Opdracht Herhalingen (Geavanceerd): Maken, bewerken, verwijderen

TaxDome kunt u taken laten herhalen wanneer dat nodig is, waarbij ze automatisch worden gegenereerd in uw pijplijnen. Je kunt een standaardschema instellen voor alle taken die je toevoegt aan een pijplijn of het schema afzonderlijk configureren voor elke herhaling. Laat uw taken dagelijks, wekelijks, tweewekelijks, maandelijks, driemaandelijks of jaarlijks herhalen. Voeg Opdracht herhalingen toe voor elke service die je aanbiedt en pas de herhalingsinstellingen indien nodig eenvoudig aan.

Hier behandeld:

• Opdracht herhalingen toevoegen
• Herhalingsinstellingen
• Standaard herhaling instellen
• Herhalingen bewerken
• Opdracht herhalingen uit een planning verwijderen
• Hoe weet ik wanneer een geplande Opdracht is gemaakt?
• Toegangsrechten voor het beheren van Opdracht herhalingen

Opdracht herhalingen toevoegen

Er zijn drie eenvoudige manieren om Opdracht herhalingen toe te voegen:

• Ga naar Workflow > Opdracht herhalingen in de linker menubalk (dit is de eenvoudigste manier omdat je vanaf hier herhalingen kunt toevoegen voor pijplijn en klant). 
• Vanuit de kanban-weergave van de pijplijn (gebruik de link Recurrente beheren en volg de onderstaande stappen, met uitzondering van de selectie pijplijn )
• Vanaf het Workflow tabblad in het profiel klant (gebruik de link Herhaling beheren en volg de onderstaande stappen, met uitzondering van pijplijn en de selectie van accounts)

Om de herhaling Opdracht toe te voegen uit de lijst Opdracht herhalingen:

1. Klik op Nieuwe Opdracht herhaling bovenaan de pagina.

2. Selecteer de rekeningen die je wilt toevoegen aan de herhaling en klik op Doorgaan.

Om het zoeken naar accounts te vergemakkelijken, kun je:

• Sorteer de lijst op accountnaam of het aantal Opdracht herhalingen voor een account. 
• Klik op de zoekknop linksboven in de zijbalk Nieuwe Opdracht herhaling, begin met het invoeren van de accountnaam in het zoekveld en druk vervolgens op enter op je toetsenbord. De lijst met rekeningen wordt dienovereenkomstig verkleind. Klik op X in het zoekveld om het te wissen.
• Filter je accountlijst door op de knop Filter helemaal rechts op de menubalk te klikken. (Hier lees je meer over het gebruik van filters om je accountlijst te beperken).

3. Selecteer de pijplijn waar de nieuwe herhaling moet worden toegevoegd. 

4. Stel de herhalingsinstellingen in. 

Je kunt het aanmaakproces versnellen door de standaardinstellingen voor herhalingen in te stellen. Zodra je de standaard herhaling hebt toegevoegd, wordt deze automatisch toegepast op alle nieuwe herhalingen en kun je deze indien nodig eenvoudig aanpassen. 

5. Stel Opdracht parameters in door een Opdrachtsjabloon en Toegewezenen te selecteren die verantwoordelijk zijn voor de Opdracht en klik vervolgens op Create.

Nu wordt bij elke startdatum de Opdracht voor de geselecteerde account automatisch toegevoegd aan de pijplijn.

Tip! Je kunt zoveel Opdracht herhalingen toevoegen als nodig is voor dezelfde account. Als je bijvoorbeeld verschillende formulieren moet voorbereiden voor dezelfde klant, kun je ze in aparte taken opnemen en elke Opdracht aanpassen op de manier die je nodig hebt, met een recurrensset voor elke Opdracht.

Nadat de Opdracht herhalingen aan de planning zijn toegevoegd, worden ze beschikbaar in de lijst Jobs herhalingen. Je ziet ook het aantal accounts met terugkerende taken onder de naam van de pijplijn .

Als je de herhalingsinstellingen wilt bekijken, ga je naar de pagina Workflow > Opdracht herhalingen . Beweeg de muis over de planning van de herhaling om de details te zien.

Herhalingsinstellingen

Herhalingsinstellingen in detail:

• Herhaling:
• Elk jaar
• Elke 3 maanden
• Elke maand
• Elke week
• Elke dag
• Herhalingsperiode: De begin- en einddatum (optioneel) van de herhaling. Dit zijn de eerste en de laatste dagen dat de Opdracht verschijnt in de pijplijn.
• Herhaalt elke: Kies de aangepaste periodiciteit en de herhaaldata/dagen van de week uit het vervolgkeuzemenu.
• Opdracht parameters: Selecteer een Opdrachtsjabloon en Toegewezenen die verantwoordelijk zijn voor de Opdracht.

Denk eraan:

• De begindatum kan niet eerder of gelijk zijn aan de huidige datum.
• Geplande taken beginnen om 12 uur. De starttijden worden beïnvloed door de instelling van je tijdzone, dus controleer of je ze juist hebt ingesteld.
• De Einddatum is de laatste datum waarop de geplande Opdracht wordt aangemaakt.
• Als je de 31e als herhaaldatum kiest, starten je taken alleen in maanden met die datum.
• Je kunt de instellingen voor de herhaling die je toevoegt later wijzigen.

Hier zijn enkele voorbeelden van wat u krijgt als u verschillende schema-instellingen selecteert :

Standaard herhaling instellen

Als je de standaardinstellingen voor herhalingen instelt (wat optioneel is), worden deze gebruikt om velden vooraf in te vullen wanneer je herhalingen instelt om tijd te besparen.

