Pijplijnen (Basis): Hoe Automatiseringen Werken

pro

Deze pagina is alleen voor TaxDome Pro gebruikers. Upgrade op elk moment (Niet nodig in Nederland en België) !

Automatiseringen helpen u tijd te besparen. U voegt ze toe zodat een actie automatisch als de volgende stap in het workflowproces wordt gestart wanneer u een opdracht door de verschillende fasen van uw workflow laat gaan.

Hier behandeld:

Ga voor meer nuttige instructievideo's naar TaxDome Academy, onze gratis online hub om te bekijken en alles te leren wat u over TaxDome moet weten.

Automatiseringen, Uitgelegd

Mocht u zich nog afvragen of een automatisering een mechanisme is dat een systeem automatisch laat werken. TaxDome's automatiseringen zetten acties voor u, uw teamleden of klanten in gang tijdens de verschillende fasen van uw werkprocedures. Terwijl een opdracht zich door de verschillende fasen van een pijplijn beweegt, triggeren de automatiseringen die u instelt acties die moeten worden ondernomen om de opdracht te voltooien.

Bovendien, automatiseringen omvatten de automatisch opdrachten verplaatsen functie. U kunt oorzaak-gevolg triggers instellen, zodat een opdracht automatisch naar de volgende fase gaat als aan alle eisen voor de huidige fase voldaan is. Wanneer een klant bijvoorbeeld een factuur betaalt en een contract ondertekent, gaat de opdracht automatisch naar de volgende fase in de pijplijn, waar de nieuwe automatisering in gang wordt gezet (er wordt bijvoorbeeld een taak voor uw team aangemaakt).

Bijvoorbeeld, uw bedrijf heeft een Persoonlijk Belastingproces. U wilt bijvoorbeeld dat de klant automatisch een introductie-e-mail en een aangepaste organizer ontvangt om in te vullen. Vervolgens, wanneer de klant de organizer indient, gaat de Opdracht voor hen automatisch naar de volgende fase, bijv. Tax Prep, u wilt misschien een taak initiëren voor een teamlid om te voltooien, enzovoort.

Hier ziet u hoe het voorbeeldproces er voor uw klant uit kan zien. U kunt zien dat elke fase automatiseringen kan bevatten die uw routines vereenvoudigen.

tip

Tip! Zie Pijplijnen (Basis): Uw Eerste Pijplijn Met Automatiseringen Tutorial waarin we uitleggen hoe een typische pijplijn met sjablonen en automatiseringen tot stand komt en wat er gebeurt als u er een Opdracht aan toevoegt en deze verder verplaatst.

Volg om te beginnen deze stappen:

1. Kopieer een pijplijn uit onze bibliotheek. Dit kopieert ook alle sjablonen die in automatiseringen worden gebruikt.

2. Selecteer een fase, voeg automatisering(en) toe of bewerk deze als follow-up en selecteer vervolgens een sjabloon.

3. Beslis of u de functie Jobs Automatisch Verplaatsen wilt gebruiken. U kunt deze aan- of uitzetten voor elke fase behalve de laatste.

4. Sla de pijplijn op. Zodra de automatisering is toegevoegd, kunt u deze zien door naar de pagina pijplijn te gaan en op het automatiseringspictogram boven de fase te klikken.

Zodra een opdracht is verplaatst naar een fase met een automatische follow-up, kunt u deze bekijken en bevestigen of u wilt dat deze wordt geactiveerd.

Automatiseringen Toevoegen

Voordat u automatiseringen creëert moet u nadenken over de verschillende fasen van uw werkproces die specifieke soorten follow-ups vereisen:

  1. Wanneer u een opdracht hebt, schrijf dan de verschillende fasen van het werkproces op.

  2. Omcirkel de stappen die vervolgacties vereisen.

  3. Definieer wat deze acties zijn, zodat u ze als automatiseringen kunt toevoegen wanneer u een nieuwe pijplijn aanmaakt op TaxDome.

Zodra u weet welke automatiseringen u wilt maken, is uw volgende stap ze toe te voegen aan een pijplijn:

1. Selecteer in de instellingen pijplijn de fase waaraan u de automatisering wilt koppelen, klik op de knop Automatiseringen toevoegen of op de knop Automatiseringen bewerken als u er al een hebt, en selecteer vervolgens het automatiseringstype:

