Opdracht Herhalingen (Geavanceerd): Maken, bewerken, verwijderen

TaxDome allows you to have jobs repeat as needed, automatically generating them in your pipelines. You can set up a default schedule for all jobs you add to a pipeline or configure it separately for each recurrence. Make your jobs recur daily, weekly, biweekly, monthly, quarterly, or annually. Add job recurrences for each service you provide and easily adjust the recurrence settings if needed.

Coming soon! Recurring jobs videos are in the progress of being updated to reflect the new pipeline settings interface.

Hier behandeld:

• Opdracht herhalingen toevoegen
• Herhalingsinstellingen
• Setting up default recurrence
• Herhalingen bewerken
• Opdracht herhalingen uit een planning verwijderen
• Hoe weet ik wanneer een geplande Opdracht is gemaakt?
• Toegangsrechten voor het beheren van Opdracht herhalingen

Opdracht herhalingen toevoegen

There are three simple ways to add job recurrences:

• Ga naar Workflow > Opdracht herhalingen in de linker menubalk (dit is de eenvoudigste manier omdat je vanaf hier herhalingen kunt toevoegen voor pijplijn en klant). 
• From the kanban view of the pipeline (use the Manage Recurrence link, then follow the steps below, excluding pipeline selection)
• From the Workflow tab in the client profile (use the Manage Recurrence link, then follow the steps below, excluding pipeline and accounts selection)

Om de herhaling Opdracht toe te voegen uit de lijst Opdracht herhalingen:

1. Click New job recurrence at the top of the page.

2. Select the accounts you want to add to the recurrence and click Continue.

Om het zoeken naar accounts te vergemakkelijken, kun je:

• Sorteer de lijst op accountnaam of het aantal Opdracht herhalingen voor een account. 
• Click the search button at the top left of the New job recurrence sidebar, start entering the account name into the search field, and then press enter on your keyboard. The account list is narrowed accordingly. Click X in the search field to clear it.
• Filter je accountlijst door op de knop Filter helemaal rechts op de menubalk te klikken. (Hier lees je meer over het gebruik van filters om je accountlijst te beperken).

3. Selecteer de pijplijn waar de nieuwe herhaling moet worden toegevoegd. 

4. Set up the recurrence settings. 

You can speed up the creation process by setting up the default recurrence settings. Once you’ve added the default recurrence, it’s automatically applied to all new recurrences and can be easily tuned up if needed. 

5. Set up  Job parameters by selecting a job template and assignees responsible for the job, then click Create.

Nu wordt bij elke startdatum de Opdracht voor de geselecteerde account automatisch toegevoegd aan de pijplijn.

Tip! Je kunt zoveel Opdracht herhalingen toevoegen als nodig is voor dezelfde account. Als je bijvoorbeeld verschillende formulieren moet voorbereiden voor dezelfde klant, kun je ze in aparte taken opnemen en elke Opdracht aanpassen op de manier die je nodig hebt, met een recurrensset voor elke Opdracht.

Nadat de Opdracht herhalingen aan de planning zijn toegevoegd, worden ze beschikbaar in de lijst Jobs herhalingen. Je ziet ook het aantal accounts met terugkerende taken onder de naam van de pijplijn .

When you need to review the recurrence settings, go to the  Workflow > Job recurrences page. Hover your mouse over the recurrency's schedule to see the details.

Herhalingsinstellingen

Herhalingsinstellingen in detail:

• Herhaling:
• Elk jaar
• Elke 3 maanden
• Elke maand
• Elke week
• Elke dag
• Herhalingsperiode: De begin- en einddatum (optioneel) van de herhaling. Dit zijn de eerste en de laatste dagen dat de Opdracht verschijnt in de pijplijn.
• Herhaalt elke: Kies de aangepaste periodiciteit en de herhaaldata/dagen van de week uit het vervolgkeuzemenu.
• Opdracht parameters: Selecteer een Opdrachtsjabloon en Toegewezenen die verantwoordelijk zijn voor de Opdracht.

Denk eraan:

• The Start date cannot be earlier or the same as the current date.
• Scheduled jobs start at 12 am. The starting times are affected by your time zone setting, so please check to make sure that you've set them up correctly.
• The End date is the last date the scheduled job will be created.
• If you choose the 31st as the repeat date, your jobs will only start in months with that date.
• You can change settings for the recurrence you add at a later point.

Here are some examples of what you will get by selecting different schedule settings :

Setting up default recurrence

If you set up the default recurrence settings (which is optional), they will be used to pre-fill fields when you set up recurrences to save time.

