Voorstellen (Basis): Sjablonen maken en toepassen
Voorstel-sjablonen worden gebruikt om de reikwijdte van een opdracht tussen jouw bedrijf en een klant te definiëren. Maak zoveel voorstel-sjablonen voor verschillende doeleinden (boekhouding, belastingvoorbereiding voor één jaar, audit, vertegenwoordiging, financiële analyse, opschoning, payroll, etc.) als je nodig hebt.
Sjablonen voor voorstellen maken
Een voorstel-sjabloon kan worden gemaakt door een bedrijfseigenaar, een beheerder of een teamlid die sjablonen beheren toegangsrechten heeft. Het is handig om sjablonen van tevoren te ontwerpen, zodat je ze klaar hebt om te gebruiken of om verder aan te passen.
Ga voor meer handige instructievideo's naar TaxDome Academy, onze gratis online hub voor
om alles te bekijken en te leren wat u moet weten over TaxDome.
Om een voorstelsjabloon te maken, ga je naar Sjablonen >Firmasjablonen in de linker menubalk, selecteer je Voorstellen & EL's en klik je vervolgens op Sjabloon maken.
Of ga naar de pagina voor het maken van sjablonen door de automatisering Verzend voorstel/EL toe te voegen tijdens het bewerken van een pijplijn en klik vervolgens op Nieuwe sjabloon.
Elk voorstel bestaat uit verschillende secties, elk op een aparte pagina. Je hebt de mogelijkheid om aan te passen welke secties de voorstel-sjabloon zal bevatten en wat er in elke sectie zal staan:
Tip! Hoewel je diensten, facturering en betalingsopties maatwerk kunnen vereisen voor elke klant, is het hebben van een algemene voorstelsjabloon met ingevulde pagina's Introductie en Voorwaarden een praktische aanpak. Zo kunt u ze snel invoegen wanneer u een voorstel opstelt.
Algemeen
Hier kun je je voorstel aanpassen door stappen te kiezen om op te nemen. Je kunt bijvoorbeeld informatie over je bedrijf, contractuele overeenkomsten, facturen voor geleverde diensten, etc. toevoegen.
Ontdek alle genummerde instellingen:
1. Naam sjabloon: Voer de titel van uw voorstel-sjabloon in (klanten wordt niet weergegeven).
2. Teamlid: Selecteer het teamlid dat de betaling in verband met een voorstel zal ontvangen.
3. Voorstelnaam: Voer de titel van dit voorstel in (klanten zal deze zien). Hier kunt u shortcodes gebruiken om de rekeningnaam, de datum van volgend jaar en andere dynamische gegevens op te nemen.
4. Stappen: Schakel stappen in en uit die in het voorstel moeten worden opgenomen. Elke stap verschijnt als een pagina in het voorstel. Eenmaal geselecteerd, kun je ze aanpassen.
5. Aangepast bericht in e-mail: Dit bericht vervangt de standaardtekst in de systeemmelding e-mail die samen met de factuur wordt verzonden. De e-mail is niet meer toegankelijk nadat je het verzoek hebt verzonden. Je kunt ook rekening shortcodes op basis van aangepaste velden en datum shortcodes.
6. Herinneringen: Schakel aan om het verzenden van automatische herinneringen voor hangende voorstellen in te schakelen.
Introductie & Voorwaarden
Deze twee stappen zijn vergelijkbaar, dus we zullen ze samen behandelen.
De introductiepagina is de plek waar je jezelf kunt voorstellen. Leg aan je klanten uit wie je bent, welke diensten je levert, de waarde die je toevoegt en alle andere informatie die je wilt delen. Voeg afbeeldingen en video's toe om je zelfpresentatie te laten schitteren (de maximale afbeeldingsgrootte is 5 MB).
Op de pagina Voorwaarden kunt u uw opdrachtbevestiging of contract plaatsen waarin de voorwaarden van de relatie tussen uw bedrijf en de klant worden beschreven.
