klant verzoeken (Basis): Verzenden vanaf elke pagina of vanuit chats

klant verzoeken in TaxDome stroomlijnen de communicatie en stellen je in staat om belangrijke informatie te verzamelen van klanten via aanpasbare formulieren. Deze verzoeken kunnen tekst, data, bestandsuploads en meer bevatten, waardoor het eenvoudig is om reacties te organiseren en bij te houden klant .

Nieuwe verzoeken aanmaken

klant Verzoeken kunnen worden aangemaakt door een bedrijfseigenaar, een beheerder of een teamlid dat is toegewezen aan de account of met toegangsrechten voor alle accounts.

Er zijn verschillende manieren om een nieuw klant verzoek aan te maken:

• Vanaf elke pagina. Klik bovenaan op Nieuw en selecteer klant verzoek.
• Van klant accounts. Ga naar de klant's account, open het tabblad Verzoeken en klik op Nieuw klant verzoek.
• Van chats. Ga naar het account van klant, selecteer de chat op het tabblad Communicatie en klik op klant verzoek.

Selecteer de juiste manier en ga verder met het aanmaken van het verzoek zelf. Hieronder leggen we de genummerde secties in de zijbalk Nieuw klant verzoek uit:

a. Account: Selecteer de account(s) waarnaar je het verzoek wilt sturen. Als je bij het aanmaken van het verzoek een account op klant selecteert, ontbreekt dit veld. 

b. Bericht voor klant (optioneel): Leg de taak uit.

c. Aanvraagnaam: Geef de naam op die wordt weergegeven op klant portaal en op e-mail.

d. Vraag toevoegen: Klik op Vraag toevoegen en vul de velden in. Meer informatie over vraagtypen vindt u in de sectie hieronder. Door op het tandwielpictogram te klikken, kun je de vraag optioneel maken en een hint over het invullen toevoegen.

e. Herinneringen (optioneel): Stel herinneringen in om klanten automatisch te herinneren aan in behandeling zijnde verzoeken. 

f. Aanmelden vereist: Geef klanten de optie om te reageren met of zonder inloggen. Als de optie voor verplicht aanmelden is uitgeschakeld, heeft klanten alleen toegang tot het specifieke klant verzoek; andere klant gegevens zijn niet toegankelijk, zodat de veiligheid van hun informatie wordt gewaarborgd. 

g. Koppeling naar Opdracht (optioneel): Klik op Koppeling naar Opdracht om het resultaat van klant verzoeken (documenten en antwoorden) te koppelen aan een bepaalde Opdracht of taak.

h. Verzenden: Klik op om het verzoek te verzenden. 

De klant ontvangt een melding over je verzoek via e-mail en een pushmelding als ze de mobiele app gebruiken.

Typen vragen 

We stellen 9 soorten vragen voor die je kunt toevoegen aan je klant verzoek:

Tekstinvoer is voor tekst, zoals een naam, adres of bedrijf.

e-mail is voor e-mail adressen.

Aantal is voor cijfers, zoals het aantal kinderen of een BSN.

Datum is voor een dag, maand en jaar, zoals een DOB. Bij het invoeren moet de datum overeenkomen met een van de volgende indelingen: MMM-DD-YYYY (bijv. Jan-01-2024) of MM/DD/YYYY (bijv. 12/24/2024) voor Amerikaanse bedrijven; DD/MM/YYYY (bijv. 24/12/2024) voor niet-Amerikaanse bedrijven.

Keuzerondjes is een lijst met opties, zoals een bedrijfstype (bijvoorbeeld non-profit of LLC).

Selectievakjes kleine vakjes weergeven die kunnen worden afgevinkt, zodat meerdere en enkele antwoorden mogelijk zijn.

Dropdown breidt een menu uit om een of meer opties te selecteren.

Ja/Nee is voor ja/nee antwoorden op vragen (bijv. "Bent u getrouwd?).".

Bestanden uploaden biedt een plaats om te uploaden met de naam van het document dat geüpload moet worden. Bestanden die worden geüpload naar verzoeken worden opgeslagen in het account klant ; de klant kan een map selecteren tijdens het uploaden.

Herinneringen instellen

Wanneer je een klant verzoek verstuurt, wordt er automatisch een notificatie getriggerd. Deze wordt verzonden naar alle gebruikers die zijn gekoppeld aan de account met de Verwittigen optie is ingeschakeld. Om te controleren welke gebruikers meldingen geactiveerd hebben, ga je naar het tabblad Info van de account en bekijk je de Contacten sectie om te zien wie de Verwittigen ingeschakeld is.

Als ontvangers er te lang over doen om de gevraagde actie te voltooien of het zijn vergeten, kun je herinneringen gebruiken. Deze optie van klant verzoeken werkt identiek met herinneringen in organizers.

Wat klanten ziet als je een verzoek verstuurt

De klant vult een aanvraag in door: 

• Klikken op Ga naar klant verzoek in de e-mail melding die ze hebben ontvangen. Als de optie "Aanmelden vereist" is ingeschakeld, moet klanten inloggen op hun klant portaal om het verzoek te bekijken. Als deze optie is uitgeschakeld, wordt het verzoek geopend op een aparte pagina in de browser en kan klanten het verzoek bekijken en reacties indienen zonder zich aan te melden.   

• Klik op de melding op hun dashboard op de pagina Wachten op actie.
• Naar de Verzoeken sectie van hun klant portaal .

Je hebt toegang tot een alleen-lezen weergave als je TaxDome van de klant portaal wilt zien.

Vervolgens beantwoordt klanten je vragen en verandert de optie In behandeling status van aanvraag in Voltooid.