Grote kantoren (Basis): Regelmatige auditprocessen

Als je eigenaar bent van of werkt voor een groot bedrijf met honderden of zelfs duizenden klanten, dan heb je waarschijnlijk een admin die regelmatig je geautomatiseerde processen controleert om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt. Hier laten we zien wat een admin regelmatig zou kunnen controleren en doen.

Tip: Maak terugkerende taken aan voor je admin voor elk auditproces dat je wilt dat ze uitvoeren.

Hier behandeld:

• e-mail-synchronisatiecontrole
• Rekening-Toegewezene check
• pijplijn-beschikbaarheidscontrole
• Controle op ondertekeningsprioriteit

e-mail-synchronisatiecontrole

Elke klant moet e-mail Sync aan hebben staan, zodat alle e-mail die ze versturen beschikbaar zijn in hun accountprofiel voor alle toegewezen teamleden. 

Zelfs als het verantwoordelijke teamlid op vakantie zou gaan, zou een ander teamlid nog steeds de account kunnen controleren e-mail.

Om er zeker van te zijn dat klanten e-mail sync aan heeft staan:

1. Ga naar het tabblad Info in het accountprofiel.
2. Controleer of e-mail Sync is ingeschakeld.

Ga hier voor meer informatie over e-mail sync. 

Rekening-Toegewezene check

Teamleden zijn beperkt in wat ze kunnen doen op TaxDome totdat ze daadwerkelijk toegang hebben tot een of meer accounts. Het is dus belangrijk om ervoor te zorgen dat teamleden de toegang tot accounts en toegangsrechten hebben die ze nodig hebben om hun werk te doen.

Over het algemeen worden teamleden aan accounts toegewezen als er nieuwe accounts worden aangemaakt. Als je echter een teamlid moet toewijzen aan een bestaande account, lees je hier hoe: 

1. Ga naar het tabblad Info van de account klant en selecteer vervolgens de subtab Team .
2. Voeg hier teamtoegang toe aan een of meer teamleden.

Ga hierheen voor meer informatie over accounttoegang. 

Als je de automatisering Update Account Access in pijplijnen gebruikt om accounts aan teamleden toe te wijzen, moeten die pijplijnen regelmatig worden gecontroleerd. Tijdelijke medewerkers kunnen bijvoorbeeld belastingaangiften verwerken tijdens het belastingseizoen en moeten worden toegevoegd aan de automatisering. 

pijplijn-beschikbaarheidscontrole

Een teamlid heeft niet noodzakelijk toegang tot een pijplijn dat een Opdracht bevat voor een van hun klant accounts; ze moeten eerst worden toegevoegd aan de pijplijn in het veld Beschikbaar voor. Wanneer een bedrijf nieuwe teamleden krijgt, moeten ze worden toegevoegd aan alle pijplijnen waartoe ze toegang moeten hebben. 

Ga als volgt te werk: Open de pijplijn waaraan je een of meer teamleden wilt toevoegen en voeg ze toe in het veldBeschikbaar voor. Kijk hier voor meer informatie.

Tip: Als je wilt dat teamleden toegang hebben tot een taak of Opdrachtsjabloon, voeg ze dan toe aan het Toegewezenen veld.

Controle op ondertekeningsprioriteit

Als je een e-handtekening gebruikt voor belastingaangiften of andere documenten waarvoor twee ondertekenaars nodig zijn, zorg er dan voor dat de klanten de juiste ondertekeningsprioriteit hebben. Dit is vooral belangrijk voor nieuwe belastingaangiften klanten die samen indienen. 

1. Ga naar het tabblad Info van de account klant en klik vervolgens op de link Ondertekenaarprioriteit in de Contacten sectie.
2. Bekijk de ondertekeningsprioriteit, breng indien nodig wijzigingen aan en klik op Submit.

Ga hierheen voor meer informatie over voorrang bij ondertekening.