Documenten (Basis): Overzicht

Zodra je een document hebt geüpload naar een account, kun je het vinden door naar Documenten te gaan in het menu aan de linkerkant van de zijbalk of door het tabbladDocumenten van de account te openen. Het toegangsniveau van een document hangt af van de specifieke mappen waarin je het plaatst. Lees verder om uit te vinden hoe het allemaal werkt. 

Webinar: Leer hoe je bestanden kunt centraliseren, papierwerk kunt elimineren en workflows kunt stroomlijnen met Master document management.

Voordat u begint

Het werken met documenten is cruciaal voor accountants omdat ze de basis vormen voor een accurate financiële administratie en naleving van de regelgeving. Goed documentbeheer zorgt voor transparantie, vermindert fouten en helpt te voldoen aan wettelijke vereisten. In een wereld die steeds digitaler wordt, stelt efficiënte documentverwerking accountants in staat om gegevens snel te verwerken en te analyseren, wat de financiële stabiliteit ondersteunt en klant vertrouwen.

De functie Documenten in TaxDome is ontworpen om documenten veilig op te slaan en te beheren, waardoor je mogelijk minder documenten op je computer hoeft op te slaan. 

Met documenten kun je: 

• Maak computerruimte vrij, zodat je meer capaciteit hebt voor andere belangrijke taken en bestanden.
• Gebruik documenten in combinatie met andere functies op TaxDome . Voeg ze bijvoorbeeld toe aan Opdracht kaarten zodat je de documenten met betrekking tot een specifiek proces onmiddellijk bij de hand hebt, zoals het indienen van een belastingaangifte voor een bepaalde klant in 2023.) 

De pagina Documenten

Om documenten voor al uw accounts te bekijken of te downloaden, gaat u naar uw Documenten-pagina in het menu aan de linkerkant van de balk. 

Je ziet hier drie tabbladen: 

• Recent: Dit zijn de documenten waarmee je de afgelopen 30 dagen hebt gewerkt. Het is een handige plek om snel al je meest recente werk te vinden. Kijk hier voor meer informatie.
• Documenten: Dit zijn documenten gerangschikt op klant account. Selecteer een account en navigeer naar de bijbehorende mappen om documenten te openen. U vindt hier zowel recente als oude documenten. Om toegang te krijgen tot de documenten voor een specifieke klant, kunt u ook naar klanten in het menu aan de linkerkant, selecteer de account en open dan het tabblad Documenten . 
• Prullenbak: Dit zijn documenten die je in de afgelopen 120 dagen van verschillende accounts hebt verwijderd. Kijk hier voor meer informatie.

De Documentenlijst

De Documentenlijst toont alle documenten voor de geselecteerde account. 

Je vindt deze informatie hier:

• Naam: Het bestandstype van het document verschijnt links van de naam.

• Bevat: Geeft aan hoeveel documenten en submappen er in de huidige map staan. Als de submappen documenten of andere submappen bevatten, worden ze meegerekend in het totaal. Als je map bijvoorbeeld 3 submappen bevat, die elk 3 submappen met 3 documenten bevatten, dan zie je: '27 docs, 9 mappen'.

• Geüpload: Dit is de datum waarop het document is geüpload.

• Gebruiker: Je ziet wie geüploade documenten naar de mappen op het hoogste niveau met klant kunnen bekijken en Privé toegangsniveaus. Ga voor meer informatie over toegangsniveaus naar hier.

• Beschrijving: Als er een beschrijving is toegevoegd tijdens het uploaden van het document, zie je die hier.

• Status: De status tags helpen je bij het beheren en organiseren van je documenten. Kijk hier voor meer informatie.

• Mappen en documenten krijgen het label NIEUW als ze klant-geüploade bestanden bevatten die nog niet bekeken zijn. Zodra ze zijn bekeken of gedownload door een van de leden van het bedrijf, verdwijnt het label.

Let op! Documenten die zijn geüpload door een lid van een bedrijf worden nooit gelabeld als Nieuw voor de andere medewerkers. 

Op de paginaDocumenten van een account helpen de vijf tabbladen bij het organiseren van documenten voor die account:

• Documenten: Alle klant documenten worden hier opgeslagen (meer details hieronder).
• Goedkeuringen: Deze door het bedrijf voorbereide documenten zijn betaald en goedgekeurd door de klant, of ze wachten nog op goedkeuring. Tags laten je hun status weten. 
• Handtekeningen: Deze door het bedrijf opgestelde documenten moeten nog steeds worden ondertekend door klanten.
• Bestandsaanvragen: Dit zijn links naar mappen waar klanten documenten kunnen uploaden als ze niet kunnen inloggen op de TaxDome portaal . 
• Prullenbak: Dit zijn documenten die verwijderd zijn; na 120 dagen verdwijnen ze definitief. 

Weet wanneer klanten documenten uploadt

Wanneer een klant een document uploadt, ontvang je een melding op e-mail . Bovendien krijg je een melding in je Inbox+. Klik op de gemarkeerde documentnaam of op de koppeling Ga naar... om naar het document te gaan.

Je ontvangt ook een melding wanneer een klant documenten uploadt naar een organizer. Meer informatie hierover vind je hier.

Op de Documenten-pagina krijgen documenten die zijn geüpload door klant en nog niet zijn bekeken of gedownload door een van de bedrijfsleden - en mappen die dergelijke bestanden bevatten - het label Nieuw. Zodra een lid van je team het bestand opent, verdwijnt het label Nieuw voor alle bedrijfsleden. 

Naast Documenten kun je het algemene aantal ongeopende documenten zien die zijn geüpload door klant.

Tip: Wijzig je meldingsvoorkeuren wanneer dat nodig is.

Wie kan documenten beheren

De bedrijfseigenaar en admins kunnen documenten uploaden, bewerken en verwijderen voor alle accounts; alle andere teamleden moeten de juiste toegangsrechten krijgen:

1. Ga naarInstellingen, selecteer Team & licenties in de menubalk, klik op de drie puntjes uiterst rechts van de naam van het teamlid en selecteer vervolgens Bewerken.

2. Schakel Beheer documenten in.

3. Klik op Sla.