een Opdracht kan zoveel gekoppelde threads hebben als nodig is.

Let op! Als de klant taken in een chat thread niet zijn afgevinkt en je de Opdracht handmatig naar een andere fase verplaatst, wordt je gevraagd om te beslissen wat je met de openstaande chat thread moet doen (hier lees je meer over het omgaan met onafgemaakte elementen bij het verplaatsen van taken).