QuickBooks integratie (Basis): Betalingen en facturen synchroniseren
Als je je klanten factureert via TaxDome, betaald krijgt via QuickBooks Online , en vervolgens handmatige betalingen toevoegt op TaxDome, is een correcte afhandeling cruciaal om te voorkomen dat je met dubbele betalingen komt te zitten. Bovendien heb je de optie om je specifieke betalingen en facturen handmatig te synchroniseren.
Let op! Om facturen en betalingen goed te synchroniseren, is het aan te raden om eerst klant accounts te synchroniseren. Zo voorkom je fouten.
De standaardinstelling instellen voor het synchroniseren van offline betalingen
Als je facturatie- en betalingsstroom constant is, is het een goed idee om een synchronisatie-instelling in te stellen voor de offline betalingen die standaard kan worden gebruikt voor alle betalingen die in de toekomst worden aangemaakt. Zo werkt het:
1. Ga naar Instellingen > Integraties in de linker menubalk.
2. Selecteer het QuickBooks tabblad.
3. Scroll op de pagina naar beneden naar de instelling Betalingen en schakel de optie Standaard handmatig aangemaakte betalingen synchroniseren met QuickBooks in of schakel deze functie naar wens uit.
Als de knop is uitgeschakeld, worden betalingen die handmatig zijn aangemaakt op TaxDome niet gesynchroniseerd met QuickBooks Online , waardoor dubbele invoer van betalingen wordt voorkomen. Voor het geval dat, kun je betalingen altijd handmatig synchroniseren en desynchroniseren.
Selecteer synchronisatie-instelling voor het offline aanmaken van betalingen
Je kunt ook de synchronisatie-instellingen wijzigen voor elke offline betaling die je aanmaakt:
1. Zorg ervoor dat het selectievakjeDeze betaling synchroniseren met QuickBooks Online is ingeschakeld.
2. Standaard volgt dit selectievakje de configuratie die is ingesteld in QuickBooks instellingen.
3. Als u de synchronisatie status van de betaling wilt wijzigen, kunt u het selectievakje handmatig aanvinken/verwijderen tijdens het aanmaken van de betaling.
Je kunt altijd de synchronisatie status van de betalingen controleren in de Quickbooks kolom van de betaallijst.
Tip! Als je een betaling hebt ontvangen via QuickBooks Online , kun je dit aangeven in de Omschrijving veld. Dit helpt om context te geven aan de betaling en hoe deze is ontvangen.
Betalingen handmatig synchroniseren en desynchroniseren
Je kunt betalingen met Niet gesynchroniseerd, Mislukt en Overgeslagen status handmatig synchroniseren en de gesynchroniseerde betalingen ongedaan maken.
Ga hiervoor naar het tabblad Betalingen op de pagina Facturen, klik vervolgens op de drie puntjes rechts van de betaling en selecteer Synchroniseer betaling met QuickBooks of Unsynchroniseer betaling van QuickBooks.
Let op! Door de betaling te hersynchroniseren, worden ook alle restituties die ervoor zijn uitgegeven van QuickBooks verwijderd.
Standaardrekening instellen voor gesynchroniseerde betalingen
Standaard worden alle gesynchroniseerde betalingen weergegeven op QuickBooks in de rekening Niet-gestort geld. Je kunt elke andere QuickBooks rekening kiezen met het type Andere vlottende activa of Bank. Om dit te doen:
1. Ga naar Instellingen > Integraties in de linker menubalk.
2. Selecteer het QuickBooks tabblad.
3. In de Storten op rekening sectieom de Account 'Storten op' definiëren voor betalingen.
4. Selecteer de standaardrekening in de vervolgkeuzelijst Rekening voor betalingen en klik op Opslaan.
Facturen handmatig synchroniseren
Als je factuur QuickBooks status op Niet gesynchroniseerd, Overgeslagen of Mislukt staat, maar de klant account wel succesvol is gesynchroniseerd, kun je die factuur handmatig synchroniseren.
Ga hiervoor naar de pagina Facturen en klik op de drie puntjes rechts van de factuur en selecteer vervolgens Factuur synchroniseren met QuickBooks. Als de knop Factuur synchroniseren met QuickBooks grijs is, moet je eerst de account klant synchroniseren.
Test sync
De factuursynchronisatie testen:
- Synchroniseer een klant account.
- Open de facturen van klant.
- Voor facturen met de optie Niet gesynchroniseerd status klik je op drie puntjes en selecteer je Factuur synchroniseren met QuickBooks. Klik vervolgens op status nadat status is gewijzigd in Gesynchroniseerd.
- Voor facturen met de optie Gesynchroniseerd status klik je op de factuur status.
- Dit zou de factuur moeten openen in QuickBooks. Vergelijk het factuurbedrag, het factuurnummer, klant en de vermelde diensten in TaxDome en QuickBooks om te controleren of de synchronisatie geslaagd is.
Als het resultaat niet aan je verwachtingen voldoet (de gegevens komen bijvoorbeeld niet overeen of de factuur synchroniseert niet), probeer dan de optie stappen voor probleemoplossing.