Automatiseringsvoorbeelden (Basis): verzenden e-mail

U kunt uw e-mails automatisch gemaakt en verzonden. Ieder e-mail gepersonaliseerd zijn en alle nodige details bevatten, ook al zijn ze voor elk van hen anders klant. Om de automatiseringsmagie te laten gebeuren, stelt u deVerzenden e-mail Automatisering voor elk fase Wanneer je de e-mails gezonden.

Ga voor meer handige instructievideo's naar TaxDome Academy, onze gratis online naaf voor
Bekijk en leer alles wat u moet weten over TaxDome.

Automatiseringen instellen voor verzenden e-mails

Over geautomatiseerd gesproken e-mails, het proces gaat meestal als volgt:

1. Als je je e-mails automatisch wilt laten verzenden, heb je voor elk van hen een sjabloon nodig. Als je er geen hebt, kun je er een maken door op Nieuw sjabloon te klikken wanneer je de automatisering toevoegt. Zorg ervoor dat je shortcodes gebruikt in sjablonen om ze te personaliseren. 

2. Over het algemeen wil je geen aparte fase in je pijplijn voor het verzenden van e-mails. In plaats daarvan kun je de automatisering Verzenden e-mail toevoegen aan de verschillende fasen, om:

• Communiceer wat je van je klanten verwacht bij elke stap van het proces, zoals vragen om documenten te uploaden, klant taken als voltooid markeren, vragenlijst invullen.
• Informeer je klanten over wat er gebeurt, bijvoorbeeld wanneer je hun documenten hebt ontvangen of wanneer hun aangifte klaar is.

Zodra de Opdracht deze fase invoert, wordt de e-mail automatisch verzonden naar alle contactpersonen die zijn gekoppeld aan de klant account.

Opmerking! Voor de Send e-mail automatisering, maakt het niet uit of de Automatisch Verplaatsen jobs toggle voor de fase is ingeschakeld. De automatisering wordt automatisch geactiveerd en er is geen actie nodig van de klant of het bedrijf om te worden voltooid. Er zijn ook geen elementen gekoppeld aan de Opdracht wanneer de automatisering wordt geactiveerd.

Koppel e-mail bijlagen aan een Opdracht

Je kunt e-mails niet koppelen aan taken, maar je kunt wel klanten' e-mail bijlagen laten koppelen. Volg deze stappen:

1. Open de e-mail met het bestand als bijlage en klik op de link Opslaan op TaxDome aan de rechterkant.
2. Bewerk de bestandsnaam en de beschrijving (optioneel) en klik op Uploaden. Het bestand wordt opgeslagen in de map klant geüploade documenten.
3. Open de kaart Opdracht vanuit de kanban-weergave, de kalender of vanuit de takenlijst .
4. Koppel het document eraan: Klik op Link in de Gekoppeld sectie, selecteer Documenten, klik op de map klant geüploade documenten en kies de gewenste bestanden, klik vervolgens op Opslaan. Of, om een nieuw document te uploaden en te koppelen, klik op Nieuw in de Gekoppeld sectie en selecteer Document.

Nu hebben uw teamleden eenvoudig toegang tot de benodigde documenten in de Linked > Documents sectie aan de rechterkant van de Opdracht kaart. 

Tip! Schakel de functie Bijlagen automatisch opslaan in om de eerste twee stappen over te slaan en de documenten automatisch te laten opslaan.

Personaliseer geautomatiseerd e-mails

Je kunt alle aangepaste gegevens gebruiken om je geautomatiseerde e-mails aan te passen en een persoonlijk tintje te geven. Om dit te doen:

1. Zorg ervoor dat je klant accounts en contactpersonen alle benodigde gegevens hebben in de aangepaste velden. Het kan nog nuttiger zijn om alles wat je nodig hebt toe te voegen tijdens het importeren van accounts.
2. Voeg shortcodes toe aan de sjabloon e-mail en gebruik deze voor de hierboven beschreven automatisering.

Zodra de e-mail automatisch is verzonden, shortcodes in het veld e-mail titel en/of hoofdtekst vervangen door de aangepaste veldgegevens, zoals voor- en achternaam, geschatte belastingbetaling, bedrijfsinformatie of een specifieke datum.