Zoek alle genummerde instellingen uit (ze zijn vergelijkbaar voor beide stappen).
1. Titel: Hernoem deze sectie om beter aan te sluiten bij je branding of de specifieke inhoud die je opneemt (klanten zal deze zien).
2. Tekst: Bewerk hier je inleiding, voeg een logo toe, upload afbeeldingen vanaf je computer en voeg indien nodig video toe.
3. Opmaak: Gebruik verschillende hulpmiddelen (lettertype, uitlijning, links enzovoort) om met tekst te werken.
4. Invoegen: Gebruik shortcodes om de rekeningnaam, de datum van volgend jaar en andere dynamische gegevens in te voegen.
Diensten & facturen
Je kunt een eenmalige of terugkerende factuur meesturen met het voorstel, de klant vragen om een aanbetaling bij aanvaarding of het voorstel alleen met een lijst van diensten sturen. Je kunt ook op elk later moment een factuur sturen.
Hier zijn alle beschikbare instellingen:
1. Factureer of stuur alleen een prijslijst:
- Voeg een factuur toe of vraag om een aanbetaling: Stuur een factuur mee met het voorstel of vraag de klant om een aanbetaling bij aanvaarding.
- Gespecificeerde diensten toevoegen zonder facturen te maken: Stuur je klant een lijst met je diensten zonder een factuur te maken.
2. Factuurtype: Selecteer of je een eenmalige of terugkerende factuur wilt maken voor dit voorstel. Vergeet niet dat alle terugkerende facturen moeten worden ondertekend. Dat betekent dat nadat je klanten het voorstel hebt laten ondertekenen, ze vervolgens een terugkerende factuur moeten ondertekenen.
3. Factuursjabloon: Selecteer een van je eenmalige of terugkerende Factuursjablonen in het vervolgkeuzemenu.
4. Teamlid: Selecteer een teamlid dat verantwoordelijk is voor de klant.
5. Factuur uitreiken: Selecteer wanneer de factuur wordt uitgereikt, bij aanvaarding van het voorstel of op een specifieke datum. Als je een specifieke datum kiest, moet je die bepalen.
6. Beschrijving: Voeg een beschrijving toe die aangeeft wat er op de factuur staat (optioneel).
7. Regelitems: Specificeer de uitgevoerde diensten en eventuele toegepaste kortingen.
- Regelitem: Klik op Regelitem en maak een nieuwe dienst aan of selecteer een bestaande dienst om je facturen te specificeren. Je kunt zoveel regelitems toevoegen als je wilt.
- Korting: Klik op Korting om de verlaagde prijs op de factuur in te stellen.
8. Instellingen: Stel in welke kolommen worden weergegeven in de regelitems.
Let op! Als velden (bijv. Omschrijving en Servicedatum) op regelitems leeg zijn en je deze kolommen niet hebt verborgen, worden ze automatisch verborgen op de factuur. Er is een andere logica voor de kolommen Tarieven & hoeveelheid en Belasting: je moet ze verbergen in Instellingen zodat ze niet worden weergegeven op de factuur, zelfs als de waarde is ingesteld op 0.
9. Samenvatting:
- Subtotaal: Dit is de som van de bedragen voor de geleverde diensten vóór belasting.
- Belastingtarief: Zodra een belasting is toegevoegd, wordt deze weergegeven in het totaal. Als je de kolom Belasting uitschakelt, wordt de waarde die is ingesteld in het standaard belastingtarief wel weergegeven, maar wordt er geen rekening mee gehouden.
10. Opmerking voor klant: Voeg een bericht toe aan klanten en personaliseer het met behulp van shortcodes. Het kan een notitie zijn met de betalingsgegevens of alleen een bericht. Deze notitie wordt weergegeven op de klant portaal en de PDF factuur.
