💰 Payroll: Verkrijg documenten van uw klanten

Documenten bij elkaar zoeken is een routine die je bij elke klant herhaalt. In dit artikel vind je een spiekbriefje met de handigste tips om alle benodigde documenten op tijd bij elkaar te krijgen en ze op één plek te organiseren, ongeacht hoe je het het liefst doet.

Tip: Download deze eenvoudige checklist om je voortgang bij het instellen van TaxDome voor Payroll bij te houden en tijd te besparen!

Hier behandeld:

• Krijg automatisch payroll info
• payroll uren aanvragen via geautomatiseerde berichten
• Verzamel payroll documenten via uploadlink
• Vraag info aan bij payroll klanten via organizers
• Behandel urenstaten die zijn verzonden door e-mail en koppel ze aan taken
• Bewerk TaxDome-opgeslagen urenstaten vanaf je bureaublad

Krijg automatisch payroll info

Het automatisch opvragen van info of documenten in TaxDome biedt meerdere voordelen: het bespaart tijd, zorgt voor een goede communicatie met klanten, voorkomt onnodige vertragingen in uw dossier en creëert een eenvoudig toegankelijke documentopslag voor uw team. workflow van documentgerelateerde problemen en creëert een gemakkelijk toegankelijke documentopslag voor uw team.

We raden je aan deze opties te gebruiken:

• payroll uren aanvragen via geautomatiseerde berichten
• Verzamel payroll documenten via uploadlink
• Vraag info aan bij payroll klanten via organizers

payroll uren aanvragen via geautomatiseerde berichten

Zodra de klant bestanden uploadt naar een chat threadworden ze automatisch opgeslagen in de map klant geüploade documenten. Laat je berichten automatisch maken om payroll uur aan te vragen in twee stappen:

1. Maak een chatsjabloon. Gebruik shortcodes om specifieke informatie op te vragen (bijv. [LAST_WEEK] voor het opvragen van payroll uren voor de afgelopen week).
2. Voeg de berichtautomatisering toe aan je pijplijn (meestal aan de eerste fase).

 De chat thread wordt automatisch gekoppeld aan de Opdracht zodat je teamleden deze kunnen openen en de lijst met documenten kunnen zien.

Je kunt optioneel een klant taak toevoegen aan de chatsjabloon (zorg ervoor dat de Automatisch Verplaatsen voor de fase aan staat), of activeer de Beantwoord de nieuwste thread om elk nieuw bericht naar de bestaande chat thread te sturen.

Bekijk deze video over het instellen van dit proces:

Verzamel payroll documenten via uploadlink

Als je documenten moet opvragen, maar niet wilt dat je klanten toegang heeft tot de andere informatie in hun account, gebruik dan de link naar de pagina Bestand opgevraagd. 

Vraag info aan bij payroll klanten via organizers

Met de functie Organizers Met deze functie kun je een aangepaste reeks vragen maken om alle mogelijke informatie op te vragen, zoals spreadsheets met gewerkte uren, W-4-formulieren, payroll bankgegevens, belastingidentificatienummers, werknemersinformatie, enz.

Stuur organizers automatisch in twee stappen:

1. Maak een sjabloon organizer .
2. Voeg een automatisering Create organizer toe aan je pijplijn.

Hier zijn enkele opstellingen voor je payroll praktijk:

• Nieuw klanten: vraag business documenten en bedrijfsinformatie op voordat u een voorstel verstuurt. Kopieer onze sjabloon Payroll Setup Organizer ( Best Practice) organizer uit de bibliotheek en bewerk deze indien nodig.
• Bestaande klanten: payroll klanten stuurt u elke maand soortgelijke documenten. Kopieer onze Payroll organizer sjabloon met verzoeken voor W-4-formulieren en de spreadsheet voor gewerkte uren.
• Alle klanten: stuur ze een eindejaarsenquête om hun tevredenheidsniveau te kennen en hun suggesties te verzamelen.

Tip! Dit is handiger dan e-mail omdat alle documenten automatisch worden opgeslagen in de standaardmap klant .

Behandel urenstaten die zijn verzonden door e-mail en koppel ze aan taken

Als je urenstaten en andere documenten van klanten krijgt via e-mail, kun je dit proces ook organiseren. Vergeet alleen niet om je e-mail te openen in TaxDome, niet in je mail app. Zodra je de e-mail hebt, kun je deze opslaan in de map klant . 

Je kunt ook de functie Bijlagen automatisch opslaan inschakelen. Op die manier worden bijlagen die je ontvangt via e-mail automatisch opgeslagen in een standaardmap klant met klant kan bekijken en bewerken.

Welke optie je ook hebt geselecteerd, je kunt vervolgens documenten koppelen aan je taken. 

Bewerk TaxDome-opgeslagen urenstaten vanaf je bureaublad

Voor sommige van uw klanten hebt u uiteindelijk payroll timesheets op uw bureaublad (ze worden bijvoorbeeld naar u gefaxt). Als dit het geval is, kun je ze gemakkelijk overzetten naar TaxDome voor verder werk.

Je kunt snel documenten uploaden naar TaxDome vanaf je bureaublad en ze bewerken zonder ze opnieuw over te dragen. Volg deze stappen:

1. Installeer de TaxDome Desktop App.
2. Upload bestanden naar TaxDome vanuit Bestandsbeheer en koppel ze aan de juiste taken.
3. Open en bewerk urenstaten die zijn opgeslagen op TaxDome met Excel of andere toepassingen van derden die je gebruikt op je computer.

Tip: Bekijk de uitgebreide cursus van TaxDome Academy over het gebruik van TaxDome voor Payroll.