Automatisch Verplaatsen (Basis): Verplaats Opdracht automatisch wanneer vergrendeld document betaald is
Je kunt je opdrachten automatisch naar de volgende fase van de pijplijn laten gaan zodra de klant het document accepteert in afwachting van betaling. Om de magie van de automatisering te laten gebeuren, schakelt u de functie in en koppelt u uw document aan een . Automatisch Verplaatsen functie in en koppel je document vervolgens aan een Opdracht. Dezelfde logica werkt wanneer je een e-handtekening aanvraagt en het document in afwachting van goedkeuring koppelt.
Hier behandeld:
- Stap 1. Stel de document-pending-payment fase in en activeer Automatisch Verplaatsen
- Stap 2. Vergrendel een document en koppel het aan de Opdracht
Stap 1. Stel de document-pending-payment fase in en activeer Automatisch Verplaatsen
Een perfect geautomatiseerd proces begint altijd met het kiezen van de juiste plaats in je workflow. Je kunt dit in twee stappen doen:
1. Voeg een fase voor documenten in afwachting van betaling toe aan je pijplijn. Je hoeft geen automatiseringen toe te voegen, maar je kunt wel een formulier Taaksjabloon toevoegen voor het toegewezen teamlid waarin je hem vraagt het document te vergrendelen aan de factuur en het vervolgens te koppelen aan de Opdracht.
Op deze fase kan ook een geautomatiseerde e-mail naar de klant worden gestuurd waarin om betaling wordt gevraagd.
2. Zorg ervoor dat u de Automatisch Verplaatsen Taken hebt ingeschakeld. Om het te laten werken met gekoppelde documenten in afwachting van betaling, hoef je geen automatiseringen toe te voegen (hoewel dat wel kan).
Stap 2. Vergrendel een document en koppel het aan een Opdracht
Upload je document naar TaxDome. Nadat je op Volgende hebt geklikt aan het begin van het uploaden, klik je op + Factuur koppelen en selecteer je de factuur waaraan je het document wilt vergrendelen of klik je op + Factuur maken om een nieuwe aan te maken. (Je kunt meer lezen over het vergrendelen van documenten).
Klik dan op de knop + Koppeltaken, selecteer een Opdracht en klik op Koppelen. (Hier vind je meer informatie over het koppelen van documenten).
Opmerking! Als de factuur voor het document niet is betaald en je de Opdracht handmatig verplaatst naar een andere fase, wordt je gevraagd om te beslissen wat je ermee moet doen (lees voor meer details hoe je onafgewerkte elementen behandelt bij het verplaatsen van taken).