QuickBooks integratie (geavanceerd): synchronisatieproblemen afhandelen

Deze handleiding behandelt veelvoorkomende synchronisatieproblemen tussen TaxDome en QuickBooks, inclusief hoe je ze kunt identificeren en oplossen.

Hier behandeld:

Oplossing voor QuickBooks synchronisatieproblemen in TaxDome

Meteen nadat je QuickBooks Online op TaxDome hebt aangesloten, begint TaxDome continu de sync status te analyseren. Als er iets fout gaat, zie je bovenaan de volgende foutmelding:

Klik op de link in het bericht of ga naar Instellingen in het menu aan de zijkant en open Integraties > QuickBooks. In de QuickBooks fouten sectie zie je het aantal fouten per categorie. U kunt de fouten op elk tabblad bekijken en selecteren hoe u ze wilt afhandelen.

Fouttypen:

  • Rekeningen: Dit zijn fouten die worden veroorzaakt door TaxDome en QuickBooks klant gegevens die niet overeenkomen.
  • Facturen: Dit zijn fouten die worden veroorzaakt doordat de gegevens van TaxDome Facturen en QuickBooks Facturen niet overeenkomen. Als je bijvoorbeeld handmatig een factuurnummer van TaxDome hebt gewijzigd, moet je het factuurnummer mogelijk dupliceren in QuickBooks.
  • Betalingen: Dit zijn fouten die worden veroorzaakt doordat de gegevens van TaxDome en QuickBooks Payments niet overeenkomen.
  • Restituties: Dit zijn fouten die worden veroorzaakt doordat de gegevens van TaxDome en QuickBooks Restituties niet overeenkomen.
  • Kosten: Dit zijn fouten die worden veroorzaakt door Stripe Vergoedingen voor betalingsverwerking en QuickBooks Uitgavengegevens komen niet overeen.
  • Diensten: Dit zijn fouten die worden veroorzaakt doordat TaxDome en QuickBooks Product/Diensten-gegevens niet overeenkomen.

Voorkom synchronisatieproblemen met QuickBooks

Om synchronisatieproblemen met QuickBooks te voorkomen, moet je begrijpen dat het voornamelijk in één richting werkt - van TaxDome naar QuickBooks Online .

Dat betekent dat facturen en betalingen worden verzonden van TaxDome naar QuickBooks, niet achterwaarts. Dus:

  • Als je factuur van TaxDome in QuickBooks staat, moet je deze alleen wijzigen in TaxDome. Als je de factuur wijzigt in QuickBooks , leidt dit tot synchronisatiefouten in TaxDome.
  • Het verwijderen van een factuur of betaling die is gesynchroniseerd vanaf TaxDome in QuickBooks online leidt tot fouten.
  • Als je een factuur maakt of een betaling registreert in QuickBooks, verschijnt deze niet in TaxDome. Als je deze handmatig wilt toevoegen aan TaxDome nadat je deze hebt toegevoegd aan QuickBooks, moet je het factuurnummer kopiëren van QuickBooks naar TaxDome. De foutmelding wordt weergegeven, maar dit leidt niet tot het maken van een dubbele invoer. Om de foutmelding over te slaan, ga naar Instellingen in het zijbalkmenu en open Integraties > QuickBooks. Zoek daar de foutmelding en selecteer Overslaan. 

Veelvoorkomende problemen en hun oplossingen

Kan geen exacte overeenkomst vinden voor *Accountnaam* in uw QuickBooks rekening

Reden 1: Je hebt deze klant nog niet aangemaakt in QuickBooks .

Oplossing: Selecteer in QuickBooks errors > Accounts de optie Nieuwe klant maken in QuickBooks voor alle accounts die ontbreken in QuickBooks en klik op Submit.

Reden 2: Je hebt deze klant handmatig aangemaakt in QuickBooks na het synchroniseren van TaxDome met QuickBooks.

Oplossing: Synchroniseer het account handmatig in TaxDome. 

Er verschijnen dubbele facturen/betalingen

Reden 1: Tijdens de reconciliatie van banktransacties in QuickBooks Online , kan het handmatig aanmaken van boekingen zoals facturen, betalingen en uitgaven voor Stripe kosten kan leiden tot duplicaten als automatisch aanmaken is ingeschakeld in de instellingen.

