Documenten (Basis): Bulkacties

Met bulkacties kun je je workflow. Je kunt gemakkelijk meerdere documenten en mappen tegelijk beheren door ze te delen, verplaatsen, downloaden, als gelezen te markeren, maar ook door ze te verzegelen, samen te voegen en te verwijderen. 

Hier behandeld:

• Hoe bulkacties uitvoeren
• Documenten en mappen delen
• Documenten en mappen verplaatsen
• Documenten en mappen downloaden
• Documenten en mappen markeren als gelezen voor de klant
• Documenten en mappen als gelezen markeren
• Documenten en mappen verzegelen en ontzegelen
• Documenten samenvoegen
• Documenten en mappen verwijderen

Hoe bulkacties uitvoeren

Om een bulkactie uit te voeren, navigeer je naar de Documenten sectie in het linker zijbalkmenu. Open het tabblad Documenten om uw lijst met klanten te bekijken en selecteer vervolgens de gewenste klant. Als u op zoek bent naar een bepaalde klant account, voer dan de naam in het zoekveldklant in. Zodra u de klant hebt geselecteerd, ziet u de documenten en mappen voor die klant. Kies de documenten of mappen die je wilt opnemen in de bulkactie en selecteer de juiste optie in de menubalk hierboven.

Documenten en mappen delen

Deel documenten en mappen met collega's of gebruikers via e-mail. Om dit te doen:

1. Selecteer de documenten of mappen die je wilt delen.
2. Klik op de knop Delen .
3. De ontvangers worden automatisch ingesteld vanuit gekoppelde klant accounts en je kunt hun e-mail adressen zien onder Ontvangers kiezen sectie.
4. Bekijk de lijst met geselecteerde documenten en ontvangers. Klik indien nodig op Nog een e-mail adres toevoegen om ontvangers van derden toe te voegen.
5. Klik op Verzenden om de geselecteerde documenten en mappen te delen via e-mail.

Opmerking! U kunt geen mappen en bestanden delen met privétoegang . Meer informatie over het delen van documenten met derden of klanten zonder portaal toegang.

Documenten en mappen verplaatsen

Volg deze stappen om documenten en mappen te verplaatsen:

1. Selecteer de documenten en mappen die je wilt verplaatsen.
2. Klik op de knop Verplaatsen.
3. Kies de doelmap of submap waar je de bestanden naartoe wilt verplaatsen.
4. Klik op Verplaatsen om de geselecteerde documenten en mappen te verplaatsen.

Indien nodig kun je een nieuwe map maken door op het menu met de drie puntjes rechts van een map te klikken en Nieuwe map te selecteren . Voer de nieuwe naam voor je map in en klik ergens in het venster Verplaatsen naar. Je nieuwe map is nu klaar voor gebruik. Meer informatie over het maken van mappen.

Documenten en mappen downloaden

Volg deze stappen als u een lokale kopie van documenten en mappen nodig hebt:

1. Selecteer de documenten en mappen die je wilt downloaden.
2. Klik op de knop Downloaden .
3. De geselecteerde documenten en map worden gezipt in een archief met de naam archive.zip en gedownload naar je apparaat. Meer informatie over het downloaden van documenten.

Documenten en mappen markeren als gelezen voor de klant

Als je op klant wilt aangeven dat je geüploade documenten en bestanden hebt bekeken, volg dan deze stappen:

1. Selecteer de documenten en mappen die je als gelezen wilt markeren voor de klant.
2. Klik op Markeren als gelezen voor klant.

Let op! U kunt de klant mappen en bestanden met privétoegang niet als gelezen markeren. Meer informatie over het markeren van documenten als gelezen.

Documenten en mappen als gelezen markeren

1. Selecteer de documenten en mappen die je als gelezen wilt markeren.
2. Klik op Markeren als gelezen.

Let op! Je kunt mappen en bestanden met privétoegang niet als gelezen markeren. Meer informatie over het markeren van documenten als gelezen voor jou.

Documenten en mappen verzegelen

Voer de volgende stappen uit om documenten en mappen te verzegelen om wijzigingen van een klant te voorkomen:

1. Selecteer documenten en mappen die u wilt verzegelen in de klant kan bekijken en bewerken toegangsmap.
2. Klik op Verzegelen.

Nu kan klant geen wijzigingen meer aanbrengen in die documenten of mappen. Meer informatie over het verzegelen van bestanden.

Documenten samenvoegen

Als u meerdere PDF's tot één PDF wilt combineren, volgt u deze stappen:

1. Selecteer de PDF's die u wilt samenvoegen.
2. Klik op Samenvoegen.
3. Plaats de bestanden in de gewenste volgorde door ze te slepen.
4. Als je bestanden uit de lijst wilt verwijderen, klik je op het prullenbakpictogram rechts.
5. Klik ten slotte op Samenvoegen om de geselecteerde PDF's samen te voegen. Meer informatie over het samenvoegen en splitsen van PDF bestanden.

Documenten en mappen verwijderen

Als je specifieke documenten of mappen wilt verwijderen, moet je het volgende doen:

1. Selecteer de documenten en mappen die je wilt verwijderen.
2. Klik op Verwijderen.
3. Bevestig de verwijdering in het pop-upvenster dat verschijnt. Meer informatie over het verwijderen en herstellen van bestanden.