CRM (Basis): Bulkacties toepassen
Een bulkactie houdt in dat je dezelfde actie voor veel klanten tegelijk uitvoert; het is een snelle manier om de actie klant per keer uit te voeren. Met TaxDome's bulk-actie functie, vink je eerst de klanten aan die hetzelfde moeten doen, dan start je de actie. Dit is veel efficiënter dan de een-per-een-tijd methode, en ook veel sneller!
Hoe bulkacties uitvoeren
Om een bulkactie te starten, ga je naar klanten > Accounts in je linker zijbalkmenu om je Actieve lijst te openen. Selecteer vervolgens de klanten voor wie de actie bedoeld is. Als je een specifiek type klant account zoekt, gebruik dan de geavanceerde filters en kies vervolgens de klanten uit de gefilterde lijst.
Zodra je de klanten hebt geselecteerd, kies je de bulkactie in de menubalk boven de lijst Actief. Om extra acties te zien, klik je op Meer acties in de menubalk.
CRM Bulk-acties
Hier is de lijst met beschikbare CRM Bulkacties:
- Stuur organizers als bulkactie
- Tags beheren als bulkactie
- Beheer contactpersonen in bulk (login, Verwittigen, e-mail sync)
- Pas mapsjabloon toe als bulkactie
- Bewerk klant type als bulkactie
- Accounts archiveren als bulkactie
- Accounts verwijderen als bulkactie
- Teamleden beheren als bulkactie
- Accounts volgen/ontvolgen als bulkactie
Stuur organizers als bulkactie
Ga voor meer handige instructievideo's naar TaxDome Academy, onze gratis online naaf voor
Bekijk en leer alles wat u moet weten over TaxDome.
TaxDomeDe aangepaste organizers helpen je de klant informatie te verzamelen die je nodig hebt om je werk te doen. Als je een organizer naar meerdere klanten wilt sturen, moet je eerst een organizer sjabloon maken, als je dat nog niet hebt gedaan.
Selecteer vervolgens de klanten waarnaar je de organizer wilt verzenden in de lijst Actief, klik op Verzenden organizer in de menubalk en klik vervolgens in het sjabloonveldOrganizer om de organizer uit het vervolgkeuzemenu te kiezen. Klik op de knop Maken en je bent klaar.
Tags beheren als bulkactie
Tags zijn twee tot drie woorden lang en hebben een kleurcode voor snelle herkenning. Ze helpen bij het filteren van uw klant accounts. Wanneer u tags moet toewijzen aan verschillende klant accounts, gebruikt u de bulkactie Tags beheren.
Selecteer in de lijst Actief de klant accounts die getagd moeten worden en klik vervolgens opTags beheren in de menubalk. U ziet dan een lijst met al uw beschikbare tags.
Selecteer voor elke tag een van de volgende:
- Niets doen: De tag wordt aan geen enkele van de geselecteerde klant accounts toegewezen. Als een account die tag al heeft, blijft hij bestaan.
- Aan iedereen toewijzen: De tag wordt toegewezen aan alle geselecteerde klant accounts.
- Verwijderen van alle: Als een van de geselecteerde klant accounts deze tag al heeft, wordt hij verwijderd.
Beheer contactpersonen in bulk (login, Verwittigen, e-mail sync)
Je kunt het beheer van klant stroomlijnen en contactwisselingen in bulk instellen.
Ga hiervoor naar de lijst Actief, kies de klant accounts die u wilt instellen, klik op Meer acties in de menubalk en selecteer Aanmelding bewerken, Verwittigen, e-mail sync. Stel vervolgens elke schakeloptie voor contactpersonen in door de volgende opties te selecteren in de vervolgkeuzelijsten in de kolom Actie:
- Niets doen: de instelling wordt niet bijgewerkt voor de geselecteerde klant accounts.
- Inschakelen voor alle contactpersonen: De instelling wordt ingeschakeld voor alle contactpersonen die zijn gekoppeld aan je geselecteerde accounts.
- Uitschakelen voor alle contactpersonen: De instelling wordt uitgeschakeld voor alle contactpersonen die zijn gekoppeld aan je geselecteerde accounts.