Oplossing: Vermijd het handmatig aanmaken van deze boekingen in QuickBooks. Stem in plaats daarvan af op de transacties die automatisch door de integratie worden gegenereerd.

Reden 2: Er kan dubbel werk ontstaan als zowel Stripe en TaxDome rechtstreeks worden geïntegreerd met QuickBooks Online , aangezien beide systemen onafhankelijk van elkaar betalingstransacties aanmaken.

Oplossing: Schakel de Stripe integratie in QuickBooks uit of schakelt u de synchronisatie van betalingstransacties van Stripe. Dit zorgt ervoor dat alleen TaxDome de synchronisatie van betalingstransacties afhandelt.

Reden 3: Er kunnen dubbele betalingen voorkomen vanwege de specifieke verwerking van bankbetalingen.

Oplossing: Verwijder dubbele betalingen handmatig in QBO of neem contact op met Intuit om het probleem op te lossen.

Fout bij dubbele naam: De opgegeven naam bestaat al

Reden 1: De betaalmethode in QuickBooks is onjuist geselecteerd. 

Oplossing: Navigeer in QuickBooks naar Boekhouding > Alle lijsten > Betalingsmethoden > ACH-betalingsmethode. Wis het selectievakje Dit is een creditcard of betaalkaart als dit is ingeschakeld. Log vervolgens in op TaxDome als de eigenaar van het bedrijf en synchroniseer de synchronisatiefouten opnieuw op het tabblad QuickBooks tabblad Instellingen > Integraties.

Reden 2: Wanneer u een account handmatig probeert te synchroniseren vanuit de QuickBooks fouten sectie, selecteert u Nieuwe klant maken in QuickBooks, maar er bestaat al een klant met deze naam in QuickBooks.

Oplossing: Als de klant met dezelfde naam in QuickBooks de klant is die je wilt synchroniseren in TaxDome, typ dan in de QuickBooks fouten sectie hun naam in de kolom Actie in het zoekveld en selecteer deze. Klik vervolgens op Submit. 

Als de klant met dezelfde naam in QuickBooks niet je klant is in TaxDome, moet je zijn naam bewerken omdat zowel TaxDome als QuickBooks geen dubbele namen voor klanten toestaan.

Reason 3: Another vendor is already using this name. 

Solution: Before creating a new account, check if a vendor with that name exists in your QBO database. If it exists, create a scheme to distinguish them and create a new name. For example, John Doe may be a client and vendor: store their names in the customer object as John Doe (client) and in the vendor object as John Doe (vendor).

Ongeldige klant: De klant die je hebt opgegeven is verwijderd. Je kunt geen transactie aanmaken of bewerken met een verwijderde klant.

Reden: De account is verwijderd van QuickBooks. Mogelijk had u een klant met dezelfde naam, maar heeft u deze verwijderd. 

Oplossing: Probeer opnieuw verbinding te maken met QuickBooks. 

Duplicate Document Number Error: You must specify a different number. This number has already been used. 

Reason 1: Invoice with the same number already exists in QuickBooks.

Solution 2: Change the invoice number in TaxDome and resync the invoice. 

Om dergelijke problemen in de toekomst te voorkomen, is het aan te raden om:

  • Stel handmatig de nummervolgorde in TaxDome na verificatie van ongebruikte nummers in QuickBooks. Lees hier meer.
  • Schakel Aangepaste transactienummers in bij QuickBooks instellingen om specifieke nummers voor transacties in te voeren.
  • Schakel Factuurnummer synchroniseren met QuickBooks Online in op het QuickBooks tabblad Instellingen > Integraties.

Reason 2: The invoice number is identical to the Credit memo number in QBO, and this causes this error. 

Solution 2: Assign a unique Credit memo number and reattempt sync. 

Invalid Reference Id: Line.SalesItemLineDetail.ItemRef

Reden 1: De klant die aan deze transactie is toegewezen, is verwijderd.

Reden 2: Service-synchronisatiefout.

Oplossing: In de QuickBooks errors sectie, selecteer Resync voor alle entiteiten met deze fout en klik op Submit.

Business Validation Error: The Amount Received (plus credits) can't be less than the selected charges. Also, the selected charges can't be less than the selected credits.

Reden: Deze fout treedt op wanneer een leverancierskrediet wordt toegepast op de factuur in TaxDome en die toepassing probeert te synchroniseren met QuickBooks Online , maar het openstaande saldo van de factuur in QuickBooks Online minder is dan het toegepaste kredietbedrag.

