Facturen (geavanceerd): Vooruit plannen
In grote bedrijven kan het beheren van facturen een tijdrovende taak zijn. Om de stress van last-minute facturering te vermijden en een betere ervaring te bieden voor uw klanten, TaxDome biedt een functie Factuur plannen . Hierdoor kunt u vooraf meerdere facturen maken en deze inplannen op tijden naar keuze.
- Facturen inplannen
- Hoe geplande facturen synchroniseren met QuickBooks
- Geplande facturen bekijken
- Geplande facturen bewerken
- Geplande facturen verwijderen
Facturen inplannen
Als je een factuur op een bepaalde dag moet versturen, kun je deze van tevoren inplannen en van je grote to-do lijst schrappen. Wanneer je een factuur maakt, schakel je Factuur plannen in. Geef de datum en het tijdstip op waarop de factuur moet worden verzonden en klik vervolgens op Maken.
Let op!
- De opties Factuur verzenden via e-mail, Factuur betalen en Betaalkoppeling kopiëren zijn niet beschikbaar voor de geplande facturen totdat ze zijn uitgegeven.
- Als je wilt dat geplande facturen worden gesynchroniseerd met QuickBooks, schakel je dit in bij de instellingen voor QuickBook-integratie.
Hoe geplande facturen synchroniseren met QuickBooks
Je kunt kiezen of je geplande facturen wilt synchroniseren met QuickBooks of niet. Om dit te doen:
1. Navigeer naar het tabblad Integraties op de pagina Instellingen. Ga vervolgens naar de subtab QuickBooks.
2. Schakel in de Synchronisatie-instellingen sectie de optie Geplande facturen synchroniseren in.
3. Klik op Opslaan.
Zodra je de synchronisatie hebt ingeschakeld, krijgen alle geplande facturen een factuurnummer vanwege de synchronisatieregels van QuickBooks.
Let op! Eerder geplande facturen worden na het inschakelen van de synchronisatie niet gesynchroniseerd met QuickBooks, omdat er geen factuurnummers aan zijn toegewezen.
Geplande facturen bekijken
Nadat u een geplande factuur heeft gemaakt, wilt u er misschien een voorbeeld van bekijken om er zeker van te zijn dat alles er goed uitziet. U kunt alle geplande facturen vinden in de factuurlijst. Dergelijke facturen hebben de Geplande status.
Om het zoekproces te vergemakkelijken, filtert u uw factuurlijst op de knop Gepland status.
Misschien wil je de factuur al voor de geplande dag verzenden. Klik hiervoor op de drie puntjes uiterst rechts van de geplande factuur en selecteer Nu verzenden in de vervolgkeuzelijst.
Geplande facturen bewerken
Alle geplande facturen die nog niet zijn betaald, kunnen worden bewerkt vanaf de Facturen-pagina. Klik hiervoor op de drie puntjes uiterst rechts van de factuur en selecteer Bewerken.
Hierna kunt u alle benodigde informatie bewerken.
Opmerking: Als je een gepland factuurnummer wijzigt, wordt dit automatisch bijgewerkt in QuickBooks als de synchronisatie is ingeschakeld.
Tip: Je kunt een factuur niet meer bewerken zodra klant heeft betaald. Op dat moment is de factuur een record en kan deze niet meer worden gewijzigd. Je kunt echter wel een terugbetaling doen als je de klant bijvoorbeeld per ongeluk te veel in rekening hebt gebracht.
Als je wijzigingen hebt aangebracht in de geplande factuur, wil je deze misschien nu meteen verzenden. Klik hiervoor op Nu verzenden onder aan de zijbalk Factuur bewerken. Als je hierop klikt, worden alle wijzigingen opgeslagen en wordt de factuur verzonden naar klant.
Geplande facturen verwijderen
Als je een geplande factuur wilt verwijderen, klik je op de drie puntjes uiterst rechts van de factuur, selecteer je Verwijderen en bevestig je dit door nogmaals op Verwijderen te klikken.
Je kunt de geplande factuur ook verwijderen van het tabblad Facturen op klant. Zoek hiervoor de geplande factuur die je wilt verwijderen in de lijst met facturen op klant. Klik vervolgens op de drie puntjes uiterst rechts van de factuur, selecteer Verwijderen en bevestig dit door nogmaals op Verwijderen te klikken.