Zodra je klaar bent, ontvang je een melding opInbox+ met een kort rapport over het resultaat van de bulk update .
Lees meer in het gedetailleerde artikel.
Pas mapsjabloon toe als bulkactie
Ga voor meer handige instructievideo's naar TaxDome Academy, onze gratis online naaf voor
Bekijk en leer alles wat u moet weten over TaxDome.
mapsjablonen helpt je om sneller mappen te maken voor de Docs sectie van je klant accounts. U kunt mapsjablonenmaken en ze vervolgens toepassen op specifieke accounts. Met deze optie kunt u ook documenten uploaden die niet klant-specifiek zijn.
Selecteer in de lijst Actief de klant accounts waarop je een mapsjabloon wilt toepassen, klik op Meer acties in de menubalk en selecteer vervolgens mapsjablonen toepassenin het vervolgkeuzemenu. Klik op mapsjabloon veld om het veld te selecteren dat u wilt toepassen in het vervolgkeuzemenu.
Bewerk klant type als bulkactie
Als je het accounttype voor meerdere klant accounts moet wijzigen, kun je ze in bulk bewerken.
Ga hiervoor naar de lijst Actief of Gearchiveerd, selecteer de klant accounts waarvoor je het type klant wilt bewerken, klik op Meer acties in de menubalk en selecteer klant type bewerken in het vervolgkeuzemenu. Selecteer een van de klant types in de zijbalk en klik op klant type bewerken.
Accounts archiveren als bulkactie
Als je een account niet langer nodig hebt, maar wel alle informatie bij de hand wilt houden, is het archiveren ervan een goede keuze. Als je dat doet, verdwijnt het van het tabblad Actief en verhuist het naar het tabblad Gearchiveerd, waar het niet bewerkt kan worden. Met de bulkactie Accounts archiveren kun je er meerdere tegelijk archiveren. Als je een account archiveert, kun je het altijd herstellen.
Selecteer in de lijst Actief de klant accounts die je wilt archiveren, klik op Meer acties in de menubalk en selecteer vervolgens Accounts archiveren in het vervolgkeuzemenu.
Als je verschillende accounts hebt gearchiveerd, maar later ontdekt dat je ze weer nodig hebt, kun je ze eenvoudig in bulk weer actief maken.
Selecteer in de lijst Gearchiveerd de klant accounts die u wilt herstellen, klik op Meer acties in de menubalk en selecteer vervolgens Actieve accounts in het vervolgkeuzemenu.
Accounts verwijderen als bulkactie
Let op! Je kunt alleen gearchiveerde accounts verwijderen.
Misschien moet je klant accounts verwijderen, omdat je ze als test hebt aangemaakt of omdat ze niet langer een klant zijn. Met de actie Bulk verwijderen kun je er meerdere tegelijk verwijderen. Onthoud dat als je een account verwijdert, je het niet meer kunt herstellen. En als een account eenmaal is verwijderd, worden alle bestanden en gegevens ook permanent verwijderd, dus die kun je ook niet meer herstellen.
Selecteer in de lijst Gearchiveerd de klant accounts die u wilt verwijderen, klik op Meer acties in de menubalk en selecteer vervolgens Verwijderen in het vervolgkeuzemenu. Voer Delete in het bevestigingsveld in en klik op Delete.
Teamleden beheren als bulkactie
Terwijl een bedrijfseigenaar en Admin volledige toegangsrechten hebben tot alle klant accounts, moeten medewerkers toegangsrechten krijgen of toegewezen worden aan de klant. Met de bulkactie Team beheren kun je medewerkers in één keer toewijzen aan verschillende klant accounts. Je hoeft niet meer naar elk klant profiel afzonderlijk te navigeren en vervolgens medewerkers één voor één toe te wijzen.
Selecteer in de lijst Actief de klant accounts die aan medewerkers moeten worden toegewezen en klik vervolgens op Team beheren in de menubalk. Je ziet dan een lijst met je medewerkers. Selecteer voor elke medewerker een van de volgende opties:
- Niets doen: De werknemer heeft geen toegang tot accounts. Als deze medewerker al aan deze account is toegewezen, blijft hij op zijn huidige plaats.