Oplossing: Als de factuur al is gemarkeerd als betaald in QuickBooks Online , controleer dan de betalingen in QuickBooks Online en TaxDome om te zien of ze overeenkomen. Maak de betaling ongedaan en/of verwijder indien nodig de crediteringen in QuickBooks Online .

Invalid account type: Check your account details before you continue. You may need to select a different type of account for your transaction.

Reden: Er is een verkeerde rekening geselecteerd in de instellingen voor Uitgaven in QuickBooks.

Oplossing: Wijzig het rekeningtype voor uitgaven in QuickBooks in Creditcard. Selecteer vervolgens in TaxDomeResync voor de fout in de foutenQuickBooks sectie en klik op Submit.

Invalid account type: You can't associate a product or service with accounts of certain types (such as Accounts Receivable and Accounts Payable)

Reden: Deze fout treedt op wanneer een item probeert te synchroniseren van TaxDome naar QuickBooks Online , maar het accounttype dat is gekoppeld aan de geleverde service niet correct is.

Oplossing: Bewerk in TaxDome de geleverde dienst naar het juiste accounttype en synchroniseer opnieuw. Als het product of de dienst iets is dat je verkoopt, kies dan een inkomstenrekening; als het iets is dat je koopt, kies dan een uitgavenrekening. Lees hier meer.

String length is either shorter or longer than supported by specification: string length specified does not match the supported length. Min:0 Max:100 supported

Reden: Deze foutmelding verschijnt wanneer de tekst in een veld te lang is voor QuickBooks Online . Dit gebeurt meestal in velden zoals Factuur ID, Artikelnaam, Notities of elk ander veld dat informatie stuurt naar QuickBooks Online .

Oplossing: Lees de berichttekst en pas de veldwaarde dienovereenkomstig aan. Merk op dat de maximale waarden kunnen verschillen afhankelijk van het veld. Selecteer vervolgens Resync voor de fout in de QuickBooks errors sectie en klik op Submit.

Verschillende servicefouten

Reden: Er kunnen verschillende redenen zijn voor deze fouten. Het kan bijvoorbeeld gebeuren door technische problemen.

Oplossing: Verwijder de service van het QuickBooks tabblad van de pagina Instellingen > Integraties . Bewerk ook het Service-inkomstenaccount, maak vervolgens een nieuwe service en synchroniseer deze met QuickBooks.

De naam van de service wordt weergegeven in de beschrijving van het regelitem

Reden: Dit gebeurt wanneer diensten niet worden gesynchroniseerd met QuickBooks Online of wanneer de naam van de dienst handmatig wordt ingevoerd in facturen in TaxDome.

Oplossing: Controleer de synchronisatie-instellingen om ervoor te zorgen dat services correct worden gesynchroniseerd met QuickBooks. Gebruik de lijst met services in TaxDome in plaats van de namen van services handmatig in te voeren om dit probleem te voorkomen.

Factuuromschrijving synchroniseert met het veld Memo

Reden: De factuuromschrijving in TaxDome is bedoeld als memo om de inhoud van de factuur te identificeren, niet als dienst.

Oplossing: Gebruik regelitems om diensten op facturen te specificeren. Pas regelitems aan om het invullen te vereenvoudigen en ervoor te zorgen dat de juiste informatie wordt gesynchroniseerd met QuickBooks.

Knoppen zijn niet beschikbaar

Reden 1: Het is mogelijk dat u bepaalde acties niet kunt uitvoeren omdat u niet over de vereiste machtigingen beschikt.

Oplossing: Controleer de machtigingen en vraag de eigenaar of beheerder van je bedrijf om de vereiste acties uit te voeren.

Reden 2: Mogelijk kunt u bepaalde acties niet uitvoeren vanwege uw browser.

Oplossing: Probeer de algemene stappen voor probleemoplossing.

Geen optie om een factuur opnieuw te synchroniseren nadat deze is verwijderd uit QuickBooks

Oplossing: Verwijder de factuur van TaxDome en maak een nieuwe aan.

Heeft dit je vraag beantwoord? Bedankt voor de feedback Er is een probleem opgetreden bij het indienen van je feedback. Probeer het later nog eens.

Verwante artikelen