To do so, go to the pipeline settings page and select how often the job should repeat, then set the start and end (optional) dates, and the repeat day. For details, go to the section on recurrence settings.

When you need to review the default recurrence pipeline settings, go to  the Workflow > Pipelines page. Hover your mouse over the pipeline's schedule to see the details.

Herhalingen bewerken

When you add a new job recurrence to the pipeline, you always can decide if you want to use the default recurrence pipeline settings (if any) or to select individual settings for the recurrence. The recurrence settings for any recurrence added to the pipeline could also be edited at any time, one by one, or in bulk.

For example, this allows you to have all your payroll or bookkeeping clients in one pipeline, but each with its own schedule (e.g., weekly, bi-weekly, or monthly). Or you may have different job templates for different clients (here's more on using recurrences with job templates).

Voor elke herhaling kun je veranderen: 

• The repeat period, 
• the first recurring date, the last recurring date
• De Opdrachtsjabloon
• The job assignee (assignees chosen here override the ones previously selected in the job template)

To modify settings for a recurrence, go to  Workflow > Job recurrences from the left menu bar, select one or more recurrences and click Edit.

Om de instellingen te wijzigen vanuit pijplijn of vanuit het klant profiel, klik je op Herhaling beheren, selecteer je een of meer herhalingen en klik je op de link Herhalingsinstellingen.

Onthoud dat:

• Individual recurrence settings override the default recurrence pipeline settings.
• Wanneer je de instellingen voor herhalingen in bulk bewerkt, worden alleen de instellingen gevuld die hetzelfde zijn voor de accounts die je selecteert. Andere zullen leeg blijven. (Als bijvoorbeeld meerdere herhalingen dezelfde datum hebben maar verschillende Toegewezenen, zal het datumveld gevuld worden en zal het veld Toegewezene leeg blijven).
• Future changes made to the default recurrence pipeline settings won’t apply to job recurrences that have already been added. Always modify recurrence settings via individual schedules.
• Als je een teamlid met toegewezen Opdracht terugkerende taken deactiveert, worden deze terugkerende taken opnieuw toegewezen aan de bedrijfseigenaar.

Je kunt de dichtstbijzijnde terugkerende data vinden bij het beheren van je herhalingen: 

Opmerking: Als u probeert de Herhalingsinstellingen pagina te verlaten zonder op Opslaanklikt, krijg je een waarschuwing. Klik op Blijven bewerken in de pop-upwaarschuwing als je wilt doorgaan met het maken van wijzigingen, of Wijzigingen verwijderen als je alle bewerkingen die je hebt gemaakt wilt verwijderen. Schakel het selectievakje Voorkom dat deze pagina extra dialoogvensters maakt niet in als je liever deze handige pop-upwaarschuwing ziet.

Opdracht herhalingen uit een planning verwijderen

Als je herhalingen wilt verwijderen die je niet meer nodig hebt, selecteer je ze in de lijst Opdracht herhalingen, klik je op Verwijderen en klik je vervolgens op Bevestigen.

Dit kan ook gedaan worden vanuit de Beheer herhaling sectie in de pijplijn.

Hoe weet ik wanneer een geplande Opdracht is gemaakt?

Wanneer een nieuwe Opdracht wordt aangemaakt binnen een pijplijn, ontvang je hierover een melding in je Inbox+ hierover. Je krijgt er ook een link naar. Als iets verhindert dat een Opdracht wordt aangemaakt, ontvang je hierover ook een melding die uitlegt waarom. Hier vind je meer informatie over systeemmeldingen over Opdracht automatiseringsproblemen.

Toegangsrechten voor het beheren van Opdracht herhalingen

The firm owner and the admin have access rights to manage the recurrence settings.

Als je wilt dat een werknemer ook toegang heeft, moet je hem de toegangsrechten geven:

1. Go to  Settings > Team & Plans from the left menu bar, open the Team members tab, then click on the team member’s name in the list.

2. Klik op het potloodpictogram in het gedeelte Toegangsrechten bewerken sectie en schakel de gewenste instellingen in (beide of slechts één): 

• The Manage job recurrence toggle grants access rights to add new recurrences and edit existing ones, as well as to access the Job recurrences list. It gives rights to set schedules only for the client accounts to which the employee already has access.
• The Manage pipelines toggle grants access rights to set and change pipelines settings, including the Default recurrence pipeline settings. It gives rights to change pipeline settings only for the pipelines to which the employee has access.

3. Klik op Opslaan.