Ga hiervoor naar de paginapijplijn instellingen en selecteer hoe vaak de Opdracht herhaald moet worden, stel vervolgens de begin- en einddatum (optioneel) in en de dag waarop herhaald moet worden. Ga voor meer informatie naar sectie over herhalingsinstellingen.

Wanneer u de standaardinstellingen voor herhalingen pijplijn wilt bekijken, gaat u naar de Workflow > pijplijnen pagina. Beweeg de muis over de pijplijn's planning om de details te zien.

Herhalingen bewerken

Wanneer je een nieuwe Opdracht herhaling toevoegt aan de pijplijn, kun je altijd beslissen of je de standaardinstellingen voor de herhaling pijplijn (indien aanwezig) wilt gebruiken of dat je individuele instellingen voor de herhaling wilt selecteren. De herhalingsinstellingen voor elke herhaling die is toegevoegd aan de pijplijn kunnen ook op elk moment worden bewerkt, één voor één of in bulk.

Zo kun je bijvoorbeeld al je payroll of boekhouding klanten in één pijplijn hebben, maar elk met een eigen schema (bijvoorbeeld wekelijks, tweewekelijks of maandelijks). Of je kunt verschillende Opdracht sjablonen hebben voor verschillende klanten (hier lees je meer over het gebruik van herhalingen met Opdracht sjablonen).

Voor elke herhaling kun je veranderen: 

• De herhalingsperiode, 
• de eerste terugkerende datum, de laatste terugkerende datum
• De Opdrachtsjabloon
• De Opdracht Toegewezene (Toegewezenen hier gekozen overschrijven de eerder gekozen in de Opdrachtsjabloon)

Om de instellingen voor een herhaling te wijzigen, ga je naar Workflow > Opdracht herhalingen in de linker menubalk, selecteer je een of meer herhalingen en klik je op Bewerken.

Om de instellingen te wijzigen vanuit pijplijn of vanuit het klant profiel, klik je op Herhaling beheren, selecteer je een of meer herhalingen en klik je op de link Herhalingsinstellingen.

Onthoud dat:

• Individuele herhalingsinstellingen overschrijven de standaardinstellingen voor herhalingen pijplijn .
• Wanneer je de instellingen voor herhalingen in bulk bewerkt, worden alleen de instellingen gevuld die hetzelfde zijn voor de accounts die je selecteert. Andere zullen leeg blijven. (Als bijvoorbeeld meerdere herhalingen dezelfde datum hebben maar verschillende Toegewezenen, zal het datumveld gevuld worden en zal het veld Toegewezene leeg blijven).
• Toekomstige wijzigingen aan de standaardinstellingen voor herhalingen pijplijn zijn niet van toepassing op Opdracht herhalingen die al zijn toegevoegd. Wijzig de instellingen voor herhalingen altijd via individuele planningen.
• Als je een teamlid met toegewezen Opdracht terugkerende taken deactiveert, worden deze terugkerende taken opnieuw toegewezen aan de bedrijfseigenaar.

Je kunt de dichtstbijzijnde terugkerende data vinden bij het beheren van je herhalingen: 

Opmerking: Als u probeert de Herhalingsinstellingen pagina te verlaten zonder op Opslaanklikt, krijg je een waarschuwing. Klik op Blijven bewerken in de pop-upwaarschuwing als je wilt doorgaan met het maken van wijzigingen, of Wijzigingen verwijderen als je alle bewerkingen die je hebt gemaakt wilt verwijderen. Schakel het selectievakje Voorkom dat deze pagina extra dialoogvensters maakt niet in als je liever deze handige pop-upwaarschuwing ziet.

Opdracht herhalingen uit een planning verwijderen

Als je herhalingen wilt verwijderen die je niet meer nodig hebt, selecteer je ze in de lijst Opdracht herhalingen, klik je op Verwijderen en klik je vervolgens op Bevestigen.

Dit kan ook gedaan worden vanuit de Beheer herhaling sectie in de pijplijn.

Hoe weet ik wanneer een geplande Opdracht is gemaakt?

Als er een nieuwe geplande Opdracht wordt gemaakt binnen een pijplijn, ontvang je een melding met de koppeling naar de pijplijn. Als er iets is waardoor een Opdracht niet kan worden gemaakt, ontvang je ook een melding waarin wordt uitgelegd waarom. Hier vind je meer informatie over systeemmeldingen over Opdracht automatiseringsproblemen.

Standaard worden meldingen verzonden naar uw Inbox+ en via e-mail. Je kunt je voorkeuren voor meldingen op elk gewenst moment wijzigen.

Toegangsrechten voor het beheren van Opdracht herhalingen

De bedrijfseigenaar en de beheerder hebben toegangsrechten om de herhalingsinstellingen te beheren.

Als je wilt dat een werknemer ook toegang heeft, moet je hem de toegangsrechten geven:

1. Ga naar Instellingen > Team & licenties in de linker menubalk, open het tabblad Teamleden en klik op de naam van het teamlid in de lijst.

2. Klik op het potloodpictogram in het gedeelte Toegangsrechten bewerken sectie en schakel de gewenste instellingen in (beide of slechts één): 

• Het schakelvlak Beheer Opdracht herhalingen geeft toegangsrechten om nieuwe herhalingen toe te voegen en bestaande te bewerken, en om toegang te krijgen tot de lijst met Opdracht herhalingen. Het geeft alleen rechten om schema's in te stellen voor de klant accounts waartoe de medewerker al toegang heeft.
• Het schakelvlak Beheer pijplijnen geeft toegangsrechten om pijplijnen instellingen in te stellen en te wijzigen, inclusief de instellingenStandaardherhaling pijplijn . Het geeft alleen rechten om pijplijn instellingen te wijzigen voor de pijplijnen waartoe de medewerker toegang heeft.

3. Klik op Opslaan.