Payroll: Configureer processen in TaxDome

Hier vertellen we u hoe u uw payroll workflow in TaxDome: hoe om te gaan met terugkerende taken, routines te automatiseren, schema's op te stellen voor terugkerende taken, nieuwe klanten gemakkelijk in te werken en te werken met klanten die verschillende loonschema's hebben.

Tip: Download deze eenvoudige checklist om je voortgang bij het instellen van TaxDome voor Payroll bij te houden en tijd te besparen!

Hier behandeld:

Routinetaken automatiseren
Gebruik pijplijnen om terugkerende workflow

Stel een payroll pijplijn
Schema's instellen voor terugkerende taken
Omgaan met klanten met verschillende loonschema's

Nieuw aan boord payroll klanten

Routinetaken automatiseren

We raden je ten zeerste aan om pijplijnen te gebruiken als de meest productieve functie om terugkerende workflow. Voor payroll verwerking kun je je echter ook beperken tot het gebruik van terugkerende taken.

TaxDome biedt drie opties voor terugkerende taken. Kies de optie die voor jou het beste werkt:

Maak lege terugkerende taken - het toegewezen teamlid moet voor elke nieuwe taak to-do items toevoegen.
Maak terugkerende taken met alle mogelijke stappen voor voltooiing - het toegewezen teamlid kan onnodige stappen verwijderen zodra hij/zij aan de taak begint te werken.
Terugkerende taken maken op basis van een sjabloon - vergelijkbaar met de tweede optie, maar handiger voor de bedrijfseigenaar, omdat Taaksjablonen ook kan worden gebruikt in pijplijnen (bekijk deze video voor meer informatie).

Je kunt ook kijken op Taaksjablonen in onze bibliotheek:

Wekelijkse payroll verwerking
Tweewekelijks payroll
Driemaandelijkse payroll deponeringen
Einde van het jaar payroll

Gebruik pijplijnen om terugkerende workflow

A pijplijn is de meest productieve functie voor terugkerende payroll processen. Hier lees je hoe je het kunt gebruiken voor je payroll praktijk:

Stel een payroll pijplijn
Schema's instellen voor terugkerende taken
Werken met klanten die verschillende loonschema's of specifieke taken hebben

Stel een payroll pijplijn

Bekijk onze basis-sjabloon Weekly Payroll (Extended) pijplijn uit de bibliotheek.

Of stel een sjabloon in met behulp van de volgende functies om uw workflow:

Gebruik automatiseringen voor het maken en verzenden:

Organizers met verzoeken om gegevens en documenten
Berichten en e-mails naar je klanten op hun payroll status
Automatisch taken toewijzen aan je teamleden
Facturen voor uw klanten
En meer

Koppel gegevens aan taken (zoals facturen, urenstaten, instructies voor je werknemers of andere documenten, zodat je team alles altijd op één plek heeft).
Gebruik aparte taken buiten pijplijnen voor specifieke processen, zoals interne audits of regelmatige to-do items voor de klant die geen deel uitmaken van hun reguliere takenpakket. workflow.
Bekijk taken binnen de pijplijn om het geheel te zien workflowbeheren en optimaliseren naar uw behoeften.
Bekijk taken in de kalender.

Wil je zien hoe je je payroll processen kunt omzetten in pijplijnen? Hier gaan we:

Schema's instellen voor terugkerende taken

Als je hebt besloten om pijplijnen te gebruiken voor je payroll processen, kun je schema's instellen voor terugkerende taken voor elke klant afzonderlijk of voor een groep klanten tegelijk. Als de begindatum komt, maakt pijplijn automatisch taken aan voor iedereen die je aan de lijst met terugkerende taken hebt toegevoegd.

Volg deze stappen om schema's in te stellen:

Maak een Opdrachtsjabloon. Voeg shortcodes in de naam Opdracht om automatisch specifieke informatie (bijv. payroll type en Opdracht aanmaakdatum) en linkrichtlijnen voor je team in te voeren.
Voeg klant accounts toe aan het terugkerende schema.

Hier laten we zien hoe je een planning kunt maken voor terugkerende payroll taken:

Werken met klanten die verschillende loonschema's of specifieke taken hebben

Je hebt misschien payroll klanten met verschillende loonschema's (wekelijks, tweewekelijks, halfmaandelijks of maandelijks). Als je eenmalige wijzigingen moet maken voor sommige van hen, gebruik dan een flexibele setup voor al je klanten in één pijplijn. Zo werkt het:

Gebruik verschillende herhalingsinstellingen voor afzonderlijke klant groepen (wekelijks, driemaandelijks, enz.).
Gebruik verschillende herhalingsinstellingen voor een enkele klant (de klant betaalt op vrijdag, niet op woensdag).
Tijdelijk instellingen voor terugkeren wijzigen (wekelijks klanten uren eerder indienen vanwege de vakantie).

Kijk hoe je kunt omgaan met payroll klanten met verschillende loonschema's:

Pas je processen aan voor uitzonderlijke klant types:

Maak de Taaksjablonen voor een bepaalde klant groep (of kopieer sjablonen uit de bibliotheek)
Voeg voorwaardelijke automatiseringen toe aan de In voorbereiding fase en stel ze in om verschillende taken te maken voor bepaalde klanten.

Deze video helpt je beter te begrijpen hoe je een andere set taken kunt maken voor klanten met verschillende loonschema's:

Onboarding nieuw payroll klanten

Het maakt niet uit welke payroll processen je hebt, alle nieuwe klanten worden op dezelfde manier aan boord gebracht. Perfect geautomatiseerd onboarding vergemakkelijkt uw payroll workflow.

Je moet wat algemene informatie over hun bedrijf verzamelen, een voorstel voorbereiden op basis van hun behoeften, de eerste betaling ontvangen en ze vervolgens toevoegen aan je hoofdpagina payroll pijplijn .