  • Pas mapsjabloon toe: Zodra een Opdracht voor een klant deze fase binnenkomt, wordt de mapstructuur van hun documenten gewijzigd in die van een geselecteerde sjabloon.
  • Accounttags bijwerken: Zodra een Opdracht voor een klant deze fase betreedt, wordt de geselecteerde tag automatisch toegepast op hun account of er uit verwijderd. U kunt ook beslissen om alle accounttags te wissen.
  • Factuur maken: Zodra een Opdracht voor een klant deze fase invoert, wordt de factuur op basis van een geselecteerd sjabloon naar hen gestuurd. Deze wordt ook automatisch gekoppeld aan de Opdracht.
  • Aanmaken organizer: Zodra een Opdracht voor een klant deze fase invoert, wordt de organizer op basis van een geselecteerd sjabloon naar hen gestuurd. Het wordt ook automatisch gekoppeld aan de Opdracht.
  • Taak aanmaken: Zodra een Opdracht voor een klant deze fase binnenkomt, wordt de taak op basis van een geselecteerd sjabloon aangemaakt. Hij wordt ook automatisch gekoppeld aan de Opdracht.
  • Contract verzenden: Zodra een Opdracht voor een klant deze fase binnenkomt, wordt het contract op basis van een geselecteerd sjabloon naar hem/haar verzonden. Het wordt ook automatisch gekoppeld aan de Opdracht.
  • Verzenden e-mail: Zodra een Opdracht voor een klant deze fase binnenkomt, wordt de e-mail op basis van een geselecteerd sjabloon naar hen verzonden.
  • Bericht verzenden: Zodra een Opdracht voor een klant deze fase binnenkomt, wordt het bericht op basis van een geselecteerd sjabloon naar hen verzonden. Het wordt ook automatisch gekoppeld aan de Opdracht.
  • Toegang tot de account bijwerken: Zodra een Opdracht voor een klant deze fase invoert, worden de teamleden die toegang hebben tot de account gewijzigd.

2. Selecteer een sjabloon voor uw automatisering of klik op de knop Nieuw sjabloon om een nieuw sjabloon aan te maken. Zodra het sjabloon is aangemaakt en opgeslagen, kunt u het uit de lijst selecteren.

Volg de links voor meer informatie over het maken van sjablonen:

3. Als u wilt dat er extra e-mails naar uw klanten wordt gestuurd als ze niet binnen een bepaalde termijn reageren, schakelt u de functie Herinneringen in (werkt voor de automatiseringen organizers, contracten, facturen of berichten). Lees meer over herinneringen in het artikel.

4. Als u wilt dat uw automatisering alleen voor bepaalde klanten wordt geactiveerd, klikt u op de knop Voorwaarden bewerken en voegt u een voorwaarde toe. Lees meer hierover in het artikel.

5. Voeg zoveel automatiseringen toe voor elke fase als nodig is. 

6. Bepaal of u wilt dat uw opdrachten automatisch worden verplaatst naar de volgende fase zodra alle bijbehorende acties zijn uitgevoerd, bv. de organizer is voltooid, de factuur is betaald, enz. Lees meer over de Automatisch Verplaatsen taken.

7. Klik op de knop Opslaan om uw wijzigingen op te slaan.

Automations Order

Gewoonlijk moet u zich niet bewust zijn van de automatiseringsvolgorde binnen één fase. Ze worden één voor één geactiveerd zodra een Opdracht de fase binnenkomt. Dus, als het bericht samen met organizer naar de klant wordt gestuurd, gebeuren deze twee gebeurtenissen bijna tegelijkertijd. 

In sommige gevallen is de automatiseringsvolgorde echter van belang, omdat sommige automatiseringen afhankelijk kunnen zijn van de andere. Als u bijvoorbeeld de automatisering Update Account Tags hebt, die alle tags van klant accounts wist, en de voorwaardelijke automatisering die alleen organizers stuurt naar de accounts met een specifieke tag, moet u de volgorde zorgvuldig controleren. In het laatste voorbeeld moet u de automatisering Update Account Tags op de tweede plaats zetten, anders werkt de voorwaardelijke automatisering niet.

U kunt de automatiseringsvolgorde wijzigen door te klikken op de link Bewerk automatiseringen in de fase. Beweeg de muis over het pictogram Verplaatsen en versleep het pictogram. 

Automatiseringen Verwijderen

U kunt automatiseringen verwijderen terwijl u een pijplijn bewerkt.

1. Selecteer in de instellingen pijplijn de fase met de automatisering. U ziet het aantal automatiseringen in een fase op het midden.

2. Klik op de knop Bewerk automatiseringen.

3. Klik op het prullenbak-pictogram rechts van de automatisering en klik vervolgens op Opslaan.

Automatiseringen Bekijken In Pijplijnen

U kunt altijd nagaan welke automatiseringen in een pijplijn gebruikt worden, en ook snel automatiseringen toevoegen of verwijderen.

  • Er staat een automatiseringsicoon met de teller boven elke fase. Klik op het pictogram om de details te bekijken: welke automatiseringen heeft de fase en welke sjablonen worden gebruikt. Als er voorwaardelijke automatiseringen zijn zullen ze dienovereenkomstig gemarkeerd worden. Richt de cursor om de tag te zien die de automatisering in gang zet.
  • Als er een voorwaardelijke fase is, ziet u de Fasevoorwaarden link erboven. Klik erop om te onderzoeken welke tags als triggers worden gebruikt.
  • Om wijzigingen in de pijplijn aan te brengen, klikt u op de link Voeg automatiseringen toe of Tags toevoegen. Dit zal het venster Pijplijn bewerken openen.

Heeft dit uw vraag beantwoord? Dank u voor de feedback. Er is een probleem opgetreden bij het verzenden van uw feedback. Probeer het later nog eens.

Nog hulp nodig? Neem contact met ons op Contacteer ons