Manage Team (Use Case): Best practices voor het omgaan met seizoensmedewerkers

Zelfs als je een team hebt, moet je tijdens het drukke seizoen misschien seizoensmedewerkers inhuren. Soms lijkt het bijvoorbeeld bijna onmogelijk om het belastingseizoen aan te kunnen zonder extra hulp. Hier leer je de best practices voor het inhuren en beheren van seizoensmedewerkers in TaxDome.

Aanmelden

Aangezien seizoensmedewerkers slechts voor enkele maanden een extra TaxDome licentie nodig hebben, is er geen reden om geld uit te geven aan een jaarabonnement. Je kunt in plaats daarvan een maandelijkse licentie kopen.

Over het algemeen verloopt de stroom als volgt:

1. Je voegt een teamlid toe en stelt de toegangsrechten in. De best practice is om een e-mail adres te gebruiken dat jij beheert. Op deze manier kun je, nadat ze ontslag hebben genomen, hun toegang Herroepen door het wachtwoord te wijzigen.
2. Je koopt er een maandelijkse licentie voor.
3. Zodra het seizoen is afgelopen, deactiveer je hun account zodat er niets meer in rekening wordt gebracht.

Aan boord

Om je seizoensmedewerkers sneller in te werken, kun je je standaardwerkwijze met hen delen. Als je begrijpt dat ze niet al je instructies nodig hebben, kun je een kortere versie maken en deze versturen in plaats van de volledige tekst.

In TaxDome kun je wikipagina's gebruiken als een onboarding bron. Je kunt ook tips en trucs voor het navigeren door TaxDome en links naar artikelen en video's in het Helpcentrum opnemen.

Toegang beheren

Je weet ongetwijfeld hoe belangrijk het is om gevoelige informatie te beveiligen tegen ongeautoriseerde toegang. Voordat je seizoensmedewerkers aan de slag gaan met klanten, moet je ervoor zorgen dat je hun toegang tot vertrouwelijke gegevens beperkt:

• Wijs in Instellingen zo weinig mogelijk algemene toegangsrechten toe. Je kunt ze alleen toegang geven tot bepaalde accounts en documenten als ze die nodig hebben voor een specifieke taak.
• Gebruik pijplijn automatisering om Herroepen en account toegangsrechten toe te kennen op bepaalde fasen. Op deze manier vergeet je niet om Herroepen de toegang te verlenen wanneer het tijd is om dat te doen.

Tijd op het circuit

Veel accountantskantoren maken gebruik van op tijd gebaseerde compensatie voor seizoensmedewerkers tijdens het seizoen met een grote vraag, omdat je op die manier een eerlijke compensatie kunt bieden en het transparant is voor alle betrokken partijen.

Je andere teamleden kunnen een vast salaris of uurtarief hebben, maar seizoensmedewerkers kunnen andere tarieven hebben. Om hier effectief mee om te gaan, kun je aparte diensten aanmaken in TaxDome met vergelijkbare namen maar verschillende tarieven.

Gebruik de pagina Tijdregistratie om de tijd bij te houden die elke werknemer aan je projecten werkt, zodat iedereen eerlijk wordt gecompenseerd.

Prestaties beheren

Je hebt nauwkeurige gegevens over werkuren en taken nodig om inzicht te krijgen in de prestaties van een persoon. Als het resultaat je bevalt, wil je ze misschien voor een langere periode inhuren, bonussen aanbieden of vragen of ze geïnteresseerd zijn om het volgende jaar weer met je samen te werken.

In TaxDome kun je alle gegevens krijgen die je nodig hebt met de rapportagefunctie. Hiermee kun je rapporten maken op basis van verschillende criteria, ze ordenen in dashboards en waarschuwingen instellen.

Meer over de beschikbare gegevens in de rapportage.

Buitenboord

Na het warme seizoen is het tijd om je seizoensmedewerkers van boord te sturen. Hier is een lijst met dingen die je moet doen:

• Deactiveer de accounts van de werknemers. Daarna hebben ze geen toegang meer tot portaal en hoef je geen abonnementskosten meer te betalen. Je kunt hun account herstellen als je volgend jaar weer met ze wilt werken.
• Wijs indien nodig taken of projecten opnieuw toe. Ervoor zorgen dat er geen klant werk onvolledig blijft.
• Update gedeelde wachtwoorden waartoe je seizoensmedewerkers toegang hadden.
• Bewaar de contactgegevens van seizoensmedewerkers als je ze opnieuw wilt inhuren voor toekomstige seizoenen.