- Aan iedereen toewijzen: De werknemer krijgt toegang tot alle geselecteerde accounts.
- Verwijderen uit alle: Als deze werknemer al toegang heeft tot een van de geselecteerde accounts, wordt deze verwijderd.
Accounts volgen/ontvolgen als bulkactie
Teamleden die een account volgen, ontvangen meldingen over alle activiteiten. Je kunt een account volgen of ontvolgen, of je er nu aan bent toegewezen en toegang hebt of niet. Lees meer over accountvolgers in het artikel.
Als u veel klant accounts tegelijk wilt volgen of ontvolgen, selecteert u in de lijst Actief de klant accounts die u wilt volgen of ontvolgen, klikt u op Meer acties in de menubalk en selecteert u vervolgens Accounts volgen ofAccounts ontvolgen in het vervolgkeuzemenu.
Workflow Bulk-acties
Hier is de lijst met beschikbare Workflow Bulkacties:
Taken toevoegen aan pijplijnen als bulkactie
Ga voor meer handige instructievideo's naar TaxDome Academy, onze gratis online naaf voor
Bekijk en leer alles wat u moet weten over TaxDome.
Met deze bulkactie voeg je één type Opdracht- bijvoorbeeld een 1040-aangifte - toe aan een pijplijn voor meerdere klanten. De pijplijn toont je de voortgang van die taken voor verschillende klanten op één plaats terwijl elke taak van fase naar fase gaat binnen de pijplijn tot voltooiing.
Selecteer in de lijst Actief de klanten waar de Opdracht voor is, klik op Opdracht toevoegen in de menubalk en klik vervolgens in het pijplijn veld om pijplijn te kiezen uit het vervolgkeuzemenu. Klik op de knop Toevoegen en je bent klaar.
Als het in bulk toevoegen van de Opdracht niet helemaal is gelukt, ontvang je een melding in je Inbox+ waarin wordt uitgelegd waarom. Van daaruit kun je het probleem oplossen. Ga hierheen voor meer informatie.
Taken aanmaken als bulkactie
Als je dezelfde taak voor meerdere klanten moet maken, selecteer dan de selectievakjes naast de klant accounts in de lijst Actief, klik op Meer acties in de menubalk en selecteer vervolgens Taak maken in het vervolgkeuzemenu. Ga hierheen voor meer informatie over het in bulk aanmaken van taken.
Bulkacties voor facturering
Hier is de lijst met beschikbare bulkacties voor facturering:
Facturen aanmaken als bulkactie
Als je dezelfde factuur moet maken voor meerdere klanten, selecteer dan de selectievakjes naast de klant accounts in de lijst Actief, klik op Meer acties in de menubalk en selecteer vervolgens Factuur maken in het vervolgkeuzemenu. Gebruik Factuursjablonen om het proces te versnellen. Hier vind je meer informatie over het maken van facturen in bulk.
Tip! Je kunt dynamische gegevens toevoegen om je facturen te individualiseren. Je kunt rekening shortcodes gebaseerd op aangepaste velden, evenals datum shortcodes. Hier vind je meer over shortcodes.
Voorstellen verzenden als bulkactie
Voorstellen en opdrachtbrieven definiëren de omvang van de opdracht tussen een bedrijf en een klant. Met de actie Voorstel in bulk verzenden kun je hetzelfde voorstel naar meerdere klanten sturen. Gebruik voorstelsjablonen om dingen te versnellen.
Selecteer in de lijst Actief de klant accounts waarnaar je het voorstel wilt sturen, klik op Meer acties in de menubalk en selecteer vervolgensVoorstel verzenden in het vervolgkeuzemenu. Klik in het veld Naam om het voorstel een naam te geven (zichtbaar voor klanten) en klik vervolgens in het veld Sjabloon om de sjabloon te selecteren in het vervolgkeuzemenu. Klik op de knop Verzenden als je klaar bent om het voorstel te verzenden. Hier vind je meer informatie over het verzenden van voorstellen.