11. Voeg nog een factuur toe: Klik om meer facturen te laten maken.
Betaling
Als je ervoor hebt gekozen om facturen met je voorstel mee te sturen, moet je ook beslissen hoe je betaald wilt worden.
Ontdek alle genummerde instellingen:
1. Betalingsmethode: Dit is de manier waarop je wilt dat je facturen worden betaald (per creditcard, bankafschrijving of beide). We ondersteunen een aantal betalingsmethoden.
2. Betalingsautorisatie: Selecteer of je wilt dat de betalingen worden geautoriseerd en vervolgens automatisch worden uitgevoerd of niet.
-
Automatische betaling: klanten accepteer de voorwaarden en autoriseer de betaling eenmalig. Latere betalingen gebeuren automatisch. Deze optie is alleen beschikbaar voor Stripe alleen.
-
Handmatige factuurbetaling: klanten moet elke factuur handmatig betalen. Deze optie is beschikbaar voor Stripe en CPACharge.
Klik op Sjabloon opslaan om de wijzigingen op te slaan en terug te gaan naar de sjabloonlijst.
Voorstelsjablonen toevoegen vanuit de Marketplace
Je kunt kant-en-klare voorstelsjablonen downloaden via best practices. Als je een voorstelsjabloon wilt toevoegen via Marketplace:
1. Ga naar Sjablonen > Marketplace in de linker menubalk en open het tabblad Voorstellen & EL's.
2. Klik op Gratis ophalen op de sjabloon die u wilt toevoegen of klik op de prijs en ga verder met de betaling als het een betaalde sjabloon is.
3. Ga naar Sjablonen > FirmasjablonenOpen de Voorstellen & EL's en klik op de naam van de voorstelsjabloon om te beginnen met bewerken. Zorg ervoor dat je informatie over je bedrijf toevoegt op alle plaatsen waar dat nodig is.
Voorstelsjablonen toepassen
Als je eenmaal een sjabloon hebt gemaakt, kun je die gebruiken om sneller nieuwe voorstellen te doen. Zo werkt het:
1. Maak een nieuw voorstel door linksboven op Nieuw te klikken en Voorstel te selecteren of door een of meer ontvangers in je Accountslijst te selecteren en vervolgens op Voorstel verzenden te klikken.
2. Klik in het veld Sjabloon en selecteer een voorstel in het vervolgkeuzemenu.
3. Doorloop de stappen van het voorstel en maak indien nodig wijzigingen.
Opmerking: Wijzigingen die je aanbrengt in het voorstel veranderen niets aan de geselecteerde sjabloon.
Voorstelsjablonen bewerken
Volg deze stappen om wijzigingen aan te brengen in een voorstel-sjabloon:
1. Ga naar Sjablonen > Firmasjablonen in de linker menubalk, open het tabblad Voorstellen & EL's en klik vervolgens op de naam van de voorstelsjabloon.
2. Doorloop de stappen van het voorstel, maak wijzigingen en sla op.
Opmerking: De wijzigingen die je aanbrengt in een voorstelsjabloon worden niet weergegeven in de voorstellen die al zijn gemaakt met die sjabloon.
Duplicaat voorstel sjablonen
Maak nieuwe voorstelsjablonen op basis van bestaande sjablonen: klik op de drie puntjes uiterst rechts van de naam van de voorstelsjabloon en selecteer Dupliceren. De kopie van de sjabloon wordt opgeslagen met het juiste achtervoegsel (bijvoorbeeld Voorstel (2)).
Voorstelsjablonen verwijderen
Om een voorstelsjabloon volledig te verwijderen, ga je naar Sjablonen >Firmasjablonen in de linker menubalk en open je het tabblad Voorstellen & EL's . Klik op de drie puntjes uiterst rechts van de naam van de voorstelsjabloon. Klik op de drie puntjes uiterst rechts van de naam van de voorstelsjabloon, klik op Verwijderen en bevestig vervolgens door op Verwijderen te klikken in het pop-upvenster Bevestiging verwijderen .
