Automatiseringsvoorbeelden (Basis): verzenden e-mail
Ga voor meer handige instructievideo's naar TaxDome Academy, onze gratis online naaf voor
Bekijk en leer alles wat u moet weten over TaxDome.
U kunt uw e-mails automatisch laten maken en versturen. Elke e-mail wordt gepersonaliseerd en bevat alle benodigde gegevens, zelfs als deze voor elke klant anders zijn. Om de magie van de automatisering te laten gebeuren, stel je de automatisering Send e-mail in voor elke fase wanneer je de e-mails wilt laten versturen.
Hier behandeld:
- Automatiseringen instellen voor verzenden e-mails
- Koppel e-mail bijlagen aan een Opdracht
- Personaliseer geautomatiseerd e-mails
Automatiseringen instellen voor verzenden e-mails
Over geautomatiseerd gesproken e-mails, het proces gaat meestal als volgt:
1. If you want your emails to be sent automatically, you need a template for each of them. If you don't have one, you can create one by clicking New template when you add the automation. Make sure to use shortcodes in templates to personalize it.
2. Over het algemeen wil je geen aparte fase in je pijplijn voor het verzenden van e-mails. In plaats daarvan kun je de automatisering Verzenden e-mail toevoegen aan de verschillende fasen, om:
- Communiceer wat je van je klanten verwacht bij elke stap van het proces, zoals vragen om documenten te uploaden, klant taken als voltooid markeren, vragenlijst invullen.
- Informeer je klanten over wat er gebeurt, bijvoorbeeld wanneer je hun documenten hebt ontvangen of wanneer hun aangifte klaar is.
Zodra de Opdracht deze fase invoert, wordt de e-mail automatisch verzonden naar alle contactpersonen die zijn gekoppeld aan de klant account.
Opmerking! Voor de Send e-mail automatisering, maakt het niet uit of de Automatisch Verplaatsen jobs toggle voor de fase is ingeschakeld. De automatisering wordt automatisch geactiveerd en er is geen actie nodig van de klant of het bedrijf om te worden voltooid. Er zijn ook geen elementen gekoppeld aan de Opdracht wanneer de automatisering wordt geactiveerd.
Koppel e-mail bijlagen aan een Opdracht
Je kunt e-mails niet koppelen aan taken, maar je kunt wel klanten' e-mail bijlagen laten koppelen. Volg deze stappen:
- Open de e-mail met het bestand als bijlage en klik op de link Opslaan op TaxDome aan de rechterkant.
- Bewerk de bestandsnaam en de beschrijving (optioneel) en klik op Uploaden. Het bestand wordt opgeslagen in de map klant geüploade documenten.
- Open de kaart Opdracht vanuit de kanban-weergave, de kalender of vanuit de takenlijst .
- Koppel het document eraan: Klik op +Link bovenaan, selecteer Documenten, klik op de map klant geüploade documenten en kies de gewenste bestanden, klik vervolgens op Link.
Nu kunnen je teamleden de benodigde documenten gemakkelijk vinden op de Opdracht kaart.
Tip! Schakel de functie Bijlagen automatisch opslaan in om de eerste twee stappen over te slaan en de documenten automatisch te laten opslaan.
Personaliseer geautomatiseerd e-mails
Je kunt alle aangepaste gegevens gebruiken om je geautomatiseerde e-mails aan te passen en een persoonlijk tintje te geven. Om dit te doen:
- Zorg ervoor dat je klant accounts en contactpersonen alle benodigde gegevens hebben in de aangepaste velden. Het kan nog nuttiger zijn om alles wat je nodig hebt toe te voegen tijdens het importeren van accounts.
- Add shortcodes to the email template and use it for the automation described above.
Once the email is automatically sent, shortcodes in the email title and/or body field are replaced with the custom fields data, such as first name and last name, estimated tax payment, company info or a specific date.