Eenmalige facturen (Basis): Sjablonen maken en toepassen

Onze sjablonen worden gebruikt om routineprocedures te automatiseren en veel tijd te besparen. Hier laten we je zien hoe je proactief of tijdens het maken van een pijplijn een Factuursjabloon kunt maken, zodat je deze kunt toepassen als automatisering.

Hier behandeld:

• maken Factuursjablonen
• Factuursjablonen gebruiken in automatiseringen
• Toepassen Factuursjablonen
• Bewerken Factuursjablonen
• Dupliceren Factuursjablonen
• verwijderen Factuursjablonen

maken Factuursjablonen

Een Factuursjabloon kan worden aangemaakt door een bedrijfseigenaar, admin of teamlid met toegangsrechten om sjablonen te beheren.

Om een Factuursjabloon te maken, ga naar Sjablonen >Firmasjablonen in de linker menubalk en vervolgens naar Facturen. Klik vervolgens op Sjabloon maken.

Of ga naar deze pagina door de automatiseringFactuur maken toe te voegen tijdens het maken of bewerken van een pijplijn en klik vervolgens op Nieuw sjabloon.

Het venster Create Factuursjabloon is opgesplitst in een linker- en rechterdeel.

In het linkergedeelte heb je de volgende opties:

1. Naam sjabloon: Dit zie je wanneer je de sjabloon selecteert.

2. Beschrijving: Voeg een optionele beschrijving toe van wat er op de factuur staat. Je kunt rekening shortcodes op basis van aangepaste velden en datum shortcodes. Hier vind je meer over shortcodes.

3. Kies een betaalmethode: Selecteer de betaalmethode die je wilt dat de klant gebruikt. Meer over het selecteren van een standaard betalingsprovider.

4. QuickBooks instellingen: Selecteer Locatie en Klasse voor de factuur die moet worden verzonden naar QuickBooks. klanten ziet dit veld niet. Merk op dat de QuickBooks instellingen sectie alleen worden weergegeven als je dit inschakelt in QuickBooks. Ga naar Account en instellingen > Geavanceerd > Categorieën en schakel het volgen van locaties en/of klassen in.

5. Stuur e-mail naar klant wanneer de factuur is aangemaakt: Dit bericht vervangt de standaardtekst in de e-mail systeemmelding die samen met de factuur wordt verzonden. De e-mail is niet meer toegankelijk nadat je het verzoek hebt verzonden. Je kunt ook rekening shortcodes op basis van aangepaste velden en datum shortcodes.

6. Factuur betalen met credits indien beschikbaar: Schakel dit in zodat de factuur wordt betaald met eventuele TaxDome credits die de klant heeft. Meer informatie over betalen namens een klant.

7. Herinneringen: Schakel dit in om een e-mail melding te sturen naar de klant als ze de factuur niet binnen een bepaald aantal dagen hebben betaald. Hier vind je meer informatie over herinneringen.

In het rechterdeel van het venster Create Factuursjabloon heb je de volgende opties:

1. Lijnitems: In de Lijnitems sectie, kun je:

• Regelitem toevoegen: Klik op Lijnitem en selecteer een bestaande dienst of maak een nieuwe. Vul het veld Tarief in, stel het aantal diensten en de belasting in (hier lees je meer over belastingtarieven op facturen) en typ de Omschrijving (optioneel). Selecteer Klasse die moet worden verzonden naar QuickBooks (klanten ziet dit veld niet).
• Kortingen toepassen: Om een kortingsregel toe te voegen, klik je op Korting en vul je vervolgens het veld Tarief in. 
• Beheer regelitems: Klik op het prullenbakpictogram om een regelitem te verwijderen. Klik op drie puntjes om het te bewerken, dupliceren, verwijderen of een nieuwe service te maken.
• Instellingen aanpassen: Klik op Instellingen om te bepalen welke kolommen op je factuur worden weergegeven.
  Als de velden Omschrijving en Servicedatum leeg zijn en je ze niet hebt verborgen, worden ze automatisch verborgen op de factuur. Er is een andere logica voor de kolommen Tarieven & hoeveelheid en Belasting: deze moet je verbergen in Instellingen zodat ze niet worden weergegeven op de factuur, zelfs als de waarde is ingesteld op 0. 

2. Samenvatting laat je zien:

• Subtotaal: Dit is de som van de bedragen voor de geleverde diensten vóór belasting. Je kunt het bewerken als je geen regelitems hebt. Nadat je ze hebt toegevoegd, wordt het automatisch berekend en kan het niet meer worden gewijzigd.
• BTW-tarief: Als je geen regelitems hebt, kun je het btw-tarief bewerken. Als je regelitems hebt, moet je de btw-kolom voor regelitems inschakelen om het btw-tarief te kunnen bewerken (hier lees je meer over omzetbelasting).
• BTW-bedrag: Automatisch berekend uit Subtotaal x BTW-tarief.
• Totaal: Wordt automatisch berekend uit Subtotaal + BTW-bedrag.

3. Opmerking aan klant: U kunt Notitie toevoegen aan klant en deze personaliseren met behulp van shortcodes. Het kan een notitie zijn met de betalingsgegevens of gewoon een bericht. Deze notitie wordt weergegeven in de klant portaal en in de PDF factuur.

4. Voorbeeld: Klik rechtsboven op Voorbeeld om van tevoren te zien welke PDF je klanten precies zal krijgen. Als je tevreden bent met wat je ziet, klik je op Opslaan en verlaat je de voorbeeldmodus.

Als je het uiterlijk van je facturen wilt aanpassen en white-label wilt gebruiken, klik je in de voorbeeldmodus op Factuurinstellingen en maak je de gewenste aanpassingen. Lees meer over hoe je het uiterlijk van facturen kunt aanpassen.

Toepassen Factuursjablonen

Factuursjablonen kan worden gebruikt bij het maken van facturen, voorstellen of offertesjablonen of bij het instellen van de pijplijn automatisering.

Dit is hoe:

1. Maak een nieuwe factuur of voeg een factuur toe aan het voorstel.

2. Klik op de Factuursjabloon lijst om deze uit te vouwen en selecteer vervolgens een sjabloon.

3. Ga verder met het instellen van de factuur. Je kunt nu wijzigingen aanbrengen in het bedrag, het belastingtarief, enz.

Opmerking: wijzigingen die je aanbrengt op een factuur hebben geen invloed op de sjabloon.

Bewerken Factuursjablonen

Voer de volgende stappen uit om wijzigingen aan te brengen in een Factuursjabloon:

1. Ga naar Sjablonen > Firmasjablonen in de linker menubalk en selecteer vervolgens Facturen. Klik vervolgens op de naam Factuursjabloon in de lijst.

2. Breng wijzigingen aan op Factuursjabloon en klik vervolgens op Opslaan en afsluiten.

Dupliceren Factuursjablonen

Als je een nieuwe Factuursjabloon wilt maken van een bestaande , klik je op de puntjes uiterst rechts van de Factuursjabloon en selecteer je Duplicate in het vervolgkeuzemenu. Er wordt een kopie van de Factuursjabloon opgeslagen met een achtervoegsel (bijv. Formulier 1040 (2)).

verwijderen Factuursjablonen

Om een Factuursjabloon volledig te verwijderen, klikt u op de drie puntjes uiterst rechts van de naam Factuursjabloon , selecteert u Verwijderen in de vervolgkeuzelijst en klikt u nogmaals op Verwijderen om te bevestigen.